IDEAS PARA MEJORAR TU DESPACHO

El orden en la mesa del abogado

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Antes de que empieces  a leer lo que te voy contar, me gustaría que observes tu mesa de trabajo tal y como está. Con  tu móvil, hazle una foto y mírala.

Ahora dime: ¿Qué sensación te transmite la foto? ¿Te atreverías a publicarla?

¿Que hay en tu mesa de trabajo?

¿Necesitas tener todo eso en tu mesa, para trabajar?

Tu mesa de trabajo es como tu laboratorio. En ella pasas la tercera parte de tu vida. (al menos ocho horas de cada día) De ella dependen tus ingresos y tu prestigio. Si no te sientes a gusto trabajando, tarde o temprano sentirás ganas de abandonar la profesión o, peor aun, el desorden te pasará su factura, en forma de sanción por responsabilidad profesional, cuando pierdas un documento, se te pasen los plazos o te olvides recurrir esa sentencia que quedó olvidada debajo del desorden de tu vida.

KAOS DE PAPELESVer tu mesa, al comienzo de la mañana llena de papeles, ceniceros rebosantes de colillas, vasos vacíos y rodales de café, incluso restos de comida… es reflejo evidente de que algo dentro de ti funciona mal.

Hasta que el inconsciente no se haga consciente, el subconsciente dirigirá tu vida y tú le llamarás destino.” (Carl Jung )

Aunque me repita más que el ajo, el orden para el abogado, es un requisito esencial en el ejercicio de la profesión. Tan importante como el conocimiento.

No es un capricho o un aderezo que da brillo a tu trabajo. Sin orden no se puede ejercer la profesión de abogado.

El Desorden ralentiza tu trabajo, te hace sentir a disgusto contigo mismo sin saber por qué. Empolva tus alegrías.

Esto no lo enseñan en la facultad. Tampoco  sé de ningún seminario o curso que lo enseñe. Lo enseña el error. El perder una tarde de trabajo buscando un documento, mientras la amargura va desbordando tus emociones  y tus pensamientos no paran gritar que así no se puede funcionar.

No esperes a que el desorden te haga daño. Reacciona.

¿Que es necesario tener en la mesa?

LUZ: una lámpara que ilumine la zona de trabajo y no te dé sombras cuando escribas, para lo cual debe estar a tu izquierda si eres Diestro y a tu derecha si eres zurdo, para que la sombra de tu mano no te moleste al escribir, aunque esto, hoy en día,  es muy relativo dado que: a) la mayoría de las veces escribes en el teclado del ordenador, no a mano. Y b) puedes tener luz de ambiente o colgando sobre la mesa que ilumine suficientemente tu zona de trabajo, sin ocupar espacio en tu mesa.

ESCRITURA: Bote de lápices:  Bolígrafos y rotuladores para subrayar, que funcionen, lápices con punta. Etc.

Si no escriben tíralos. Hoy con el uso de la informática, los bolígrafos corrientes han bajado los precios estrepitosamente, un bolígrafo que no escribe no sirve para nada. La basura no  es un recuerdo. Los recuerdos no se guardan en el bote de lápices. (Yo tuve muchos años en el bote, un bolígrafo de Fátima que me regalo mi tía Carmen. Jamás funcionó, pero los pastorcitos seguían cayendo por la capsula de agua, junto a unas pelusas que imitaban la nieve.)

También venden unas bandejas muy útiles para guardar todo esto en el cajón de la mesa. Los clips, grapadora, taladradora, puedes tenerlos en la mesa, pero no es necesario que estén encima, sino guardados en un cajón. Piensa un momento: ¿cuantas veces al día, usas la grapadora o la taladradora?

COMUNICACIÓN: Un teléfono fijo, si es que aún lo utilizas, o tu teléfono móvil. El teléfono fijo, sigue siendo útil para comunicarte con las demás personas de tu despacho o de tu casa, cuando tienes el despacho en ella.

LA AGENDA: para anotar los señalamientos y próximas reuniones, aunque yo prefiero tener la agenda en el móvil y en el ordenador, sincronizadas ambas de forma permanente con el programa de gestión.

ALGO PARA TOMAR NOTAS: digo algo, por que puede ser un bloc de papel, tu IPad, o el portátil.

NADA MÁS.

Necesario para trabajar, no hay nada más. El ordenador, si es portátil, lo puedes poner y quitar, si es un pc, mi consejo es que lo ubiques en una mesa auxiliar. Puedes poner fotos de tu familia, macetas con flores… decora a tu gusto una vez limpies y ordenes tu mesa de trabajo con aquello te motive y te aporte ilusión en tu trabajo

Me dirás: ¿Donde guardo los papeles, los  expediente etc.… Encima de tu mesa de trabajo, NO, por supuesto. Encima de las sillas o las mesas auxiliares tampoco. ¿Entonces? En un archivador.

Tal vez te interese este artículo sobre  el orden de los expedientes.

Atrévete a ordenar tu mesa.

ANTES DE EMPEZAR A TRABAJAR: cómprate un montón de carpetas, un una bolsa grande de basura y un buen rotulador.

Vacía completamente tu mesa, siguiendo la regla de los tres montones: Coloca todo lo que hay en tu mesa en estos tres montones:

  1. ELIMINAR (basura)
  2. ALGUN DÍA (cosas que pueden ser necesarias en otro momento y que sea interesante guardar: una revista con un artículo de un asunto parecido a uno que llevas, una sentencia importante etc. )
  3. HACER (TODO LO QUE IMPORTA Y DEBES ARCHIVAR Y CONSERVAR, Expedientes documentos de asuntos etc.).

Ve colocando cada cosa que hay en tu mesa en su montón. Cuando la mesa este vacía, tendrás la bolsa de basura llena y dos montones. El montón de algún día, y el de hacer.

El montón de algún día, define tu forma de ser. Observa lo que has puesto en él y haz un ejercicio de honestidad contigo mismo. De todo ese montón, seguro que hay cosas que realmente nunca utilizaras.  Es el momento de ser exigente contigo mismo. Si guardas cosas inútiles, terminarás por no tener sitio. Mira la basura y, lo que no vayas a utilizar, TÍRALO.

Los papeles que realmente te interesen para algún día,  puedes guardarlos de dos maneras. Los referentes a asuntos concretos, (revistas con un artículo sobre clausula suelo, por ejemplo, o una fotocopia de una sentencia de caso similar), mi consejo es que lo archives en la carpeta del asunto que te puede ser útil y donde de verdad lo necesitarás.  Ademas, cuando tengas otro asunto similar, te será mucho mas fácil recordar que, en aquella carpeta del asunto similar, tienes esa sentencia o aquel artículo.

Las demás cosas, del montón de algún día, guárdalas en carpetas por materias  con el lema común: ALGÚN DÍA.

DURANTE EL TRABAJO

Cuando te pones a trabajar si, aun utilizas expedientes en papel, ten en cuenta estas sencilla reglas:

1º) Cuida el orden interno de  expediente.

2º) Si precisas consultar otro expediente, NUNCA lo abras nunca encima del anterior, cierra el primero para abrir el otro. Si no cuidas este detalle, los papeles de un expediente, acabarán mezclados en el otro y te volverás loco buscándolos.

3º) Cuando termines con un expediente, antes de  cambiar de asunto, ordena los papeles antes de cerrar la carpeta.

AL TERMINAR CADA DÍA:

RECOGE: Los papeles a su carpeta y ordenados. Los expedientes al archivador. Los lápices, bolígrafos, rotuladores etc. A su bote o a su cajón.

Deja tu mesa de modo que cuando vuelvas por la mañana,  la encuentres limpia y dispuesta para empezar de nuevo con ganas. Lograr que tu mesa de trabajo te haga sentir a gusto, depende de este pequeño detalle.

Recoger es la última tarea del día. Este pequeño esfuerzo es la ilusión del comienzo de mañana.

Se tú, el cambio que quieres ver en tu vida.

Que los disfrutes.

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5 PASOS PARA EVITAR AGOBIOS EN TU AGENDA

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Divide-y-Venceras

En las tareas del abogado surgen con frecuencia, determinadas actividades que, por su complejidad, requieren de un mayor esfuerzo y dedicación.  Me refiero por ejemplo, a una demanda compleja, un recurso de casación o apelación complicado, o la  creación de un despacho virtual entre varios compañeros.

Normalmente, las tareas sujetas a plazo,  los abogados solemos ejecutarlas de golpe, siempre los últimos días, concentrando durante este tiempo, todo nuestra esfuerzo y dedicación a esta única tarea, por lo que se deja de atender todo lo demás, provocando el colapso de la agenda y un estrés considerable.

Para evitar esta situación, voy a comentarte la técnica del troceado o desmenuce que consiste, básicamente, en descomponer las tareas complejas en sus diversas partes, programando después su ejecución a lo largo del plazo concedido para ejecutarlo y realizarlo poco a poco, compaginando la ejecución de cada parte, con las demás actividades diarias.

Ventajas:

1. Evitas los tapones y el colapso de agenda que suelen ocurrir, cuando pasas una semana con una sola tarea.

2. El hecho pensar  primero las partes de lo que vas a ejecutar, supone una labor de análisis que te genera una visión del conjunto, esencial para su posterior ejecución. Analizas serenamente todo el proceso, desgranando las partes del conjunto y  logrando así una mayor eficacia en la ejecución.

Cuando descompones una tarea, comprendes mucho mejor la finalidad de cada parte, su importancia o intrascendencia. Enfrías el proceso de tu subjetividad profesional y das al resultado el impacto de la excelencia.

3. En tercer lugar, la perspectiva que alcanzas con esta técnica, te permite priorizar y delegar las partes del trabajo, dando al conjunto una mayor serenidad y eficacia.

4. Evitas la pereza o procrastinación inconsciente: procrastinar (del latín procrastirnare) es posponer, retrasar indefinidamente la ejecución de una tarea o actividad.

Cuando te enfrentas a una tarea que tu cerebro juzga descomunal o compleja, nunca hay tiempo para empezarla. Cada vez que te lo propongas, tu subconsciente te sugerirá mil excusas diferentes para que, eso que requiere todo tu esfuerzo y concentración, no lo hagas. Sin embargo, ejecutar una pequeña parte de ese “todo” (releerte la demanda por ejemplo), como primera parte del proceso, es algo sencillo y concreto que te resulta más fácil para empezar.

  • Por último, con este método generas ilusión en momentos de bajón, al ver que es posible lo que ates te parecía inalcanzable.

LOS PASOS  :

Check-List-curricular1º Enumera.

Descomponer las diferentes tareas que debes realizar es un proceso de análisis. Primero escribe en un papel todo lo que se te ocurre respecto a la ejecución de la tarea y, cuando digo todo, me refiero a eso: A TODO.

Luego vendrá el analizar cada parte en su importancia y urgencia, incluso suprimirla por su inutilidad, pero para ello, debes enumerarla primero.

Para que me entiendas cuando me refiero a TODO, te propongo como ejemplo las diferentes tareas que sueles hacer cuando te planteas recurrir una sentencia perdida.

  • Leer el fallo de la sentencia, y ponerte de mal humor.
  • Mandar la sentencia al cliente, quedar con él.
  • Valorar los costes del recurso.
  • Leer demanda y contestación de la demanda. (querella y escritos de acusación y defensa)
  • Repasar las pruebas practicadas, visionar grabaciones de los juicios.
  • Leer de nuevo la sentencia. Y detectar los posibles motivos para recurrirla.
  • Pedir aclaración de sentencia
  • Buscar jurisprudencia de cuestiones procesales y del fondo del asunto.
  • Planificar los motivos del recurso.
  • Comentar ideas con otro compañero.
  • Redactar el recurso.
  • Repasar la redacción.
  • Presentar el recurso

Todas estas tareas y alguna más que podría añadirse, son las que debes enumerarte para seguir adelante.

2º Prioriza Cuando tienes la lista delante y sabes que tareas son más importantes, cuales te son más fácil y atractivas de ejecutar que las demás, puedes decidir y programar mejor su ejecución. Enumera  cada parte por  el orden que vas a acometer la ejecución,

1.- Leer el fallo de la sentencia y ponerte de mal humor.

3.- Mandar la sentencia al cliente, quedar con él.

2.- Valorar los costes del recurso.

4.- Leer demanda y contestación de la demanda. (querella y escritos de acusación y defensa)

7.-Repasar las pruebas practicadas, visionar grabaciones de los juicios.

5.- Leer de nuevo la sentencia. Y detectar los posibles motivos para recurrirla.

6.- Pedir aclaración de sentencia

8.- Buscar jurisprudencia de cuestiones procesales y del fondo del asunto.

9.- Planificar los motivos del recurso.

10.- Comentar ideas con otro compañero.

11.- Redactar el recurso.

12.- Repasar la redacción.

13.- Presentar el recurso

3º Planifica su ejecución. Es el momento de distribuir en la agenda la ejecución de cada parte del proyecto para acometerla cada día. Busca los días y horas en tu agenda que mejor te acomode para cumplir con cada tarea y CÚMPLELO.

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4º Delega y adjudica cada tarea. Si estas solo, puedes entrar en los grupos de Fb, Twitter, linkedin y  preguntar si alguien puede aportarte sentencias de casos similares, ideas o sugerencias: COMPARTIR es una de las grandezas de esta era de la comunicación. Seguro que en poco tiempo obtienes muchísimas sugerencias que te empujarán en la ilusión de tu proyecto. Cuando troceas primero, controlas mucho mejor su ejecución. Te sientes dueño de cada momento, el enfoque del conjunto crece en el trabajo, generando mayor concentración y eficacia, en lugar de trabajar con el estrés y la presión del último día.

chica duda teclear

5º Analiza, compara, diseña: PENSAR PARA ESCRIBIR, en lugar de escribir para pensar, (que es lo que hacemos la mayor parte de los abogados del mundo). La perspectiva que obtienes al ver las partes del conjunto, te permite planificar mejor las ideas y como estructurarlas. Después, cuando das forma con palabras a lo que primero surgió de las ideas, el texto goza del privilegio de la distancia. Surge así la elocuencia,  la perspectiva que dará al  conjunto, el valor de la eficacia.

Consejo: Seguimiento y control de ejecución: En los proyectos de larga duración, cuando delegas partes importantes del conjunto, es necesario planificar el seguimiento. Programa reuniones periódicas  del equipo para analizar el conjunto de la ejecución, parar para ver donde estás, donde querías llegar y corregir, en su caso, el rumbo del proyecto. Esta tarea es imprescindible si quieres tener éxito.

DISFRUTAR EN EL TRABAJOPor cierto, el éxito, igual que el fracaso, son percepciones sociales del proceder humano. No te dejes engañar. Lo mejor de tu trabajo lo tienes en tu satisfacción personal de cada día. Si mantienes viva la ilusión por  cada  instante, tu trabajo se convertirá en una fuente inagotable de satisfacción personal.

 

LA ACLARACIÓN DE SENTENCIA Y LA INTERRUPCIÓN DE LOS PLAZOS PARA RECURRIR

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Nota: al final del artículo puedes encontrar dos formularios de aclaración y completación.

Cuando se pierde una sentencia, te enfrentas a los siguientes retos:

  • proposicion de prebasTú y tu estado emocional alterado.
  • Tu cliente y su frustración por no obtener el resultado apetecido.
  • Las posibles consecuencias económicas del resultado adverso para tu cliente. No cobra y debe pagarte a ti y tal vez, también las costas del adversario.
  • Las dificultades que se presentan, de repente, para cobrar a tu cliente, al haber perdido el pleito
  • El estudio de lo actuado, del proceso, el análisis global de lo pedido y denegado.
  • El coste económico y de esfuerzo de un posible recurso.
  • Tu cansancio por la lucha con el mismo tema tanto tiempo y tener que seguir peleando.
  • El agobio y el estrés que supone añadir un plazo más a tu agenda.

Lo que a continuación te propongo no es una solución al pasado.

Si algo he aprendido es que el pasado solo existe en la mente como recuerdo. Nada más.

En esos momentos en que la cabeza se siente aturdida por el resultado adverso del pleito, lo que más falta hace es TIEMPO:

agenda-personal-aumentar-productividad-admini-T-xzirhqTiempo para serenar tu mente, ordenar tus ideas y plantear tu estrategia.

Tiempo para comunicar lo sucedido al cliente y compartir con él tu estrategia.

Tiempo para recuperar la esencia de ser objetivo y ver las cosas desde su centro.

Tiempo, en la jurisdicción social o en los desahucios, para que tu cliente pueda lograr un aval por el importe de la condena, y poder, así, anunciar el recurso dentro de plazo.

Por ello lo primero que debes saber es que al solicitar la aclaración de la sentencia, o de cualquier resolución judicial, se suspende los plazos para recurrir.

Ventajas e inconvenientes de la aclaración de sentencia

Entre las principales ventajas de la aclaración de sentencia, como ya te he dicho es que suspende los plazos para recurrir.

– Es un tramite rápido y sencillo

– Te permite aclarar dudas y omisiones de la sentencia, sin necesidad de interponer un recurso,

-La aclaración no tiene naturaleza de recurso, sino de acción declarativa, que completará lo omitido en la resolución judicial aclarada

-No tiene prevista la imposición de costas, en el derecho español.

Inconvenientes:

Puedes retrasar el asunto.

Puedes complicar un posible recurso contra la sentencia.

Suele tener un plazo muy corto (de dos días para la aclaración de errores materiales, (214 Lec), o de cinco días para solicitar la adición de aquellas cuestiones que, siendo objeto de las pretensiones de las partes, se han omitido en la resolución que se aclare. (215 Lec.).

SUSPENSIÓN DE LOS PLAZOS PARA RECURRIR.

El Art. 267 de la ley Orgánica del Poder Judicial en su nº 9 dice:

“Los plazos para los recursos que procedan contra la resolución de que se trate se interrumpirán desde que se solicite su aclaración, rectificación, subsanación o complemento y, en todo caso, comenzarán a computarse desde el día siguiente a la notificación del auto o decreto que reconociera o negase la omisión del pronunciamiento y acordase o denegara remediarla”.

Esto sucede, no solo en nuestro ordenamiento jurídico, sino también, en casi todas las legislaciones del derecho comparado. La razón de ser de esta paralización de los plazos procesales para recurrir es que, desde que se pide y hasta que se aclare, o no, la resolución, esta puede sufrir cambios o modificaciones y, por ello, la resolución que se pretende aclarar, no está completa. No alcanza la condición de resolución definitiva, si se trata de sentencias u otras resolución que resuelven, en último término, sobre las pretensiones de las partes, hasta que el órgano judicial que la dictó decida si procede o no su aclaración.

En este sentido puede verse Aclaración y corrección de Resoluciones Judiciales (Clarification and correction of judgments Juan Morales Godo Pontificia Universidad Católica del Perú).  Revista de la Maestría en Derecho Procesal, Vol. 5(1), 2014 (ISSN 2072-7976) [47]. O también El Art- 359 del código federal de procedimientos penales de México. “La aclaración propuesta interrumpe el término señalado para la apelación”. 

Tipos de aclaración de sentencia y plazos para pedirlas:

Aclaración de errores materiales: el artículo 214 de la ley procesal civil española (LEC) establece un plazo de 2 DÍAS HABILES para solicitarla, desde la notificación de la resolución. Indicando que los errores materiales, manifiestos y aritméticos, podrán rectificarse en cualquier momento.

La adición de extremos solicitados en la demanda o reconvención y no resueltos por la sentencia.

El art. 215 de la ley procesal española (LEC), y el 267 nº 5 de la Ley orgánica del poder judicial (LOPJ), establecen diversos supuestos en los que cabe plantear este trámite para remediar:

  1. Las omisiones o adición de cuestiones precisas para llevar a efecto estas resoluciones 2 días, sin traslado a la otra parte.
  2. la omisión de algún pronunciamiento debidamente planteado y sustanciado en el proceso. En este caso se puede solicitar la petición dentro de los 5 días desde la notificación, previo traslado de alegaciones a las demás partes.
  3. Del mismo modo procederán los secretarios (hoy letrados de la administración de justicia,) para aclarar decretos o Diligencias de ordenación.

Mediante esta posibilidad, se permite que el tribunal pueda remediar incongruencias omisivas de sus resoluciones sin necesidad de recurrirlas, pudiendo entrar a resolver el juez o tribunal, aquellas cuestiones que, habiéndose alegado en su momento por las partes, no se hubieran resuelto en la resolución del juez o tribunal.

Los límites de la aclaración:

El mismo art. 215 lec, y 267 nº 5 Lopj, establecen como limite de esta adición a la sentencia, la rectificación de cuestiones que afecten al fondo del asunto o cambien el sentido de lo ya resuelto, pero, si pueden adicionarse cuestiones omitidas y planteadas oportunamente por las partes, como por ejemplo, la condena en costas, la condena a determinado tipo de interés (como los del art. 20 de la Ley de contrato de seguro del 20%, para las compañías aseguradoras etc.).

Sobre la rectificación de errores materiales manifiestos, nuestro Tribunal Constitucional, ha considerado como tales aquellos errores cuya corrección no implica un juicio valorativo, ni exige operaciones de calificación jurídica o nuevas y distintas apreciaciones de la prueba, ni supone resolver cuestiones discutibles u opinables, por evidenciarse el error directamente al deducirse, con toda certeza, del propio texto de la resolución judicial, sin necesidad de hipótesis, deducciones o interpretaciones (SSTC 231/1991, de 10 diciembre, FJ 4 -EDJ 1991/11700-; 142/1992, de 13 octubre -EDJ 1992/9923-).

RECUERDA:

  • cualquier tramite procesal esta sujeto a la buena fe.
  • No pretendas cambiar el fallo de la sentencia mediante la aclaración.
  • La aclaración no de pretender resolver lo que va a ser un motivo de recurso.

RECURSOS: Contra la resolución que decida aclarar o no, una sentencia u otra resolución judicial, no cabe recurso alguno.

Ahora bien, los recursos que procedan serán los que, en su caso, se puedan plantear contra la resolución aclarada, impugnándose igualmente por esta vía, como parte integrante de la misma, la impugnación de la aclaración; es decir, se podrá recurrir, si procede, la resolución en su conjunto que ahora constará de dos partes, la sentencia o resolución primeramente dictada y también, la resolución aclaratoria, como adición a la misma, decida aclarar o no, la primitiva resolución.

De hecho cuando proceda aportar copia testimoniado de la resolución recurrida, como por ejemplo en algunos recursos de casación, deberás pedir al tribunal que te expida testimonio de ambas resoluciones, la primera y también de su aclaración.

Aquí te dejo una plantilla de solicitud de aclaración de sentencia, tanto para la rectificación de errores, como para la adición de cuestiones planteadas y omitidas. En ambos casos, mediante otrosí, se recuerda al tribunal que, según la ley orgánica, la solicitud de aclaración o completación, suspende los plazos para recurrir.

FORMULARIO ACLARACIÓN DE ERRORES MATERIALES 214 LEC

FORMULARIO ACLARACIÓN ADICIÓN COMPLETACIÓN DE PRETENSIONES 215 LEC

Entrevista cliente – abogado: analiza la versión de tu cliente.

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mentirosoLos abogados partimos de la base de que nuestro cliente nos cuenta siempre la verdad. La aceptamos aunque cueste de tragar más que un bocadillo de escombros. Hay refranes que proclaman la necesidad de ser veraz con el letrado: “al confesor y al letrado, no los tengas engañados”.

Lo peor que te puede suceder en esta profesión, es enterarte de la verdad del asunto, durante el juicio. Por eso, te invito a que hagamos juntos esta reflexión sobre la verdad del relato del cliente.

Desde el punto de vista del abogado: ¿Para qué sirve la entrevista con el cliente?

Una primera respuesta sería: para conocer la historia del asunto, analizarla jurídicamente y buscar la mejor solución.

Esto sería correcto siempre y cuando:

a) La versión del cliente incluyera absolutamente toda la información.

b) La narración de los hechos no sufriera alteración emocional o subjetiva, de forma que fuera suficiente por sí misma para concretar los hechos.

c) Si el problema no le afectara emocionalmente al cliente y

d) Si el problema no tuviera ninguna repercusión en el entorno del cliente.

Cambia el chip. Volvamos a la percepción de la empatía. Simulemos por un momento que somos los clientes de un abogado. persona con problemas 

-“…Tengo un problema que me inquieta. No me deja dormir…”

– “Lo comento veladamente en casa (No quiero preocuparlos… Tengo vergüenza de que se enteren… Si se entera mi mujer me mata…”)

– “Quedo con algún amiga o amigo, lo cuento… Me alivia escucharme contando mi problema”.

Por fin alguien del entorno me habla de ti: abogada o abogado, joven, experta o experto, con empuje… “seguro que te puede ayudar” (me dicen). Todo se reduce a un número de teléfono”.

El primer contacto puede que sea del amigo del cliente (Un sms, un Whatsapp con su móvil).: “te llamará mi amigo fulanito…”

 

LA PRIMERA IMPRESIÓN:

  • ¿…a que huele?
  • ¡Que destartalado todo!
  • Llega tarde…
  • ¡Que desorden!
  • ¡Que incómodo el sillón!
  • Un poco anticuado…
  • ¡Que oscuro…!
  • Tiene prisa…
  • ¡Que ojeras…!
  • Pues eso no es lo que pone  en internet…

No siempre la primera impresión es lo que cuenta, pero el cliente se forma una primera impresión con los sentidos, en los primeros segundos de la entrevista, por eso es mejor seguir un protocolo, teniendo en cuenta algunas de estas cuestiones básicas:

 

PROTOCOLO DE LA PRIMERA ENTREVISTA:

1º No hagas esperar al cliente: yo procuro que no esperen nunca, pero en la primera visita menos. El cliente entra directamente a mi despacho. Si por cualquier razón van a esperar, procura que sea el menor tiempo posible y sal tú a disculparte y decirles que les atiendes enseguida.

2º Los olores: A veces la costumbre nos impide percibir ciertos olores de nuestro despacho. Ten presente que en edificios antiguos y, a veces, también en los modernos, desagües y frituras se cuelan por las ventanas. Tener un ambientador discreto y fresco en la entrada puede ser una buena idea, pero huye de los perfumes intensos. 

 El saludo: Muéstrate cordial y profesional. Como norma general, saluda estrechando la mano.

Si el cliente va acompañado, cuando te presente al acompañante, te indicará la relación que tiene con él, (es mi pareja, mi hija, mi madre etc). También debes preguntar por la persona que te ha recomendado como abogado. Qué relación tiene con esta persona, puede ser un dato importante.

4º El orden: Si tienes que quitar un montón de expedientes de las sillas, para que se puedan sentar los clientes, necesitas leer el orden en el despacho del abogado. La peor imagen del abogado es el desorden.

5º El asiento

Pídele que tome asiento en la silla “confidente” y siéntate en tu lado de la mesa.

Si son más de dos personas puedes utilizar una mesa de juntas.

Recuerda que donde se sienten la primera vez, lo harán en las sucesivas. Por eso, procurar sentarte de forma que observes cómodamente al cliente.

 

LA NARRACIÓN DE LA HISTORIA POR EL CLIENTE.

 -Deja que hable el cliente, sin interrumpirle. Puedes empezar, como te he dicho, preguntando por la persona que te ha recomendado, cual es su relación etc., terminada esta introducción puedes decirle “¿y… en que le puedo ayudar?”

-Ponte en “modo observador” y ve tomando notas: Mentalmente observa la escena como si estuvieras subido a una escalera, observándolo todo desde lo alto. Esta técnica te permitirá mantenerte objetivo frente al relato y analizar, desde la distancia, el contenido de la historia y analizar como actúa tu cliente: si está nervioso, si mira de reojo al acompañante, si este le interrumpe. Ve tomando nota de los hechos y también de tu percepción de la escena: (nervios, desorientación, consulta al acompañante, etc.) estas notas son muy útiles para analizar después el asunto.

-Lectura de documentos: es preferible hacer una lectura rápida, de lo fundamental, salvo que creas preciso hacer una lectura más detenida, para dar una opinión en el momento. En la primera entrevista lo importante es escuchar al cliente. Los documentos tendrás tiempo de analizarlos después.

Ve recopilándolos para escanearlos o fotocopiarlos al final. Nunca interrumpas la reunión, para ir a fotocopiar o escanear documentos, hazlo al finalizar la entrevista.

Si necesitas otros documentos que no ha traído el cliente, ve anotándolos y al final, entrégale una lista de todos los documentos que debe traer en la siguiente reunión. Pon la fecha y quédate una copia. Evitarás que te digan  “Pues ese papel no me lo pidió…”

-Centra jurídicamente el problema y ordena cronológicamente los hechos: Cuando haya terminado el relato, hazle ver al cliente que hechos tienen relevancia jurídica y trata de hacer un guión cronológico, a modo de esquema, de los hechos. Esto te permitirá centrarte en lo fundamental y conectar con la confianza del cliente. Si la historia del asunto es muy compleja, pídele a tu cliente que te mande por mail un resumen cronológico o que lo traiga para la siguiente entrevista.

– Al finalizar toma los datos personales del cliente. Te preguntarás porqué no hacerlo al principio. Yo lo hacía al principio pero quedaba frío. El cliente se siente incómodo, interrogado, dando toda esa información a quién apenas conoce, (Buenas tardes: su fecha de nacimiento…”).  Se siente “fichado”. Sin embargo, tras escuchar el relato, el cliente se habrá sincerado contigo, conocerás nombres y datos que habrás anotado y te resultará más sencillo y cordial hacerlo después de haber escuchado al cliente.

Entre los datos esenciales que debes anotar, es MUY IMPORTANTE tomar buena nota de los datos de contacto, recuerda que si vas a emplear un teléfono móvil o un correo electrónico de otra persona, para contactar con tu cliente, (Su hija, su esposo etc.) necesitas tener firmada una autorización del titular y del cliente, para contactar con él, por ese medio.

 

LA VERDAD DEL RELATO:

Ya hemos visto que raramente, el cliente, miente de forma deliberada a su abogado, pero hay muchos factores que distorsionan la narración objetiva de los hechos.

Estas son algunas de las circunstancias que, a lo largo de los años y muchas horas de entrevista, me han enseñado que influyen en la versión del cliente, alterando la realidad de los hechos, hasta convertir la verdad en su versión.

La percepción subjetiva: la historia del cliente es la que él ha vivido y te cuenta. Puede que no sea del todo cierta, pero es su versión. Tu misión como abogado consistirá en poner en valor lo relevante y descubrir la verdad del adversario, para analizar, de forma objetiva, la verdad de lo sucedido. Por el relato y las emociones que lo envuelven, sabrás como le afecta a tu cliente, cada uno de los hechos que te cuenta. Puede que no sean relevantes jurídicamente, pero saber que hechos le afectan emocionalmente, puede ser una variable esencial para resolver la ecuación del asunto.

El olvido: El tiempo empolva los recuerdos. Cada vez que recordamos un hecho pasado, nuestra mente lo crea, no es una ficha escondida en un anaquel de la memoria.(1) Esto hace que la evolución de los acontecimientos y la situación del cliente, distorsionen su relato, adaptándola a las conveniencias, circunstancias y disculpas.

-El miedo: El miedo se esconde. Es una emoción cobarde. Se viste de rabia, de escusa o de mentira.

No suele el cliente, decir abiertamente que tiene miedo de su problema jurídico.

Debes saber que el miedo lo causa la incertidumbre. Es la emoción que se tiene cuando no se sabe que va a suceder y la mente supone que el resultado será malo, dañino o peligroso.

El miedo se desvanece con la certeza del resultado, igual que la oscuridad se desvanece cuando enciendes la luz. Concretar cuales serán las consecuencias, desde la prudencia, ayuda a serenar esta emoción.

Respecto del problema jurídico hay diferentes tipos de miedo que afecta a la versión del cliente.

a) El miedo al recuerdo. Contar como fue violada tu cliente, revivir un accidente en el que perdió la vida su hijo de corta edad, son algunas situaciones de ejemplo que generan lo que se conoce como el síndrome de estrés postraumático. Recordar lo sucedido, puede aterrorizar y hacer mucho daño, por eso te recomiendo que, en esos casos, trates primero de documentándote por otros medios y busques el apoyo profesional de Psiquiatras y psicólogos que estabilicen las emociones y den serenidad a los hechos. Hurgar innecesariamente en el recuerdo, puede ser una crueldad innecesaria y dañina. La dignidad de tu cliente merece el mayor de los respetos. Por eso en estas circunstancias, desde el silencio y la comprensión, deja que fluya poco a poco, lo que el cliente te quiera contar. Necesitarás tiempo y mucha paciencia.

b) El temor a las consecuencias de los propios actos, es una de las circunstancia que más distorsiona el relato. La búsqueda inconsciente de la justificación, hace que el cliente termine creyéndose una verdad diferente de la ocurrida. Debes contrastar la versión con otros datos, para hacerla más objetiva. En estos casos, hazle ver a tu cliente, la necesidad de conocer la verdad desnuda, para poder defenderle y que tú, como su letrado, ya pondrás en valor lo relevante.

c) La vergüenza por contar conductas socialmente reprobables, distorsionan la verdad de lo ocurrido. En estos casos debes hacer un ejercicio de empatía más intenso: romper el hielo que cubre la distancia que hay entre la verdad y la confianza del cliente. Ten presente, en estos casos, que la vergüenza puede causarla el acompañante de tu cliente, sobre todo si es alguien vinculado familiar o emocionalmente con él: su padre o madre, su pareja, su jefe etc. Si es así y lo detectas, hazle ver al acompañante la necesidad de estar a solas con tu cliente, agradécele el esfuerzo por acompañarle, para que no se sienta desairado y explícale que la entrevista con el abogado, requiere absoluta confidencialidad para que el cliente este relajado y tranquilo y ruégale que tenga la amabilidad de esperar en la sala de espera o que vaya a tomar un café.

La rabia: es la peor de las emociones, porque en si misma es destructiva. No busca la verdad, solo quiere hacer daño, vengarse, romper, castigar. Pasa por encima de lo cierto y no le importa, solo quiere escuchar como machacar y hacer daño al adversario. Es necesario enfriar las emociones de rabia y suele ser muy elocuente, (tras dejar que exprese tu cliente lo que haría, si pudiera, al adversario), hacerle ver que pensarían sus hijos o sus padres si lo vieran; hacerle ver las consecuencias tremendas que el despropósito de proceder con rabia, acarrea a las vidas de las gentes. Dile que hacer ejercicio, es el mejor desahogo para enfriar la mente.

Estas y otras emociones, se asoman en la primera entrevista.  Para que puedas detectarlas, te comento algunas conductas del cliente durante la entrevista que el tiempo me ha ido enseñando a interpretar  y poder  analizar mejor, la versión de su relato.

“No sé por donde empezar…”

Cuando el cliente comienza el relato de esta manera, puede suponer cierta confusión y aturdimiento, pero a veces es una señal que evidencia la apatía, provocada por una fuerte depresión. El cliente no quiere hablar de su problema o la tensión le bloquea.

Pídele que te cuente lo primero que le venga a la cabeza, lo que más le inquiete y le agobie en ese momento, luego ya vendrán los detalles.

Exposición confusa, atolondrada, adelante y atrás: Cuando el cliente esta muy nervioso, los hechos pierden su cronología (te contará como recientes cosas que sucedieron hace tiempo y viceversa). Este nerviosismo detecta un estado de ansiedad evidente. Peligro. Los recuerdos se alteran. Hay algo en ese momento que le quita la serenidad. Puede ser el acompañante. Tiene miedo a las consecuencias o al entorno. Hacer una relación cronológica de los hechos, con la ayuda de documentos, serenará el ánimo de tu cliente y te permitirá conocer la verdad de su relato.

El cliente se enrolla, contando muchas cosas que nada tiene que ver con el asunto. Hay personas que viven solas, mayores que nadie escucha, personas que cuando van al abogado aprovechan para hablar. Son personas. Personas a las que  sentirse escuchados, es un regalo que la vida no les da. Ten paciencia. Hay asuntos que solo quieren un poco de afecto en forma de escucha atenta. Pero ten presente que el rodeo innecesario, es en ocasiones, señala que el cliente se está excusando contigo, como si tuviera que justificar su conducta ante su letrado. O, peor, ante su acompañante. Aquí es donde asoma la vergüenza, la necesidad de justificar su comportamiento. Detectarlo es tu misión para poner en valor lo relevante y separar la paja del grano.

 El acompañante: cuando el cliente acude a tu despacho con un acompañante, puede ser por diversas razones: es la persona que te a referido como letrado (persona de contacto) y va a hacer las presentaciones y se ausenta. Puede ser un Confidente de tu cliente: “Manolo es mi amigo y lo sabe todo…” (En ocasiones “Manolo” también lo mangonea todo, quiere manejarlo todo y resultar imprescindible para tu cliente). Esas personas no deben estar presentes durante la entrevista. Pero el acompañante puede ser es un familiar o tener algún ascendiente sobre tu cliente. En ocasiones pueden ser un serio obstáculo para que el cliente se sincere abiertamente, sobre todo si tiene miedo o vergüenza a desvelar la verdad ante el acompañante.

El cliente consulta con la mirada al acompañante, le mira de reojo. Se enrojece.

La verdad se esconde. Comprueba si su rostro se enrojece al mirar al acompañante y comentar ciertos temas. Si es así, procura decirle al acompañante que espere fuera y continúa la entrevista solo con tu cliente.

El acompañante le interrumpe, enmendando y corrigiendo su versión. Esto me ha sucedido, sobre todo, cuando el acompañante está afectado por el problema y es, además, hijo o hija del cliente. A veces, pueden ser los hijos muy poco comprensivos con los errores de sus padres. Debes analizar, por separado, como le afecta el problema al entorno y en particular al acompañante. Puede que el acompañante, termine siendo también  “cliente”.

Todas estas reflexiones que comparto contigo me han llevado a comprender a las personas.

Confiar en tu cliente, no impide que analices su versión de los hechos.  Escuchar no solo es percibir lo que el otro dice. Escuchar es compartir lo que te cuenta para ayudarle a resolver lo que le inquieta a tu cliente. Aprender a analizar lo que la gente dice, requiere saber escuchar observando y componer la verdad a veces cuesta, porque las emociones del cliente enmascaran la verdad de su relato y el polvo de los años, enturbian sus recuerdos. Hacerle ver estas dos realidades a tu cliente y ponerte a buscar junto a él la verdad objetiva, es la esencia que ayuda a generar  la confianza. Así, juntos, lograreis la mejor estrategia de defensa.

(1) notas:

En este video del programa redes, de  E. Punset, explican  como se forman los recuerdos en la mente

Aquí encontrarás un interesante artículo sobre la distorsión de los recuerdos con el paso del tiempo y como los altera la situación del momento de recordarlos.

http://www.smithsonianmag.com/science-nature/how-our-brains-make-memories-14466850/?no-ist=&fb_locale=sv_se&page=6

 

ENTREVISTA CLIENTE – ABOGADO: ESTRUCTURA

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Quisiera compartir contigo lo que he ido aprendiendo a lo largo de estos añostrabajo-pareja al atender, por primera vez, a las personas que me han confiado sus problemas.

Para ser más eficaces vamos a emplear un poco de empatía: 

Ponte en la piel de tu cliente y contesta:

¿Qué busca el cliente que acude a la consulta un abogado?

1º Solución a un problema jurídico.

2º Consejo.

3º Que le escuchen y pueda exponer serenamente su problema.

4º Comprensión con su estado de ánimo y con su problema.

¿Que espera recibir?

Conocimiento y experiencia profesional.

Consejo profesional.

Soluciones.

Comprensión, ayuda.

¿Que le sorprendería?

Que el profesional se interese por su estado de ánimo, además de por su problema.

Que le den un presupuesto claro y que pueda pagarlo cómodamente.

Que se preocupen por él, además de por su problema.

Que la entrevista con el abogado le haya animado, a la vez que aclarado sus dudas y temores.

Obtener serenidad y seguridad por haber analizado contigo su problema.

He tenido que aprender todo esto por mi cuenta, porque no lo enseñan en ningún sitio.

La universidad te exige conocimientos. La vida quiere experiencia. Al comienzo la suples con ganas y, poco a poco, terminas vinculándote con el problema ajeno para compensar tu inexperiencia y de este modo pierdes objetividad que se convierte en vehemencia. En el foro te enfureces, te encolerizas y… pierdes.

Sin apenas darte cuenta te ves metido en una rueda de ansiedad y de miseria.

Estudiando por mi cuenta y aplicando lo aprendido a mi propia experiencia, he tratado de salir de esta rueda. Deja que te cuente algunas técnicas para comprender mejor al cliente, sin vincularte emocionalmente con su problema. 

Premisas:

1º El cliente no es abogado: no sabe que hechos que son relevantes jurídicamente, para resolver su problema. Definirlos y explicárselo a tu cliente, es misión tuya como abogado.

El problema jurídico altera emocionalmente al cliente y distorsiona la percepción de los hechos. Tu misión como abogado es poner objetividad en el relato, limpiando la versión subjetiva. Recuerda: muchas veces, la mitad de la verdad del asunto, la esconde la versión del adversario.

3º El entorno del cliente forma parte del asunto. A tu cliente le afecta la opinión de su familia, de sus amigos y del trabajo. Ten presente que muchas decisiones las toma el cliente pensando en el entorno.

ESTRUCTURA DEL PROBLEMA JURÍDICO:Divide-y-Venceras

A) DELIMITA LOS HECHOS:  la primera labor del abogado es la de recolectar los hechos y circunstancias del problema jurídico, a través de las diferentes fuentes de información:

  1. La versión del cliente: datos y hechos de la memoria del cliente: insisto, el cliente ignora lo que es o no relevante para su caso, enseñarle a distinguirlo es función tuya.
  2. Consulta de documentos: informes y atesados policiales, consultas registros oficiales: de la propiedad, registros civiles etc. Nominas, contratos etc.
  3. Hechos de terceros:
    1. Terceros Implicados (P. Ej. ocupantes del vehículo conducido por el cliente, Copropietarios afectados etc.)
    2. Testigos.
    3. Familia, amigos, trabajo. etc..
  4. La versión del adversario: La negociación con la parte contraria, no solo permite la solución amistosa del problema, también te permite obtener valiosa información. Recuerda que en muchas ocasiones, la mita de la verdad del asunto, se esconde en la versión del contrario.

B) ORDENA CRONOLÓGICAMENTE LOS HECHOS: es imprescindible para el análisis jurídico.

1º Te permite analizar las causas y los efectos de los hechos y conocer la justificación de cómo y porqué han ido sucediendo.

2º Te permite analizar la prescripción y la caducidad de conductas y hechos, para ejercer la acción o para defender a tu cliente de las que ejerzan contra él.

3º Te permite analizar conductas del entorno del cliente. Conductas de tolerancia, incluso de aceptación de lo que luego se le reprocha y que permiten justificar el proceder del cliente.

4º Podrás analizar el derecho vigente en el momento de producirse los hechos.

La defensa jurídica se sustenta no solo en el derecho, también en justificar los hechos que aislados parecen incomprensibles, pero cronológicamente pueden estar plenamente justificados.

C) CONCRETA LAS NORMAS O FUNDAMENTOS JURÍDICOS VULNERADOS Y APLICABLES AL CASO.

La forma más rápida de hacerlo es buscar jurisprudencia de casos similares: observa que normas aplicaron y toma nota de que hechos han sido relevantes para el análisis jurídico.

Valora la aplicación transitoria de las normas y la legislación vigente aplicable a los hechos.

D) INTERPRETACIÓN DEL DERECHO A LOS HECHOS DEL CASO:

  1. Enumera los hechos relevantes de tu caso. Explica al cliente que hechos tienen importancia jurídicamente, para que te los rescate de sus recuerdos.
  2. Que hechos vulneran o amparan las normas.
  3. Que hechos pueden tener la consideración de agravantes o atenuantes, si es un asunto penal. Etc.
  4. Que hechos anteriores y posteriores pueden justificar las conductas del cliente, o pueden producir consentimiento del contrario

E) LA PRUEBA DE LOS HECHOS RELEVANTES:

  1. Una vez enumerados los hechos relevantes del caso, plantea con el cliente, como acreditar uno a uno, aquellos hechos que, de iniciarse la contienda judicial, tendrás que probar al juez.
  2. Haz una lista con los hechos y anota en cada uno como vas a probarlo.

F) ESTRATEGIA:

1) Razonar y decidir suelen implicar que quien decide tiene conocimientos sobre:

  1. La situación que requiere una decisión.
  2. Las diferentes opciones de acción (Soluciones o alternativas).
  3. Sobre las consecuencias de cada una de estas opciones (resultados)

2) Enumera las diferentes soluciones al problema.

– opciones de negociación.

– Situaciones y circunstancias procesales.

Define el suelo y el techo de la negociación: desde la más rigurosa prudencia, plantea siempre la peor y la mejor opción indicando en cada caso las consecuencias que se derivan de la misma: Costas procesales, intereses, dilación del tiempo, deterioro de las relaciones etc.

3)Analiza y elije con tu cliente la mejor solución a su problema:

Ten presente las consecuencias de cada opción. Analiza las cuestiones procesales, los plazos de las acciones ( anota la prescripción y caducidad), prepara la negociación, si interesa demandar o esperar a ser demandado y reconvenir. Ten presente a quién debes demandar y las consecuencias que tendrá para tu cliente o para el contrario, meter en un pleito a ciertas personas, puede ser una cuestión a analizar, en la estrategia del asunto.

Ahora vamos a trasladar toda esta teoría, al trato con el cliente: Vamos a analizar el antes, durante, después, de la relación con el cliente.

En este artículo vamos a centrarnos en la primera parte:

chico trabajando en casaANTES: ¿COMO LLEGA EL ASUNTO?

Desde un simple Whatsapp, hasta un teléfono anotado en una servilleta, pueden ser el inicio de un asunto que te haga disfrutar como abogado y ganar mucho dinero. Por eso recuerda estas sencillas REGLAS:

A) RESPUESTA INMEDIATA:

El tiempo de respuesta en los primeros momentos es esencial para captar al cliente.

La diligencia profesional se percibe por el cliente en esos pequeños detalles y es tu mejor tarjeta de visita.

B) ABRE EXPEDIENTE: en el ordenador. Una pequeña base de datos para guardar nombre, teléfono y quién te remite al cliente y de que trata el asunto.

Si decides abrir expediente en una carpeta de papel, te diré que cuanto más cara sea la carpeta, más te costará abrir expediente. Terminarás borrando el Whatsapp o perdiendo la servilleta, cuando laves el pantalón y perderás el asunto y el cliente.

C) EL PRIMER CONTACTO: Casi nunca llega el cliente a tu despacho sin avisar o contactar previamente de algún modo.

Este primer contacto es útil para:

  1. Analizar la procedencia del cliente: quien te lo envía. Es un dato que debes anotar para analizarlo y considerarlo convenientemente en tu estudio de mercado.
  2. Preparar la primera entrevista: en la primera llamada, el cliente te explicará por encima su caso. Eso te servirá para centrar jurídicamente el asunto y podrás documentarte convenientemente. Pero no resuelvas la consulta por teléfono o perderás la consulta y el cliente.
  3. Pedir la documentación para la primera entrevista: en el primer contacto, según el tipo de asunto, pídele que te traiga a la primera entrevista los documentos necesarios: P. Ej. Si es un despido: Contratos de trabajo, 12 últimas nominas, carta de despido etc. Divorcio: Certificados de matrimonio,   nacimiento de los hijos , libro de familia, empadronamiento, declaraciones de la renta etc.

 EN EL SIGUIENTE POST, comentaré como analizar la versión del cliente, DURANTE la entrevista.

Algunas ideas para empezar a trabajar de abogado.

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Tu primer cliente: otro abogado.

Algunas de las preguntas más frecuentes de los comienzos del abogado son: ¿De donde saco los clientes? ¿Cómo busco nuevos asuntos? Por eso me he planteado dar una nueva respuesta, buscar un enfoque diferente ante los retos a los que se enfrenta esta maravillosa profesión.

La primera cuestión que quiero destacar es que el mundo laboral ha cambiado y también nuestra profesión. El nuevo paradigma laboral se sustenta en una nueva premisa que afecta tanto al empleador como al empleado:

trabaja conmigoQuiero que trabajes conmigo, no para mi.”

“Quiero trabajar contigo, no para ti”.

Aceptar esta premisa requiere cambiar los roles tradicionales a ambos lados de la relación laboral.

Es necesario plantear una nueva realidad: la estabilidad en el empleo, ha dejado de ser un elemento esencial en la economía del trabajo. Dejemos ya de despreciar trabajos con adjetivos y pongámonos a trabajar.

La segunda cuestión es la actitud con la que te enfrentas al trabajo.

El trabajo ocupará, por lo menos, la tercera parte de tu vida (8 horas de cada 24) aunque puede que acabes empleando muchas más.

STRES ABOGADOSi trabajas con miedo, con agobio y con estrés: vivirás angustiado la tercera parte de tu vida y amargarás la vida de los que te rodean.

Si conviertes tu trabajo en tu ilusión, vivirás feliz la tercera parte de tu vida y contagiarás tu alegría a los demás.

De tu actitud depende tu vida.

El trabajo es mucho más que una forma de ganarse la vida. Si trabajas por dinero, pagarás tus facturas pero no serás feliz.

El trabajo te tiene que ilusionar que motivar. El trabajo debe ser la expresión social de tus anhelos, de aquello que realmente te apasiona. Si logras hacer lo que de verdad te gusta y convertirlo en tu trabajo, te puedo asegurar que el dinero, no será una preocupación en tu vida.

Los cambios en la profesión.

El mercado legal ha cambiado drásticamente con las nuevas tecnologías. La estrategia de mercado por internet requiere un planteamiento muy distinto y también una formación y una práctica diferente, para la que muchos abogados, con muchos años de ejercicio y grandes despachos, no están mínimamente preparados. Por eso quiero proponerte una serie de ideas, si quieres comenzar a trabajar que pueden ser de gran utilidad para ti como abogado y para otros abogados. Algunas de estas actividades pueden hacerse online y ofertarse al mundo entero, otras han de hacerse de forma presencial.

 talento bombilla

ONLINE

BÚSQUEDA DE JURISPRUDENCIA.

Hay momentos de autentico agobio profesional. Hay profesionales extranjeros que necesitan conocer la jurisprudencia en España en algún asunto concreto. Ofertar tu tiempo para buscar determinada jurisprudencia puede ser un servicio de gran ayuda a profesionales en apuros. Se trata de concretar claramente con el compañero lo que debes buscar y acudir a las bases de datos que ofrecen los Colegios de abogados y las universidades, para recopilar un resumen de las mejores sentencias sobre el caso, hacer un breve resumen de los criterios jurisprudenciales, grabar las mejores sentencias en un Pen y confeccionar un pequeño informe jurídico con todo ello.

 

PRESENCIAL.

INSTALAR Y ENSEÑAR LA UTILIZACIÓN DEL SISTEMA LEXNET y los servicios de correo electrónico y firma digital

A muchos profesionales les está costando adaptarse a las nuevas tecnologías. El servicio de lexnet, la red oficial creada en España para las notificaciones judiciales, aun en una fase inicial, puede ser una herramienta que nos permita a los profesionales extender nuestra actividad profesional a otras partes del territorio, pero hoy por hoy, hay muchos abogados que solo ven un suplicio añadido al ejercicio de la profesión. Aprender a instalar y a utilizar el lexnet, no es complicado y ofrecer tu ayudar a otros profesionales, puede ser para ti una gran oportunidad profesional, que te puede convertir en pieza clave de grandes despachos.

Gestión del correo

Ten presente que hoy en día, el 90% de la información del asunto llega por internet, pero muchos profesionales aun no saben gestionar las bandejas de entrada de su correo electrónico. Aprender y enseñar a organizar los correos profesionales de los personales, enseñar a archivar cada correo en cada expediente, en el programa de gestión o en la carpeta virtual del asunto, permite ahorrar muchísimas horas de trabajo que se pierden buscando aquel correo fundamental que nuca encuentras cuando lo buscas.

PRESENCIAL:

KAOS DE PAPELESORGANIZAR E INFORMATIZAR DE LOS EXPEDIENTES DE UN DESPACHO:

Se de muchísimos despachos que siguen utilizando el sistema de “montones de expedientes” como método de archivo. Algunos llegaron a comprar un archivador donde, finalmente, acaban guardando zapatos, incluso alguna botella de licor de navidad. También sé de despachos que gastaron mucho dinero en un programa de gestión que no utilizan, porque nunca hubo nadie que metiera los datos de los expedientes.

Ofertar tus servicios para organizar los expedientes física e informáticamente requiere: Mínimo sentido del orden, aprender a manejar el programa de gestión.

El aprendizaje de los programas de gestión puedes obtenerlo gratis, asistiendo a los cursos que suelen organizar las empresas de los diferentes programas.

Si no usan un programa concreto, puedes utilizar una hoja de cálculo Excel, para crear una base de datos. Puedes entrar en YouTube y buscar Tutoriales para Excel. Aquí te dejo el enlace de uno de los tutoriales, muy claro y sencillo, pero hay muchísimos más.

Online

CONFECCIÓN DE ÍNDICES DE ASUNTOS PENALES

Hay asuntos, sobretodo sobre todo asuntos penales que alcanzan mucho volumen en papel. Para preparar y realizar el juicio, no basta tener las actuaciones fotocopiadas o escaneadas, es necesario disponer de un índice que permita saber al momento, el folio de una determinada actuación.

Ofertar tus servicios para hacer un índice de determinados asuntos, especialmente en los de mucho volumen, puede ser de gran utilidad para muchos despachos y una puerta de entrada, a nuevas formas de colaborar. Puedes hacerlo utilizando marcadores en acróbata o usar una hoja Excel para hacer el índice y poder usar la función filtrar para la búsqueda del folio y tomo que buscas.

Presencial/online

COMERCIAL DE DESPACHO JURÍDICO:

DANDO TARJETA DE VISITATener buenas relaciones, saber cuando ofrecer los servicios jurídicos, incluso hacer ver la necesidad de asesoramiento legal en el momento adecuado, son aptitudes que se pueden aprender.

Desgraciadamente el marketing no forma parte de la titulación de derecho. Tampoco se estudia nada en los masters de postgrado, pero es un conocimiento esencial en esta profesión.

Cada vez es una práctica más frecuente en los despachos grandes, contar con un departamento comercial que proporcione y amplíe la cartera de clientes.

¿He dicho despachos grandes?… Si, lo he dicho. Y… ¿Porqué no en los despachos pequeños, que les hace mucha más falta?

Un poco de Marketing para hacer bien la labor comercial

Aprender a analizar la cartera de clientes de un despacho no es complicado, básicamente hay que averiguar la respuesta a estas preguntas:

1º cuantos asuntos nuevos entraron el pasado año en el despacho.

clasifícalos:

  1. judicial – extrajudicial
  2. jurisdicción: civil, penal, social, contencioso administrativo, etc.
  3. más concretamente por materias: Tráfico, matrimonial, turno etc.

cuanto dinero se ha facturado en cada grupo o materia.

anota en cada asunto su procedencia: (remitido por, quien remitió el asunto). Este dato es esencial, para analizar la cartera de clientes.

5º Clasifica a estos proveedores en grupos (abogados, clientes, amigos etc,)

6º Cuanto dinero ingreso por cada remitente.

Si un despacho recibe más de un 50% de sus ingresos de un solo cliente: PELIGRO. El día que el cliente deje de serlo, el despacho se hundirá. Hay que diversificar. Un montañero nunca apoya los dos pies en la misma piedra.

Con esta información concreta:

  1. ¿Cuál es la especialidad del despacho?
  2. ¿Cuantos profesionales hay de cada especialidad?
  3. ¿Cual es la procedencia de los asuntos?
  4. ¿Cuál es la rentabilidad de cada asunto? (Horas empleadas/ remuneración percibida)
  5. Planifica nuevas fuentes para captar asuntos.
  6. Concreta una cifra de ingresos a incrementar el próximo año.

ON LINE

redes sociales (1)CREAR Y MANTENER UNA ESTRATEGIA EN LAS REDES SOCIALES:

Con la información anterior, centra la especialización y planifica la estrategia del despacho en las redes sociales.

Hoy en día, un despacho profesional debe tener su posición en las redes sociales. Enseñar a  utilizar Facebook para el cultivo de la diversidad, promover necesidades y crear y difundir la opinión respecto de noticias y novedades legislativas, puede ser un gran aporte de ayuda profesional. Compartir a cambio de nada, es la clave de esta red social. Te posiciona y define tu marca personal.

Para difundir los éxitos profesionales, Twitter puede ser una buena herramienta que te puede ayudar a posicionar tu marca personal y convertirte en líder de opinión en áreas específicas de la ley. LinkedIn es una red más profesional que puede venir bien para compartir artículos de sobre novedades y compartir eventos, conferencias, charlas etc.

Redactar artículos de contenido para publicarlos, es la clave para crear tu marca personal. ¿Como quieres que te vean? Escribe de lo que te apasione, de aquello que conoces por tu experiencia de tu día a día. Compartir es la clave de internet.

 

Presencial/online

Mediación

Si tienes la formación adecuada, puede ser un gran acierto ofertar tus servicios como mediador:

  1. Externos entre despachos: a veces los abogados nos pegamos tanto al problema de nuestro cliente que acabamos convirtiéndonos en parte del problema. Buscar un mediador que aporte objetividad a las posturas de ambas partes, puede ser un gran acierto para resolver el conflicto.
  2. Como servicio externo para empresas medianas y grandes para solución conflictos entre empresa y trabajadores.
  3. Entre empresas para resolver cuestiones comerciales de forma amistosa, rápida y económica.

Para difundir y captar clientela puedes escribir pequeños artículos sobre las ventajas de la mediación que apasionen al leerlos y difundirlos en los grupos de Facebook de comerciantes y profesionales a los que quieras hacer llegar tu oferta profesional.

Presencial/ online

Ofrecerse como litigadores para hacer juicios: Muchos letrados del turno, terminan teniendo más experiencia en el foro que muchos otros profesionales. Ofrecer tu experiencia puede ser una buena idea. Tus clientes pueden ser:

  1. Despachos de fuera de tu demarcación que tengan juicios en tu zona.
  2. Gestorías: hay muchísimas gestorías que gestionan muchas empresas, pero cuando tienen un juicio no saben hacerlo y necesitan un abogado litigador.
  3. Abogados de secano: dedicados solo a contratos, gestiones etc, pero no hacen juicios, bien porque no les gusta o porque no lo han hecho nunca, pero cuando se hace imprescindible, necesitan un abogado litigador.
  4. Despacho de abogados con exceso de trabajo:
    1. externalización de asuntos de bancos, seguros, etc.
  5. Administradores concursales: los economistas que son administradores concursales no pueden hacer juicios y van muy vendidos en este tema. Bridar tu colaboración puede ser también una buena colaboración.

¿Como difundo mi oferta?: en las redes sociales,  personalmente. por mail. etc.

La forma jurídica:

Todas estas actividades las puedes desarrollar como profesional independiente. Bien como simple colaboración profesional, fijando previamente en una hoja de encargo, un precio cierto en un presupuesto y un forma de pago. También puedes utilizar cualquier otra formula (Trade: Contrato de trabajador autónomo económicamente dependiente, contratación temporal por obra o servicio). Mi recomendación, si estás dado de alta como abogado, es que uses la primera opción. En todo caso te recomiendo que concretes, antes de empezar y por escrito: precio y forma de pago.

Suerte y…. a trabajar.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Características de un buen programa de gestión de despachos de abogados

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Muchas veces me han preguntado por las características de un buen programa de gestión de despacho de abogado. Pues bien, estas son  algunas de las características que yo considero esenciales en un buen  programa de gestión:

BUSCANDO EN EL ARCHIVOArchivo: un expediente de cada asunto, en el que se incluyan todos los escritos, documentos y correos electrónicos, así como la ejecución, desde cada expediente, de los escritos personalizados a través de plantillas,  con los datos del asunto: Juzgado, procurador, cliente, contrario, etc. También considero imprescindible, la localización del expediente desde el correo electrónico, de forma que al abrir un correo, con un Clik, se abra el programa de gestión, busque el expediente y te permita archivar ese correo o el documento adjunto, automáticamente. Ahorras muchísimo tiempo.

redes sociales (1)Comunicación: mandar desde el expediente los escritos a los procuradores, letrado contrario o al juzgado;  por internet lexnet,  o por fax, sin levantarte de tu mesa. Dejando constancia del envío automáticamente, Introducir directamente y de forma automática las providencias que recibas por internet en cada expediente etc.

sincronizar-portatil-y-movil-2Sincronización: transferir los datos del programa a otros programas o dispositivos (el móvil, el portátil tu Ipad etc.) De forma automática te debe permitir pasar todas las anotaciones de la agenda del programa, teléfonos de clientes y procuradores y juzgados, etc en tu móvil y otros dispositivos.

presupuesto-app-2Administración: anotar, realizar y gestionar las llamadas, llevar la contabilidad del asunto: provisiones recibidas, devengo de actuaciones por horas, minutar, hacer listados de tareas. Y la contabilidad del despacho así como la gestión y confección de los impuestos IVA, retención de IRPF etc.

COLORES DE EVENTOSAgenda anotar los señalamientos y plazos en la agenda desde cada expediente, cuando se produzcan señalamientos o plazos que cumplir y la sincronización con el móvil, computando automáticamente las fechas de los vencimientos, etc.

cabecera-blog manos redes socialescompatibilidad: con los programas básicos más generalizados. Word, Excel, Outlook.

elección del destinatarioPersonalización fácil: no solo poner tu logo, o cambiar los colores de la pantalla, me refiero a poder hacer tus plantillas de escritos de forma sencilla que te permita con un clic, tener hecho un escrito proponiendo prueba en un verbal, o pedir la tasación de costas, realizar tus minutas etc. Hay mucha labor rutinaria que puedes agilizar.

freeSENCILLEZ: El programa de gestión de despacho no es un capricho. Es esencial si quieres ser mínimamente eficaz. Un consejo: la sencillez en el manejo del programa es más importante que su complejidad. Los programas diseñados para hacer muchas cosas inútiles no sirven para nada, si, las que de verdad haces, son muy complejas de realizar.