TRABAJAR EN CASA

El orden en la mesa del abogado

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Antes de que empieces  a leer lo que te voy contar, me gustaría que observes tu mesa de trabajo tal y como está. Con  tu móvil, hazle una foto y mírala.

Ahora dime: ¿Qué sensación te transmite la foto? ¿Te atreverías a publicarla?

¿Que hay en tu mesa de trabajo?

¿Necesitas tener todo eso en tu mesa, para trabajar?

Tu mesa de trabajo es como tu laboratorio. En ella pasas la tercera parte de tu vida. (al menos ocho horas de cada día) De ella dependen tus ingresos y tu prestigio. Si no te sientes a gusto trabajando, tarde o temprano sentirás ganas de abandonar la profesión o, peor aun, el desorden te pasará su factura, en forma de sanción por responsabilidad profesional, cuando pierdas un documento, se te pasen los plazos o te olvides recurrir esa sentencia que quedó olvidada debajo del desorden de tu vida.

KAOS DE PAPELESVer tu mesa, al comienzo de la mañana llena de papeles, ceniceros rebosantes de colillas, vasos vacíos y rodales de café, incluso restos de comida… es reflejo evidente de que algo dentro de ti funciona mal.

Hasta que el inconsciente no se haga consciente, el subconsciente dirigirá tu vida y tú le llamarás destino.” (Carl Jung )

Aunque me repita más que el ajo, el orden para el abogado, es un requisito esencial en el ejercicio de la profesión. Tan importante como el conocimiento.

No es un capricho o un aderezo que da brillo a tu trabajo. Sin orden no se puede ejercer la profesión de abogado.

El Desorden ralentiza tu trabajo, te hace sentir a disgusto contigo mismo sin saber por qué. Empolva tus alegrías.

Esto no lo enseñan en la facultad. Tampoco  sé de ningún seminario o curso que lo enseñe. Lo enseña el error. El perder una tarde de trabajo buscando un documento, mientras la amargura va desbordando tus emociones  y tus pensamientos no paran gritar que así no se puede funcionar.

No esperes a que el desorden te haga daño. Reacciona.

¿Que es necesario tener en la mesa?

LUZ: una lámpara que ilumine la zona de trabajo y no te dé sombras cuando escribas, para lo cual debe estar a tu izquierda si eres Diestro y a tu derecha si eres zurdo, para que la sombra de tu mano no te moleste al escribir, aunque esto, hoy en día,  es muy relativo dado que: a) la mayoría de las veces escribes en el teclado del ordenador, no a mano. Y b) puedes tener luz de ambiente o colgando sobre la mesa que ilumine suficientemente tu zona de trabajo, sin ocupar espacio en tu mesa.

ESCRITURA: Bote de lápices:  Bolígrafos y rotuladores para subrayar, que funcionen, lápices con punta. Etc.

Si no escriben tíralos. Hoy con el uso de la informática, los bolígrafos corrientes han bajado los precios estrepitosamente, un bolígrafo que no escribe no sirve para nada. La basura no  es un recuerdo. Los recuerdos no se guardan en el bote de lápices. (Yo tuve muchos años en el bote, un bolígrafo de Fátima que me regalo mi tía Carmen. Jamás funcionó, pero los pastorcitos seguían cayendo por la capsula de agua, junto a unas pelusas que imitaban la nieve.)

También venden unas bandejas muy útiles para guardar todo esto en el cajón de la mesa. Los clips, grapadora, taladradora, puedes tenerlos en la mesa, pero no es necesario que estén encima, sino guardados en un cajón. Piensa un momento: ¿cuantas veces al día, usas la grapadora o la taladradora?

COMUNICACIÓN: Un teléfono fijo, si es que aún lo utilizas, o tu teléfono móvil. El teléfono fijo, sigue siendo útil para comunicarte con las demás personas de tu despacho o de tu casa, cuando tienes el despacho en ella.

LA AGENDA: para anotar los señalamientos y próximas reuniones, aunque yo prefiero tener la agenda en el móvil y en el ordenador, sincronizadas ambas de forma permanente con el programa de gestión.

ALGO PARA TOMAR NOTAS: digo algo, por que puede ser un bloc de papel, tu IPad, o el portátil.

NADA MÁS.

Necesario para trabajar, no hay nada más. El ordenador, si es portátil, lo puedes poner y quitar, si es un pc, mi consejo es que lo ubiques en una mesa auxiliar. Puedes poner fotos de tu familia, macetas con flores… decora a tu gusto una vez limpies y ordenes tu mesa de trabajo con aquello te motive y te aporte ilusión en tu trabajo

Me dirás: ¿Donde guardo los papeles, los  expediente etc.… Encima de tu mesa de trabajo, NO, por supuesto. Encima de las sillas o las mesas auxiliares tampoco. ¿Entonces? En un archivador.

Tal vez te interese este artículo sobre  el orden de los expedientes.

Atrévete a ordenar tu mesa.

ANTES DE EMPEZAR A TRABAJAR: cómprate un montón de carpetas, un una bolsa grande de basura y un buen rotulador.

Vacía completamente tu mesa, siguiendo la regla de los tres montones: Coloca todo lo que hay en tu mesa en estos tres montones:

  1. ELIMINAR (basura)
  2. ALGUN DÍA (cosas que pueden ser necesarias en otro momento y que sea interesante guardar: una revista con un artículo de un asunto parecido a uno que llevas, una sentencia importante etc. )
  3. HACER (TODO LO QUE IMPORTA Y DEBES ARCHIVAR Y CONSERVAR, Expedientes documentos de asuntos etc.).

Ve colocando cada cosa que hay en tu mesa en su montón. Cuando la mesa este vacía, tendrás la bolsa de basura llena y dos montones. El montón de algún día, y el de hacer.

El montón de algún día, define tu forma de ser. Observa lo que has puesto en él y haz un ejercicio de honestidad contigo mismo. De todo ese montón, seguro que hay cosas que realmente nunca utilizaras.  Es el momento de ser exigente contigo mismo. Si guardas cosas inútiles, terminarás por no tener sitio. Mira la basura y, lo que no vayas a utilizar, TÍRALO.

Los papeles que realmente te interesen para algún día,  puedes guardarlos de dos maneras. Los referentes a asuntos concretos, (revistas con un artículo sobre clausula suelo, por ejemplo, o una fotocopia de una sentencia de caso similar), mi consejo es que lo archives en la carpeta del asunto que te puede ser útil y donde de verdad lo necesitarás.  Ademas, cuando tengas otro asunto similar, te será mucho mas fácil recordar que, en aquella carpeta del asunto similar, tienes esa sentencia o aquel artículo.

Las demás cosas, del montón de algún día, guárdalas en carpetas por materias  con el lema común: ALGÚN DÍA.

DURANTE EL TRABAJO

Cuando te pones a trabajar si, aun utilizas expedientes en papel, ten en cuenta estas sencilla reglas:

1º) Cuida el orden interno de  expediente.

2º) Si precisas consultar otro expediente, NUNCA lo abras nunca encima del anterior, cierra el primero para abrir el otro. Si no cuidas este detalle, los papeles de un expediente, acabarán mezclados en el otro y te volverás loco buscándolos.

3º) Cuando termines con un expediente, antes de  cambiar de asunto, ordena los papeles antes de cerrar la carpeta.

AL TERMINAR CADA DÍA:

RECOGE: Los papeles a su carpeta y ordenados. Los expedientes al archivador. Los lápices, bolígrafos, rotuladores etc. A su bote o a su cajón.

Deja tu mesa de modo que cuando vuelvas por la mañana,  la encuentres limpia y dispuesta para empezar de nuevo con ganas. Lograr que tu mesa de trabajo te haga sentir a gusto, depende de este pequeño detalle.

Recoger es la última tarea del día. Este pequeño esfuerzo es la ilusión del comienzo de mañana.

Se tú, el cambio que quieres ver en tu vida.

Que los disfrutes.

Aprender a buscar y gestionar el conocimiento: la otra formación del abogado

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EL COMPLEJO DE NO SÉ NADA:

EinsteinTus conocimientos memorizados… ¡Tan pronto olvidados en la primera, en la segunda, puede que…en la tercera cerveza después del examen!

–  ¡De verdad! Satur, (me dices), es que en mi caso es cierto, es que yo… ¡No sé nada!

Bienvenido al club. Esa percepción la hemos tenido todos. Si aprendes a controlarla te dará humildad y prudencia.

Humildad: si te sabes ignorante no presumirás de lo que ignoras. La humildad te ayudará saber donde están los lindes de tu conocimiento.

Prudencia: esa percepción te hará ser prudente en el consejo, condición esencial, si te quieres dedicar a ejercer como abogado.

El conocimiento que aprendiste durante la carrera no está olvidado, está almacenado en el hipocampo, una región de tu cerebro que gestiona la memoria. Volverá a estar presente cuando lo utilices para aplicarlo a algún supuesto concreto y ya no lo olvidarás.

LA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO:

gestion-del-conocimiento_1_1_2019193Con el acceso generalizado a internet, el conocimiento ha dejado de ser un privilegio social, para convertirse en una opción.

Hoy cualquier persona puede encontrar desde su móvil, la respuesta a lo que ignora y obtener, en segundos y gratis, más información  que hace solo veinte años buscando durante meses en una biblioteca. Por eso, con un ordenamiento jurídico tan cambiante, dedicar tu memoria a recordar leyes que mañana se derogan, es una inutilidad. Es preferible que aprendas a buscarlo, que sepas gestionar tu conocimiento, que aprendas a utilizar herramientas de búsqueda, para encontrar la regulación y la norma que asiste a la razón de tu cliente, pues ten por seguro que tu cliente ya habrá buscado en internet cuando acuda a tu despacho.

Quiero compartir contigo, algunas cosas que, a lo largo de los años, he comprobado, desde de mi experiencia personal que son de gran utilidad en este trabajo.

LA OTRA FORMACIÓN QUE NECESITAS: 

LUPA BUSCADORESAprender a buscar en Google: los motores de búsqueda tienen sus reglas y sus trucos. Raramente los empleamos, pero son muy efectivos. Por ejemplo: el uso de comillas para definir un resultado exacto, buscar dentro de un sitio Web un resultado concreto, impedir que en los resultados aparezcan ciertas palabras usando el signo menos,  etc.

Si quieres hacer una búsqueda especializada, teclea:  búsqueda avanzada en Google te aparecerá esta pantalla que te permite hacer una selección de lo que buscas de forma muy selectiva:

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En esta página  explica de una forma muy clara y Sencilla el uso de ciertos comandos,  para hacer mas efectivas las búsquedas en Google.

PONER ALERTAS EN GOOGLE:

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Poner alertas en Google sobre una noticia o sobre ti: para hacer un seguimiento en internet. Cuando te interesa una noticia, o quieres estar informado al instante de lo que se dice sobre ti en internet, puedes poner una alerta en los buscadores de internet. Esto te permitirá estar puntualmente informado de todo lo que salga en internet. Te dará una fuente de información automática, gratuita y de enormes proporciones.

Hay muchos otros blogs, que te dan ideas y sugerencias:

También puedes poner  las alertas en cualquier parte del mundo.

OTROS CONOCIMIENTOS  para tu formación actualizada.

MECANOGRAFÍA: Si sigues escribiendo con dos dedos, no acabarás nunca, es hora de cambiar. chica duda teclear

Aprender a escribir con rapidez y todos los dedos en el ordenador, es fundamental. Hay muchísimas aplicaciones que te pueden ayudar. Aquí tienes algunos sitios donde puedes aprender gratis que van bastante bien:

Este enlace es de una página sencilla y eficaz Te motivará a alcanzar más rapidez en tus dedos.

También puedes practicar aquí.

PROGRAMAS BÁSICOS

Debes aprender a utilizar en profundidad ciertos programas básicos:

Word: el tratamiento de texto por excelencia debes controlarlo a nivel experto. En especial funciones como “comparar documentos”, (aquí puedes ver un video muy sencillo que lo explica). Es importante que aprendas a crear plantillas; formatos de documentos, (Por ejemplo, convertir pdf en Word y viceversa). Puedes emplear esta técnica para analizar los cambio de una reforma legal una forma rápida para analizar los cambios de una reforma legal.

Excel: En este tutoría de YouTube, puedes aprender el manejo de una hoja de cálculo, Es imprescindible para cualquier manejo de cálculos repetitivos, formulas complejas, contabilidad y análisis de contabilidad, gestión de índices de procedimientos judiciales, es muy útil saber como filtrar información de texto, entre muchos datos voluminosos, es una herramienta imprescindible.

Manejo de bases de datos: aprender a utilizar, a nivel usuario avanzado o experto, las diferentes bases de datos de jurisprudencia y legislación, es un valor imprescindible para ejercer.

Los cursos suelen ser gratuitos. En los Colegios de abogados, estas empresas suelen ofrecer periódicamente estos cursos de formación. Las principales empresas del mercado son:

la ley (wolters Kluwer) el derecho: (Francis Lefebvre); Aranzadi, etc.

Es importante aprender los criterios de búsqueda, el manejo de los campos o apartados para filtrar la información.

(P.ej. si buscas la jurisprudencia sobre una reforma legal, tendrás que acotar la fecha, para que no salgan sentencias anteriores a la reforma)

Hay buscadores muy intuitivos, que tienen algoritmos y formulas para aplicar sinónimos jurídicos, conocerlos y saber utilizarlos, es un mérito que debes reflejar en tu curriculum.

Programas de gestión de despacho: Nivel usuario avanzado.

En los Colegios de abogados, suelen impartirse cursos gratuitos sobre  estos programas de gestión. Inscribirte, aunque no tengas intención de comprar el programa, te dará un conocimiento que te permitirá comparar con otros programas y saber manejarlos es un merito a incluir en tu currículum.

Recuerda: Tu actitud es clave para estar al día y tener una formación completa y diferente. Abre tu mente, aprender es siempre necesario.

Diez ideas para trabajar mejor en casa.

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estres-en-el-trabajoLas ideas que comento a continuación, son sugerencias para adaptarlas a tu caso. Recuerda que en el día a día de cada uno, influyen muchas circunstancias personales y profesionales que solo tú debes valorar.

Mi primer consejo es que procures adaptar tu trabajo a tu familia. No al revés. Tu familia es antes que tu trabajo. 

Ten presente que al tener el despacho en casa, realizas dos tareas: tu familia y tu trabajo. Por eso es más preciso programar tu actividad.

3º Haz pequeñas pausas cuando cambies de actividad. Ayudar con los deberes a tus hijos y ponerte de inmediato a trabajar en el despacho o al revés, puede resultarte agotador. Por eso te recomiendo que cuando pases de una a otra actividad, te tomes un respiro: cinco o diez minutos bastan para descansar, relajarte, salir a la calle un momento, poner música a tope y bailar con tu hijo como una loca delante del espejo, cantar la canción utilizando la cuchara de micrófono…

Disfrutar unos instantes de la vida, te ayudará a interrumpir las dos tareas y te permitirá disfrutar de la nueva actividad. Tomar conciencia del descanso, aumenta la eficacia de tu rendimiento.

3º.- Haz ejercicio. Procura apuntarte a un gimnasio, salir a correr, hacer deporte es esencial cuando el trabajo y la familia se juntan. Te permitirá mantenerte en forma. El ejercicio y el deporte son la pilas de tu ánimo y de las ganas de vivir.

4º Sal a la calle. Cuando tienes el despacho en casa, corres el riego de pasar días enteros sin salir de casa, sobre todo te emperezas en invierno. Por eso queda, compra, pasea. SAL.

4º Programa tu día, tu semana, tu mes: Sobre este tema puedes ver con más detalle la gestión del tiempo del abogado II . El método que te propongo consiste en la planificación diaria, la planificación semanal y la planificación mensual.

Planificación diaria: Para mí, una de las cosas más satisfactorias del día es la revisión de la agenda con el primer café: antes de levantar a los enanitos del bosque, planifica tu día. Disfrutarás mucho más en su ejecución.

La planificación semanal: Los viernes por la tarde y los lunes por la mañana, son días muy importantes para la gestión de la agenda. Prever y anotar la preparación de cada evento y solucionar sus conflictos, te permitirá disfrutar de tu trabajo y de tu familia.

La planificación mensual: consiste en repasar los señalamientos y eventos que tendrás en el mes siguiente. Y programar con tiempo su ejecución.

5º La flexibilidad como norma. Te ayudará a vivir más feliz. Si conviertes el horario en un azote, pierde su finalidad: Ser más feliz en tu trabajo.

Si una circunstancia familiar interrumpe o retrasa tu trabajo, hay que buscar alternativas, remodelar tu horario, pedir ayuda. Lo mismo que si un evento de tu trabajo se retrasa y colapsa tu agenda personal. El horario es una herramienta que te ayuda a gestionar tu vida, no dejes que te atormente su cumplimiento.

A mí me resulta muy útil:

  • Prever los conflictos de agenda: Si tienes un juicio a las 12,30, debes prever que muy probablemente no llegarás a recoger a tu hijo a las 13,30 al colegio. Pide ayuda a tu pareja, abuelos etc. (No hay nada más falso que la hora de inicio de un señalamiento)
  • Las alarmas o avisos:
    • En cada evento importante debes programar una alarma.
    • La alarma debe avisarte con antelación suficiente. Ten presente donde estarás antes del evento y calcula lo que te costará llegar.
    • Si hay un cambio y suena con demasiada antelación retrasa la alarma con la opción “posponer”.
    • El sonido de la alarma debe ser agradable: se trata de recordar algo, no de que te dé un infarto.

6º La Agenda única: En “La gestión del tiempo parte I”, te explico la conveniencia de tener solo una agenda para todo. De lo contrario puedes programar una reunión importante el día de la fiesta del cole de tu hijo. Por eso también debes anotar los eventos familiares en la agenda única.

7º Pon tu horario semanal en la nevera: Es una forma visual y práctica de adaptar los señalamientos de tu trabajo con los eventos de la vida familiar.

8º Utiliza la agenda del móvil Te servirá para ser más eficaz y no olvidar los eventos. Si utilizas la agenda de Outlook, acuérdate de sincronizar la agenda del despacho conectándolo al Ordenador.

¡A ver quién gana!” Motiva a tus hijos para que ayuden en casa. Los críos son muy competitivos. Yo aprovechaba esta circunstancia para hacer carreras con ellos y lograr que hicieran deprisa aquellas tareas que más les cuesta. Por ejemplo: ponerse el pijama, recoger los juguetes o meterlos en la cama. Si solo tienes uno, compite tú con él, o juega a batir su propio record, cronometrándole el tiempo.

free10º Disfruta. No dejes que el estrés de tu trabajo se imponga en tu vida. Se consciente de las ventajas de poder trabajar en pijama.

Convierte en ilusión… cada mañana.

El despacho en casa del abogado: Un derecho fundamental, para empezar.

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2014-09-18 09.07.31Tener el despacho en casa, no solo es una necesidad debida a la falta de recursos, es un derecho que se sustenta en la conciliación de la vida laboral y familiar, como expresión del principio de igualdad del artículo 14 de la CE.

Se les llena la boca a los políticos cuando pregonan medidas y subvenciones para que los trabajadores por cuenta ajena, puedan conciliar la vida laboral y familiar; pero nadie hace nada para que los profesionales y autónomos podamos tener nuestro despacho en casa y poder compaginar nuestro trabajo con nuestras obligaciones familiares. Y cuando digo nadie, incluyo también a los colegios profesionales, al menos los colegios de abogados, donde tener el despacho en casa se considera una muestra de debilidad profesional y que en el mejor de los casos, provoca antes la compasión que el respeto.

Olvidan quienes gobiernan la profesión que tener el despacho en casa, no solo es una cuestión del comienzo. Que los abogados además somos padres y también somos hijos y que compaginar el cuidado a nuestros mayores y de nuestros pequeños, es un derecho fundamental que no solo requiere respeto, sino también precisa de apoyo. Por eso convoco desde aquí a todas las instituciones y corporaciones profesionales, para que creen las medidas precisas para mejorar las condiciones actuales, tanto fiscales como de colegiación, subvención etc.

Los problemas que plantea tener el despacho en casa, pese a lo que la gente piensa, son muchos: desde la dificultad para poder desgravarte como gasto los suministros de luz, agua, teléfono fijo etc., si no están debidamente separados los contadores; hasta la complejidad de atender las visitas, a veces nada recomendables, de nuestros clientes, en nuestro domicilio. Pasando por el agotador trajín que supone poner lavadoras, contestar teléfonos, dar biberones, cambiar pañales, llevar niños al cole, recoger niños del cole, preparar demandas, hacer juicios, mantener una vida de pareja etc., etc.

Cuando comencé a trabajar como abogado, mi despacho era mi habitación, en casa de mis padres. Atendía a los clientes en la salita de mi casa, aunque procuraba quedar con ellos en el Juzgado o en el Colegio de abogados. Los comienzos son difíciles y en aquellas fechas nadie hablaba de conciliar el trabajo con la vida familiar.

A lo largo de más de treinta años de ejercicio profesional he procurado ir adaptando mi profesión a mi situación familiar y a mis posibilidades económicas y honestamente estoy muy satisfecho de haberlo hecho. Por eso quisiera exponer algunas ideas que pueden serte  útiles, para hacer más efectivo el trabajo profesional, cuando se hace desde casa.

Voy a centrar estas ideas en dos ámbitos: el espacio dedicado a la actividad profesional y el tiempo que dedicas a la actividad profesional, para que ambas dimensiones estén siempre lo más ordenadas posibles. En el siguiente artículo te comento algunas ideas sobre La habitación y el Orden del despacho en casa del abogado. Luego comentaré algunas herramientas útiles para la gestión de las comunicacuiones y la infomática y por último  la gestión del tiempo del trabajo del abogado en casa.

He preferido dividirlo en varios artículos para que sea más fácil de leer.

Espero que disfrutes de tu trabajo, pero sobre todo espero que disfrutes haciéndolo en casa.

El despacho en casa del abogado: LA HABITACIÓN Y EL ORDEN.

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teletrabajo-trabajo-en-casaLo primero que quiero dejar claro es que lo que te propongo a continuación, son sugerencias e ideas sacadas de mi propia experiencia y de mis propios errores.

Ten presente que hay muchas variables que influyen cuando se trabaja en casa: si vives solo, si tienes pareja, si tienes hijos, su edad,  si vives con tus padres, si tu casa es grande o pequeña,  etc. Por eso, estas ideas debes adaptarlas a tu caso. Recuerda que lo mejor, es enemigo de lo bueno y que se trata de encontrar ese punto de equilibrio, en el que tú y tu familia estéis a gusto. Hay que probar y equivocarse.

Lo ideal es que destines un espacio de tu casa para tu trabajo. Esa habitación será en exclusiva, tu despacho.

Puedes trabajar en cualquier parte de la casa, pero mi recomendación es que te habitúes a hacerlo en el despacho. Pero nada te impide que te pongas con el portátil en la terraza, si la tienes, o en la cocina, mientras controlas los deberes de tus hijos y que no se queme la comida.

Si puedes elegir, mi consejo es que la ubicación de tu despacho en casa, esté lo más cerca posible de la entrada, para evitar que, si recibes a alguien, tenga que pasear por toda la casa para llegar a tu despacho.

Un buen consejo es que puedas cerrar con llave la habitación de tu despacho. No tanto para cerrar cuando trabajes, sino para que puedas cerrarla cuando salgas. Ten presente que esa habitación tendrás tus expedientes y en ellos hay información confidencial y documentos que debes mantener en lugar seguro y a salvo de los “enanitos pintores”, que pueden “decorar” con sus dibujos, documentos y pruebas esenciales, inutilizándolos para el juicio. Por tanto sino tiene cerradura, ponla.

Si no te es posible cerrar la habitación, cómprate un archivador con llave y cuando termines de trabajar, guarda los expedientes en el archivador y ciérralo con llave.

MAMA CON MESITA AUXILIAREs importante que enseñes a tus hijos que en el despacho no se juega. Pero si decides compartir con ellos tu tiempo de trabajo, una buena idea es que le pongas una mesita de su tamaño, que puedas poner y quitar de tu despacho, para que en ella puedan hacer sus deberes, pintar, etc. A los niños les encanta imitar a los mayores y tener su propia mesa junto a la tuya les suele gustar, están acompañados, se sienten importantes y lo que es mejor, con un poco de suerte también te dejarán trabajar.

El mobiliario a tu gusto, pero si no tienes mucho espacio, es preferible que lo limites a una mesa de trabajo, con cajones o una cajonera con ruedas, una buena butaca o sillón para trabajar y en el que pasarás más de la tercera parte de tu vida, una o dos sillas “confidente” (que así se llaman a las que se usan para que se sienten los clientes) y un archivador, más o menos grande, en función del número de expedientes que tengas. Mi consejo es que lo compres más bien grande que pequeño, pues la lentitud de los juzgados se encargará de mantenerlos vivos muchos años, lo que hará que el número de los expedientes vivos, sean muchos en poco tiempo.

Un consejo: por mucho que te guste, la mesa camilla no forma parte del mobiliario profesional, sobre todo si vas a recibir clientes.

El fax, la impresora y fotocopiadora, ponlas en una mesa auxiliar.

No te preocupe la Sala de Espera. Es algo que se debe eliminar de la profesión. Desde que comencé a trabajar, quedo con mis clientes cuando puedo atenderlos, sin que tengan que esperar. Su tiempo vale, al menos, tanto como el tuyo. El tiempo de espera debe limitarse a sacar el expediente y guardar el que estabas utilizando.

El orden en la mesa de trabajo:

Te propongo estas sencillas reglas que debes incorporar en tu rutina diaria.

1.- Recoge siempre al terminar. Los bolígrafos a su bote, la grapadora a su sitio, todo lo que esté encima de la mesa debe tener un lugar de reposo para guardarlo. Los papeles en su expediente y el expediente en su archivo. La mesa de trabajo nunca es el archivo, es de trabajo. Esto debes hacerlo cada vez que termines de usar la mesa, sea a mitad de mañana, cuando sales al juzgado, cuando te vas a comer, o cuando terminas por la noche. Ponerte a trabajar con la mesa ordenada, es la mejor forma de empezar y esto solo se consigue si lo ordenas cada vez al terminar.

2º No comas en la mesa de trabajo. Tener el despacho en casa tiene ventajas e inconvenientes. Para mí, el peor inconveniente es el riesgo de mezclar tu vida con el trabajo, hasta el punto de hacer un amasijo deforme con ambas cosas. En la mesa de trabajo no se come. Lo llenaras de migas, tocas los papeles con las manos sucias del bocata de sobrasada y lo llenas todo de rodales de cerveza o de manchas de café. Disfruta parando para comer, cambia de escenario, separa tu vida del trabajo. Si tomas café, con posavasos y tazón grande con asa, es más estable.

3º.- El despacho no es el almacén, ni la despensa, ni el cuarto de jugar. Procura que en el despacho no haya nada que no sea de tu trabajo.

4º.- Cada papel es de una asunto y cada asunto tiene su carpeta. Recuerda que el asunto de tu vida, el que te puede hacer ganar mucho dinero, empieza con un teléfono en un post-it, un fax que no sabes dónde guardar, o el nombre del cliente en el papel de una servilleta. Cuanto antes abras una carpeta de cada asunto mejor. Y cuanto más cara sea la carpeta, más pereza te dará. Recuerda que debes mantener en orden tus expedientes.

5º.- No trabajes con varios asuntos a la vez. Salvo que sea preciso, estén vinculados o tengas que consultar algún dato, procura tener en la mesa SOLO, el expediente con el que estás trabajando. Si no lo haces, acabarás metiendo los papeles de un asunto en otra carpeta y esa es la causa por la que se pierden los documentos y se incurre en responsabilidad profesional.

6º.- Archiva los expedientes terminados y cobrados. No tengas danzando asuntos que ya has terminado y cobrado.

Es imprescindible que mantengas el orden de tus expedientes que no los amontones. Su contenido es confidencial, es de los clientes y además, es lo que te da de comer.

7º- Ordena tu ordenador. Trabaja con un buen programa de gestión de despacho. Si aspiras a crecer y vivir de tu trabajo, procúrate un buen programa de gestión de expedientes para abogados. Hay muchos programas, incluso algunos los regalan los colegios de abogados (al menos el de Valencia). Ten presente que hoy la mayoría de las resoluciones judiciales te llegan por correo electrónico y el orden de las carpetas hay que tenerlo tanto papel, como en el ordenador. Si no usas un programa para le gestión informática de los expedientes, perderás horas en encontrar cada escrito, providencia o documento.

Imprime lo justo, la naturaleza te lo agradecerá y el orden en tu mesa también.

En el siguiente artículo trataré de la informática y las comunicaciones. El uso del buzón de voz o el contestador puede ser una herramienta muy eficaz.

El despacho en casa del abogado: LA INFORMÁTICA Y LAS COMUNICACIONES.

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LA INFORMÁTICA

woman working with a babyUna de las ventajas de trabajar en casa, es que puedes hacerlo más cómodamente y en distintos lugares de la casa. Aunque lo correcto sea trabajar en la habitación destinada a despacho, habrá momentos en los que necesites estar en otra habitación. Por eso creo que la mejor opción para el Ordenador es un buen portátil: te permitirá llevarlo al juzgado al salón o a la cocina, pero procura proteger el acceso con contraseña, guardarás datos confidenciales que debes proteger.

Acostúmbrate a trabajar desde el programa de gestión de despacho. Anotar cada llamada o gestión en el Juzgado, reunión con compañero contrario etc., te permitirán con un simple clic, saber el tiempo que le has dedicado a cada asunto, lo que te permitirá valorar mejor tus honorarios. Y sobre todo es una forma profesional e irrefutable de hacer ver al cliente todo lo que has trabajado en su asunto. Aunque luego no cobres cada llamada o salida, poder reflejar automáticamente, cada gestión o llamada, da elocuencia a tu esfuerzo y respalda tu profesionalidad.

En tu casa es fundamental una red Wi-Fi, de forma que puedas tener conexión inalámbrica a internet en cualquier parte de la casa. Sobre todo si almacenas tus datos en la nube. Pero es muy importante que limites el acceso con contraseña, si no quieres que los vecinos usen tu red y puedan meterse en tu ordenador.

Usa la agenda de tu móvil y aprende a manejarla y vincularla con tu programa de gestión de despacho.

LAS COMUNICACIONES:

EL BUZON DE VOZ Y EL CONSTESTADOR AUTOMÁTICO:

Ambos son herramientas muy útiles para tener el despacho en casa.

El mensaje: Corto y sin definir horarios.

Piensa: ¿qué finalidad tiene el mensaje de un contestador?

1º.- Avisar que no puedes atender, a quién llama.

2º Ofrecer una alternativa de comunicación: Gravar un mensaje, informar de otros medios de comunicar: dar un mail u otro teléfono. Etc.

 Si llamas a una empresa y salta el contestador en el horario que la grabación dice que te atienden, te pones de mal humor.

Por eso te propongo que te escribas el texto primero y lo leas varias veces, en voz alta, o le pidas a alguien que lo lea por ti.

El texto del mensaje podría ser:

Contestador de tu nombre y primer apellido, abogada, o abogado, en este momento no puedo atenderle, deje su nombre, número de teléfono y motivo de la llamada y en breve atenderemos su llamada o, si lo prefiere, mande un mail a la dirección ……. Gracias.

La gestión de los mensajes: Primero escúchalos todos y anota persona teléfono y motivo. Después, contéstalos por el orden de urgencia y prioridad que te parezca, pero no dejes de contestar cada llamada.

El uso del contestador. Aunque  la mayoría de los teléfonos fijos o móviles,  permiten hoy en día saber el número, incluso el nombre de quién llama, el buzón de voz o el contestador,  permiten escuchar los mensajes recibidos cuando no puedes atender al teléfono. Por eso debes decidir en qué ocasiones no puedes atender el teléfono.

Si por la tarde pones el contestador de 4,30 a 7 por que estas con tus hijos, procura hacer un hueco para escuchar los mensajes y contestar los más urgentes.

Si tu hijo llora, no cojas el teléfono, ni el fijo ni el móvil, salvo que sea alguien de la familia o de confianza y no tengas problema en contestar con el llanto de fondo,  es preferible que pongas el contestador.

Me dirás que puede ser algo urgente.

Piensa un momento que pasaría si estás en Sala, haciendo un juicio y te suena el móvil con esa misma llamada. Seguro que no lo coges. Pues tu hijo es mucho más importante que el juez que el juicio y que  los clientes. Además, quien te escuche al otro lado del teléfono, con el niño llorando de fondo, sabe que no puedes atenderle correctamente. Hablar por teléfono con tu hijo llorando o gritando, mezcla tu trabajo con tu vida. NO LO HAGAS. Resta profesionalidad a tu trabajo y lo que es peor, desatiendes a tu hijo.