EL ORDEN EN EL TRABAJO DEL ABOGADO: EL ARCHIVO DE LOS EXPEDIENTES.

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KAOS DE PAPELES


El orden es un requisito esencial en el ejercicio de la profesión. Tan importante como el conocimiento.

No es un capricho o un aderezo que da brillo a tu trabajo. Sin orden no se puede ejercer la profesión de abogado.

Esto no lo enseñan en la facultad. Tampoco  sé de ningún seminario o curso que lo enseñe. Lo enseña el error. El perder una tarde de trabajo buscando un expediente. O peor aún, se aprende cuando el abogado se enfrenta a una imputación por negligencia profesional, al haber perdido un documento o habérsele pasado un plazo.

No esperes a que el desorden te haga daño. Reacciona.

El Desorden ralentiza tu trabajo, te hace perder eficacia, pero además puede ser el reflejo material de otro desorden más profundo: el desorden en tu vida. Ese que te hace sentir a disgusto contigo mismo sin saber por qué, que empolva tus alegrías. Pero te diré que igual que cuando te empeñas en mejorar tu trato con los demás, ese esfuerzo redunda en tu beneficio y terminas queriéndote de verdad a ti mismo. Cuando te empeñas en ser ordenado en tu trabajo y ves tu mesa ordenada y organizas tus papeles y tu tiempo; el orden, también trasciende a otros ámbitos de la vida. La satisfacción y la confianza en ti mismo crece enormemente, te sientes capaz, disfrutas, empiezas a mandar en tu vida.

Hay muchos mitos escritos sobre el orden. Yo voy a desvanecer aquí tres de ellos:

1º.- No es cierto que el orden solo se aprenda de pequeño y hasta los siete años. Eso lo cuentan en los cursos para padres de los colegios, para que los padres les enseñemos a nuestros hijos a ser ordenados y no la líen en clase.

El orden se enseña y se aprende mejor si te habitúas desde pequeño, pero el orden se aprende igual de mayor. (Yo lo sé por experiencia.)

2º.-El segundo mito es que no es cierto que en la mesa de todo abogado viva un enanito cabrón que lo esconde todo. (Bueno…, es cierto, pero cuando pones orden en la mesa se muere. De aburrimiento, pero se muere).

3º.- No es cierto que no se aprenda del error ajeno. Defender a compañeros imputados por negligencia profesional, por haber dejado pasar un plazo, o por haber perdido documentos, me ha enseñado muchísimo y me ha hecho ser más cuidadoso y ordenado.

Lo que seguidamente te expongo es el método que yo uso. Ni es el único, ni probablemente el mejor, pero a mí me da buen resultado.

Abrir un expediente:

– ¿Cuándo abres un expediente?, es decir, ¿cuándo coges del armario una carpeta nueva y rellenas en la tapa los datos del cliente, del asunto etc.?

– Dirás: Cuándo sé que tengo un asunto nuevo.

-¿Y cómo sabes eso? ¿Hay algún hito que defina el hecho de tener un asunto nuevo? Podrás decirme: Claro, cuando firmo la hoja de encargo, si es que la haces, (que se que no la haces).

¿Y mientras,… donde has guardado esa servilleta con el teléfono del cliente?, ¿El Whatsapp de tu amiga Carmen, contándote lo de su cuñado Manolo y su teléfono?

De todo este diálogo de besugos saco dos consecuencias:

  1.    Cuanto más cara sea la carpeta que utilices, más te costará abrir un expediente. (Lo sé por experiencia). Y mientras, el asunto de tu vida, el cliente que te puede hacer ganar miles de euros, vive pendiente de una servilleta que te puede arruinar un estornudo cuando acabes sonándote con ella… (También lo sé por experiencia.)
  2.    Abrir un expediente en el programa de gestión de despacho, no te cuesta dinero. Aunque solo pongas un nombre (Manolo cuñado de Carmelilla) y un teléfono, ya puedes tirar la servilleta, o… sonarte con ella.

Planteo aquí como guardar físicamente los expedientes en papel y como buscarlos. Y te lo planteo a nivel básico, es decir, como si no tuvieras ordenador, para que veas que el sistema funciona también “a pedales”.

El criterio de clasificación: Ordenar algo requiere un criterio para clasificarlo. Ordenas por número, por orden alfabético, por clientes, por juzgado etc.

El abogado trata clientes. (El asunto de fulanito o de menganito). El criterio, por tanto que yo utilizo para buscar un expediente, es el nombre del cliente. Pero gestionar un archivo físico, o sea, las carpetas de los expedientes,  por orden alfabético, es mucho más complejo que hacerlo por número.  (Saber que el expediente 1345 va antes que el 1368, se ve más rápido que si el expediente de  Vinuesa va antes o después que el de Vilata). Por eso lo mejor es coordinar ambos criterios. Es decir usar el nombre del cliente como criterio de búsqueda y para guardar y almacenar los expedientes en papel, el  numérico.

CÓMO COORDINAR AMBOS: Ponle a cada carpeta un número correlativo bien grande en una esquina.  Más abajo, el primer dato: el nombre del cliente. Etc. (Luego te hablaré de que datos pongo en la tapa del expediente.)

A la hora de ordenar los expedientes  hazlo por número y ordénalos correlativamente.

Cuándo no tenía ordenador, cogía un montón de carpetas nuevas y las numeraba correlativamente, siguiendo la numeración del último asunto vivo que había abierto.  Así, tenía preparadas ya, unas cuantas carpetas para no tener que hacerlo cada vez. Y dentro de cada carpeta metía una ficha, de esas apaisadas con unas rayitas rojas. Y ponía en la parte superior de cada una CLIENTE: ___________    y en la otra esquina superior escribía el mismo número que había puesto en la carpeta.

Cuando me entraba un asunto nuevo, cogía una carpeta ya numerada, escribía el nombre del cliente en la tapa de la carpeta, el asunto etc., sacaba la ficha de dentro de la carpeta, (numerada ya con el mismo número que la carpeta), ponía el nombre del cliente y guardaba: la ficha en un fichero por orden alfabético, y la carpeta por su número correlativo en el archivo.

Para localizar la carpeta, buscaba en el fichero la ficha del cliente por su nombre y miraba el número del expediente que estaba guardado en el archivo por orden numérico correlativo: Fácil y sencillo.

Este proceso de las fichas de cartón, hoy lo debes sustituir por una ficha informática, abriendo un asunto nuevo en el programa de gestión.

Porqué lo hacía de este modo:

1º.- Porque me lo enseñó mi mujer, que es la procuradora más ordenada del mundo.

2º.- Porque manejar las fichas ordenadas alfabéticamente, es más sencillo que buscar carpetas ordenadas alfabéticamente.

3º.- Porque además, como luego la vida de un asunto es diferente a la de otro, la numeración salteada es mucho más fácil de manejar que la alfabética.

4º.- Si de un mismo cliente tienes varios asuntos, tendrás en el fichero tantas fichas del cliente como asuntos vivos le estés llevando. En este caso, es necesario un segundo dato en la ficha, Contrario, segundo cliente: (asegurado en las Cias de seguro etc.)

Evidentemente la búsqueda del expediente con un programa de gestión, la puedes hacer de mil maneras y es muy sencillo, pero lo que trato aquí de exponer, es como guardar las carpetas y como buscarlas “a pedales”. Si no tienes un programa de gestión, puedes usar una hoja Excel para hacerte una lista de asuntos y clientes, y usar la función de filtrar para agilizar la búsqueda, (un icono con forma de embudo) o dentro de la pestaña de datos “filtrar” (según versiones). Así cuando buscas el cliente “Mutua la Caçola”, te aparecen en la lista, ordenados por número, todos los asunto de este cliente y su número:

EXP. Nº CLIENTE ASUNTO JUZGADO
1326 MUTUA LA CASÇOLA VERBAL TRAFICO 1ª INSTANCIA 21
1330 MUTUA LA CASÇOLA VERBAL TRAFICO 1ª INSTANCIA 3
1331 MUTUA LA CASÇOLA ATROPELLO INSTRUCCIÓN 10

Qué información poner en la tapa del expediente:

Imagínate que te llega un cliente contándote que a su hija la acosa sexualmente un adulto por internet. Tú abres la carpeta, pones el nombre del cliente: José Jacinto Jarrón y en el Asunto: Pederastia.

El día de la declaración, antes de ir al juzgado, te bajas a tomar un café y dejas la carpeta boca arriba en la barra de la cafetería. Mientras pides tu café, el cliente del bocata de calamares que tienes a tu lado, se entretiene leyendo mientras come: “Cliente: José Jacinto Jarrón, Asunto: PEDERASTIA”.

Y le oyes decir con la boca llena de calamares: “¡Coño, Jofe Jafinto ef un pededasta!”

La carpeta puede contener información muy delicada:

a)   NUNCA  lleves el expediente en la mano. Se ensucia de rodales de café y de grasa del bocata de calamares. Llévalo en la cartera o en el porta expedientes.

b)   Puedes quebrar tu obligación de secreto profesional.

c)    Cuida la información que pongas en la tapa. Usa abreviaturas. La protección de datos y el secreto profesional, también pasan por la portada del expediente.

d)   Los datos de la tapa, deben ser: útiles, pocos y suficientes. (Si usas tu impresora para imprimir los campos Cliente: Asunto: etc. queda mejor.)

  1. NÚMERO de referencia
  2. Cliente: nombre y apellidos
  3. Móvil y mail.
  4. Asunto: genérico (querella 189 CP etc.)
  5. Contrario:
  6. Letrado contrario: (nombre y teléfono)
  7. Remitido por: Nombre de quien te remite al cliente o persona a través de la cual te llega el asunto.

Este último dato es mucho más importante de lo que piensas, sobre todo al principio del asunto. Si te llama por teléfono Manolo García y te pregunta cómo va su asunto, muy probablemente no sepas quien es, ni cómo va su asunto, hasta que te diga “Soy er cuñao de la Carmelilla”. Ese, es el dato que debes poner también en la carpeta o en la ficha del programa de gestión.

Ese dato es igualmente imprescindible para iniciar tu gestión de Marketing profesional. Analizar la procedencia de tus asuntos, es imprescindible para crecer como abogado.  Y también  te permite valorar la procedencia de tus ingresos, es decir, cuánto dinero te ha dado a ganar al final del año, por ejemplo, tu amiga Carmen. Te asombrarás cuando lo hagas. De eso hablaré en un post sobre marketing.

COMO ARCHIVAR LOS EXPEDIENTES:

Dentro de un expediente guardas documentos confidenciales, declaraciones, pruebas insustituibles, la hoja de encargo…

El contenido de un expediente es de vital importancia para la gestión del asunto y por supuesto, para tu cliente y para ti.

Los expedientes son tus asuntos, de ellos proceden tus ingresos, vives de los expedientes…

Te cuento todo esto que ya sabes, para que los valores mejor.

Por eso ¿Crees que tenerlos amontonados en distintos estantes, sillas, mesa de juntas, en el suelo,… es un método correcto de almacenar lo que te da de comer?

MONTONES DE EXPEDIENTES

Amontonar no es ningún método de archivo. Yo amontonaba expedientes. Y pasaba la tarde buscando cada carpeta para meter una providencia o sacar un documento.

No me digas que son montones “clasificados”, porque tampoco es un sistema (montones por años, montones de asuntos del turno, el montón de pendientes de minutar, el montón de tráfico….)  Amontonar no es un sistema.

Piensa como trabajas con tus “Montones”: Si quieres sacar el penúltimo expediente de un montón que, POR FIN, has encontrado, coges los expedientes de encima y los pones en… a ver… bueno… en el suelo (es un momento). Coges el expediente que buscabas (solo voy a consultar una cosa y cuando lo deje en su sitio ya los “amontonaré” correctamente). MENTIRA. AHORA TIENES DOS MONTONES. Sales del despacho corriendo y ni te acuerdas. La próxima vez harás lo mismo y el caos, vive ya cerca de tus “montones”.

Pero, lo de levantar los montones para sacar el de debajo, lo haces las cinco primeras veces, cuando tus riñones aún responden. Pero cuando estás hasta el moño de buscar en distintos montones, tiras del penúltimo expediente, (lo sé por experiencia), momento en el que la fricción, la física y la ley de la gravedad, se encargan de “ordenar” definitivamente tus montones “clasificados”, haciendo un bonito y colorido abanico de papeles y documentos, mezclados entre sí que te auguran una tarde entretenida y de mal café. (También lo sé por experiencia).

Amontonar no es un sistema.

Cómprate un archivador de cajones que para eso los han inventado, invierte en uno de los elementos de mobiliario de oficina más útil y que te harán ganar más tiempo y dinero. Localizar los expedientes es rápido y comodísimo, así como guardar los documentos y providencias en cada expediente.

BUSCANDO EN EL ARCHIVO

Suele ser una excusa habitual para no guardar los expedientes en un archivador que si no los tienes a la vista, te olvidas de hacer lo que tienes que hacer con él: un escrito, un recurso, minutarlo etc. NO CUELA.

Si tienes que hacer muchas cosas con distintos expedientes lo que procede es que te hagas una  lista de tareas, tal y como te explico en LA GESTIÓN DEL TIEMPO DEL ABOGADO, PARTE II; pero no tengas  todos los expedientes encima dela mesa. Sacas el que vayas a utilizar y cuando  termines lo guardas en el archivador y tacha la tarea de la lista.

Yo hago, además, una revisión general de asuntos cada mes. Abro cada cajón y compruebo uno a uno, la situación en que esta cada expediente, haciéndome una lista de tareas de lo que hay que hacer con cada expediente que tenga alguna actuación pendiente. También compruebo si están anotados los señalamientos en la agenda.

Tener archivados los expedientes, te permitirá tener tu despacho ordenado y sin papeles. Convirtiéndolo en un lugar agradable para trabajar a gusto y disfrutar con tu trabajo. Dispondrás así de un lugar adecuado para recibir a tus  clientes y tratar mejor sus asuntos.

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16 comentarios sobre “EL ORDEN EN EL TRABAJO DEL ABOGADO: EL ARCHIVO DE LOS EXPEDIENTES.

    Nacho escribió:
    01/04/2014 en 14:40

    Un artículo muy útil, esencial en la profesión. Otro día háblanos del “pescado muerto”, y de cómo resucitarlo.

      saturninosolano respondido:
      01/04/2014 en 16:16

      Gracias Nacho. Es muy buena idea. La verdad es que hacer el boca a boca a una merluza no me seduce. Pero sí, se a qué te refieres y sería muy útil para algunos compañeros. Lo haré

    miguel cajamarca erazo escribió:
    25/05/2015 en 23:23

    ME AGRADA TU CONSEJO LO SEGUIRE EN ADELANTE.

    Mª Teresa escribió:
    28/09/2015 en 16:18

    Oh, muchas gracias por el consejo, lo seguiré al pie de la letra. Yo la verdad es que desde que informaticé el despacho manejo muchos menos papeles, y se nota. Pero me prometo a mí misma estas navidades ordenar los que tengo aún por enmedio.

      saturninosolano respondido:
      28/09/2015 en 16:43

      Gracias por tu comentario. La informática a eliminado mucho papel. Pero ojo. Ya me ha sucedido en alguna ocasión que, por tener todos los escritos escaneados, el día de la vista no compareció un testigo propuesto y… como el expediente es virtual, no llevaba la copia sellada del escrito proponiendo al testigo y el Juzgado lo había traspapelado. Lo pasé francamente mal. Suerte a la Diligencia de la procuradora que fue al despacho a por la copia sellada. La solución es tener el expediente en una “nube” segura, para poder consultar desde cualquier dispositivo el expediente virtual y enseñar la copia sellada, aunque sea en el móvil.
      Gracias de nuevo.

    Mª Teresa escribió:
    29/09/2015 en 15:56

    Si, la verdad es que con eso hay que tener cuidado. Yo si tengo acceso en remoto a una nube y puedo ver cualquier escaneado de cualquier asunto, me llevo el ipad y arreglado, pero hay que andarse con ojo, tienes razón. Gracias a ti

    rocio escribió:
    18/10/2015 en 17:00

    Hola, buenas tardes,
    Acabo de empezar a trabajar en un despacho de abogados muy pequeño pero que ha generado mucho trabajo en los últimos meses, que no ha dejado mas remedio que poner a una persona que lleve el archivo, y esta soy yo.
    Hay de todo lo que dices en tu articulo, cientos de carpetas encima de la mesa con muchísimo documentos en cada una de ellas, mi idea sera escanear todo documento que entre en el despacho pero ademas tengo que organizar lo que ya estaba allí, aun no tienen programa especifico y como es un despacho pequeño querrían empezar por uno gratuito hasta ver como funcionar, sabes de alguno que pueda serle útil???

    Mil gracias por tu articulo, es muy muy interesante para mañana empezar a ver todas esas carpetas y guardarla de manera organizada

      saturninosolano respondido:
      21/10/2015 en 08:10

      Estimada Rocio: en primer lugar disculpa por no haberte contestado antes y en segundo lugar gracias por tu comentario. El único programa gratuito que conozco es el diseñado para el Colegio de abogados de Valencia por la empresa Microaera http://www.microarea-law.com/ se que el programa en sí es gratuito y si ya tienes una base de datos, la exportación de los datos al programa nuevo te la hacen bien y también de forma gratuita, pero creo que es solo para los colegiados del ICAV, aunque no estos seguro, puedes entrar en la página y preguntar. Cuando tuve problemas con mi programa de Infolex lo utilicé durante un tiempo y no esta mal, sobretodo para ser gratis. El servicio de mantenimiento es muy ágil, y barato 90 € al año, cosa que los grades programas, entre ellos infolex, son bastante nefastos y muy caros. De hecho yo me di de baja antes que logre que me atendieran en el SAT de Infolex. Llamas toman nota y te devuelven la llamada cuando les apetece. Busca antes que seguro que hay algo más, pero lo importante de un programa de gestión es:a) Que sea fácil de manejar. b) que te permita meter las Providencias y resoluciones que recibes via mail en cada expediente de forma automática y sencilla, sin tener que buscar cada expediente. c) que sincronices la agenda del programa con la agenda de Outlook y con tu telefono, de forma que puedas consultar los señalamientos con todos los datos de cada asunto (Partes, Juzgados nº de procedimientos y teléfonos) desde el móvil. La creación de tus plantillas también es muy importante que sea fácil de hacer (el programa de microárea no es fácil en esto) crear tus propias plantillas para todo el despacho es una de las mejores herramientas para ser más eficaz, siempre que te las hagas tú, aunque consultes varios modelos, de forma que con un Clik, tengas casi hecha una demanda tipo de tráfico, de monitorio de despido o un escrito tipo con todos los datos del juzgado y procedimiento al que solo tengas que añadir lo importante.
      Y también quiero darte la enhorabuena por empezar en un despacho pequeño. Lograr que se haga grande y crecer es una de las mayores satisfacciones de esta profesión. ANIMO.

    […] un montón de expedientes de las sillas, para que se puedan sentar los clientes, necesitas leer el orden en el despacho del abogado. La peor imagen del abogado es el […]

    Rosa escribió:
    02/01/2017 en 19:02

    Hola, buenas tardes, me ha encantado el artículo, creo que el orden es fundamental en esta profesión.
    A mi, particularmente, me está perturbando el como fijar los documentos dentro de la propia carpeta del expediente. Temo que me caigan y se revuelva todo. Además, de que para ir a buscar un escrito concreto dentro de ese laberinto de papeles me resulta complejo. He preguntado en papelerías para ver si existe algún tipo de sujeción de folios a la carpeta sin tener que agujerearlos y no me han dado una solución. ¿Cómo lo solucionáis?
    Busco orden dentro del orden.
    Muchas gracias.

      saturninosolano respondido:
      20/01/2017 en 06:33

      Rosa, gracias por tu comentario, aunque creo que ya te conteste por mail, yo suelo ponerme en un folio una tapa para cada fase del pleito: demanda, contestación prubas
      y a cada uno de esos folios le pongo una pestaña con ese nombre, así encontras las cosas mas rápidamente, pero en asuntos muy largos lo mejor un índice en excel, vinculados a los pdf o usar,(pagando) la propia herramienta de indice de acrobat.

    Mariela escribió:
    14/03/2017 en 23:32

    Hola!!! Te saludo desde Argentina… Hace poco comencé a trabajar en un estudio de abogados y una de mis primeras tareas es la de organizar el archivo… (pequeño trabajo!!!!). Dado que soy Licenciada en Administración (nada que ver con la rama del Derecho) y que jamás trabajé con abogados u órden de archivos, me vi superada por la tarea… Pero tu artículo fue de muchísima ayuda, y voy a poner manos a la obra en este mismo instante!
    Agradezco profundamente que hayas compartido de manera tan clara tu experiencia, iluminando a aquellos que “buscamos la luz”!!

      saturninosolano respondido:
      15/03/2017 en 06:16

      Hola Mariela. Muchísimas gracias por tu amabilísimo comentario. De verdad. ni te imaginas lo gratificante que es para mí, saber que estos artículos son de utilidad y para personas de tantas partes del mundo. Sobre técnicas de organización y archivo hay más artículos como las tareas del abogado, la gestión del tiempo I y II Si necesitas alguna aclaración no dudes en contactar conmigo. Estaré encantado de ayudarte. Un saludo y gracias.

    maria escribió:
    31/03/2017 en 09:37

    Hola desde Madrid me gustaría si me pudieran decir como ordeno los expedientes en un Excel según sean archivos de oficio o no

      saturninosolano respondido:
      31/03/2017 en 10:36

      María, Gracias por tu comentario. Es muy sencillo, pon una columna al final que se llame Turno, los expedientes que lo sean le pones un 1 o una x y para ver solo los expedientes del turno le das a filtrar en esa columna y seleccionas la opción = 1 o =x (según hayas puesto) solo te apareceran los expedientes del turno ordenados por fecha. Si me escribes por mail te hago una hoja de muestra para que veas lo fácil que es. (mi consejo es que te busques un programa de gestión en los colegios los regalan y creo que el Icam también lo regala es lo mas cómodo para tener todos los escritos y correos archivados en cada expediente.)

    […] Tal vez te interese este artículo sobre  el orden de los expedientes. […]

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