AGENDA

Características de un buen programa de gestión de despachos de abogados

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Muchas veces me han preguntado por las características de un buen programa de gestión de despacho de abogado. Pues bien, estas son  algunas de las características que yo considero esenciales en un buen  programa de gestión:

BUSCANDO EN EL ARCHIVOArchivo: un expediente de cada asunto, en el que se incluyan todos los escritos, documentos y correos electrónicos, así como la ejecución, desde cada expediente, de los escritos personalizados a través de plantillas,  con los datos del asunto: Juzgado, procurador, cliente, contrario, etc. También considero imprescindible, la localización del expediente desde el correo electrónico, de forma que al abrir un correo, con un Clik, se abra el programa de gestión, busque el expediente y te permita archivar ese correo o el documento adjunto, automáticamente. Ahorras muchísimo tiempo.

redes sociales (1)Comunicación: mandar desde el expediente los escritos a los procuradores, letrado contrario o al juzgado;  por internet lexnet,  o por fax, sin levantarte de tu mesa. Dejando constancia del envío automáticamente, Introducir directamente y de forma automática las providencias que recibas por internet en cada expediente etc.

sincronizar-portatil-y-movil-2Sincronización: transferir los datos del programa a otros programas o dispositivos (el móvil, el portátil tu Ipad etc.) De forma automática te debe permitir pasar todas las anotaciones de la agenda del programa, teléfonos de clientes y procuradores y juzgados, etc en tu móvil y otros dispositivos.

presupuesto-app-2Administración: anotar, realizar y gestionar las llamadas, llevar la contabilidad del asunto: provisiones recibidas, devengo de actuaciones por horas, minutar, hacer listados de tareas. Y la contabilidad del despacho así como la gestión y confección de los impuestos IVA, retención de IRPF etc.

COLORES DE EVENTOSAgenda anotar los señalamientos y plazos en la agenda desde cada expediente, cuando se produzcan señalamientos o plazos que cumplir y la sincronización con el móvil, computando automáticamente las fechas de los vencimientos, etc.

cabecera-blog manos redes socialescompatibilidad: con los programas básicos más generalizados. Word, Excel, Outlook.

elección del destinatarioPersonalización fácil: no solo poner tu logo, o cambiar los colores de la pantalla, me refiero a poder hacer tus plantillas de escritos de forma sencilla que te permita con un clic, tener hecho un escrito proponiendo prueba en un verbal, o pedir la tasación de costas, realizar tus minutas etc. Hay mucha labor rutinaria que puedes agilizar.

freeSENCILLEZ: El programa de gestión de despacho no es un capricho. Es esencial si quieres ser mínimamente eficaz. Un consejo: la sencillez en el manejo del programa es más importante que su complejidad. Los programas diseñados para hacer muchas cosas inútiles no sirven para nada, si, las que de verdad haces, son muy complejas de realizar.

Las tareas del abogado

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Estas son las primeras reflexiones para este nuevo año: te invito a analiza la actividad de tu negocio, para que puedas analizar mejor tu día a día y mejorar y cambiar lo que proceda.

En síntesis el abogado realiza tres tipos de tareas: producción, administración y promoción.

chico trabajando en casaPRODUCCIÓN:

  • Estudio de los casos, realizar actuaciones judiciales y extrajudiciales del caso.
  • Estudio normas nuevas.
  • Comunicación: con terceros y con el cliente para la gestión del asunto

 

BUSCANDO EN EL ARCHIVOADMINISTRACIÓN:

  • hacer presupuestos (hoja de encargo),
  • facturar,
  • archivar,
  • revisión periódica de expedientes vivos,
  • abrir expedientes nuevos,
  • Confeccionar y pagar impuestos, nominas empleados etc: Iva, retenciones IRPF, Sociedades, renta etc.

 

diferenciarse-de-la-competencia-300x166PROMOCIÓN:

  • Elaborar y remitir encuesta de satisfacción al cliente.
  •  Analizar resultados de las encuestas y concretar cambios y plan de ejecución de cambios.
  • Quedar con clientes para comentar nuevas normas que le afectan
  • Redactar y difundir artículos y Newsletters sobre nuevas normas y reformas legales.
  • Networking: Presentar  a los clientes entre si para crear y promover negocio.

De esta división se me ocurren estas ideas:

1º.- A medida que el tamaño del despacho crece, también lo hacen el tiempo de gestión y las tareas de administración que debe dedicar el abogado al mismo, en perjuicio de su capacidad de producción, ( que generalmente ceden a un abogado no gestor más “barato”).

Me dirás, probablemente, que tú no encargas un juicio a otro abogado, por archivar o facturar, pero lo que seguro que no delegas es tu facturación, o que te archiven tus providencias, cuando hay programas de gestión que lo hacen automáticamente: busca el mejor programa de gestión, ganaras mucho dinero y tiempo.

2º.-  Cuando hay acumulación de tareas de producción (juicios, plazos etc) lo primero que dejamos de hacer es la promoción, lo segundofacturar, lo que provoca esta paradoja: meses de mucho “trabajo” disminuyen los ingresos, meses de poca producción, aumentan los ingresos, si no, dime: ¿cuando llamas a ese cliente moroso que te debe dinero?, cuando tienes “un ratito”.

¡Cambia! facturar es  imprescindible.

Idea: fracciona los pagos en tus presupuestos y automatiza la facturación, domiciliando los pagos.

3º.- Programa en tu lista de tareas, todos los días, tareas de administración y tareas de promoción. De esa manera mantendrás el ritmo de tu negocio.

4º.- Pasamos por la vida de forma reactiva ante los acontecimientos, nos limitamos a reaccionar ante lo que sucede. Raramente somos proactivos. Raramente somos dueños de cada acto de la obra de “nuestra vida”.

Tomar las riendas de tu vida requiere un acto de pensamiento y reflexión previo.

DEFINE TU PROYECTO:

A donde.

Por donde

Como llegar.

Ejecutar.

Volver a mirar nuestro avance.

Rectificar el rumbo

Avanzar.

Tu actitud frente a tu proyecto

  • Deja de quejarte y de pensar en clave de limitaciones y empieza a pensar en términos de posibilidades: céntrate en lo que quieres, no en lo que temes.
  • Descubrir nuevas necesidades es la base del talento y en cada reforma legal hay un reto por descubrir.
  • STOP: Para de vez en cuando, sistemáticamente. Todo proyecto requiere seguimiento y corrección periódica.
  • Seamos el cambio que queremos ver en el mundo.

Feliz año.

TÉCNICAS PARA TRABAJAR CON EFICACIA.

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Hace años, no muchos, vivía en un estrés permanente. Vivía mi profesión con tal agobio que llegué a pensar seriamente en abandonarla. Buscar acomodo en la cuenta ajena, o mejor: funcionario y … ¡que les den!

imgp0657Cuando, por la mañana salía a la calle, era como si me tirase a un río  bravo que me engullía y me llevaba  a trompicones todo el día, de un lado a otro, sin rumbo fijo, sin  un respiro. Llegaba a casa agotado, pero lo peor no era eso, era la sensación de malestar e impotencia que me causaba pensar que, en todo el día, no había podido hacer nada de lo que realmente tenía que haber hecho. Si a eso le añades un par de sentencias perdidas, discusiones  y otros agobios… el malestar se había convertido, sin darme cuenta, en la rozadura permanente de mi vida.

Hace años, no muchos, decidí cambiar esta forma vivir. Decidí ser dueño de cada instante de mi vida. Comencé a vivir mi propia historia, en medio de los acontecimientos, a los que les doy el sentido que yo quiero darles.

Esto, además de una frase preciosa, hay que ponerlo en práctica. Por eso quiero compartir contigo algunas técnicas muy sencillas  que he ido mejorando día a día, para llevar las riendas de la vida y que, tal vez a ti, también te puedan ayudar, siempre que quieras comenzar a vivir tu propia historia, claro.

Estas son algunas de las técnicas que empleo:

Check-List-curricularLA LISTA DE TAREAS:

La técnica consiste en los siguientes  pasos: anotar, programa, ejecutar.

Anotar: La primera tarea del día, es confeccionar una lista de todas las cosas que tienes en la cabeza y sabes que tienes que hacer. Cuando te digo todas, me refiero a eso: A TODAS. Desde pasar por la tintorería, hasta hacer el recurso de apelación, pasando por minutar el juicio del otro día, o llamar a tu amiga Lola para quedar a comer: TODO.

Puedes hacerlo un papel, en tu agenda, o, mejor aun, en la lista de tareas de tu móvil. (búscala que seguro que tu móvil la tiene. También puedes anotarlo en la lista de tareas de outllook: si no sabes hacerlo, mira algún tutorial.)

La finalidad de esta lista, es visualizar de forma gráfica todas las tareas que tiene que hacer ese día, para programar mejor  su ejecución.

Programar:

Numera  las tareas que has puesto en la lista, por el orden en que las vas a ejecutar y CÚMPLELO.

Habrás oído la clásica distinción entre lo urgente y lo Importante. Recuerda que el valor de lo importante lo decides tú. Si no tienes claras las prioridades de tu vida, recuerda: Tu trabajo no te cuidará cuando estés enfermo. Tus amigos y familia sí.

Lo urgente viene de la mano del olvido, de una mala gestión de tu tiempo. Si no programas la ejecución de las cosas, los actos más insignificantes y rutinarios, de repente, se pondrán la chaqueta roja del olvido y se plantarán delante de tu vida reclamando toda tu atención. Dejarás de hacer lo importante para convertirte en abogado  bombero: “apagando fuegos todo el día”.

Ejecutar:

Algunos criterios para priorizar la ejecución de las tareas:

Motivación: empieza por aquello que más te motive. La ilusión por hacer algo, se siente de forma tan clara que no dudarás en elegir lo que más te apetece. Pero recuerda que la motivación también se provoca, generando ilusión con tu mente antes de acometer una tarea.

La regla de los dos minutos: Si tienes varias cosas sencillas que hacer y otra más compleja o que requiera toda tu atención, es conveniente ejecutar primero aquello que puedes hacer rápido: en “dos minutos”. Los dos minutos no es algo literal, pero casi. Se trata de despejar la mente y de obtener esa sensación de relax que produce saber que en poco tiempo, has podido ejecutar casi todas las tareas de la lista.

Cuando acometas la tarea compleja, tu mente se sentirá más relajada y dispuesta, sabiendo que está todo hecho y solo queda eso por terminar, de forma que tu capacidad de concentración es mucho mayor.

Una vez ejecutada una tarea, TACHALA DE LA LISTA. Verás que satisfacción produce, ver como te cunde el trabajo.

 

Cómo trabajar de manera inteligente en la oficinaDELEGA: En muchas ocasiones nos empeñamos en hacer tareas que podríamos delegar. No es escusa que tengas el despacho en casa, o que estés solo. Puedes pedirlo a la procuradora, meterte en algún grupo de Fb y pedir el favor a algún compañero, demorarlo al día siguiente que pasarás varias horas delante de la puerta de la sala de vistas “esperando para suspender el juicio…”

Una estrategia que me funcionaba muy bien cuando empecé y estaba solo era  el “Tornallóm” (“tornar el llom”: devolver el lomo en valenciano) consiste en tener un grupo de dos o tres compañeros que recíprocamente nos hacíamos este tipo de favores. El origen procede del derecho foral valenciano entre los agricultores: quien pedía ayuda al vecino para recolectar la cosecha,  quedaba obligado a “Tornar el Llom”, es decir a corresponder  y devolver el favor, agachando el lomo, en la recolección de la cosecha del otro.

redes sociales (1)NO MANTENGAS ABIERTO EL CORREO.

Hoy nos llega el 90% de las cosas por correo electrónico. Si al llegar al despacho lo abres y lo dejas abierto, cada vez que te entre un nuevo correo querrás verlo y te distraerás en tu tarea.

La concentración en el trabajo es esencial para ser efectivo, si miras el móvil cada vez que alguien hace algún comentario en un grupo de Whatsapp, perderás tu concentración en tu trabajo y arruinarás tu eficacia. Si quieres ser efectivo: programa como una tarea más la  consulta del móvil y del correo.  Mientras haces otras cosas: ponlo en silencio o ciérralo.

 

Divide-y-VencerasDESMENUZA EN PARTES SENCILLAS LAS TAREAS COMPLEJAS.

El agobio que produce saber que te enfrentas a una tarea complicada, se resuelve desmenuzando esta tarea en todas sus partes, para ejecutarla mejor.

Por ejemplo, para hacer un recurso de apelación tendrás que: releer la demanda, la contestación, releer otra vez la mier… de sentencia, el “peñazo” de ver  CD del juicio, transcribir lo importante, mirar jurisprudencia…

La tarea: “hacer el recurso de apelación”, parece terrible, pero es muy sencillo programar cada día  una o dos de las tareas que comprende su total ejecución y hacerlas, a lo largo de los 20 días del plazo. De esta manera no tienes que bloquear  toda tu actividad hasta terminar el recurso y lo podrás compaginar con las demás tareas de cada día.

Esto evita también esos tapones de trabajo que produce el “encerrarse con una tarea” y no hacer otra cosa hasta terminarla. Si la desmenuzas y programas, la podrás realizar poco a poco y sin el agobio de saber “la que te espera al terminar”.

DISFRUTAR EN EL TRABAJOHace años, no muchos, recuperé  la ilusión por aprender todos los días algo nuevo, por probar otras formas de hacer las cosas de manera diferente.

Pierde el miedo a equivocarte: forma parte del hecho de tomar tus decisiones. Atrévete a disfrutar con tu trabajo y poco a poco, recuperarás la ilusión, por vivir tu propia historia.

LA AGENDA EN EL MOVIL DEL ABOGADO.

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AgendaMovil1La agenda es una herramienta esencial para ejercer la profesión. Tan importante como los conocimientos. De su utilización dependen tu eficacia y, lo más importante, tu serenidad y capacidad profesional. Igual que el orden es algo esencial para el abogado. Un abogado sin agenda, no puede ser un buen abogado.

Una de las peores pesadillas que podrás tener en tu trabajo, es despertarte sobresaltado pensando que se te ha pasado un plazo.

 El uso de la agenda es tan importante que he querido publicar este artículo extrayendo esta parte del Post la Gestión del tiempo parte II,  y centrándome en la anotación de los eventos en la agenda del móvil.

Las ideas que te propongo están sacadas desde mi sobresalto, aprendidas de mis errores y pulidas con los años. Si con ellas logro un poco de paz en tu trabajo, me daré por pagado, con intereses y costas.

agenda-personal-aumentar-productividad-admini-T-xzirhq TIPOS DE AGENDA:

  • Personal
  • profesional
  • otras.

Mi consejo es que emplees una sola agenda para todo. Si usas varias agendas, acabarás señalando reuniones profesionales el día de la fiesta de fin de curso de tu hija.

agenda movilPor supuesto la agenda electrónica y en el móvil: La agenda la debes llevar siempre encima para anotarlo TODO. Por ello mi consejo es que uses la agenda del móvil.

Si estas en la parada del Bus y te llama un cliente, puedes consultar la agenda en el móvil quedar con él y anotar la cita. Cuando llegues al despacho y conectes el móvil al ordenador se sincronizará automáticamente la cita con la agenda del ordenador y quedará anotada.

Hay dos programas de agenda que se usan mayoritariamente: la agenda del programa Outlook y la de Gmail, ambas compatibles con la mayoría de las agendas de los dispositivos móviles.

En la segunda, la de Gmail, los datos se almacenan en “la nube” (es decir, en otro ordenador central más grande). Esto tiene sus ventajas y sus inconvenientes. La ventaja: que no hace falta sincronizar la agenda, pues todas las anotaciones se guardan directamente en el ordenador central que hace de “nube”. Pero tiene un inconveniente muy importante, hoy por hoy: solo funciona si tienes conexión a internet. Si estás en un lugar sin cobertura, no podrás anotar los eventos, ni consultar la agenda, ni te sonarán los avisos.

sincronizar-portatil-y-movil-2La sincronización con el programa de Outlook, para pasar tus contactos y anotaciones de la agenda del móvil al ordenador y viceversa, requiere que conectes tu móvil al ordenador, bien con un cable usb o por Wifi.

Vale la pena que dediques un tiempo a aprender el manejo del calendario de tu móvil. Mira tutoriales por internet buscando: “Tutoriales para el calendario del (modelo de tu móvil)” y obtendrás multitud de videos de youtube y artículos que te explican como anotar y cambiar señalamientos en tu calendario del móvil.

Si vas a cambiar de móvil una de las características que debes  tener presente es la sencillez en el uso de la agenda, algunas funcionan ya con la voz, lo que te permite dictar la anotación del evento, en lugar de tener que escribirlo. Lo que es muy útil si estas fuera del despacho.

ANOTACIONES ILEGIBLESPor el contrario si aún usas la agenda de papel, para poder llevarla siempre encima, debe ser de bolsillo y estas agendas son de varios días por página. Donde no cabe nada. Y anotar una cita, de pie, en el autobús, con buena letra y pequeñita (para que te quepa), es una tarea muy, muy compleja. Además no te avisará con antelación de los juicios, ni tampoco te permite convocar una reunión, de forma automática, por correo electrónico.

Si te habitúas a usar la agenda del móvil y a sincronizarla (es decir, pasar automáticamente las anotaciones del móvil al ordenador y viceversa) llegaras a ser mucho más eficaz.

Si no te adaptas a las nuevas tecnologías, quedarás tan arrinconado que tendrás que dedicarte a otra cosa en poco tempo.

copia seguridadMUY IMPORTANTE: La copia de seguridad. Tan terrible como perder tu agenda de papel, o que alguien te la robe, es perder o que te roben tu móvil. Pero en el segundo caso, si mantienes actualizada tu copia de seguridad no tendrás ningún problema.

Normalmente, cada vez que conectas tu móvil al ordenador, se realiza una actualización de la copia de seguridad. Por eso te recomiendo que te habitúes a conectar tu móvil todos los días para mantener actualizada la copia de la agenda y de los contactos.

La gestión de la agenda tiene tres pasos:

Clasificar

Anotar

y revisar

  1. COLORES DE EVENTOSCLASIFICAR:

Los eventos de tu vida son: 

  1. a)  Personales.
  2. b)  Profesionales.
  3. A su vez estos eventos puedes ser:

                                                  1) Importantes.

                                                  2) Urgentes.

                                                 3) O Ambos.

Algunos consejos para clasificar los eventos:

  • mafalda_urgenteEl valor de lo importante lo defines tú. Para valorar lo realmente importante piensa: ¿Dentro de un año recordaré este evento? Y… dentro de diez años: ¿me acordaré? Si no tienes claro tu proyecto de vida, considerarás importante cosas que no lo son. Te agobiarás por las cosas del día a día y descuidarás a tu familia, a tus hijos y a ti mismo. Recureda esa máxima de la ilustre periodista Regina Brett al cumplir los 90 años: “ Tu trabajo no te cuidará cuando estés enfermo. Tus amigos y familia sí. Mantente en contacto

2) Lo urgente viene de la mano del olvido, de una mala programación. Si no anotas los eventos, no programas su ejecución. Los actos más rutinarios, se pueden poner la chaqueta roja del olvido y plantarse en tu vida de repente, reclamando toda tu atención. Dejarás de hacer lo importante para convertirte en abogado  bombero, (apagando fuegos todo el día).

3) Delegar. Muchas cosas del día a día, nos empeñamos en hacerlas nosotros, cuando las podemos delegar. Piénsalo cuando estés fotocopiando un expediente o haciendo escritos urgentes sin ninguna trascendencia o perdiendo la mañana en el juzgado para fotocopiar unos autos. Si estas solo pide ayuda, seguro que algún compañero pasará la mañana en el Juzgado, suspendiendo o esperando la vista de su juicio y te podrá ayudar.

4) La programación ha de ser rigurosa.  Debes esforzarte por anotar TODOS los eventos. De ella depende tu tranquilidad y tu buen hacer profesional.

En cuanto te llegue la notificación de un señalamiento anótala en el móvil, más vale que la tengas dos vences anotada que ninguna.

5) La programación debe ser realista, es decir: de ejecución posible en el tiempo asignado.

6) La programación debe ser completa: debes anotar tanto los eventos profesionales como los  personales de la vida.

7) todas las agendas móviles permiten resaltar en diferentes colores cada evento para facilitar su rápida identificación. Pero si usas muchos colores al final no recuerdas su significado. Mi consejo tres colores son suficientes: Juicios y señalamientos (P.ej rojo) reuniones (P.ej. amarillo) agenda personal (P.ej. verde)

  1. ANOTAR EN EL MOVILII) ANOTAR
  2. A) SEÑALAMIENTOS: 3 pasos.

1.-Anota en la agenda la fecha del Señalamiento: incluyendo la hora, el lugar, Juzgado dirección, nº procedimiento, teléfonos de juzgado, del cliente y del procurador. Si lo anotas desde el programa de gestión del despacho, estos datos se grabarán automáticamente. alarma_movil2.- Programar una alarma que suene en el móvil el día del evento con la holgura  suficiente para: llegar al juzgado, aparcar, coger la toga, buscar al cliente etc. Si programas la alrma a la hora del evento llegarás siempre tarde. Un consejo: No apures, llegar con el tiempo justo da muy mala imagen profesional y es la principal causa de estrés en este trabajo. En estos casos anotar los teléfonos de contacto es muy útil para avisar de un retraso. 3.- Anota el aviso para preparar el Señalamiento. Cuanto más complejo más tiempo. Anota también si debes quedar con el cliente y programa la reunión. Casi todos los programas de gestión profesional, al anotar el evento, requieren al usuario para que anote también la fecha del aviso.

  1. Ten presente que hay plazos para proponer la prueba: en el verbal civil tres días desde la notificación del señalamiento (Art. 440.1 LEC); en social con al menos cinco días de antelación al juicio. (art. 90.3 LJS).
  1. B) PLAZOS: 2 pasos.
  2. Anotar el fin del plazo. (mi consejo es que anotes el fin del plazo del computo ordinario, no el día de gracia previsto en el 135 de la LEC.)
  3. Anotar el día o días para ejecutarlo. NUNCA EL ÚLTIMO DÍA. Y cumple su ejecución como si fuera un señalamiento. Busca el momento adecuado dentro del plazo y ¡CÚMPLELO!
  1. C) eventos necesarios:

Programar estos eventos es imprescindible. Muchas veces no lo hacemos confiando en nuestra memoria. Pero olvidar una actuación necesaria, puede comprometer tu responsabilidad profesional gravemente, o la salud de tu hijo, si olvidas darle el antibiótico.

Como anotar estos eventos:

concepto-de-tiempo1-300x3001) Lugar y tiempo deben estar vinculados. Piensa lo que requiere el evento. Debes programar la hora cuando estés en el lugar apropiado: donde tengas todo le necesario para ejecutar el evento.

Por ejemplo: minutar un asunto, debes prográmalo cuando estés en el despacho y puedas acceder al expediente. Por eso debes anotarlo a la hora en que preveas que estarás en el sitio adecuado para ejecutar el evento. Si dejaste a tu hijo con tu suegra y quieres recordarle que le dé el antibiótico, programa un aviso a la hora e incluye el teléfono para llamarle. Cuando suene la alarma en tu móvil, tendrás también el número en el aviso y pulsando largo sobre el número, se realiza la llamada. (En casi todos los móviles).

Si esta tarea requiere varios días, búscalos en la agenda y anótalos a la hora que estés en el lugar adecuado con la información necesaria.

2)   Hay tareas necesarias que se pueden ejecutar en tiempos muertos, con independencia del lugar.

Por ejemplo: leer una reforma legal o un artículo que te interesa, lo puedes hacer en el Autobús o en el metro. La anotación debe contener el enlace de internet, o descárgatelo en el móvil para poder leerlo.

7b58617549182f3ce70bf895c7226431_XLAdaptarse a las nuevas tecnologías lo podrás hacer mejor si te ilusionas. Una buena gestión de tu agenda en tu móvil te convertirá en un abogado más eficaz. Te regalará mucho tiempo libre, pero sobre todo, te regalará mucha serenidad y paz en la gestión profesional y personal de tu vida.

IDEAS PARA EMPEZAR EL AÑO. FIDELIZA Y AUMENTA TU CLIENTELA

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Es día 12 de enero. Pasaron los turrones. Propósitos de un año nuevo…. Por cierto ¿Has guardado ya el  árbol de navidad?… Yo tampoco. Es una de las cosas que más pereza me da en  todo el año. Debería existir  una profesión de “guardadores  de árboles y adornos navideños”: ¡Señora le desmontamos y guardamos el árbol y el belén por un módico precio!… (Se forrarían).

CARRERA DE MONIGOTES EN UNA DIRECCIÓNLo cierto es que tras el atracón de las fiestas hay una tarea que suele hacerse igualmente pesada, cerrar las cuentas del año. Por eso quiero proponerte algunas ideas para que cambies una tarea aburrida, por una herramienta que hará crecer tu negocio y te llenará de ilusión.

1ºPrograma  un día a la semana para dedicarlo a la gestión de tu negocio. Yo lo hago los viernes por la tarde, elige el día que estés más tranquilo, pero cumple como si fuera un señalamiento.

DETALLE DE REMITIDO POR Y TIPO2º Dedica esa tarde para analizar tu clientela que es la base de tu negocio, facturar recordar las minutas pendientes etc. Para analizar tu clientela puedes utilizar una hoja excel u otra hoja de cálculo. Si no sabes manejar una hoja excel, hay miles de tutoriales que explican de forma muy sencilla como hacerlo. Aquí te dejo un  enlace de un tutorial para principiantes de excel, pero hay muchísimas más. Como profesional tienes obligación de llevar un libro de ingresos y  un libro de gastos. Estas hojas excel son tus libros contables y a través de ellas puedes averiguar muchas cosas que no sabes de tu negocio. En el artículo sobre Marketing para abogados te cuento como se  analiza la clientela. Suma los ingresos obtenidos de cada cliente y pon al final de cada apunte, quién te remitió el asunto. Suma, con la función filtrar, FILTROcuánto dinero ganaste gracias a cada “proveedor”. Te asombrarás cuando veas los resultados: por ejemplo comprobarás que, clientes “insignificantes”, te hicieron ganar mucho dinero.

3º. Ten detalles con tus  “proveedores” de asuntos: Puedes hacerles descuentos en sus asuntos, invitarles a tomar café, almorzar, etc. Hazles sentir tu agradecimiento. El detalle que más les gusta a los “proveedores” y el que más les motiva a seguir mandándote nuevos clientes es que a los clientes remitidos por ellos, los trates “especialmente” en atención al proveedor: haciéndoles un descuento, atendiéndolos con prioridad etc. Por ejemplo: “Normalmente por estos asuntos cobro tanto pero, como usted viene de parte de D. o Daña (proveedor), le haré un descuento de….” Ese trato preferente tiene efecto boomerang. El nuevo cliente le dice al “proveedor” el buen trato recibido gracias a él y este se siente satisfecho y repite la operación.

4º. Analiza  la clave que convirtió a cada  cliente en “proveedor”:  ¿Que hace que un cliente te recomiende como abogado?  Está claro que no somos seres racionales, por lo que crear las condiciones para que las personas nos prefieran nos dará un valor diferencial difícilmente recuperable. Dejar de pensar en nosotros para pensar en ellos, poner a las personas en el centro de la organización supone dejar de ofrecer atributos racionales para llegar a ofrecer atributos emocionales. Un 95% de nuestras decisiones son emocionales, no somos conscientes del porqué de la respuesta que damos (Zaltman, 2003), cifra más que suficiente para que hagamos este cambio que proponemos, que olvidemos el producto y los procesos y pensemos en las personas”. Jaime Valverde y Borja Muñoz  Custumer experience Una visión multidimensional  del máketin de experiencias”. 

Queda con tu “proveedor” a tomar café o a almorzar, agradécele que te mande clientes, dale unas cuantas tarjetas de visita y pregúntale la razón: ¿Qué valora de tu servicio? ¿Porqué te prefiere a los demás? Comprobarás que no solo es ganar pleitos. Es el trato, el interés por su problema, tu buena gestión. Esa es tu imagen como abogada o abogado,   lo que transmites como profesional, lo que marca la diferencia en tu caso y también, lo que te hace ganar dinero.

5º.- Un ejemplo de buena práctica: la llamada que te diferencia. Los asuntos que tratamos los abogados generan una gran carga de emociones. Mantener una postura profesional supone salvaguardar tu independencia emocional. Pero nada te impide que un sábado llames a tu cliente para preguntar por su ánimo y transmitirle un poco de esperanza.  Esa llamada es la que puede hacer que tu cliente, sea cual sea el resultado de su asunto, te recomiende después como abogado.

marketing de abogados6º. Visita a tus clientes  en  su negocio, fábrica etc. A los clientes les hace sentir bien que el abogado vaya a verlos de vez en cuando. Pero atención no lo hagas como norma. Los asuntos los tratarás mejor en tu despacho. Allí tienes tus “herramientas”, y toda la información. Pero no te sepa mal ir, de vez en cuando, al negocio del cliente para comentar como van sus asuntos. Seguramente volverás con un nuevo asunto  debajo del brazo.

7º.- Dar a cambio de nada, es la mejor forma de recibir. Si tienes varios clientes del mismo sector o actividad, estudia su negocio, busca en Internet subvenciones para ellos, ferias o congresos  de su sector o actividad, analiza los problemas del sector en Internet. Con esa información prepara una pequeña charla y reúnelos en tu despacho. Comparte con ellos esa información y muéstrales tu interés por ayudarles a crecer en su negocio. De esta forma también crecerá el tuyo. En esa relación más estrecha, el cliente te hará partícipe de sus ideas y proyectos, ayúdale a crecer, a ilusionarse, a salir adelante. Esta es una estrategia enorme para crecer en tu negocio. De hecho es la conclusión a la que llegaron los grandes despachos y los grandes clientes en el Primer congreso inaugurado por El Rey Felipe VI, Legal Forum.

Programa tus acciones de promoción.  Las tareas de promoción son tan importantes como los juicios. Hay que anotarlas y programarlas como un señalamiento. Abre la agenda, busca la mañana o tarde que mejor te venga, llama al cliente, programa la cita. Programa en la agenda  la preparación de  la reunión. Busca información que pueda serle de utilidad a tu cliente: reformas legales, subvenciones, congresos, ferias etc. Si le llevas varios asuntos, prepárale un pequeño informe resumiendo la situación de cada uno.

Fija tu meta anual de facturación. Si quieres crecer, incrementa tus objetivos de facturación. Suma tus ingresos del año pasado y oblígate a incrementarlos. Fíjate una meta posible, concreta pero que te suponga un esfuerzo y te ilusione lograrlo.

Driving on empty road towards the sun10º Programa tu proyecto a medio plazo: Programa tu meta en  tres o cinco años: un despacho más grande, buscar una secretaria, colaboradores. Sueña. Programa tu ilusión. ¿Donde quiero llegar como abogada o abogado? Tu esfuerzo de cada año ha de formar parte de un proyecto mayor: Disfrutar con tu trabajo.

Diez ideas para trabajar mejor en casa.

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estres-en-el-trabajoLas ideas que comento a continuación, son sugerencias para adaptarlas a tu caso. Recuerda que en el día a día de cada uno, influyen muchas circunstancias personales y profesionales que solo tú debes valorar.

Mi primer consejo es que procures adaptar tu trabajo a tu familia. No al revés. Tu familia es antes que tu trabajo. 

Ten presente que al tener el despacho en casa, realizas dos tareas: tu familia y tu trabajo. Por eso es más preciso programar tu actividad.

3º Haz pequeñas pausas cuando cambies de actividad. Ayudar con los deberes a tus hijos y ponerte de inmediato a trabajar en el despacho o al revés, puede resultarte agotador. Por eso te recomiendo que cuando pases de una a otra actividad, te tomes un respiro: cinco o diez minutos bastan para descansar, relajarte, salir a la calle un momento, poner música a tope y bailar con tu hijo como una loca delante del espejo, cantar la canción utilizando la cuchara de micrófono…

Disfrutar unos instantes de la vida, te ayudará a interrumpir las dos tareas y te permitirá disfrutar de la nueva actividad. Tomar conciencia del descanso, aumenta la eficacia de tu rendimiento.

3º.- Haz ejercicio. Procura apuntarte a un gimnasio, salir a correr, hacer deporte es esencial cuando el trabajo y la familia se juntan. Te permitirá mantenerte en forma. El ejercicio y el deporte son la pilas de tu ánimo y de las ganas de vivir.

4º Sal a la calle. Cuando tienes el despacho en casa, corres el riego de pasar días enteros sin salir de casa, sobre todo te emperezas en invierno. Por eso queda, compra, pasea. SAL.

4º Programa tu día, tu semana, tu mes: Sobre este tema puedes ver con más detalle la gestión del tiempo del abogado II . El método que te propongo consiste en la planificación diaria, la planificación semanal y la planificación mensual.

Planificación diaria: Para mí, una de las cosas más satisfactorias del día es la revisión de la agenda con el primer café: antes de levantar a los enanitos del bosque, planifica tu día. Disfrutarás mucho más en su ejecución.

La planificación semanal: Los viernes por la tarde y los lunes por la mañana, son días muy importantes para la gestión de la agenda. Prever y anotar la preparación de cada evento y solucionar sus conflictos, te permitirá disfrutar de tu trabajo y de tu familia.

La planificación mensual: consiste en repasar los señalamientos y eventos que tendrás en el mes siguiente. Y programar con tiempo su ejecución.

5º La flexibilidad como norma. Te ayudará a vivir más feliz. Si conviertes el horario en un azote, pierde su finalidad: Ser más feliz en tu trabajo.

Si una circunstancia familiar interrumpe o retrasa tu trabajo, hay que buscar alternativas, remodelar tu horario, pedir ayuda. Lo mismo que si un evento de tu trabajo se retrasa y colapsa tu agenda personal. El horario es una herramienta que te ayuda a gestionar tu vida, no dejes que te atormente su cumplimiento.

A mí me resulta muy útil:

  • Prever los conflictos de agenda: Si tienes un juicio a las 12,30, debes prever que muy probablemente no llegarás a recoger a tu hijo a las 13,30 al colegio. Pide ayuda a tu pareja, abuelos etc. (No hay nada más falso que la hora de inicio de un señalamiento)
  • Las alarmas o avisos:
    • En cada evento importante debes programar una alarma.
    • La alarma debe avisarte con antelación suficiente. Ten presente donde estarás antes del evento y calcula lo que te costará llegar.
    • Si hay un cambio y suena con demasiada antelación retrasa la alarma con la opción “posponer”.
    • El sonido de la alarma debe ser agradable: se trata de recordar algo, no de que te dé un infarto.

6º La Agenda única: En “La gestión del tiempo parte I”, te explico la conveniencia de tener solo una agenda para todo. De lo contrario puedes programar una reunión importante el día de la fiesta del cole de tu hijo. Por eso también debes anotar los eventos familiares en la agenda única.

7º Pon tu horario semanal en la nevera: Es una forma visual y práctica de adaptar los señalamientos de tu trabajo con los eventos de la vida familiar.

8º Utiliza la agenda del móvil Te servirá para ser más eficaz y no olvidar los eventos. Si utilizas la agenda de Outlook, acuérdate de sincronizar la agenda del despacho conectándolo al Ordenador.

¡A ver quién gana!” Motiva a tus hijos para que ayuden en casa. Los críos son muy competitivos. Yo aprovechaba esta circunstancia para hacer carreras con ellos y lograr que hicieran deprisa aquellas tareas que más les cuesta. Por ejemplo: ponerse el pijama, recoger los juguetes o meterlos en la cama. Si solo tienes uno, compite tú con él, o juega a batir su propio record, cronometrándole el tiempo.

free10º Disfruta. No dejes que el estrés de tu trabajo se imponga en tu vida. Se consciente de las ventajas de poder trabajar en pijama.

Convierte en ilusión… cada mañana.

LA GESTIÓN DEL TIEMPO DEL ABOGADO, PARTE II

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2013-12-06 12.49.04-1

Lo que te propongo a continuación es una técnica  basada en la práctica diaria, aprendida en cursos y teorías fundidas en mi experiencia. No es una verdad absoluta. Solo  es lo que yo hago, pero creo que te puede ayudar.

Clasificar, programar, ejecutar.

Para trabajar con eficacia te propongo que comiences por clasificar la tarea ha realizar, para después programar su ejecución y finalmente  ejecutar lo programado, cuando y como lo hayas previsto.

Estos tres pasos son fáciles y sencillos de aprender. Dan prioridad a tus criterios de preferencia y facilitan enormemente su ejecución. Los dos primeros pasos (clasificar y programar), los realizas de forma casi simultánea. Cuando anotes en la agenda un evento, lo clasificas mentalmente y al anotarlo, lo harás en el momento más oportuno para ejecutarlo, con la prioridad correcta y la información necesaria.

I) CLASIFICAR:

 Los eventos de tu vida son: 

a)  Personales.

b)  Profesionales.

A su vez estos eventos puedes ser:

1) Importantes.

2) Urgentes.

3) O Ambos.

En cuanto a su ejecución: L@s abogad@s nos encontramos con estos tipos de eventos:

1)   Señalamientos: Tareas que se ejecutarán un día concreto a una hora prevista: (Lo de la hora suele ser un eufemismo.)

2)   Plazos: Tareas que hay que realizar a lo largo de un tiempo determinado y hasta un día concreto. (Aviso: los plazos se componen de varios días, además del último.)

3)   Tareas necesarias: Tareas que hay que realizar necesariamente en algún momento no determinado (Notificar una sentencia definitiva a un cliente, darle el antibiótico a tu hijo, estudiar una reforma legal o cortarte las uñas de los pies.)

4)    Tareas convenientes: Tareas que debes ejecutar en algún momento, sin un plazo ni momento determinado. (Realizar actividades de promoción, aprender nuevas técnicas de marketing  profesional, mejorar la utilización del programa de gestión, del móvil etc.).

Algunos consejos para clasificar los eventos:

1) El valor de lo importante lo defines tú. Es importante que recuerdes darle el antibiótico a tu hijo o que te pares a pensar, de vez en cuando, en tu proyecto personal y profesional. Si comenzaste a ejercer sin saber a donde querías llegar, nunca sabrás si has llegado. Tampoco sabrás donde estás. Definir tu proyecto es necesario para definir lo importante para ti. Programar su seguimiento te ayudara a alcanzar el destino.

2) Lo urgente viene de la mano del olvido. De una mala programación. Si no anotas los eventos, no programas su ejecución. Los actos más rutinarios, se pueden poner la chaqueta roja del olvido y plantarse en tu vida de repente, reclamando toda tu atención. Dejarás de hacer lo importante para convertirte en abogado  bombero, (apagando fuegos todo el día)

3) Delegar. Muchas cosas del día a día, nos empeñamos en hacerlas nosotros cuando las podemos delegar. Piénsalo cuando estés fotocopiando un expediente o haciendo escritos urgentes sin ninguna trascendencia o perdiendo la mañana en el juzgado para fotocopiar unos autos. Si estas sol@ pide ayuda, seguro que algún compañero pasará la mañana en el Juzgado, suspendiendo o esperando la vista de su juicio y te podrá ayudar.

4) La programación ha de ser rigurosa.  Debes esforzarte por anotar TODOS los eventos. De ella depende tu tranquilidad y tu buen hacer profesional.

5) La programación debe ser realista, es decir: de ejecución posible en el tiempo asignado.

6) La programación debe ser completa: debes anotar tanto los eventos profesionales como los  personales de la vida.

II) PROGRAMAR

A) Señalamientos: 3 pasos.

  1. Anota en la agenda la fecha del Señalamiento: incluyendo la hora, el lugar, Juzgado dirección, nº procedimiento, teléfonos de juzgado, del cliente y del procurador. Si lo anotas desde el programa de gestión del despacho, estos datos se grabarán automáticamente.
  1. Programar una alarma que suene en el móvil el día del evento con la holgura  suficiente para: llegar al juzgado, aparcar, coger la toga, buscar al cliente etc. Un consejo: No apures, llegar con el tiempo justo da muy mala imagen profesional y es la principal causa de estrés en este trabajo. En estos casos anotar los teléfonos de contacto es muy útil para avisar de un retraso.
  1. Programar el aviso para preparar el evento. Cuanto más complejo más tiempo. Anota también si debes quedar con el cliente y programa la reunión. Casi todos los programas de gestión profesional, al anotar el evento, requieren al usuario para que anote también la fecha del aviso.

Ten presente que hay plazos para proponer la prueba: en el verbal civil tres días desde la notificación del señalamiento (Art. 440.1 LEC); en social con al menos cinco días de antelación al juicio. (art. 90.3 LJS).

B) plazos: 2 pasos.

  1. Anotar el fin del plazo. (mi consejo es que anotes el fin del plazo del computo ordinario, no el día de gracia previsto en el 135 de la LEC.)
  1. Anotar el día o días para  ejecutarlo. NUNCA EL ÚLTIMO DÍA. Y cumple su ejecución como si fuera un señalamiento. Busca el momento adecuado dentro del plazo y ¡CÚMPLELO!

C) eventos necesarios:

Programar estos eventos es imprescindible. Muchas veces no lo hacemos confiando en nuestra memoria. Pero olvidar una actuación necesaria, puede comprometer tu responsabilidad profesional gravemente, o la salud de tu hij@, si olvidas darle el antibiótico.

Como anotar estos eventos:

1) Lugar y tiempo deben estar vinculados. Piensa lo que requiere el evento. Debes programar la hora cuando estés en el lugar apropiado: donde tengas todo le necesario para ejecutar el evento.

Por ejemplo: minutar un asunto, debes prográmalo cuando estés en el despacho y puedas acceder al expediente. Si dejaste a tu hijo con tu suegra y quieres recordarle que le dé el antibiótico, programa un aviso a la hora e incluye el teléfono para llamarle. Cuando suene la alarma en tu móvil, tendrás también el número en el aviso y pulsando largo sobre el número, se realiza la llamada. (En casi todos los móviles).

Si esta tarea requiere varios días, búscalos en la agenda y anótalos a la hora que estés en el lugar adecuado con la información necesaria.

2)   Hay tareas necesarias que se pueden ejecutar en tiempos muertos, con independencia del lugar.

Por ejemplo: leer una reforma legal o un artículo que te interesa, lo puedes hacer en el Autobús o en el metro. La anotación debe contener el enlace de internet, o descárgatelo en el móvil para poder leerlo.

D) eventos convenientes:

Estos eventos no son actividades imprescindibles. Probablemente sino los haces no pasara nada. Y eso, precisamente eso, es lo peor que te puede pasar: ¡NADA!

Todos los eventos anteriores son en su mayoría obligaciones, tanto profesionales como personales. Ahora te propongo que programes tus ilusiones.

Que programes a donde quieres llegar en tu trabajo y programes periódicamente verificar donde estás y cuanto te falta.

Que te plantees lo que te gustaría hacer con tu vida y periódicamente compruebes si lo estás logrando.

Como programar estos eventos

Crear rutinas para verificar tus proyectos resulta muy eficaz. Programa el evento y crear una repetición para todos los meses, cada tres meses, o cada cuanto tú consideres, pero hazlo.

Verificar su cumplimiento te llevara por donde tu quieras ir en tu profesión, en lugar de llevarte ella por  donde  quiera.

 

III) EJECUCIÓN:

Lo que te propongo a continuación son los criterios que yo utilizo para ejecutar el trabajo que tengo cada día. Algunos de estos criterios están basados en  las ideas de David Allen http://www.gtdtimes.com/, y su teoría GTD (Getting Things Done)  de su libro “organízate con eficacia”, pero adaptados al trabajo diario del abogado.

De todas las técnicas y métodos de trabajo hay algunas útiles y otras no. Después de equivocarme mucho te resumo lo que a mí me ha dado buen resultado:

1)    Hacer una lista de tareas.

2)    Priorizar la ejecución.

3)    Comenzar por lo que estoy más inspirado.

4)    La regla de los dos minutos, para algunas actividades.

 

Lista de tareas.

Lo primero que hago por la mañana, cuando llego al despacho es encender el ordenador, conectar el móvil al ordenador (se sincroniza automáticamente la agenda al enchufarlo), abrir la agenda y confeccionar la lista de tareas de ese día.

En un papel anoto todo lo que hoy tengo que hacer en el día, no importa el orden, eso viene luego. Si en ese momento recuerdas llamadas, gestiones o tareas que debes realizar, con o sin urgencia, anótalas en la lista de tareas. Es el momento de vaciar la cabeza de todo lo que sabes que hay que ejecutar y te genera ansiedad. Puedes hacerlo directamente en la lista de tareas del ordenador, (si usas Outlook, la lista de tareas esta dentro del programa. (1)

Si lo anotas en un papel, debes pasarlo al ordenador. Si no lo pasas, no registrarás lo que has hecho cada día, y esto es muy importante para minutar.

(1)Puedes consultar como anotar tareas aquí: http://office.microsoft.com/es-es/outlook-help/crear-tareas-y-elementos-de-tarea-HA010354415.aspx#BM2

Priorizar la ejecución.

Cuando termines la lista enumera el orden de su ejecución.  Pon al lado de cada tarea, el número de orden por el que la vas a ejecutar. En el ordenador puedes alterar el orden pinchando y arrastrando la tarea hasta el lugar de la lista que quieras.

Criterios de ejecución:

1º lo urgente e importante.

2º lo urgente.

3º lo importante.

Comienza por lo que estés más inspirado:

Si hay varias tareas de igual urgencia o importancia, comienza por la que estés más inspirado. Empezar haciendo lo que más te apetece es una inmejorable forma de comenzar el día. Aprovechar la inspiración favorece su  ejecución.

La regla de los dos minutos. Consiste en ejecutar de forma inmediata aquellas tareas sencillas que puedes hacer en menos de dos minutos. (El tiempo de dos minutos es orientativo, se trata de tareas que se pueden ejecutar con rapidez.).

Esta es una de las reglas de David Allen, pero: ATENCIÓN, esta técnica puede hacer que pases la mañana haciendo cosas “supuestamente” breves y dejar de hacer lo importante. Por eso, si inicias una tarea y compruebas que requiere de más tiempo de lo previsto, anótala y pasa a la siguiente.

Es útil esta regla, cuando tienes en la lista de tareas varias cosas sencillas, como llamadas, escritos de tramite, etc. y otras que requieren toda tu concentración. Por ejemplo un recurso, o un escrito complejo.

A la hora de priorizar la ejecución, realiza primero las tareas sencillas y deja para el final lo que requiere más atención.

La razón es que cuando realizas todas las cosas sencillas pendientes, descargas la mente de tensión y la capacidad de concentración aumenta considerablemente. Por el contrario, si estás haciendo un recurso complejo y sabes que hay muchas cosas por hacer, tu concentración disminuye.

Algunas herramientas útiles que te pueden ayudar a organizar tu trabajo son el Dropbox (https://www.dropbox.com/) o Evernote, (https://evernote.com/intl/es/). Programas de almacenamiento en una “nube virtual”, ambos gratuitos que te permiten consultar lo que guardes allí por internet, con cualquier dispositivo.

En el primero puedes subir todo un expediente con todos sus documentos y escritos, compartirlo con otro compañero, o para seguir trabajando en tu casa, en el tren o donde quieras. En el segundo puedes archivar un artículo o una sentencia vista en internet, archivar tarjetas de visita haciéndoles una foto, un pdf, archivar notas de voz etc.

Espero que todo esto te sea útil y que te ayude a disfrutar de tu trabajo y de tu vida.

Saturnino Solano