El despacho en casa del abogado: LA INFORMÁTICA Y LAS COMUNICACIONES.

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LA INFORMÁTICA

woman working with a babyUna de las ventajas de trabajar en casa, es que puedes hacerlo más cómodamente y en distintos lugares de la casa. Aunque lo correcto sea trabajar en la habitación destinada a despacho, habrá momentos en los que necesites estar en otra habitación. Por eso creo que la mejor opción para el Ordenador es un buen portátil: te permitirá llevarlo al juzgado al salón o a la cocina, pero procura proteger el acceso con contraseña, guardarás datos confidenciales que debes proteger.

Acostúmbrate a trabajar desde el programa de gestión de despacho. Anotar cada llamada o gestión en el Juzgado, reunión con compañero contrario etc., te permitirán con un simple clic, saber el tiempo que le has dedicado a cada asunto, lo que te permitirá valorar mejor tus honorarios. Y sobre todo es una forma profesional e irrefutable de hacer ver al cliente todo lo que has trabajado en su asunto. Aunque luego no cobres cada llamada o salida, poder reflejar automáticamente, cada gestión o llamada, da elocuencia a tu esfuerzo y respalda tu profesionalidad.

En tu casa es fundamental una red Wi-Fi, de forma que puedas tener conexión inalámbrica a internet en cualquier parte de la casa. Sobre todo si almacenas tus datos en la nube. Pero es muy importante que limites el acceso con contraseña, si no quieres que los vecinos usen tu red y puedan meterse en tu ordenador.

Usa la agenda de tu móvil y aprende a manejarla y vincularla con tu programa de gestión de despacho.

LAS COMUNICACIONES:

EL BUZON DE VOZ Y EL CONSTESTADOR AUTOMÁTICO:

Ambos son herramientas muy útiles para tener el despacho en casa.

El mensaje: Corto y sin definir horarios.

Piensa: ¿qué finalidad tiene el mensaje de un contestador?

1º.- Avisar que no puedes atender, a quién llama.

2º Ofrecer una alternativa de comunicación: Gravar un mensaje, informar de otros medios de comunicar: dar un mail u otro teléfono. Etc.

 Si llamas a una empresa y salta el contestador en el horario que la grabación dice que te atienden, te pones de mal humor.

Por eso te propongo que te escribas el texto primero y lo leas varias veces, en voz alta, o le pidas a alguien que lo lea por ti.

El texto del mensaje podría ser:

Contestador de tu nombre y primer apellido, abogada, o abogado, en este momento no puedo atenderle, deje su nombre, número de teléfono y motivo de la llamada y en breve atenderemos su llamada o, si lo prefiere, mande un mail a la dirección ……. Gracias.

La gestión de los mensajes: Primero escúchalos todos y anota persona teléfono y motivo. Después, contéstalos por el orden de urgencia y prioridad que te parezca, pero no dejes de contestar cada llamada.

El uso del contestador. Aunque  la mayoría de los teléfonos fijos o móviles,  permiten hoy en día saber el número, incluso el nombre de quién llama, el buzón de voz o el contestador,  permiten escuchar los mensajes recibidos cuando no puedes atender al teléfono. Por eso debes decidir en qué ocasiones no puedes atender el teléfono.

Si por la tarde pones el contestador de 4,30 a 7 por que estas con tus hijos, procura hacer un hueco para escuchar los mensajes y contestar los más urgentes.

Si tu hijo llora, no cojas el teléfono, ni el fijo ni el móvil, salvo que sea alguien de la familia o de confianza y no tengas problema en contestar con el llanto de fondo,  es preferible que pongas el contestador.

Me dirás que puede ser algo urgente.

Piensa un momento que pasaría si estás en Sala, haciendo un juicio y te suena el móvil con esa misma llamada. Seguro que no lo coges. Pues tu hijo es mucho más importante que el juez que el juicio y que  los clientes. Además, quien te escuche al otro lado del teléfono, con el niño llorando de fondo, sabe que no puedes atenderle correctamente. Hablar por teléfono con tu hijo llorando o gritando, mezcla tu trabajo con tu vida. NO LO HAGAS. Resta profesionalidad a tu trabajo y lo que es peor, desatiendes a tu hijo.

 

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Un comentario sobre “El despacho en casa del abogado: LA INFORMÁTICA Y LAS COMUNICACIONES.

    […] En el siguiente artículo trataré algunas herramientas de trabajo que yo utilizo. […]

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