EL DESPACHO EN CASA
El orden en la mesa del abogado
Antes de que empieces a leer lo que te voy contar, me gustaría que observes tu mesa de trabajo tal y como está. Con tu móvil, hazle una foto y mírala.
Ahora dime: ¿Qué sensación te transmite la foto? ¿Te atreverías a publicarla?
¿Que hay en tu mesa de trabajo?
¿Necesitas tener todo eso en tu mesa, para trabajar?
Tu mesa de trabajo es como tu laboratorio. En ella pasas la tercera parte de tu vida. (al menos ocho horas de cada día) De ella dependen tus ingresos y tu prestigio. Si no te sientes a gusto trabajando, tarde o temprano sentirás ganas de abandonar la profesión o, peor aun, el desorden te pasará su factura, en forma de sanción por responsabilidad profesional, cuando pierdas un documento, se te pasen los plazos o te olvides recurrir esa sentencia que quedó olvidada debajo del desorden de tu vida.
Ver tu mesa, al comienzo de la mañana llena de papeles, ceniceros rebosantes de colillas, vasos vacíos y rodales de café, incluso restos de comida… es reflejo evidente de que algo dentro de ti funciona mal.
“Hasta que el inconsciente no se haga consciente, el subconsciente dirigirá tu vida y tú le llamarás destino.” (Carl Jung )
Aunque me repita más que el ajo, el orden para el abogado, es un requisito esencial en el ejercicio de la profesión. Tan importante como el conocimiento.
No es un capricho o un aderezo que da brillo a tu trabajo. Sin orden no se puede ejercer la profesión de abogado.
El Desorden ralentiza tu trabajo, te hace sentir a disgusto contigo mismo sin saber por qué. Empolva tus alegrías.
Esto no lo enseñan en la facultad. Tampoco sé de ningún seminario o curso que lo enseñe. Lo enseña el error. El perder una tarde de trabajo buscando un documento, mientras la amargura va desbordando tus emociones y tus pensamientos no paran gritar que así no se puede funcionar.
No esperes a que el desorden te haga daño. Reacciona.
¿Que es necesario tener en la mesa?
LUZ: una lámpara que ilumine la zona de trabajo y no te dé sombras cuando escribas, para lo cual debe estar a tu izquierda si eres Diestro y a tu derecha si eres zurdo, para que la sombra de tu mano no te moleste al escribir, aunque esto, hoy en día, es muy relativo dado que: a) la mayoría de las veces escribes en el teclado del ordenador, no a mano. Y b) puedes tener luz de ambiente o colgando sobre la mesa que ilumine suficientemente tu zona de trabajo, sin ocupar espacio en tu mesa.
ESCRITURA: Bote de lápices: Bolígrafos y rotuladores para subrayar, que funcionen, lápices con punta. Etc.
Si no escriben tíralos. Hoy con el uso de la informática, los bolígrafos corrientes han bajado los precios estrepitosamente, un bolígrafo que no escribe no sirve para nada. La basura no es un recuerdo. Los recuerdos no se guardan en el bote de lápices. (Yo tuve muchos años en el bote, un bolígrafo de Fátima que me regalo mi tía Carmen. Jamás funcionó, pero los pastorcitos seguían cayendo por la capsula de agua, junto a unas pelusas que imitaban la nieve.)
También venden unas bandejas muy útiles para guardar todo esto en el cajón de la mesa. Los clips, grapadora, taladradora, puedes tenerlos en la mesa, pero no es necesario que estén encima, sino guardados en un cajón. Piensa un momento: ¿cuantas veces al día, usas la grapadora o la taladradora?
COMUNICACIÓN: Un teléfono fijo, si es que aún lo utilizas, o tu teléfono móvil. El teléfono fijo, sigue siendo útil para comunicarte con las demás personas de tu despacho o de tu casa, cuando tienes el despacho en ella.
LA AGENDA: para anotar los señalamientos y próximas reuniones, aunque yo prefiero tener la agenda en el móvil y en el ordenador, sincronizadas ambas de forma permanente con el programa de gestión.
ALGO PARA TOMAR NOTAS: digo algo, por que puede ser un bloc de papel, tu IPad, o el portátil.
NADA MÁS.
Necesario para trabajar, no hay nada más. El ordenador, si es portátil, lo puedes poner y quitar, si es un pc, mi consejo es que lo ubiques en una mesa auxiliar. Puedes poner fotos de tu familia, macetas con flores… decora a tu gusto una vez limpies y ordenes tu mesa de trabajo con aquello te motive y te aporte ilusión en tu trabajo
Me dirás: ¿Donde guardo los papeles, los expediente etc.… Encima de tu mesa de trabajo, NO, por supuesto. Encima de las sillas o las mesas auxiliares tampoco. ¿Entonces? En un archivador.
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Atrévete a ordenar tu mesa.
ANTES DE EMPEZAR A TRABAJAR: cómprate un montón de carpetas, un una bolsa grande de basura y un buen rotulador.
Vacía completamente tu mesa, siguiendo la regla de los tres montones: Coloca todo lo que hay en tu mesa en estos tres montones:
- ELIMINAR (basura)
- ALGUN DÍA (cosas que pueden ser necesarias en otro momento y que sea interesante guardar: una revista con un artículo de un asunto parecido a uno que llevas, una sentencia importante etc. )
- HACER (TODO LO QUE IMPORTA Y DEBES ARCHIVAR Y CONSERVAR, Expedientes documentos de asuntos etc.).
Ve colocando cada cosa que hay en tu mesa en su montón. Cuando la mesa este vacía, tendrás la bolsa de basura llena y dos montones. El montón de algún día, y el de hacer.
El montón de algún día, define tu forma de ser. Observa lo que has puesto en él y haz un ejercicio de honestidad contigo mismo. De todo ese montón, seguro que hay cosas que realmente nunca utilizaras. Es el momento de ser exigente contigo mismo. Si guardas cosas inútiles, terminarás por no tener sitio. Mira la basura y, lo que no vayas a utilizar, TÍRALO.
Los papeles que realmente te interesen para algún día, puedes guardarlos de dos maneras. Los referentes a asuntos concretos, (revistas con un artículo sobre clausula suelo, por ejemplo, o una fotocopia de una sentencia de caso similar), mi consejo es que lo archives en la carpeta del asunto que te puede ser útil y donde de verdad lo necesitarás. Ademas, cuando tengas otro asunto similar, te será mucho mas fácil recordar que, en aquella carpeta del asunto similar, tienes esa sentencia o aquel artículo.
Las demás cosas, del montón de algún día, guárdalas en carpetas por materias con el lema común: ALGÚN DÍA.
DURANTE EL TRABAJO
Cuando te pones a trabajar si, aun utilizas expedientes en papel, ten en cuenta estas sencilla reglas:
1º) Cuida el orden interno de expediente.
2º) Si precisas consultar otro expediente, NUNCA lo abras nunca encima del anterior, cierra el primero para abrir el otro. Si no cuidas este detalle, los papeles de un expediente, acabarán mezclados en el otro y te volverás loco buscándolos.
3º) Cuando termines con un expediente, antes de cambiar de asunto, ordena los papeles antes de cerrar la carpeta.
AL TERMINAR CADA DÍA:
RECOGE: Los papeles a su carpeta y ordenados. Los expedientes al archivador. Los lápices, bolígrafos, rotuladores etc. A su bote o a su cajón.
Deja tu mesa de modo que cuando vuelvas por la mañana, la encuentres limpia y dispuesta para empezar de nuevo con ganas. Lograr que tu mesa de trabajo te haga sentir a gusto, depende de este pequeño detalle.
Recoger es la última tarea del día. Este pequeño esfuerzo es la ilusión del comienzo de mañana.
Se tú, el cambio que quieres ver en tu vida.
Que los disfrutes.
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Algunas ideas para empezar a trabajar de abogado.
Tu primer cliente: otro abogado.
Algunas de las preguntas más frecuentes de los comienzos del abogado son: ¿De donde saco los clientes? ¿Cómo busco nuevos asuntos? Por eso me he planteado dar una nueva respuesta, buscar un enfoque diferente ante los retos a los que se enfrenta esta maravillosa profesión.
La primera cuestión que quiero destacar es que el mundo laboral ha cambiado y también nuestra profesión. El nuevo paradigma laboral se sustenta en una nueva premisa que afecta tanto al empleador como al empleado:
“Quiero que trabajes conmigo, no para mi.”
“Quiero trabajar contigo, no para ti”.
Aceptar esta premisa requiere cambiar los roles tradicionales a ambos lados de la relación laboral.
Es necesario plantear una nueva realidad: la estabilidad en el empleo, ha dejado de ser un elemento esencial en la economía del trabajo. Dejemos ya de despreciar trabajos con adjetivos y pongámonos a trabajar.
La segunda cuestión es la actitud con la que te enfrentas al trabajo.
El trabajo ocupará, por lo menos, la tercera parte de tu vida (8 horas de cada 24) aunque puede que acabes empleando muchas más.
Si trabajas con miedo, con agobio y con estrés: vivirás angustiado la tercera parte de tu vida y amargarás la vida de los que te rodean.
Si conviertes tu trabajo en tu ilusión, vivirás feliz la tercera parte de tu vida y contagiarás tu alegría a los demás.
De tu actitud depende tu vida.
El trabajo es mucho más que una forma de ganarse la vida. Si trabajas por dinero, pagarás tus facturas pero no serás feliz.
El trabajo te tiene que ilusionar que motivar. El trabajo debe ser la expresión social de tus anhelos, de aquello que realmente te apasiona. Si logras hacer lo que de verdad te gusta y convertirlo en tu trabajo, te puedo asegurar que el dinero, no será una preocupación en tu vida.
Los cambios en la profesión.
El mercado legal ha cambiado drásticamente con las nuevas tecnologías. La estrategia de mercado por internet requiere un planteamiento muy distinto y también una formación y una práctica diferente, para la que muchos abogados, con muchos años de ejercicio y grandes despachos, no están mínimamente preparados. Por eso quiero proponerte una serie de ideas, si quieres comenzar a trabajar que pueden ser de gran utilidad para ti como abogado y para otros abogados. Algunas de estas actividades pueden hacerse online y ofertarse al mundo entero, otras han de hacerse de forma presencial.
ONLINE
BÚSQUEDA DE JURISPRUDENCIA.
Hay momentos de autentico agobio profesional. Hay profesionales extranjeros que necesitan conocer la jurisprudencia en España en algún asunto concreto. Ofertar tu tiempo para buscar determinada jurisprudencia puede ser un servicio de gran ayuda a profesionales en apuros. Se trata de concretar claramente con el compañero lo que debes buscar y acudir a las bases de datos que ofrecen los Colegios de abogados y las universidades, para recopilar un resumen de las mejores sentencias sobre el caso, hacer un breve resumen de los criterios jurisprudenciales, grabar las mejores sentencias en un Pen y confeccionar un pequeño informe jurídico con todo ello.
PRESENCIAL.
INSTALAR Y ENSEÑAR LA UTILIZACIÓN DEL SISTEMA LEXNET y los servicios de correo electrónico y firma digital
A muchos profesionales les está costando adaptarse a las nuevas tecnologías. El servicio de lexnet, la red oficial creada en España para las notificaciones judiciales, aun en una fase inicial, puede ser una herramienta que nos permita a los profesionales extender nuestra actividad profesional a otras partes del territorio, pero hoy por hoy, hay muchos abogados que solo ven un suplicio añadido al ejercicio de la profesión. Aprender a instalar y a utilizar el lexnet, no es complicado y ofrecer tu ayudar a otros profesionales, puede ser para ti una gran oportunidad profesional, que te puede convertir en pieza clave de grandes despachos.
Gestión del correo
Ten presente que hoy en día, el 90% de la información del asunto llega por internet, pero muchos profesionales aun no saben gestionar las bandejas de entrada de su correo electrónico. Aprender y enseñar a organizar los correos profesionales de los personales, enseñar a archivar cada correo en cada expediente, en el programa de gestión o en la carpeta virtual del asunto, permite ahorrar muchísimas horas de trabajo que se pierden buscando aquel correo fundamental que nuca encuentras cuando lo buscas.
PRESENCIAL:
ORGANIZAR E INFORMATIZAR DE LOS EXPEDIENTES DE UN DESPACHO:
Se de muchísimos despachos que siguen utilizando el sistema de “montones de expedientes” como método de archivo. Algunos llegaron a comprar un archivador donde, finalmente, acaban guardando zapatos, incluso alguna botella de licor de navidad. También sé de despachos que gastaron mucho dinero en un programa de gestión que no utilizan, porque nunca hubo nadie que metiera los datos de los expedientes.
Ofertar tus servicios para organizar los expedientes física e informáticamente requiere: Mínimo sentido del orden, aprender a manejar el programa de gestión.
El aprendizaje de los programas de gestión puedes obtenerlo gratis, asistiendo a los cursos que suelen organizar las empresas de los diferentes programas.
Si no usan un programa concreto, puedes utilizar una hoja de cálculo Excel, para crear una base de datos. Puedes entrar en YouTube y buscar Tutoriales para Excel. Aquí te dejo el enlace de uno de los tutoriales, muy claro y sencillo, pero hay muchísimos más.
Online
CONFECCIÓN DE ÍNDICES DE ASUNTOS PENALES
Hay asuntos, sobretodo sobre todo asuntos penales que alcanzan mucho volumen en papel. Para preparar y realizar el juicio, no basta tener las actuaciones fotocopiadas o escaneadas, es necesario disponer de un índice que permita saber al momento, el folio de una determinada actuación.
Ofertar tus servicios para hacer un índice de determinados asuntos, especialmente en los de mucho volumen, puede ser de gran utilidad para muchos despachos y una puerta de entrada, a nuevas formas de colaborar. Puedes hacerlo utilizando marcadores en acróbata o usar una hoja Excel para hacer el índice y poder usar la función filtrar para la búsqueda del folio y tomo que buscas.
Presencial/online
COMERCIAL DE DESPACHO JURÍDICO:
Tener buenas relaciones, saber cuando ofrecer los servicios jurídicos, incluso hacer ver la necesidad de asesoramiento legal en el momento adecuado, son aptitudes que se pueden aprender.
Desgraciadamente el marketing no forma parte de la titulación de derecho. Tampoco se estudia nada en los masters de postgrado, pero es un conocimiento esencial en esta profesión.
Cada vez es una práctica más frecuente en los despachos grandes, contar con un departamento comercial que proporcione y amplíe la cartera de clientes.
¿He dicho despachos grandes?… Si, lo he dicho. Y… ¿Porqué no en los despachos pequeños, que les hace mucha más falta?
Un poco de Marketing para hacer bien la labor comercial
Aprender a analizar la cartera de clientes de un despacho no es complicado, básicamente hay que averiguar la respuesta a estas preguntas:
1º cuantos asuntos nuevos entraron el pasado año en el despacho.
2º clasifícalos:
- judicial – extrajudicial
- jurisdicción: civil, penal, social, contencioso administrativo, etc.
- más concretamente por materias: Tráfico, matrimonial, turno etc.
3º cuanto dinero se ha facturado en cada grupo o materia.
4º anota en cada asunto su procedencia: (remitido por, quien remitió el asunto). Este dato es esencial, para analizar la cartera de clientes.
5º Clasifica a estos proveedores en grupos (abogados, clientes, amigos etc,)
6º Cuanto dinero ingreso por cada remitente.
Si un despacho recibe más de un 50% de sus ingresos de un solo cliente: PELIGRO. El día que el cliente deje de serlo, el despacho se hundirá. Hay que diversificar. Un montañero nunca apoya los dos pies en la misma piedra.
Con esta información concreta:
- ¿Cuál es la especialidad del despacho?
- ¿Cuantos profesionales hay de cada especialidad?
- ¿Cual es la procedencia de los asuntos?
- ¿Cuál es la rentabilidad de cada asunto? (Horas empleadas/ remuneración percibida)
- Planifica nuevas fuentes para captar asuntos.
- Concreta una cifra de ingresos a incrementar el próximo año.
ON LINE
CREAR Y MANTENER UNA ESTRATEGIA EN LAS REDES SOCIALES:
Con la información anterior, centra la especialización y planifica la estrategia del despacho en las redes sociales.
Hoy en día, un despacho profesional debe tener su posición en las redes sociales. Enseñar a utilizar Facebook para el cultivo de la diversidad, promover necesidades y crear y difundir la opinión respecto de noticias y novedades legislativas, puede ser un gran aporte de ayuda profesional. Compartir a cambio de nada, es la clave de esta red social. Te posiciona y define tu marca personal.
Para difundir los éxitos profesionales, Twitter puede ser una buena herramienta que te puede ayudar a posicionar tu marca personal y convertirte en líder de opinión en áreas específicas de la ley. LinkedIn es una red más profesional que puede venir bien para compartir artículos de sobre novedades y compartir eventos, conferencias, charlas etc.
Redactar artículos de contenido para publicarlos, es la clave para crear tu marca personal. ¿Como quieres que te vean? Escribe de lo que te apasione, de aquello que conoces por tu experiencia de tu día a día. Compartir es la clave de internet.
Presencial/online
Mediación
Si tienes la formación adecuada, puede ser un gran acierto ofertar tus servicios como mediador:
- Externos entre despachos: a veces los abogados nos pegamos tanto al problema de nuestro cliente que acabamos convirtiéndonos en parte del problema. Buscar un mediador que aporte objetividad a las posturas de ambas partes, puede ser un gran acierto para resolver el conflicto.
- Como servicio externo para empresas medianas y grandes para solución conflictos entre empresa y trabajadores.
- Entre empresas para resolver cuestiones comerciales de forma amistosa, rápida y económica.
Para difundir y captar clientela puedes escribir pequeños artículos sobre las ventajas de la mediación que apasionen al leerlos y difundirlos en los grupos de Facebook de comerciantes y profesionales a los que quieras hacer llegar tu oferta profesional.
Presencial/ online
Ofrecerse como litigadores para hacer juicios: Muchos letrados del turno, terminan teniendo más experiencia en el foro que muchos otros profesionales. Ofrecer tu experiencia puede ser una buena idea. Tus clientes pueden ser:
- Despachos de fuera de tu demarcación que tengan juicios en tu zona.
- Gestorías: hay muchísimas gestorías que gestionan muchas empresas, pero cuando tienen un juicio no saben hacerlo y necesitan un abogado litigador.
- Abogados de secano: dedicados solo a contratos, gestiones etc, pero no hacen juicios, bien porque no les gusta o porque no lo han hecho nunca, pero cuando se hace imprescindible, necesitan un abogado litigador.
- Despacho de abogados con exceso de trabajo:
- externalización de asuntos de bancos, seguros, etc.
- Administradores concursales: los economistas que son administradores concursales no pueden hacer juicios y van muy vendidos en este tema. Bridar tu colaboración puede ser también una buena colaboración.
¿Como difundo mi oferta?: en las redes sociales, personalmente. por mail. etc.
La forma jurídica:
Todas estas actividades las puedes desarrollar como profesional independiente. Bien como simple colaboración profesional, fijando previamente en una hoja de encargo, un precio cierto en un presupuesto y un forma de pago. También puedes utilizar cualquier otra formula (Trade: Contrato de trabajador autónomo económicamente dependiente, contratación temporal por obra o servicio). Mi recomendación, si estás dado de alta como abogado, es que uses la primera opción. En todo caso te recomiendo que concretes, antes de empezar y por escrito: precio y forma de pago.
Suerte y…. a trabajar.
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Características de un buen programa de gestión de despachos de abogados
Muchas veces me han preguntado por las características de un buen programa de gestión de despacho de abogado. Pues bien, estas son algunas de las características que yo considero esenciales en un buen programa de gestión:
Archivo: un expediente de cada asunto, en el que se incluyan todos los escritos, documentos y correos electrónicos, así como la ejecución, desde cada expediente, de los escritos personalizados a través de plantillas, con los datos del asunto: Juzgado, procurador, cliente, contrario, etc. También considero imprescindible, la localización del expediente desde el correo electrónico, de forma que al abrir un correo, con un Clik, se abra el programa de gestión, busque el expediente y te permita archivar ese correo o el documento adjunto, automáticamente. Ahorras muchísimo tiempo.
Comunicación: mandar desde el expediente los escritos a los procuradores, letrado contrario o al juzgado; por internet lexnet, o por fax, sin levantarte de tu mesa. Dejando constancia del envío automáticamente, Introducir directamente y de forma automática las providencias que recibas por internet en cada expediente etc.
Sincronización: transferir los datos del programa a otros programas o dispositivos (el móvil, el portátil tu Ipad etc.) De forma automática te debe permitir pasar todas las anotaciones de la agenda del programa, teléfonos de clientes y procuradores y juzgados, etc en tu móvil y otros dispositivos.
Administración: anotar, realizar y gestionar las llamadas, llevar la contabilidad del asunto: provisiones recibidas, devengo de actuaciones por horas, minutar, hacer listados de tareas. Y la contabilidad del despacho así como la gestión y confección de los impuestos IVA, retención de IRPF etc.
Agenda anotar los señalamientos y plazos en la agenda desde cada expediente, cuando se produzcan señalamientos o plazos que cumplir y la sincronización con el móvil, computando automáticamente las fechas de los vencimientos, etc.
compatibilidad: con los programas básicos más generalizados. Word, Excel, Outlook.
Personalización fácil: no solo poner tu logo, o cambiar los colores de la pantalla, me refiero a poder hacer tus plantillas de escritos de forma sencilla que te permita con un clic, tener hecho un escrito proponiendo prueba en un verbal, o pedir la tasación de costas, realizar tus minutas etc. Hay mucha labor rutinaria que puedes agilizar.
SENCILLEZ: El programa de gestión de despacho no es un capricho. Es esencial si quieres ser mínimamente eficaz. Un consejo: la sencillez en el manejo del programa es más importante que su complejidad. Los programas diseñados para hacer muchas cosas inútiles no sirven para nada, si, las que de verdad haces, son muy complejas de realizar.
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Primeras conclusiones de LEGAL FORUM:
Mis primeras conclusiones del Congreso Legal Forum.
Me ha resultado bastante interesante. El Formato de mesa redonda, para tratar los distintos temas, ha resultado más atractivo que el habitual de ponencias y el precio de 30 € por asistir online, me ha parecido muy aceptable.
Destacaría la mesa redonda El Marketing como herramienta de desarrollo de negocio y en concreto la intervención de Laura Canudas, Directora de Marketing y BD de Cuatrecasas, Gonçalves Pereira.
A modo de resumen, diré que casi todos los ponentes han incidido en los siguientes puntos:
• La función del abogado va a cambiar radicalmente en los próximos 5 ó 10 años de forma muy importante.
• Se plantea la función del abogado más como generador de negocio que como gestor de pleitos.
• Respecto de los honorarios, el mercado apuesta por la tarifa fija. Y por compartir el riesgo del cliente. (un % sobre el resultado).
• Las redes sociales y la marca personal son las claves del futuro.
• Respecto de las cualidades del abogado del futuro:
o Ser un buen Gestor de conocimiento, más que tener muchos conocimientos.
o Importantes conocimientos de informática y redes sociales.
o Conocimientos de Marketing
o Gestión o cultura de la eficiencia. Se busca el resultado.
o El abogado debe conocer al cliente. Empatizar con el cliente.
• FLEXIBILIDAD EN EL TRABAJO.
– Se produce por:
- Por los cambios sociales y la evolución del mercado.
- Por los cambios en las prioridades y características de los clientes.
- Cambios en las Familias.
- La previsión de vida de un recién nacido en 2014 es de más de cien años.
– Cambios en la retribución del abogado:
Se prima al pago por proyecto más que un sueldo.
– La conciliación Laboral y Familiar,( trabajar desde casa) se convertirá en algo muy común.
Puntos a favor:
o Requiere más competencia del candidato.
o Requiere capacidad de generar confianza.
o Cumplimiento de los objetivos desde casa.
o Reduce el Estrés
o Ahorra costes de empresa.
• En contra:
o En muchos clientes y grandes despachos de abogados, sigue pesando la apariencia: la necesidad presencial es sinónimo de gran empresa “empresa con mucha gente”.
o Requiere un cambio en la valoración de la relación laboral basada en la CONFIANZA y para la que el empresario Español no está preparado.
o Cuesta delegar en quienes apuestan más por la familia que por la empresa.
– Cambios en la gestión del talento:
o No se busca tanto el conocimiento, como la gestión del conocimiento.
- El conocimiento del abogado se le supone, además se requiere que conozca la empresa del cliente que le ayude a crecer.
o El nuevo letrado debe ser capaz de generar confianza.
- Menor relación entre el manager y su equipo.
- Más Flexibilidad en la gestión del trabajo.
Los ponentes insistieron en la nueva cultura del valor
Dar más por menos.
• Innovación: ¿Que podemos ofrecer al cliente que no den los demás?
Crear nuevos procesos para hacer lo de siempre de forma diferente, mas atractiva y ágil.
La comunicación ágil con el cliente, por medios telemáticos, generara el cambio en el asesoramiento permanente.
• Valor
No es el conocimiento lo que se busca, los clientes lo suponen en el perfil del nuevo abogado. Los clientes buscan más la eficacia, la honestidad y que le ayuden a crecer en su negocio.
• Focalizar
Hay que plantearse ¿para quién es el valor que queremos dar?
Definir a quien vamos a prestar el servicio y con quien vamos a compartir nuestro conocimiento.
Analizar al cliente, antes de prestar el servicio, para lograr que nuestro asesoramiento sea más eficaz y diferente.
Para promover al cliente y ayudarle a crecer y hacer negocio hay que generar confianza en el cliente.
Los grandes despachos han salido a Latinoamérica. Antes que a Asia,
Buscan socios locales.
Expertos en el derecho local.
Casi todos reconocen que el networking es una tarea pendiente.
Es un momento maravilloso para empezar de nuevo.
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Diez ideas para trabajar mejor en casa.
Las ideas que comento a continuación, son sugerencias para adaptarlas a tu caso. Recuerda que en el día a día de cada uno, influyen muchas circunstancias personales y profesionales que solo tú debes valorar.
1º Mi primer consejo es que procures adaptar tu trabajo a tu familia. No al revés. Tu familia es antes que tu trabajo.
2º Ten presente que al tener el despacho en casa, realizas dos tareas: tu familia y tu trabajo. Por eso es más preciso programar tu actividad.
3º Haz pequeñas pausas cuando cambies de actividad. Ayudar con los deberes a tus hijos y ponerte de inmediato a trabajar en el despacho o al revés, puede resultarte agotador. Por eso te recomiendo que cuando pases de una a otra actividad, te tomes un respiro: cinco o diez minutos bastan para descansar, relajarte, salir a la calle un momento, poner música a tope y bailar con tu hijo como una loca delante del espejo, cantar la canción utilizando la cuchara de micrófono…
Disfrutar unos instantes de la vida, te ayudará a interrumpir las dos tareas y te permitirá disfrutar de la nueva actividad. Tomar conciencia del descanso, aumenta la eficacia de tu rendimiento.
3º.- Haz ejercicio. Procura apuntarte a un gimnasio, salir a correr, hacer deporte es esencial cuando el trabajo y la familia se juntan. Te permitirá mantenerte en forma. El ejercicio y el deporte son la pilas de tu ánimo y de las ganas de vivir.
4º Sal a la calle. Cuando tienes el despacho en casa, corres el riego de pasar días enteros sin salir de casa, sobre todo te emperezas en invierno. Por eso queda, compra, pasea. SAL.
4º Programa tu día, tu semana, tu mes: Sobre este tema puedes ver con más detalle la gestión del tiempo del abogado II . El método que te propongo consiste en la planificación diaria, la planificación semanal y la planificación mensual.
Planificación diaria: Para mí, una de las cosas más satisfactorias del día es la revisión de la agenda con el primer café: antes de levantar a los enanitos del bosque, planifica tu día. Disfrutarás mucho más en su ejecución.
La planificación semanal: Los viernes por la tarde y los lunes por la mañana, son días muy importantes para la gestión de la agenda. Prever y anotar la preparación de cada evento y solucionar sus conflictos, te permitirá disfrutar de tu trabajo y de tu familia.
La planificación mensual: consiste en repasar los señalamientos y eventos que tendrás en el mes siguiente. Y programar con tiempo su ejecución.
5º La flexibilidad como norma. Te ayudará a vivir más feliz. Si conviertes el horario en un azote, pierde su finalidad: Ser más feliz en tu trabajo.
Si una circunstancia familiar interrumpe o retrasa tu trabajo, hay que buscar alternativas, remodelar tu horario, pedir ayuda. Lo mismo que si un evento de tu trabajo se retrasa y colapsa tu agenda personal. El horario es una herramienta que te ayuda a gestionar tu vida, no dejes que te atormente su cumplimiento.
A mí me resulta muy útil:
- Prever los conflictos de agenda: Si tienes un juicio a las 12,30, debes prever que muy probablemente no llegarás a recoger a tu hijo a las 13,30 al colegio. Pide ayuda a tu pareja, abuelos etc. (No hay nada más falso que la hora de inicio de un señalamiento)
- Las alarmas o avisos:
- En cada evento importante debes programar una alarma.
- La alarma debe avisarte con antelación suficiente. Ten presente donde estarás antes del evento y calcula lo que te costará llegar.
- Si hay un cambio y suena con demasiada antelación retrasa la alarma con la opción “posponer”.
- El sonido de la alarma debe ser agradable: se trata de recordar algo, no de que te dé un infarto.
6º La Agenda única: En “La gestión del tiempo parte I”, te explico la conveniencia de tener solo una agenda para todo. De lo contrario puedes programar una reunión importante el día de la fiesta del cole de tu hijo. Por eso también debes anotar los eventos familiares en la agenda única.
7º Pon tu horario semanal en la nevera: Es una forma visual y práctica de adaptar los señalamientos de tu trabajo con los eventos de la vida familiar.
8º Utiliza la agenda del móvil Te servirá para ser más eficaz y no olvidar los eventos. Si utilizas la agenda de Outlook, acuérdate de sincronizar la agenda del despacho conectándolo al Ordenador.
9º “¡A ver quién gana!” Motiva a tus hijos para que ayuden en casa. Los críos son muy competitivos. Yo aprovechaba esta circunstancia para hacer carreras con ellos y lograr que hicieran deprisa aquellas tareas que más les cuesta. Por ejemplo: ponerse el pijama, recoger los juguetes o meterlos en la cama. Si solo tienes uno, compite tú con él, o juega a batir su propio record, cronometrándole el tiempo.
10º Disfruta. No dejes que el estrés de tu trabajo se imponga en tu vida. Se consciente de las ventajas de poder trabajar en pijama.
Convierte en ilusión… cada mañana.
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El despacho en casa del abogado: LA HABITACIÓN Y EL ORDEN.
Lo primero que quiero dejar claro es que lo que te propongo a continuación, son sugerencias e ideas sacadas de mi propia experiencia y de mis propios errores.
Ten presente que hay muchas variables que influyen cuando se trabaja en casa: si vives solo, si tienes pareja, si tienes hijos, su edad, si vives con tus padres, si tu casa es grande o pequeña, etc. Por eso, estas ideas debes adaptarlas a tu caso. Recuerda que lo mejor, es enemigo de lo bueno y que se trata de encontrar ese punto de equilibrio, en el que tú y tu familia estéis a gusto. Hay que probar y equivocarse.
Lo ideal es que destines un espacio de tu casa para tu trabajo. Esa habitación será en exclusiva, tu despacho.
Puedes trabajar en cualquier parte de la casa, pero mi recomendación es que te habitúes a hacerlo en el despacho. Pero nada te impide que te pongas con el portátil en la terraza, si la tienes, o en la cocina, mientras controlas los deberes de tus hijos y que no se queme la comida.
Si puedes elegir, mi consejo es que la ubicación de tu despacho en casa, esté lo más cerca posible de la entrada, para evitar que, si recibes a alguien, tenga que pasear por toda la casa para llegar a tu despacho.
Un buen consejo es que puedas cerrar con llave la habitación de tu despacho. No tanto para cerrar cuando trabajes, sino para que puedas cerrarla cuando salgas. Ten presente que esa habitación tendrás tus expedientes y en ellos hay información confidencial y documentos que debes mantener en lugar seguro y a salvo de los “enanitos pintores”, que pueden “decorar” con sus dibujos, documentos y pruebas esenciales, inutilizándolos para el juicio. Por tanto sino tiene cerradura, ponla.
Si no te es posible cerrar la habitación, cómprate un archivador con llave y cuando termines de trabajar, guarda los expedientes en el archivador y ciérralo con llave.
Es importante que enseñes a tus hijos que en el despacho no se juega. Pero si decides compartir con ellos tu tiempo de trabajo, una buena idea es que le pongas una mesita de su tamaño, que puedas poner y quitar de tu despacho, para que en ella puedan hacer sus deberes, pintar, etc. A los niños les encanta imitar a los mayores y tener su propia mesa junto a la tuya les suele gustar, están acompañados, se sienten importantes y lo que es mejor, con un poco de suerte también te dejarán trabajar.
El mobiliario a tu gusto, pero si no tienes mucho espacio, es preferible que lo limites a una mesa de trabajo, con cajones o una cajonera con ruedas, una buena butaca o sillón para trabajar y en el que pasarás más de la tercera parte de tu vida, una o dos sillas “confidente” (que así se llaman a las que se usan para que se sienten los clientes) y un archivador, más o menos grande, en función del número de expedientes que tengas. Mi consejo es que lo compres más bien grande que pequeño, pues la lentitud de los juzgados se encargará de mantenerlos vivos muchos años, lo que hará que el número de los expedientes vivos, sean muchos en poco tiempo.
Un consejo: por mucho que te guste, la mesa camilla no forma parte del mobiliario profesional, sobre todo si vas a recibir clientes.
El fax, la impresora y fotocopiadora, ponlas en una mesa auxiliar.
No te preocupe la Sala de Espera. Es algo que se debe eliminar de la profesión. Desde que comencé a trabajar, quedo con mis clientes cuando puedo atenderlos, sin que tengan que esperar. Su tiempo vale, al menos, tanto como el tuyo. El tiempo de espera debe limitarse a sacar el expediente y guardar el que estabas utilizando.
El orden en la mesa de trabajo:
Te propongo estas sencillas reglas que debes incorporar en tu rutina diaria.
1.- Recoge siempre al terminar. Los bolígrafos a su bote, la grapadora a su sitio, todo lo que esté encima de la mesa debe tener un lugar de reposo para guardarlo. Los papeles en su expediente y el expediente en su archivo. La mesa de trabajo nunca es el archivo, es de trabajo. Esto debes hacerlo cada vez que termines de usar la mesa, sea a mitad de mañana, cuando sales al juzgado, cuando te vas a comer, o cuando terminas por la noche. Ponerte a trabajar con la mesa ordenada, es la mejor forma de empezar y esto solo se consigue si lo ordenas cada vez al terminar.
2º No comas en la mesa de trabajo. Tener el despacho en casa tiene ventajas e inconvenientes. Para mí, el peor inconveniente es el riesgo de mezclar tu vida con el trabajo, hasta el punto de hacer un amasijo deforme con ambas cosas. En la mesa de trabajo no se come. Lo llenaras de migas, tocas los papeles con las manos sucias del bocata de sobrasada y lo llenas todo de rodales de cerveza o de manchas de café. Disfruta parando para comer, cambia de escenario, separa tu vida del trabajo. Si tomas café, con posavasos y tazón grande con asa, es más estable.
3º.- El despacho no es el almacén, ni la despensa, ni el cuarto de jugar. Procura que en el despacho no haya nada que no sea de tu trabajo.
4º.- Cada papel es de una asunto y cada asunto tiene su carpeta. Recuerda que el asunto de tu vida, el que te puede hacer ganar mucho dinero, empieza con un teléfono en un post-it, un fax que no sabes dónde guardar, o el nombre del cliente en el papel de una servilleta. Cuanto antes abras una carpeta de cada asunto mejor. Y cuanto más cara sea la carpeta, más pereza te dará. Recuerda que debes mantener en orden tus expedientes.
5º.- No trabajes con varios asuntos a la vez. Salvo que sea preciso, estén vinculados o tengas que consultar algún dato, procura tener en la mesa SOLO, el expediente con el que estás trabajando. Si no lo haces, acabarás metiendo los papeles de un asunto en otra carpeta y esa es la causa por la que se pierden los documentos y se incurre en responsabilidad profesional.
6º.- Archiva los expedientes terminados y cobrados. No tengas danzando asuntos que ya has terminado y cobrado.
Es imprescindible que mantengas el orden de tus expedientes que no los amontones. Su contenido es confidencial, es de los clientes y además, es lo que te da de comer.
7º- Ordena tu ordenador. Trabaja con un buen programa de gestión de despacho. Si aspiras a crecer y vivir de tu trabajo, procúrate un buen programa de gestión de expedientes para abogados. Hay muchos programas, incluso algunos los regalan los colegios de abogados (al menos el de Valencia). Ten presente que hoy la mayoría de las resoluciones judiciales te llegan por correo electrónico y el orden de las carpetas hay que tenerlo tanto papel, como en el ordenador. Si no usas un programa para le gestión informática de los expedientes, perderás horas en encontrar cada escrito, providencia o documento.
8º Imprime lo justo, la naturaleza te lo agradecerá y el orden en tu mesa también.
En el siguiente artículo trataré de la informática y las comunicaciones. El uso del buzón de voz o el contestador puede ser una herramienta muy eficaz.
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El despacho en casa del abogado: LA INFORMÁTICA Y LAS COMUNICACIONES.
LA INFORMÁTICA
Una de las ventajas de trabajar en casa, es que puedes hacerlo más cómodamente y en distintos lugares de la casa. Aunque lo correcto sea trabajar en la habitación destinada a despacho, habrá momentos en los que necesites estar en otra habitación. Por eso creo que la mejor opción para el Ordenador es un buen portátil: te permitirá llevarlo al juzgado al salón o a la cocina, pero procura proteger el acceso con contraseña, guardarás datos confidenciales que debes proteger.
Acostúmbrate a trabajar desde el programa de gestión de despacho. Anotar cada llamada o gestión en el Juzgado, reunión con compañero contrario etc., te permitirán con un simple clic, saber el tiempo que le has dedicado a cada asunto, lo que te permitirá valorar mejor tus honorarios. Y sobre todo es una forma profesional e irrefutable de hacer ver al cliente todo lo que has trabajado en su asunto. Aunque luego no cobres cada llamada o salida, poder reflejar automáticamente, cada gestión o llamada, da elocuencia a tu esfuerzo y respalda tu profesionalidad.
En tu casa es fundamental una red Wi-Fi, de forma que puedas tener conexión inalámbrica a internet en cualquier parte de la casa. Sobre todo si almacenas tus datos en la nube. Pero es muy importante que limites el acceso con contraseña, si no quieres que los vecinos usen tu red y puedan meterse en tu ordenador.
Usa la agenda de tu móvil y aprende a manejarla y vincularla con tu programa de gestión de despacho.
LAS COMUNICACIONES:
EL BUZON DE VOZ Y EL CONSTESTADOR AUTOMÁTICO:
Ambos son herramientas muy útiles para tener el despacho en casa.
El mensaje: Corto y sin definir horarios.
Piensa: ¿qué finalidad tiene el mensaje de un contestador?
1º.- Avisar que no puedes atender, a quién llama.
2º Ofrecer una alternativa de comunicación: Gravar un mensaje, informar de otros medios de comunicar: dar un mail u otro teléfono. Etc.
Si llamas a una empresa y salta el contestador en el horario que la grabación dice que te atienden, te pones de mal humor.
Por eso te propongo que te escribas el texto primero y lo leas varias veces, en voz alta, o le pidas a alguien que lo lea por ti.
El texto del mensaje podría ser:
Contestador de tu nombre y primer apellido, abogada, o abogado, en este momento no puedo atenderle, deje su nombre, número de teléfono y motivo de la llamada y en breve atenderemos su llamada o, si lo prefiere, mande un mail a la dirección ……. Gracias.
La gestión de los mensajes: Primero escúchalos todos y anota persona teléfono y motivo. Después, contéstalos por el orden de urgencia y prioridad que te parezca, pero no dejes de contestar cada llamada.
El uso del contestador. Aunque la mayoría de los teléfonos fijos o móviles, permiten hoy en día saber el número, incluso el nombre de quién llama, el buzón de voz o el contestador, permiten escuchar los mensajes recibidos cuando no puedes atender al teléfono. Por eso debes decidir en qué ocasiones no puedes atender el teléfono.
Si por la tarde pones el contestador de 4,30 a 7 por que estas con tus hijos, procura hacer un hueco para escuchar los mensajes y contestar los más urgentes.
Si tu hijo llora, no cojas el teléfono, ni el fijo ni el móvil, salvo que sea alguien de la familia o de confianza y no tengas problema en contestar con el llanto de fondo, es preferible que pongas el contestador.
Me dirás que puede ser algo urgente.
Piensa un momento que pasaría si estás en Sala, haciendo un juicio y te suena el móvil con esa misma llamada. Seguro que no lo coges. Pues tu hijo es mucho más importante que el juez que el juicio y que los clientes. Además, quien te escuche al otro lado del teléfono, con el niño llorando de fondo, sabe que no puedes atenderle correctamente. Hablar por teléfono con tu hijo llorando o gritando, mezcla tu trabajo con tu vida. NO LO HAGAS. Resta profesionalidad a tu trabajo y lo que es peor, desatiendes a tu hijo.
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