Tres ideas para gestionar tus ingresos.

Intro:

Hace años, cuando pusieron el iva (Si, lo sé, hace mucho de eso), los abogados tuvimos que añadir el 21% a todas nuestras facturas. Muchos nos planteamos rebajar los honorarios y también empezamos a temblar  por el rollo que suponía tener que hacer declaraciones del iva, todos los trimestres.

Recuerdo que me abrí una cuenta para guardar el iva de mis facturas, pero las comisiones del banco y la bonanza económica de aquellos años, desvanecieron la necesidad de ser tan meticuloso y ordenado.

Pronto me encontré con una sola cuenta donde lo pagaba todo y donde lo ingresaba todo. Los años fueron pasando y empecé a notar unas tensiones de tesorería importantes cada trimestre. Tensiones que se convirtieron en apuros importantes: ¡Jod… mañana es el P… Iva y no tengo un duro!

El color de los números de mi saldo, comenzó  tornarse impertinentemente rojo, y las llamadas del director de mi oficina bancaria, se hicieron igualmente impertinentes.

La necesidad de facturar aparecía de repente sin avisar. Lo malo es que a casi todos mis clientes a los que les facturaba, ¡Les pasaba lo mismo!

Entonces aprendí que facturar no es algo que puedes dejar  “para… cuando tenga tiempo.” Y también aprendí,  que una cosas es facturar y otra, muy distinta, cobrar tus facturas. Por eso me gustaría proponerte tres ideas sencillas que pueden ayudarte a dar brillo a tus ingresos.

1.- Crea una hucha en tu cuenta corriente para guardar el iva y un 10% de cada factura que te pagan

A nivel bancario se suelen denominar subcuentas, pero casi todos los bancos tiene la opción de abrir una “Hucha”, o subcuenta, dentro de la misma cuenta, en la que puedes aportar las cantidades de tu cuenta que consideres necesarias. Lo bueno que tiene, usar estas subcuentas, es que puedes gestionarlo online, incluso automatizar las aportaciones de la cuenta a la subcuenta.

Lo malo es que estas huchas o subcuentas no tienen remuneración de intereses, aunque sinceramente, conforme están los intereses… hoy por hoy ese es el menor de los problemas.

Lo que te propongo es que, en cuanto te pague tu cliente una factura y conste reflejada en tu cuenta, pases a la hucha o subcuenta el importe del iva de la factura, más un 10%  (o el porcentaje que tú quieras), en concepto de ahorro.

La razón de este segundo ingreso en la subcuenta es, ahorrar de cada pago un porcentaje que te sirva de colchón para cualquier eventualidad, para planificar un viaje en vacaciones, o gastártelo en lo que te dé la gana, cuando quieras y porque quieras.

            De esta manera cuando te llegue el temido final de trimestre, te llevaras tres sorpresas:

  1.  Que cuando te carguen el Iva en tu cuenta, tienes el importe ahorrado en la hucha y puedes pasarlo a la cuenta, antes o después del “leñazo”. Con lo cual, tu saldo no se verá afectado.
  2. Que como puedes deducirte, en tu declaración trimestral, el importe del iva soportado de  tus facturas de gastos profesionales,  la cantidad que has ahorrado del iva de cada factura,  será siempre  menor que el importe del iva que finalmente tienes que pagar, quedando ese remanente como ahorro añadido.
  3. Que saber que tienes ahorrado una cierta cantidad de dinero a tú disposición,  para gastarlo en lo que te dé la gana, genera una tranquilidad tan impresionante que  tú “neurona jurídico  financiera”, dejará de dar por saco con su “¡huy huy huy!” cada trimestre y empezaras a verle color y gusto a tu trabajo.

2. Factura todas las semanas, un día fijo, a una hora concreta de ese día.

Muchas veces, cuando te digo esto me sueles contestar diciéndome que no tienes asuntos que facturar, que ojala fuera así. Verás, yo antes de facturar todos los jueves por la tarde, le llamaba revisión general, una vez al mes, más o menos, cogía uno por uno, todos mis expedientes (por entonces aun en papel) y repasaba el estado en el que se encontraban.  Anotaba en un folio el número del expediente y la actuación pendiente que debía hacer que, en muchos casos era hacer un escrito al juzgado para que movieran el asunto, pero en otros muchos casos, lo que estaba pendiente era facturar o reclamar la factura ya enviada.  Una vez repasados todos, me ponía a ejecutar las tareas de la enorme lista que había generado. Incluso tengo una plantilla titulada “que hay de lo mío” en la que pido al juzgado que mueva el asunto. Lo cierto es que una de las cosas con las que más frecuentemente me encontraba, era expedientes pendientes de minutar y de los que no recordaba que lo estuvieran.

Fruto de estas revisiones periódicas, aprendí que al cliente le es mucho más cómodo – y para ti y para mí, mucho más eficaz-, fraccionar periódicamente el pago, que dejarlo todo para el final del asunto, siempre incierto.  Si ganas, (y lo ganas con costas) genial, pero si lo pierdes con costas, acabas cobrando en cromos del coyote. (¡¿”Encima te tengo que pagar a ti también”?!) ¿Te suena? Pues eso.

 Hacer la hoja de encargo no solo sirve para que el cliente sepa lo que ha de pagar, sino también para pactar con él cliente, cuando lo debe pagar. Si pactas el aplazamiento de tus honorarios, en función de los pasos del proceso, los juzgados van tan lentos que tardaras años en cobrar. Partiendo de esa realidad puedes acordar con el cliente un aplazamiento que sea más interesante para ambas partes.

Si te acostumbras a hacerlo en todos tus asuntos, descubrirás que revisar los asuntos determina muchas veces, agilizar tus cobros.

La segunda cosa que me enseñó esta revisión general de asuntos, es que, una cosa es facturar y otra cobrar tus facturas: Raro es el cliente que paga de forma inmediata las facturas. (La tuya o la de cualquiera), cuando la recibe.

Si pactas en tu hoja de encargo que, ya que permites al cliente aplazar el pago de tus honorarios, ambas partes acuerdan que estos sean realizados mediante domiciliación bancaria de tus facturas, los pagos se convierten en recibos domiciliados y son mucho más fáciles de cobrar. Si lo aprendes a hacer en tu programa de gestión de despacho, la gestión de tus cobros, acaba siendo una cuestión recurrente muy sencilla que te permitirá disfrutar de tu trabajo.

Domiciliar las facturas. Si se lo planteas al cliente como una alternativa inherente al aplazamiento de pago, (“le puedo ofrecer el pago aplazado de los honorarios mediante la domiciliación bancaria de XX pagos”) de este modo lo paga cómodamente en xx veces y le resultará más cómodo y sencillo.

Ten presente que para poder domiciliar los pagos debes incluir la firma de la orden de domiciliación SEPA.

Aquí tienes el modelo para insertar en tu hoja de encargo.

modelo de domiciliación normalizado

3. Calcula tu nivel mínimo de ingresos, para atender tus gastos y saber el importe mínimo que tienes que facturar. ( O sea, haz lo que viene siendo un presupuesto de ingresos y gastos).

En el artículo de cuánto vale tu tiempo, te explicaba como calcular el valor de una hora de tu trabajo.

La idea central de ese método, consiste en averiguar, cuál es el importe mínimo que tienes que ingresar cada mes, para que tu actividad  tenga la consideración de negocio.

¿Qué cosa es un negocio? Busca en internet, en algún libro básico de economía, donde quiera que busques, verás que un negocio está definido por la obtención de un beneficio: (“Ocupación, actividad o trabajo que se realiza para obtener un beneficio”)

Primera idea importante: una actividad que solo paga las los gastos, NO ES UN NEGOCIO.

Averigua tu nivel mínimo de ingresos:

Se trata de sumar los gastos que, de forma recurrente o periódica, se reflejan en tu cuenta corriente. Importante: no solo me estoy refiriendo a los gastos fiscalmente deducibles, sino, a todos aquellos gastos que tienes domiciliados en tu cuenta,  se refieran, o no, a tu actividad profesional. Como el gimnasio, el colegio de los nanos, la asistenta que te ayuda en las tareas de limpieza en casa o del despacho etc.

¿Por qué quiero que sumes todo esto? Deja que te conteste con una pregunta: ¿Lo pagas? Pues si no lo tienes en cuenta a la hora de calcular tus ingresos, no podrás pagarlos o te generará un problema de tesorería, antes o después.

De nada sirve limitarte a sumar solo los gastos “fiscalmente deducibles” si, en realidad, no tienes en cuenta que llevas a tus hijos a un colegio privado que te cuesta un disgusto cada mes, (entre colegio, autobús, comedor y actividades extraescolares etc); si todos los meses pagas un gimnasio carísimo al que no vas, pero que te apuntaste porque te lo recomendó, esa “influencer” monísima a la que sigues.  

No te equivoques. Para nada te estoy diciendo que cambies a tus hijos de colegio o que este, no sea un gasto prioritario. Lo que quiero es, que seas consciente de todo lo que pagas de forma periódica, es decir, cuánto te cuesta vivir como vives cada mes.

Si solo tienes en cuenta los gastos fiscalmente deducibles y no todos los demás, (cuyo importe suele ser mucho mayor), no sabrás cuanto tienes que ingresar, para vivir como lo hacer.

Los gastos recurrentes, pero cuyo devengo sea superior al mes, el IBI de tu casa, del despacho, de tu segunda residencia, el recibo de la comunidad de propietarios de  todos estos inmuebles etc. Debes sumar su importe anual y dividirlos por doce.

Si esta tarea la haces a través de tu cuenta, te resultará mucho más sencillo. Te puede llevar una tarde de tu vida, pero vale la pena para tu tranquilidad, averiguar este importe. Algunos bancos tienen herramientas que te permiten hacer presupuestos analizando los ingresos y gastos.

Puedes llevarte sorpresas. Como por ejemplo: saber que sigues pagando el recibo de mantenimiento de la fotocopiadora que hace años que no tienes, el gimnasio al que no vas, o la cuota anual de la ong de amigos del calamar patagónico en extinción. Etc.

Una vez tengas el dato, el importe mensual de todo lo que pagas, es la línea roja de tus ingresos mínimos. Si no alcanzas esa cifra palmas pasta.

Si automatizas tus gastos domiciliándolos en tu cuenta, ¿A que esperas para automatizar tus ingresos y  convertirlos en algo recurrente que te permita disfrutar de tu trabajo?

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