El orden es un requisito esencial en el ejercicio de la profesión. Tan importante como el conocimiento.
No es un capricho o un aderezo que da brillo a tu trabajo. Sin orden no se puede ejercer la profesión de abogado.
Esto no lo enseñan en la facultad. Tampoco sé de ningún seminario o curso que lo enseñe. Lo enseña el error. El perder una tarde de trabajo buscando un expediente. O peor aún, se aprende cuando el abogado se enfrenta a una imputación por negligencia profesional, al haber perdido un documento o habérsele pasado un plazo.
No esperes a que el desorden te haga daño. Reacciona.
El Desorden ralentiza tu trabajo, te hace perder eficacia, pero además puede ser el reflejo material de otro desorden más profundo: el desorden en tu vida. Ese que te hace sentir a disgusto contigo mismo sin saber por qué, que empolva tus alegrías. Pero te diré que igual que cuando te empeñas en mejorar tu trato con los demás, ese esfuerzo redunda en tu beneficio y terminas queriéndote de verdad a ti mismo. Cuando te empeñas en ser ordenado en tu trabajo y ves tu mesa ordenada y organizas tus papeles y tu tiempo; el orden, también trasciende a otros ámbitos de la vida. La satisfacción y la confianza en ti mismo crece enormemente, te sientes capaz, disfrutas, empiezas a mandar en tu vida.
Hay muchos mitos escritos sobre el orden. Yo voy a desvanecer aquí tres de ellos:
1º.- No es cierto que el orden solo se aprenda de pequeño y hasta los siete años. Eso lo cuentan en los cursos para padres de los colegios, para que los padres les enseñemos a nuestros hijos a ser ordenados y no la líen en clase.
El orden se enseña y se aprende mejor si te habitúas desde pequeño, pero el orden se aprende igual de mayor. (Yo lo sé por experiencia.)
2º.-El segundo mito es que no es cierto que en la mesa de todo abogado viva un enanito cabrón que lo esconde todo. (Bueno…, es cierto, pero cuando pones orden en la mesa se muere. De aburrimiento, pero se muere).
3º.- No es cierto que no se aprenda del error ajeno. Defender a compañeros imputados por negligencia profesional, por haber dejado pasar un plazo, o por haber perdido documentos, me ha enseñado muchísimo y me ha hecho ser más cuidadoso y ordenado.
Lo que seguidamente te expongo es el método que yo uso. Ni es el único, ni probablemente el mejor, pero a mí me da buen resultado.
Abrir un expediente:
– ¿Cuándo abres un expediente?, es decir, ¿cuándo coges del armario una carpeta nueva y rellenas en la tapa los datos del cliente, del asunto etc.?
– Dirás: Cuándo sé que tengo un asunto nuevo.
-¿Y cómo sabes eso? ¿Hay algún hito que defina el hecho de tener un asunto nuevo? Podrás decirme: Claro, cuando firmo la hoja de encargo, si es que la haces, (que se que no la haces).
¿Y mientras,… donde has guardado esa servilleta con el teléfono del cliente?, ¿El Whatsapp de tu amiga Carmen, contándote lo de su cuñado Manolo y su teléfono?
De todo este diálogo de besugos saco dos consecuencias:
- Cuanto más cara sea la carpeta que utilices, más te costará abrir un expediente. (Lo sé por experiencia). Y mientras, el asunto de tu vida, el cliente que te puede hacer ganar miles de euros, vive pendiente de una servilleta que te puede arruinar un estornudo cuando acabes sonándote con ella… (También lo sé por experiencia.)
- Abrir un expediente en el programa de gestión de despacho, no te cuesta dinero. Aunque solo pongas un nombre (Manolo cuñado de Carmelilla) y un teléfono, ya puedes tirar la servilleta, o… sonarte con ella.
Planteo aquí como guardar físicamente los expedientes en papel y como buscarlos. Y te lo planteo a nivel básico, es decir, como si no tuvieras ordenador, para que veas que el sistema funciona también “a pedales”.
El criterio de clasificación: Ordenar algo requiere un criterio para clasificarlo. Ordenas por número, por orden alfabético, por clientes, por juzgado etc.
El abogado trata clientes. (El asunto de fulanito o de menganito). El criterio, por tanto que yo utilizo para buscar un expediente, es el nombre del cliente. Pero gestionar un archivo físico, o sea, las carpetas de los expedientes, por orden alfabético, es mucho más complejo que hacerlo por número. (Saber que el expediente 1345 va antes que el 1368, se ve más rápido que si el expediente de Vinuesa va antes o después que el de Vilata). Por eso lo mejor es coordinar ambos criterios. Es decir usar el nombre del cliente como criterio de búsqueda y para guardar y almacenar los expedientes en papel, el numérico.
CÓMO COORDINAR AMBOS: Ponle a cada carpeta un número correlativo bien grande en una esquina. Más abajo, el primer dato: el nombre del cliente. Etc. (Luego te hablaré de que datos pongo en la tapa del expediente.)
A la hora de ordenar los expedientes hazlo por número y ordénalos correlativamente.
Cuándo no tenía ordenador, cogía un montón de carpetas nuevas y las numeraba correlativamente, siguiendo la numeración del último asunto vivo que había abierto. Así, tenía preparadas ya, unas cuantas carpetas para no tener que hacerlo cada vez. Y dentro de cada carpeta metía una ficha, de esas apaisadas con unas rayitas rojas. Y ponía en la parte superior de cada una CLIENTE: ___________ y en la otra esquina superior escribía el mismo número que había puesto en la carpeta.
Cuando me entraba un asunto nuevo, cogía una carpeta ya numerada, escribía el nombre del cliente en la tapa de la carpeta, el asunto etc., sacaba la ficha de dentro de la carpeta, (numerada ya con el mismo número que la carpeta), ponía el nombre del cliente y guardaba: la ficha en un fichero por orden alfabético, y la carpeta por su número correlativo en el archivo.
Para localizar la carpeta, buscaba en el fichero la ficha del cliente por su nombre y miraba el número del expediente que estaba guardado en el archivo por orden numérico correlativo: Fácil y sencillo.
Este proceso de las fichas de cartón, hoy lo debes sustituir por una ficha informática, abriendo un asunto nuevo en el programa de gestión.
Porqué lo hacía de este modo:
1º.- Porque me lo enseñó mi mujer, que es la procuradora más ordenada del mundo.
2º.- Porque manejar las fichas ordenadas alfabéticamente, es más sencillo que buscar carpetas ordenadas alfabéticamente.
3º.- Porque además, como luego la vida de un asunto es diferente a la de otro, la numeración salteada es mucho más fácil de manejar que la alfabética.
4º.- Si de un mismo cliente tienes varios asuntos, tendrás en el fichero tantas fichas del cliente como asuntos vivos le estés llevando. En este caso, es necesario un segundo dato en la ficha, Contrario, segundo cliente: (asegurado en las Cias de seguro etc.)
Evidentemente la búsqueda del expediente con un programa de gestión, la puedes hacer de mil maneras y es muy sencillo, pero lo que trato aquí de exponer, es como guardar las carpetas y como buscarlas “a pedales”. Si no tienes un programa de gestión, puedes usar una hoja Excel para hacerte una lista de asuntos y clientes, y usar la función de filtrar para agilizar la búsqueda, (un icono con forma de embudo) o dentro de la pestaña de datos “filtrar” (según versiones). Así cuando buscas el cliente «Mutua la Caçola», te aparecen en la lista, ordenados por número, todos los asunto de este cliente y su número:
| EXP. Nº | CLIENTE | ASUNTO | JUZGADO |
| 1326 | MUTUA LA CASÇOLA | VERBAL TRAFICO | 1ª INSTANCIA 21 |
| 1330 | MUTUA LA CASÇOLA | VERBAL TRAFICO | 1ª INSTANCIA 3 |
| 1331 | MUTUA LA CASÇOLA | ATROPELLO | INSTRUCCIÓN 10 |
Qué información poner en la tapa del expediente:
Imagínate que te llega un cliente contándote que a su hija la acosa sexualmente un adulto por internet. Tú abres la carpeta, pones el nombre del cliente: José Jacinto Jarrón y en el Asunto: Pederastia.
El día de la declaración, antes de ir al juzgado, te bajas a tomar un café y dejas la carpeta boca arriba en la barra de la cafetería. Mientras pides tu café, el cliente del bocata de calamares que tienes a tu lado, se entretiene leyendo mientras come: «Cliente: José Jacinto Jarrón, Asunto: PEDERASTIA».
Y le oyes decir con la boca llena de calamares: “¡Coño, Jofe Jafinto ef un pededasta!”
La carpeta puede contener información muy delicada:
a) NUNCA lleves el expediente en la mano. Se ensucia de rodales de café y de grasa del bocata de calamares. Llévalo en la cartera o en el porta expedientes.
b) Puedes quebrar tu obligación de secreto profesional.
c) Cuida la información que pongas en la tapa. Usa abreviaturas. La protección de datos y el secreto profesional, también pasan por la portada del expediente.
d) Los datos de la tapa, deben ser: útiles, pocos y suficientes. (Si usas tu impresora para imprimir los campos Cliente: Asunto: etc. queda mejor.)
- NÚMERO de referencia
- Cliente: nombre y apellidos
- Móvil y mail.
- Asunto: genérico (querella 189 CP etc.)
- Contrario:
- Letrado contrario: (nombre y teléfono)
- Remitido por: Nombre de quien te remite al cliente o persona a través de la cual te llega el asunto.
Este último dato es mucho más importante de lo que piensas, sobre todo al principio del asunto. Si te llama por teléfono Manolo García y te pregunta cómo va su asunto, muy probablemente no sepas quien es, ni cómo va su asunto, hasta que te diga “Soy er cuñao de la Carmelilla”. Ese, es el dato que debes poner también en la carpeta o en la ficha del programa de gestión.
Ese dato es igualmente imprescindible para iniciar tu gestión de Marketing profesional. Analizar la procedencia de tus asuntos, es imprescindible para crecer como abogado. Y también te permite valorar la procedencia de tus ingresos, es decir, cuánto dinero te ha dado a ganar al final del año, por ejemplo, tu amiga Carmen. Te asombrarás cuando lo hagas. De eso hablaré en un post sobre marketing.
COMO ARCHIVAR LOS EXPEDIENTES:
Dentro de un expediente guardas documentos confidenciales, declaraciones, pruebas insustituibles, la hoja de encargo…
El contenido de un expediente es de vital importancia para la gestión del asunto y por supuesto, para tu cliente y para ti.
Los expedientes son tus asuntos, de ellos proceden tus ingresos, vives de los expedientes…
Te cuento todo esto que ya sabes, para que los valores mejor.
Por eso ¿Crees que tenerlos amontonados en distintos estantes, sillas, mesa de juntas, en el suelo,… es un método correcto de almacenar lo que te da de comer?
Amontonar no es ningún método de archivo. Yo amontonaba expedientes. Y pasaba la tarde buscando cada carpeta para meter una providencia o sacar un documento.
No me digas que son montones “clasificados”, porque tampoco es un sistema (montones por años, montones de asuntos del turno, el montón de pendientes de minutar, el montón de tráfico….) Amontonar no es un sistema.
Piensa como trabajas con tus “Montones”: Si quieres sacar el penúltimo expediente de un montón que, POR FIN, has encontrado, coges los expedientes de encima y los pones en… a ver… bueno… en el suelo (es un momento). Coges el expediente que buscabas (solo voy a consultar una cosa y cuando lo deje en su sitio ya los “amontonaré” correctamente). MENTIRA. AHORA TIENES DOS MONTONES. Sales del despacho corriendo y ni te acuerdas. La próxima vez harás lo mismo y el caos, vive ya cerca de tus “montones”.
Pero, lo de levantar los montones para sacar el de debajo, lo haces las cinco primeras veces, cuando tus riñones aún responden. Pero cuando estás hasta el moño de buscar en distintos montones, tiras del penúltimo expediente, (lo sé por experiencia), momento en el que la fricción, la física y la ley de la gravedad, se encargan de “ordenar” definitivamente tus montones “clasificados”, haciendo un bonito y colorido abanico de papeles y documentos, mezclados entre sí que te auguran una tarde entretenida y de mal café. (También lo sé por experiencia).
Amontonar no es un sistema.
Cómprate un archivador de cajones que para eso los han inventado, invierte en uno de los elementos de mobiliario de oficina más útil y que te harán ganar más tiempo y dinero. Localizar los expedientes es rápido y comodísimo, así como guardar los documentos y providencias en cada expediente.
Suele ser una excusa habitual para no guardar los expedientes en un archivador que si no los tienes a la vista, te olvidas de hacer lo que tienes que hacer con él: un escrito, un recurso, minutarlo etc. NO CUELA.
Si tienes que hacer muchas cosas con distintos expedientes lo que procede es que te hagas una lista de tareas, tal y como te explico en LA GESTIÓN DEL TIEMPO DEL ABOGADO, PARTE II; pero no tengas todos los expedientes encima dela mesa. Sacas el que vayas a utilizar y cuando termines lo guardas en el archivador y tacha la tarea de la lista.
Yo hago, además, una revisión general de asuntos cada mes. Abro cada cajón y compruebo uno a uno, la situación en que esta cada expediente, haciéndome una lista de tareas de lo que hay que hacer con cada expediente que tenga alguna actuación pendiente. También compruebo si están anotados los señalamientos en la agenda.
Tener archivados los expedientes, te permitirá tener tu despacho ordenado y sin papeles. Convirtiéndolo en un lugar agradable para trabajar a gusto y disfrutar con tu trabajo. Dispondrás así de un lugar adecuado para recibir a tus clientes y tratar mejor sus asuntos.
ABOGADOS DEL SIGLO XXI 
Un artículo muy útil, esencial en la profesión. Otro día háblanos del «pescado muerto», y de cómo resucitarlo.
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Gracias Nacho. Es muy buena idea. La verdad es que hacer el boca a boca a una merluza no me seduce. Pero sí, se a qué te refieres y sería muy útil para algunos compañeros. Lo haré
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ME AGRADA TU CONSEJO LO SEGUIRE EN ADELANTE.
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Oh, muchas gracias por el consejo, lo seguiré al pie de la letra. Yo la verdad es que desde que informaticé el despacho manejo muchos menos papeles, y se nota. Pero me prometo a mí misma estas navidades ordenar los que tengo aún por enmedio.
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Gracias por tu comentario. La informática a eliminado mucho papel. Pero ojo. Ya me ha sucedido en alguna ocasión que, por tener todos los escritos escaneados, el día de la vista no compareció un testigo propuesto y… como el expediente es virtual, no llevaba la copia sellada del escrito proponiendo al testigo y el Juzgado lo había traspapelado. Lo pasé francamente mal. Suerte a la Diligencia de la procuradora que fue al despacho a por la copia sellada. La solución es tener el expediente en una «nube» segura, para poder consultar desde cualquier dispositivo el expediente virtual y enseñar la copia sellada, aunque sea en el móvil.
Gracias de nuevo.
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Si, la verdad es que con eso hay que tener cuidado. Yo si tengo acceso en remoto a una nube y puedo ver cualquier escaneado de cualquier asunto, me llevo el ipad y arreglado, pero hay que andarse con ojo, tienes razón. Gracias a ti
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Hola, buenas tardes,
Acabo de empezar a trabajar en un despacho de abogados muy pequeño pero que ha generado mucho trabajo en los últimos meses, que no ha dejado mas remedio que poner a una persona que lleve el archivo, y esta soy yo.
Hay de todo lo que dices en tu articulo, cientos de carpetas encima de la mesa con muchísimo documentos en cada una de ellas, mi idea sera escanear todo documento que entre en el despacho pero ademas tengo que organizar lo que ya estaba allí, aun no tienen programa especifico y como es un despacho pequeño querrían empezar por uno gratuito hasta ver como funcionar, sabes de alguno que pueda serle útil???
Mil gracias por tu articulo, es muy muy interesante para mañana empezar a ver todas esas carpetas y guardarla de manera organizada
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Estimada Rocio: en primer lugar disculpa por no haberte contestado antes y en segundo lugar gracias por tu comentario. El único programa gratuito que conozco es el diseñado para el Colegio de abogados de Valencia por la empresa Microaera http://www.microarea-law.com/ se que el programa en sí es gratuito y si ya tienes una base de datos, la exportación de los datos al programa nuevo te la hacen bien y también de forma gratuita, pero creo que es solo para los colegiados del ICAV, aunque no estos seguro, puedes entrar en la página y preguntar. Cuando tuve problemas con mi programa de Infolex lo utilicé durante un tiempo y no esta mal, sobretodo para ser gratis. El servicio de mantenimiento es muy ágil, y barato 90 € al año, cosa que los grades programas, entre ellos infolex, son bastante nefastos y muy caros. De hecho yo me di de baja antes que logre que me atendieran en el SAT de Infolex. Llamas toman nota y te devuelven la llamada cuando les apetece. Busca antes que seguro que hay algo más, pero lo importante de un programa de gestión es:a) Que sea fácil de manejar. b) que te permita meter las Providencias y resoluciones que recibes via mail en cada expediente de forma automática y sencilla, sin tener que buscar cada expediente. c) que sincronices la agenda del programa con la agenda de Outlook y con tu telefono, de forma que puedas consultar los señalamientos con todos los datos de cada asunto (Partes, Juzgados nº de procedimientos y teléfonos) desde el móvil. La creación de tus plantillas también es muy importante que sea fácil de hacer (el programa de microárea no es fácil en esto) crear tus propias plantillas para todo el despacho es una de las mejores herramientas para ser más eficaz, siempre que te las hagas tú, aunque consultes varios modelos, de forma que con un Clik, tengas casi hecha una demanda tipo de tráfico, de monitorio de despido o un escrito tipo con todos los datos del juzgado y procedimiento al que solo tengas que añadir lo importante.
Y también quiero darte la enhorabuena por empezar en un despacho pequeño. Lograr que se haga grande y crecer es una de las mayores satisfacciones de esta profesión. ANIMO.
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Hola, buenas tardes, me ha encantado el artículo, creo que el orden es fundamental en esta profesión.
A mi, particularmente, me está perturbando el como fijar los documentos dentro de la propia carpeta del expediente. Temo que me caigan y se revuelva todo. Además, de que para ir a buscar un escrito concreto dentro de ese laberinto de papeles me resulta complejo. He preguntado en papelerías para ver si existe algún tipo de sujeción de folios a la carpeta sin tener que agujerearlos y no me han dado una solución. ¿Cómo lo solucionáis?
Busco orden dentro del orden.
Muchas gracias.
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Rosa, gracias por tu comentario, aunque creo que ya te conteste por mail, yo suelo ponerme en un folio una tapa para cada fase del pleito: demanda, contestación prubas
y a cada uno de esos folios le pongo una pestaña con ese nombre, así encontras las cosas mas rápidamente, pero en asuntos muy largos lo mejor un índice en excel, vinculados a los pdf o usar,(pagando) la propia herramienta de indice de acrobat.
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Hola!!! Te saludo desde Argentina… Hace poco comencé a trabajar en un estudio de abogados y una de mis primeras tareas es la de organizar el archivo… (pequeño trabajo!!!!). Dado que soy Licenciada en Administración (nada que ver con la rama del Derecho) y que jamás trabajé con abogados u órden de archivos, me vi superada por la tarea… Pero tu artículo fue de muchísima ayuda, y voy a poner manos a la obra en este mismo instante!
Agradezco profundamente que hayas compartido de manera tan clara tu experiencia, iluminando a aquellos que «buscamos la luz»!!
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Hola Mariela. Muchísimas gracias por tu amabilísimo comentario. De verdad. ni te imaginas lo gratificante que es para mí, saber que estos artículos son de utilidad y para personas de tantas partes del mundo. Sobre técnicas de organización y archivo hay más artículos como las tareas del abogado, la gestión del tiempo I y II Si necesitas alguna aclaración no dudes en contactar conmigo. Estaré encantado de ayudarte. Un saludo y gracias.
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Hola desde Madrid me gustaría si me pudieran decir como ordeno los expedientes en un Excel según sean archivos de oficio o no
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María, Gracias por tu comentario. Es muy sencillo, pon una columna al final que se llame Turno, los expedientes que lo sean le pones un 1 o una x y para ver solo los expedientes del turno le das a filtrar en esa columna y seleccionas la opción = 1 o =x (según hayas puesto) solo te apareceran los expedientes del turno ordenados por fecha. Si me escribes por mail te hago una hoja de muestra para que veas lo fácil que es. (mi consejo es que te busques un programa de gestión en los colegios los regalan y creo que el Icam también lo regala es lo mas cómodo para tener todos los escritos y correos archivados en cada expediente.)
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acabo de iniciar a trabajar en una oficina juridica, y como todos tengo esa pequeña duda de como archivar ya que a veces no son expedientes de casos sino que contienen compraventas y no se como organizarlo. tengo un archivo en word que me indica en que gaveta esta archivado x expediente pero derrepente hay otra forma mas facil de archivar.
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Estimada Vanesa:quiero agradecerte tu comentario y tu sinceridad. Yo te puedo decir como le hago yo. la relación que tenemos los profesionales del derecho, es con los clientes. Recordaras el asunto, más fácilmente por el cliente que por otro dato. Ahora bien, para archivar los expedientes en papel, o las carpetas en el ordenador es mas sencillo localizar y ordenarlas por número que por nombre, te lo explico en el post «el orden en el trabajo del abogado:
«Saber que el expediente 1345 va antes que el 1368, se ve más rápido que si el expediente del Sr. Vinuesa va antes o después que el del Sr. Vilata). Por eso lo mejor es coordinar ambos criterios. Es decir usar el nombre del cliente como criterio de búsqueda y para guardar y almacenar los expedientes en papel, o en el ordenador, utilizar el numérico.
CÓMO COORDINAR AMBOS: Ponle a cada carpeta un número correlativo bien grande en una esquina. o abre en el ordenador una carpeta cuyo Titulo sea el numero: Más abajo, el primer dato: el nombre del cliente. Etc. (Luego te hablaré de que datos pongo en la tapa del expediente.)
A la hora de ordenar los expedientes hazlo por número y ordénalos correlativamente.
Cuándo no tenía ordenador, cogía un montón de carpetas nuevas y las numeraba correlativamente, siguiendo la numeración del último asunto vivo que había abierto. Así, tenía preparadas ya, unas cuantas carpetas para no tener que hacerlo cada vez. Y dentro de cada carpeta metía una ficha, de esas apaisadas con unas rayitas rojas. Y ponía en la parte superior de cada una CLIENTE: ___________ y en la otra esquina superior escribía el mismo número que había puesto en la carpeta.
Cuando me entraba un asunto nuevo, cogía una carpeta ya numerada, escribía el nombre del cliente en la tapa de la carpeta, el asunto etc., sacaba la ficha de dentro de la carpeta, (numerada ya con el mismo número que la carpeta), ponía el nombre del cliente y guardaba: la ficha en un fichero por orden alfabético, y la carpeta por su número correlativo en el archivo.
Para localizar la carpeta, buscaba en el fichero la ficha del cliente por su nombre y miraba el número del expediente que estaba guardado en el archivo por orden numérico correlativo: Fácil y sencillo.
Espero que te sea útil, También puedes utilizar una hoja excel con tres columnas Número, Nombre del cliente, Asunto. Y con la función Filtrar puedes buscar por cualquier concepto.
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Reblogueó esto en Eduardo Torres Leóny comentado:
ABOGADOS DEL SIGLO XXI
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Buenísimo articulo, me doy cuenta que todos al iniciar a trabajar en una oficina de abogados tenemos la duda de cual es la mejor forma de archivar los expedientes! Creo que tu método es muy acertado pues nunca había pensado ordenar por número y concatenar con el nombre del cliente. Gracias por esta contribución basada en tu experiencia, es de mucha ayuda. Saludos desde Guatemala!! 😉
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Muchísimas Gracias Ursula por tu comentario, Realmente es lo que me impulsa a seguir compartiendo. Un saludo y gracia de nuevo
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Yo no estoy de acuerdo con lo aqui expuesto, pienso sinceramente que hay muchos factores que no han podido ser considerados en cuenta. Pero valoro mucho vuestra opinion, es un buena web.
Saludos
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Gracias por tu comentario. Por supuesto que hay muchos otros factures, pero sin orden, no se puede ser buen abogado.
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Realmente encontré estos informes de saturnino y me han parecido excelentes!! En primer lugar porque en años que llevo de ejercicio profesional nadie pudo describir tan exactamente lo que ocurre en un despacho desordenado,y por otro lado porque lo leo y digo: Saturnino escribió mientras miraba lo que pasa en mi escritorio…. Realmente Llevo tiempo buscando un mecanismo de orden que no me genere olvidos y que no me obligue a manejar todo arriba de la mesa, anotaciones sueltas etc. En fin…. Pienso que un despacho bien sistematizado no debe generar estres en el manejo de los casos. He mejorado mucho el orden, si bien aún encuentro dificultades en separar lo archivado de lo activo sin alterar las numeraciones, entonces a veces se me acumula todo(activo y archivo), pero al menos voy en orden, bastante bien para un sistema que en mi caso como Ud dice es -a pedal-.
Por otra parte vi en el blog una serie de temas que ud. ha tratado que son realmente muy interesantes y que verdaderamente aportan una visión muy buena de alguien con experiencia y que ocurren en la vida del profesional independiente y no es solo en un lugar del mundo, sino que se aplica de forma global. Saludos desde Uruguay
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Gracias por el articulo, llevo Muchos años buscando solucion al desorden…. Libros i libros, Este articulo me ha abierto los ojos i ahora voy con la almohada a ver como lo utilizo en mi negocio que no es de abogacía, … me ira muy bien, quiero ver otros que he visto como tareas… mil gracias
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Estimado Compañero Pere Mr. Garreta: Todo cambio requiere tres cosas: 1) una reflexión 2) una emoción 3) una acción. Si falla cualquiera de las tres el cambio no se produce. Si vives sin la reflexión acabas como un pollo sin cabeza actuando sin criterio ABOGADO BOMBERO, (apagando fuegos todo el día) Si reflexionas pero no logras generar esa emoción que te entusiasme, no iniciaras ningún cambio y si lo haces te aburrIrás y desmotivaras pronto. Si, finalmente no hay acción, el cambio reflexionado y que te ilusionó, solo quedara en el mundo de las ideas. Te propongo que desmenuces. Cómprate un archivador y proponte archivar cada día, al principio de la mañana x número de expedientes, a la vez que los das de alta en el programa de gestión o, en su caso una hoja Excel con tres columnas número, cliente y asunto, Te puedo asegurar que en menos tiempo del que imaginas lo habrás logrado. CREO QUE DEBES INICIAR LA ACCIÓN YA.¡¡MUCHO ANIMO!!
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GRACIAS A TI PERE: comentarios como el tuyo me animan a seguir escribiendo. Un millo de gracias.
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hola que ta Saturnino!! Como le decía hace unos días, me han venido genial todos los informes del blog, realmente están escritos de una forma muy breve, práctica y contundente. Además de los informes referidos al orden (que es lo que me afecta y sobre lo que me puse a trabajar) hay otros que me han sido también muy útiles como las reflexiones dedicadas al tiempo, estrés, valor del tiempo de trabajo, realmente muy buenos y lo más importante son aplicables a la práctica dichos consejos….
El temas del orden del despacho, me venía afectando bastante, como Ud bien dice la ralentización del trabajo es agotadora, nada mas cierto, perder una tarde para buscar un papel que lo tenía en «el montón de papeles» es estresante….
Con el sistema alfabético(en el fichero excel) y numérico (en el archivo por carpetas), llevo ordenados cientos de expedientes en pocos días, lo que hace mucho más ágil el trabajo… La verdad genera otra motivación saber que lo que busco, lo ubico en pocos segundos con una sistematización como la que Ud explicaba todo se hace más facil, realmente estoy logrando, darle un orden al despacho.
En lo personal, aún me genera algún problema al momento del «archivo de expedientes», en cuanto a su numeración, y aprovecho su buena disposición para consultarle su experiencia, le consulto:
*¿cuando saco un expediente vivo x ej carpeta nº 456 que ahora pasará al archivo, ¿le asigna un nuevo número de archivo? ¿o lo manda al archivo con el número de origen? o sea pasará al archivo directamente con el mismo numero que nació o sea el 456…?
Porque en mi caso veo que de archivar tantos números, más los que se siguen archivando a futuro, imagino que con el correr de los años (o sea se van archivando tantos números de carpetas vivas) veo que la numeración de carpetas activas se va quedando muy salteada y se pierde la correlatividad…… En mi caso ahora que logré el orden con este sistema, lo que me ocurre que abro carpetas para todos los casos, incluso simples consultas, que rápidamente pasan al archivo, y logro un orden excelente pero desvirtúa la numeración continua de los casos vivos ya que el archivo deja números vacios e imagino que con los años quedará totalmente salteada la numeración de casos vivos. Si bien no es un problema, pero quizás ud lo resuelva de otra forma….
Otra pregunta ¿La numeración correlativa de los caso nuevos va comenzando desde cero en cada año? O sea carpeta 456/2020 y habrá una carpeta 456/2021 ? ¿o directamente sigue de largo la numeración correlativa sin importar el año?
*Me ha dado resultado también, el hecho no pasar al archivo un caso, hasta tanto no estén cancelados honorarios timbres etc aunque el caso ya esté procesalmente finalizado, porque a veces ocurre que por olvido pasan años y nos olvidamos de aquellas tasas o timbres que nunca nos abonó el cliente y nos quedó en el olvido, entonces la carpeta activa, es un aviso de que algo está pendiente ya que la info de los saldos pendientes está dentro de la carpeta…..
Bueno estimado estoy aplicando el sistema y en consecuencia me interesaba saber su experiencia en estos aspectos de archivo y numeración…. Muchas gracias!! y le reitero el agradecimiento de volcar su reflexión y tiempo a otros colegas….
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ESTIMADO RODRIGO: Gracias, de nuevo por tu comentario. Dando respuesta a lo que me preguntas:
1º) la numeración del archivo yo la tengo igualmente correlativa pero con una A-numero si tienes ya expedientes archivados sin numerar, yo los numero cuando lo archivo (el programa de gestión ahora lo hace automaicamente) pero si no usas programa se trata de poner igual que cuando empezaste la numeración de asuntos vivos, coge el expediente que este en el final del monton de archivados y po A-1 y ve poniendo en la hoja excel otracolumna para la referecnai del numero de archivo. para no tener los expedientes amontonados uso archivadores de cartón unas cajas que se montan para meter los expedientes.
2º) da igual cuando termine un asunto, cuando se acabe si la numeración de archivo del anterior es el A-8327, le pones el numero correlativo. Si lo tienes que volver a sacar, por cualquier cuestión, le mantienes el numero de vivo que tenia y el en archivador ira por orden numérico.
creo que lo mejor que debes hacer es buscar un programa de gestión de despacho para abogados. ahora hay algunos muy simples que puedes utilizar por muy poco dinero.
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