El despacho en casa del abogado: LA HABITACIÓN Y EL ORDEN.

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teletrabajo-trabajo-en-casaLo primero que quiero dejar claro es que lo que te propongo a continuación, son sugerencias e ideas sacadas de mi propia experiencia y de mis propios errores.

Ten presente que hay muchas variables que influyen cuando se trabaja en casa: si vives solo, si tienes pareja, si tienes hijos, su edad,  si vives con tus padres, si tu casa es grande o pequeña,  etc. Por eso, estas ideas debes adaptarlas a tu caso. Recuerda que lo mejor, es enemigo de lo bueno y que se trata de encontrar ese punto de equilibrio, en el que tú y tu familia estéis a gusto. Hay que probar y equivocarse.

Lo ideal es que destines un espacio de tu casa para tu trabajo. Esa habitación será en exclusiva, tu despacho.

Puedes trabajar en cualquier parte de la casa, pero mi recomendación es que te habitúes a hacerlo en el despacho. Pero nada te impide que te pongas con el portátil en la terraza, si la tienes, o en la cocina, mientras controlas los deberes de tus hijos y que no se queme la comida.

Si puedes elegir, mi consejo es que la ubicación de tu despacho en casa, esté lo más cerca posible de la entrada, para evitar que, si recibes a alguien, tenga que pasear por toda la casa para llegar a tu despacho.

Un buen consejo es que puedas cerrar con llave la habitación de tu despacho. No tanto para cerrar cuando trabajes, sino para que puedas cerrarla cuando salgas. Ten presente que esa habitación tendrás tus expedientes y en ellos hay información confidencial y documentos que debes mantener en lugar seguro y a salvo de los “enanitos pintores”, que pueden “decorar” con sus dibujos, documentos y pruebas esenciales, inutilizándolos para el juicio. Por tanto sino tiene cerradura, ponla.

Si no te es posible cerrar la habitación, cómprate un archivador con llave y cuando termines de trabajar, guarda los expedientes en el archivador y ciérralo con llave.

MAMA CON MESITA AUXILIAREs importante que enseñes a tus hijos que en el despacho no se juega. Pero si decides compartir con ellos tu tiempo de trabajo, una buena idea es que le pongas una mesita de su tamaño, que puedas poner y quitar de tu despacho, para que en ella puedan hacer sus deberes, pintar, etc. A los niños les encanta imitar a los mayores y tener su propia mesa junto a la tuya les suele gustar, están acompañados, se sienten importantes y lo que es mejor, con un poco de suerte también te dejarán trabajar.

El mobiliario a tu gusto, pero si no tienes mucho espacio, es preferible que lo limites a una mesa de trabajo, con cajones o una cajonera con ruedas, una buena butaca o sillón para trabajar y en el que pasarás más de la tercera parte de tu vida, una o dos sillas “confidente” (que así se llaman a las que se usan para que se sienten los clientes) y un archivador, más o menos grande, en función del número de expedientes que tengas. Mi consejo es que lo compres más bien grande que pequeño, pues la lentitud de los juzgados se encargará de mantenerlos vivos muchos años, lo que hará que el número de los expedientes vivos, sean muchos en poco tiempo.

Un consejo: por mucho que te guste, la mesa camilla no forma parte del mobiliario profesional, sobre todo si vas a recibir clientes.

El fax, la impresora y fotocopiadora, ponlas en una mesa auxiliar.

No te preocupe la Sala de Espera. Es algo que se debe eliminar de la profesión. Desde que comencé a trabajar, quedo con mis clientes cuando puedo atenderlos, sin que tengan que esperar. Su tiempo vale, al menos, tanto como el tuyo. El tiempo de espera debe limitarse a sacar el expediente y guardar el que estabas utilizando.

El orden en la mesa de trabajo:

Te propongo estas sencillas reglas que debes incorporar en tu rutina diaria.

1.- Recoge siempre al terminar. Los bolígrafos a su bote, la grapadora a su sitio, todo lo que esté encima de la mesa debe tener un lugar de reposo para guardarlo. Los papeles en su expediente y el expediente en su archivo. La mesa de trabajo nunca es el archivo, es de trabajo. Esto debes hacerlo cada vez que termines de usar la mesa, sea a mitad de mañana, cuando sales al juzgado, cuando te vas a comer, o cuando terminas por la noche. Ponerte a trabajar con la mesa ordenada, es la mejor forma de empezar y esto solo se consigue si lo ordenas cada vez al terminar.

2º No comas en la mesa de trabajo. Tener el despacho en casa tiene ventajas e inconvenientes. Para mí, el peor inconveniente es el riesgo de mezclar tu vida con el trabajo, hasta el punto de hacer un amasijo deforme con ambas cosas. En la mesa de trabajo no se come. Lo llenaras de migas, tocas los papeles con las manos sucias del bocata de sobrasada y lo llenas todo de rodales de cerveza o de manchas de café. Disfruta parando para comer, cambia de escenario, separa tu vida del trabajo. Si tomas café, con posavasos y tazón grande con asa, es más estable.

3º.- El despacho no es el almacén, ni la despensa, ni el cuarto de jugar. Procura que en el despacho no haya nada que no sea de tu trabajo.

4º.- Cada papel es de una asunto y cada asunto tiene su carpeta. Recuerda que el asunto de tu vida, el que te puede hacer ganar mucho dinero, empieza con un teléfono en un post-it, un fax que no sabes dónde guardar, o el nombre del cliente en el papel de una servilleta. Cuanto antes abras una carpeta de cada asunto mejor. Y cuanto más cara sea la carpeta, más pereza te dará. Recuerda que debes mantener en orden tus expedientes.

5º.- No trabajes con varios asuntos a la vez. Salvo que sea preciso, estén vinculados o tengas que consultar algún dato, procura tener en la mesa SOLO, el expediente con el que estás trabajando. Si no lo haces, acabarás metiendo los papeles de un asunto en otra carpeta y esa es la causa por la que se pierden los documentos y se incurre en responsabilidad profesional.

6º.- Archiva los expedientes terminados y cobrados. No tengas danzando asuntos que ya has terminado y cobrado.

Es imprescindible que mantengas el orden de tus expedientes que no los amontones. Su contenido es confidencial, es de los clientes y además, es lo que te da de comer.

7º- Ordena tu ordenador. Trabaja con un buen programa de gestión de despacho. Si aspiras a crecer y vivir de tu trabajo, procúrate un buen programa de gestión de expedientes para abogados. Hay muchos programas, incluso algunos los regalan los colegios de abogados (al menos el de Valencia). Ten presente que hoy la mayoría de las resoluciones judiciales te llegan por correo electrónico y el orden de las carpetas hay que tenerlo tanto papel, como en el ordenador. Si no usas un programa para le gestión informática de los expedientes, perderás horas en encontrar cada escrito, providencia o documento.

Imprime lo justo, la naturaleza te lo agradecerá y el orden en tu mesa también.

En el siguiente artículo trataré de la informática y las comunicaciones. El uso del buzón de voz o el contestador puede ser una herramienta muy eficaz.

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3 comentarios sobre “El despacho en casa del abogado: LA HABITACIÓN Y EL ORDEN.

    robertovidanes escribió:
    27/03/2015 en 18:58

    Buenas tardes, excelente articulo, respecto al punto nº7 me gustaria aportar mi granito de arena a los Abogad@s que estan comenzando.
    El programa que yo uso para la gestion de expedientes se llama ABOGADOS MF y se puede conseguir en la siguiente pagina web:
    http://abogados-mf.com/
    es 100% gratuito y tiene un muy buen despempeño y su creador ofrece una asistencia tecnica inmejorable (bastante mejor en muchas ocasiones que otros programas de pago)
    Para el tema de la facturacion se pueden usar los programas de la pagina
    http://www.sdelsol.com/
    sobre todo yo uso estimasol y fatursol para llevar mi contabilidad del despacho y obligaciones tributarias. tambien son 100% gratuitos.
    Espero que sea de ayuda para los que recien comienzan su anda- DURA profesional.
    mucho animo a todos, los principios son dificiles pero con esfuerzo todo llega.

      saturninosolano respondido:
      30/03/2015 en 09:13

      Muchisimas Gracias Roberto. Tu aportación me parece muy interesante. No conozco esos programas pero los miraré. La asistencia técnica es una parte imprescindible y los grandes dan un servicio pésimo.
      Gracias de nuevo.

    despacho de abogados de seguros escribió:
    10/08/2016 en 19:00

    excelentes recomendaciones, esa es una de las ventajas de nuestra profesión, el poder trabajar desde casa, y sobre todo hoy en día con las nuevas tecnologías. Yo utilizo twitter para comunicarme con clientes

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