Características de un buen programa de gestión de despachos de abogados

Muchas veces me han preguntado por las características de un buen programa de gestión de despacho de abogado. Pues bien, estas son  algunas de las características que yo considero esenciales en un buen  programa de gestión:

BUSCANDO EN EL ARCHIVOArchivo: un expediente de cada asunto, en el que se incluyan todos los escritos, documentos y correos electrónicos, así como la ejecución, desde cada expediente, de los escritos personalizados a través de plantillas,  con los datos del asunto: Juzgado, procurador, cliente, contrario, etc. También considero imprescindible, la localización del expediente desde el correo electrónico, de forma que al abrir un correo, con un Clik, se abra el programa de gestión, busque el expediente y te permita archivar ese correo o el documento adjunto, automáticamente. Ahorras muchísimo tiempo.

redes sociales (1)Comunicación: mandar desde el expediente los escritos a los procuradores, letrado contrario o al juzgado;  por internet lexnet,  o por fax, sin levantarte de tu mesa. Dejando constancia del envío automáticamente, Introducir directamente y de forma automática las providencias que recibas por internet en cada expediente etc.

sincronizar-portatil-y-movil-2Sincronización: transferir los datos del programa a otros programas o dispositivos (el móvil, el portátil tu Ipad etc.) De forma automática te debe permitir pasar todas las anotaciones de la agenda del programa, teléfonos de clientes y procuradores y juzgados, etc en tu móvil y otros dispositivos.

presupuesto-app-2Administración: anotar, realizar y gestionar las llamadas, llevar la contabilidad del asunto: provisiones recibidas, devengo de actuaciones por horas, minutar, hacer listados de tareas. Y la contabilidad del despacho así como la gestión y confección de los impuestos IVA, retención de IRPF etc.

COLORES DE EVENTOSAgenda anotar los señalamientos y plazos en la agenda desde cada expediente, cuando se produzcan señalamientos o plazos que cumplir y la sincronización con el móvil, computando automáticamente las fechas de los vencimientos, etc.

cabecera-blog manos redes socialescompatibilidad: con los programas básicos más generalizados. Word, Excel, Outlook.

elección del destinatarioPersonalización fácil: no solo poner tu logo, o cambiar los colores de la pantalla, me refiero a poder hacer tus plantillas de escritos de forma sencilla que te permita con un clic, tener hecho un escrito proponiendo prueba en un verbal, o pedir la tasación de costas, realizar tus minutas etc. Hay mucha labor rutinaria que puedes agilizar.

freeSENCILLEZ: El programa de gestión de despacho no es un capricho. Es esencial si quieres ser mínimamente eficaz. Un consejo: la sencillez en el manejo del programa es más importante que su complejidad. Los programas diseñados para hacer muchas cosas inútiles no sirven para nada, si, las que de verdad haces, son muy complejas de realizar.

21 Comments

  1. Estoy totalmente de acuerdo con todas las características que expone en el post, pero, ¿Ha encontrado un programa de gestión con todas ellas? Yo he probado varios y a cada cual le encuentro que le falta algo.

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    1. Yo tengo la versión primitiva de un programa bastante conocido. Estéticamente no es el mejor, pero si lo hace todo. Le fueron añadiendo complementos y parches y es un gran programa; me han ofertado las nuevas versiones pero no son tan completas.

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    1. Estimadas Sarai y Nuria: Gracias por vuestro comentario, no debo hacer propaganda de un programa concreto, solo pretendo compartir lo que creo que debe hacer un buen programa a la hora de elegir esos datos son útiles. Si os soy sincero mi programa hace todo eso, pero es una versión primitiva de un programa de gestión bastante conocido, pero en las sucesivas versiones le han suprimido ciertas características y lo han estropeado.

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    1. Rafael: gracias por tu comentario, Primero asegúrate de que el servicio de postventa lo han mejorado. Era muy deficiente y si te quedas colgado sin poder trabajar y no te atienden te salen las canas verdes. Suerte.
      PD Pide que te regalen la migración de tus datos al nuevo programa.

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  2. Lo del Servicio postventa deficiente, debe ser la norma general, porque entre otras cosas es el motivo de cambiarme de Kleos ( suelen tardar mas de 1 día en responder a mi llamada, con el perjuicio que ello conlleva).También he tanteado, mn-program y su despacho.net, pero no me terminan de convencer.

    Sobre la migración, esa otro caballo de batalla…

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  3. Hola, estoy buscando programa y no me aclaro. Yo fui cliente de lextool y no me parecía mal, he querido darme de alta nuevamente por ser conocido, veo en su página que tienen una versión en la nube, llamó por teléfono y me dicen que no la tienen….., no me aclaro

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    1. Yo aduve buscando diferentes programas y finalmente me decante por MN program. Tiene integrado el correo y el lexnet asi como la firma digital y un gestor de documentos. Pero sin lugar a dudas, lo mejor del programa es el servicio de atención al cliente. qUE PARA MI ES LO FUNDAMENTAL. Tienes cualquier duda, Llamas y la operadora que te contesta, se conecta con tu ordenador y lo soluciona o te enseña como hacerlo. GENIAL. y el precio es muy asequible. No me importa aun que sea hacerles propaganda, decirlo pero en otros programas esa rapidez es lo que ha echo que cambiara de programa.
      Espero haberte sido útil Un saludo

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      1. Yo he estado con MN program y ha sido horrible. Al principio te atienden estupendamente bien, pero luego el programa es enormemente farragoso y para cualquier gestión hay que hacer un master. Una modificación de una factura te llevará una mañana completa para hacerlo correctamente. Luego sólo publican las opiniones favorables. No lo aconsejo.

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    2. Hola Antonio: lamento haber tardado en contestar. Después de buscar mucho, igual que le he comentado a Susana, he encontrado a MN program. Puede que no sea el mejor del mercado, pero tiene integrado el correo electrónico que es muy fácil de manejar, y se asocian al expediente de forma muy intuitiva, tambien tiene integrado el Lexnet y puedes gestionarlo en la nube, de forma que puedes trabajar desde casa. Además, lo mejor es la asistencia técnica, no tienen rival en el mercado, llamas y se conectan con tu ordenador en el momento y lo resuelven en el acto, puedes concretar las clases de formación a tu conveniencia, en resumen Me parece que es una muy buena opción.

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  4. Hola Saturnino, muchas gracias por tu artículo! He dado con el buscando un buen programa de gestion de despachos. Llevo mucho tiempo utilizando uno que nos facilitó el colegios de abogados de Madrid pero no cubre mis necesidades. Me podrias dar algun otro de referencia que te guste o que xreas que funciona bien? Gracias! Un abrazo!

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    1. Estimada Susana: Perdona el retraso en contestarte.
      Yo utilizo el programa de MNPROGRAM.
      http://www.mnprogram.net

      Puede que hayan otros mejores, pero me decidí por este por que la atención al cliente es extraordinaria con mayusculas, a diferencia de todos los que conozco.

      Cualquier duda llamas y al instante se conectan con tu ordenador y la resuelven, la migración de datos es gratuita, tiene integrado el lexnet y la firma digital. Tiene un modulo de gestión de textos que convierte los PDF de imagen en texto era poder trabajar con ellos. Sencillo de manejar y eficaz.

      Pero insisto, lo mejor con diferencia la atención al Cliente.
      Un saludo.
      Saturnino Solano

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      1. Estimado Saturnino! muchísimas gracias por tu recomendación!.
        Gracias a ti les contacté y en muy poco tiempo me han instalado el programa, me han volcado todos los datos que tenia de mi anterior programa, y estoy funcionando.
        Es muy fácil de manejar y todo esta relacionado, de manera que en pocos pasos tienes todo en el expediente, tanto los correos del cliente como la documentación. Como me decías, resuelven cualquier duda al instante y son super amables y eficaces.
        Realmente MNPROGRAM es el mejor programa de gestión de despachos que he visto. Recomendable cien por cien.
        Muchas gracias por descubrirmelo!!! un abrazo y feliz verano Saturnino

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      1. Estimado Saturnino: hace años estuve con MNProgram y me fui porque cada vez que realizaban una actualización el programa me daba fallos y tenía que llamar para solucionar la incidencia. Ahora me planteo volver pues realmente considero que es el programa más completo y práctico que hay, pero tengo mal recuerdo. Quisiera saber si tienes problemas con el programa cuando actualizas la versión. Gracias

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      2. Estimado Jesús. Es cierto que con algunas actualizaciones se desconfiguraban algunos parámetros del programa que tu hubieras personalizado, no obstante en las últimas versiones ya no me ha sucedido, por lo que les he llamado para comentar esto y me dicen que, efectivamente actualmente con las actualizaciones ya no sucede esto, está corregido en prácticamente todas las opciones del programa y ya no cambian al actualizar. En todo caso, antes, llamabas por teléfono y se conectaban con tu ordenador en el momento te lo solucionaban. Mi consejo, después de seguir buscando nuevas opciones, sin dudar es que pruebes de nuevo. Sigue siendo el mejor programa con relación precio calidad y, sin duda alguna, tienen el que tiene el mejor servicio de mantenimiento online, que para mi es junto con el programa lo mas importante. Cuando tienes un problema llamas y TE LO RESUELVEN EN EL MOMENTO Y SIN ESPERAS, incluso con problemas de lexnet, plazos y agobios, que te solucionen estos problemas en el momento da muchísima tranquilidad.

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