TRABAJAR EN CASA

El orden en la mesa del abogado

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Antes de que empieces  a leer lo que te voy contar, me gustaría que observes tu mesa de trabajo tal y como está. Con  tu móvil, hazle una foto y mírala.

Ahora dime: ¿Qué sensación te transmite la foto? ¿Te atreverías a publicarla?

¿Que hay en tu mesa de trabajo?

¿Necesitas tener todo eso en tu mesa, para trabajar?

Tu mesa de trabajo es como tu laboratorio. En ella pasas la tercera parte de tu vida. (al menos ocho horas de cada día) De ella dependen tus ingresos y tu prestigio. Si no te sientes a gusto trabajando, tarde o temprano sentirás ganas de abandonar la profesión o, peor aun, el desorden te pasará su factura, en forma de sanción por responsabilidad profesional, cuando pierdas un documento, se te pasen los plazos o te olvides recurrir esa sentencia que quedó olvidada debajo del desorden de tu vida.

KAOS DE PAPELESVer tu mesa, al comienzo de la mañana llena de papeles, ceniceros rebosantes de colillas, vasos vacíos y rodales de café, incluso restos de comida… es reflejo evidente de que algo dentro de ti funciona mal.

Hasta que el inconsciente no se haga consciente, el subconsciente dirigirá tu vida y tú le llamarás destino.” (Carl Jung )

Aunque me repita más que el ajo, el orden para el abogado, es un requisito esencial en el ejercicio de la profesión. Tan importante como el conocimiento.

No es un capricho o un aderezo que da brillo a tu trabajo. Sin orden no se puede ejercer la profesión de abogado.

El Desorden ralentiza tu trabajo, te hace sentir a disgusto contigo mismo sin saber por qué. Empolva tus alegrías.

Esto no lo enseñan en la facultad. Tampoco  sé de ningún seminario o curso que lo enseñe. Lo enseña el error. El perder una tarde de trabajo buscando un documento, mientras la amargura va desbordando tus emociones  y tus pensamientos no paran gritar que así no se puede funcionar.

No esperes a que el desorden te haga daño. Reacciona.

¿Que es necesario tener en la mesa?

LUZ: una lámpara que ilumine la zona de trabajo y no te dé sombras cuando escribas, para lo cual debe estar a tu izquierda si eres Diestro y a tu derecha si eres zurdo, para que la sombra de tu mano no te moleste al escribir, aunque esto, hoy en día,  es muy relativo dado que: a) la mayoría de las veces escribes en el teclado del ordenador, no a mano. Y b) puedes tener luz de ambiente o colgando sobre la mesa que ilumine suficientemente tu zona de trabajo, sin ocupar espacio en tu mesa.

ESCRITURA: Bote de lápices:  Bolígrafos y rotuladores para subrayar, que funcionen, lápices con punta. Etc.

Si no escriben tíralos. Hoy con el uso de la informática, los bolígrafos corrientes han bajado los precios estrepitosamente, un bolígrafo que no escribe no sirve para nada. La basura no  es un recuerdo. Los recuerdos no se guardan en el bote de lápices. (Yo tuve muchos años en el bote, un bolígrafo de Fátima que me regalo mi tía Carmen. Jamás funcionó, pero los pastorcitos seguían cayendo por la capsula de agua, junto a unas pelusas que imitaban la nieve.)

También venden unas bandejas muy útiles para guardar todo esto en el cajón de la mesa. Los clips, grapadora, taladradora, puedes tenerlos en la mesa, pero no es necesario que estén encima, sino guardados en un cajón. Piensa un momento: ¿cuantas veces al día, usas la grapadora o la taladradora?

COMUNICACIÓN: Un teléfono fijo, si es que aún lo utilizas, o tu teléfono móvil. El teléfono fijo, sigue siendo útil para comunicarte con las demás personas de tu despacho o de tu casa, cuando tienes el despacho en ella.

LA AGENDA: para anotar los señalamientos y próximas reuniones, aunque yo prefiero tener la agenda en el móvil y en el ordenador, sincronizadas ambas de forma permanente con el programa de gestión.

ALGO PARA TOMAR NOTAS: digo algo, por que puede ser un bloc de papel, tu IPad, o el portátil.

NADA MÁS.

Necesario para trabajar, no hay nada más. El ordenador, si es portátil, lo puedes poner y quitar, si es un pc, mi consejo es que lo ubiques en una mesa auxiliar. Puedes poner fotos de tu familia, macetas con flores… decora a tu gusto una vez limpies y ordenes tu mesa de trabajo con aquello te motive y te aporte ilusión en tu trabajo

Me dirás: ¿Donde guardo los papeles, los  expediente etc.… Encima de tu mesa de trabajo, NO, por supuesto. Encima de las sillas o las mesas auxiliares tampoco. ¿Entonces? En un archivador.

Tal vez te interese este artículo sobre  el orden de los expedientes.

Atrévete a ordenar tu mesa.

ANTES DE EMPEZAR A TRABAJAR: cómprate un montón de carpetas, un una bolsa grande de basura y un buen rotulador.

Vacía completamente tu mesa, siguiendo la regla de los tres montones: Coloca todo lo que hay en tu mesa en estos tres montones:

  1. ELIMINAR (basura)
  2. ALGUN DÍA (cosas que pueden ser necesarias en otro momento y que sea interesante guardar: una revista con un artículo de un asunto parecido a uno que llevas, una sentencia importante etc. )
  3. HACER (TODO LO QUE IMPORTA Y DEBES ARCHIVAR Y CONSERVAR, Expedientes documentos de asuntos etc.).

Ve colocando cada cosa que hay en tu mesa en su montón. Cuando la mesa este vacía, tendrás la bolsa de basura llena y dos montones. El montón de algún día, y el de hacer.

El montón de algún día, define tu forma de ser. Observa lo que has puesto en él y haz un ejercicio de honestidad contigo mismo. De todo ese montón, seguro que hay cosas que realmente nunca utilizaras.  Es el momento de ser exigente contigo mismo. Si guardas cosas inútiles, terminarás por no tener sitio. Mira la basura y, lo que no vayas a utilizar, TÍRALO.

Los papeles que realmente te interesen para algún día,  puedes guardarlos de dos maneras. Los referentes a asuntos concretos, (revistas con un artículo sobre clausula suelo, por ejemplo, o una fotocopia de una sentencia de caso similar), mi consejo es que lo archives en la carpeta del asunto que te puede ser útil y donde de verdad lo necesitarás.  Ademas, cuando tengas otro asunto similar, te será mucho mas fácil recordar que, en aquella carpeta del asunto similar, tienes esa sentencia o aquel artículo.

Las demás cosas, del montón de algún día, guárdalas en carpetas por materias  con el lema común: ALGÚN DÍA.

DURANTE EL TRABAJO

Cuando te pones a trabajar si, aun utilizas expedientes en papel, ten en cuenta estas sencilla reglas:

1º) Cuida el orden interno de  expediente.

2º) Si precisas consultar otro expediente, NUNCA lo abras nunca encima del anterior, cierra el primero para abrir el otro. Si no cuidas este detalle, los papeles de un expediente, acabarán mezclados en el otro y te volverás loco buscándolos.

3º) Cuando termines con un expediente, antes de  cambiar de asunto, ordena los papeles antes de cerrar la carpeta.

AL TERMINAR CADA DÍA:

RECOGE: Los papeles a su carpeta y ordenados. Los expedientes al archivador. Los lápices, bolígrafos, rotuladores etc. A su bote o a su cajón.

Deja tu mesa de modo que cuando vuelvas por la mañana,  la encuentres limpia y dispuesta para empezar de nuevo con ganas. Lograr que tu mesa de trabajo te haga sentir a gusto, depende de este pequeño detalle.

Recoger es la última tarea del día. Este pequeño esfuerzo es la ilusión del comienzo de mañana.

Se tú, el cambio que quieres ver en tu vida.

Que los disfrutes.

TÉCNICAS PARA TRABAJAR CON EFICACIA.

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Hace años, no muchos, vivía en un estrés permanente. Vivía mi profesión con tal agobio que llegué a pensar seriamente en abandonarla. Buscar acomodo en la cuenta ajena, o mejor: funcionario y … ¡que les den!

imgp0657Cuando, por la mañana salía a la calle, era como si me tirase a un río  bravo que me engullía y me llevaba  a trompicones todo el día, de un lado a otro, sin rumbo fijo, sin  un respiro. Llegaba a casa agotado, pero lo peor no era eso, era la sensación de malestar e impotencia que me causaba pensar que, en todo el día, no había podido hacer nada de lo que realmente tenía que haber hecho. Si a eso le añades un par de sentencias perdidas, discusiones  y otros agobios… el malestar se había convertido, sin darme cuenta, en la rozadura permanente de mi vida.

Hace años, no muchos, decidí cambiar esta forma vivir. Decidí ser dueño de cada instante de mi vida. Comencé a vivir mi propia historia, en medio de los acontecimientos, a los que les doy el sentido que yo quiero darles.

Esto, además de una frase preciosa, hay que ponerlo en práctica. Por eso quiero compartir contigo algunas técnicas muy sencillas  que he ido mejorando día a día, para llevar las riendas de la vida y que, tal vez a ti, también te puedan ayudar, siempre que quieras comenzar a vivir tu propia historia, claro.

Estas son algunas de las técnicas que empleo:

Check-List-curricularLA LISTA DE TAREAS:

La técnica consiste en los siguientes  pasos: anotar, programa, ejecutar.

Anotar: La primera tarea del día, es confeccionar una lista de todas las cosas que tienes en la cabeza y sabes que tienes que hacer. Cuando te digo todas, me refiero a eso: A TODAS. Desde pasar por la tintorería, hasta hacer el recurso de apelación, pasando por minutar el juicio del otro día, o llamar a tu amiga Lola para quedar a comer: TODO.

Puedes hacerlo un papel, en tu agenda, o, mejor aun, en la lista de tareas de tu móvil. (búscala que seguro que tu móvil la tiene. También puedes anotarlo en la lista de tareas de outllook: si no sabes hacerlo, mira algún tutorial.)

La finalidad de esta lista, es visualizar de forma gráfica todas las tareas que tiene que hacer ese día, para programar mejor  su ejecución.

Programar:

Numera  las tareas que has puesto en la lista, por el orden en que las vas a ejecutar y CÚMPLELO.

Habrás oído la clásica distinción entre lo urgente y lo Importante. Recuerda que el valor de lo importante lo decides tú. Si no tienes claras las prioridades de tu vida, recuerda: Tu trabajo no te cuidará cuando estés enfermo. Tus amigos y familia sí.

Lo urgente viene de la mano del olvido, de una mala gestión de tu tiempo. Si no programas la ejecución de las cosas, los actos más insignificantes y rutinarios, de repente, se pondrán la chaqueta roja del olvido y se plantarán delante de tu vida reclamando toda tu atención. Dejarás de hacer lo importante para convertirte en abogado  bombero: “apagando fuegos todo el día”.

Ejecutar:

Algunos criterios para priorizar la ejecución de las tareas:

Motivación: empieza por aquello que más te motive. La ilusión por hacer algo, se siente de forma tan clara que no dudarás en elegir lo que más te apetece. Pero recuerda que la motivación también se provoca, generando ilusión con tu mente antes de acometer una tarea.

La regla de los dos minutos: Si tienes varias cosas sencillas que hacer y otra más compleja o que requiera toda tu atención, es conveniente ejecutar primero aquello que puedes hacer rápido: en “dos minutos”. Los dos minutos no es algo literal, pero casi. Se trata de despejar la mente y de obtener esa sensación de relax que produce saber que en poco tiempo, has podido ejecutar casi todas las tareas de la lista.

Cuando acometas la tarea compleja, tu mente se sentirá más relajada y dispuesta, sabiendo que está todo hecho y solo queda eso por terminar, de forma que tu capacidad de concentración es mucho mayor.

Una vez ejecutada una tarea, TACHALA DE LA LISTA. Verás que satisfacción produce, ver como te cunde el trabajo.

 

Cómo trabajar de manera inteligente en la oficinaDELEGA: En muchas ocasiones nos empeñamos en hacer tareas que podríamos delegar. No es escusa que tengas el despacho en casa, o que estés solo. Puedes pedirlo a la procuradora, meterte en algún grupo de Fb y pedir el favor a algún compañero, demorarlo al día siguiente que pasarás varias horas delante de la puerta de la sala de vistas “esperando para suspender el juicio…”

Una estrategia que me funcionaba muy bien cuando empecé y estaba solo era  el “Tornallóm” (“tornar el llom”: devolver el lomo en valenciano) consiste en tener un grupo de dos o tres compañeros que recíprocamente nos hacíamos este tipo de favores. El origen procede del derecho foral valenciano entre los agricultores: quien pedía ayuda al vecino para recolectar la cosecha,  quedaba obligado a “Tornar el Llom”, es decir a corresponder  y devolver el favor, agachando el lomo, en la recolección de la cosecha del otro.

redes sociales (1)NO MANTENGAS ABIERTO EL CORREO.

Hoy nos llega el 90% de las cosas por correo electrónico. Si al llegar al despacho lo abres y lo dejas abierto, cada vez que te entre un nuevo correo querrás verlo y te distraerás en tu tarea.

La concentración en el trabajo es esencial para ser efectivo, si miras el móvil cada vez que alguien hace algún comentario en un grupo de Whatsapp, perderás tu concentración en tu trabajo y arruinarás tu eficacia. Si quieres ser efectivo: programa como una tarea más la  consulta del móvil y del correo.  Mientras haces otras cosas: ponlo en silencio o ciérralo.

 

Divide-y-VencerasDESMENUZA EN PARTES SENCILLAS LAS TAREAS COMPLEJAS.

El agobio que produce saber que te enfrentas a una tarea complicada, se resuelve desmenuzando esta tarea en todas sus partes, para ejecutarla mejor.

Por ejemplo, para hacer un recurso de apelación tendrás que: releer la demanda, la contestación, releer otra vez la mier… de sentencia, el “peñazo” de ver  CD del juicio, transcribir lo importante, mirar jurisprudencia…

La tarea: “hacer el recurso de apelación”, parece terrible, pero es muy sencillo programar cada día  una o dos de las tareas que comprende su total ejecución y hacerlas, a lo largo de los 20 días del plazo. De esta manera no tienes que bloquear  toda tu actividad hasta terminar el recurso y lo podrás compaginar con las demás tareas de cada día.

Esto evita también esos tapones de trabajo que produce el “encerrarse con una tarea” y no hacer otra cosa hasta terminarla. Si la desmenuzas y programas, la podrás realizar poco a poco y sin el agobio de saber “la que te espera al terminar”.

DISFRUTAR EN EL TRABAJOHace años, no muchos, recuperé  la ilusión por aprender todos los días algo nuevo, por probar otras formas de hacer las cosas de manera diferente.

Pierde el miedo a equivocarte: forma parte del hecho de tomar tus decisiones. Atrévete a disfrutar con tu trabajo y poco a poco, recuperarás la ilusión, por vivir tu propia historia.

El despacho en casa del abogado: LA HABITACIÓN Y EL ORDEN.

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teletrabajo-trabajo-en-casaLo primero que quiero dejar claro es que lo que te propongo a continuación, son sugerencias e ideas sacadas de mi propia experiencia y de mis propios errores.

Ten presente que hay muchas variables que influyen cuando se trabaja en casa: si vives solo, si tienes pareja, si tienes hijos, su edad,  si vives con tus padres, si tu casa es grande o pequeña,  etc. Por eso, estas ideas debes adaptarlas a tu caso. Recuerda que lo mejor, es enemigo de lo bueno y que se trata de encontrar ese punto de equilibrio, en el que tú y tu familia estéis a gusto. Hay que probar y equivocarse.

Lo ideal es que destines un espacio de tu casa para tu trabajo. Esa habitación será en exclusiva, tu despacho.

Puedes trabajar en cualquier parte de la casa, pero mi recomendación es que te habitúes a hacerlo en el despacho. Pero nada te impide que te pongas con el portátil en la terraza, si la tienes, o en la cocina, mientras controlas los deberes de tus hijos y que no se queme la comida.

Si puedes elegir, mi consejo es que la ubicación de tu despacho en casa, esté lo más cerca posible de la entrada, para evitar que, si recibes a alguien, tenga que pasear por toda la casa para llegar a tu despacho.

Un buen consejo es que puedas cerrar con llave la habitación de tu despacho. No tanto para cerrar cuando trabajes, sino para que puedas cerrarla cuando salgas. Ten presente que esa habitación tendrás tus expedientes y en ellos hay información confidencial y documentos que debes mantener en lugar seguro y a salvo de los “enanitos pintores”, que pueden “decorar” con sus dibujos, documentos y pruebas esenciales, inutilizándolos para el juicio. Por tanto sino tiene cerradura, ponla.

Si no te es posible cerrar la habitación, cómprate un archivador con llave y cuando termines de trabajar, guarda los expedientes en el archivador y ciérralo con llave.

MAMA CON MESITA AUXILIAREs importante que enseñes a tus hijos que en el despacho no se juega. Pero si decides compartir con ellos tu tiempo de trabajo, una buena idea es que le pongas una mesita de su tamaño, que puedas poner y quitar de tu despacho, para que en ella puedan hacer sus deberes, pintar, etc. A los niños les encanta imitar a los mayores y tener su propia mesa junto a la tuya les suele gustar, están acompañados, se sienten importantes y lo que es mejor, con un poco de suerte también te dejarán trabajar.

El mobiliario a tu gusto, pero si no tienes mucho espacio, es preferible que lo limites a una mesa de trabajo, con cajones o una cajonera con ruedas, una buena butaca o sillón para trabajar y en el que pasarás más de la tercera parte de tu vida, una o dos sillas “confidente” (que así se llaman a las que se usan para que se sienten los clientes) y un archivador, más o menos grande, en función del número de expedientes que tengas. Mi consejo es que lo compres más bien grande que pequeño, pues la lentitud de los juzgados se encargará de mantenerlos vivos muchos años, lo que hará que el número de los expedientes vivos, sean muchos en poco tiempo.

Un consejo: por mucho que te guste, la mesa camilla no forma parte del mobiliario profesional, sobre todo si vas a recibir clientes.

El fax, la impresora y fotocopiadora, ponlas en una mesa auxiliar.

No te preocupe la Sala de Espera. Es algo que se debe eliminar de la profesión. Desde que comencé a trabajar, quedo con mis clientes cuando puedo atenderlos, sin que tengan que esperar. Su tiempo vale, al menos, tanto como el tuyo. El tiempo de espera debe limitarse a sacar el expediente y guardar el que estabas utilizando.

El orden en la mesa de trabajo:

Te propongo estas sencillas reglas que debes incorporar en tu rutina diaria.

1.- Recoge siempre al terminar. Los bolígrafos a su bote, la grapadora a su sitio, todo lo que esté encima de la mesa debe tener un lugar de reposo para guardarlo. Los papeles en su expediente y el expediente en su archivo. La mesa de trabajo nunca es el archivo, es de trabajo. Esto debes hacerlo cada vez que termines de usar la mesa, sea a mitad de mañana, cuando sales al juzgado, cuando te vas a comer, o cuando terminas por la noche. Ponerte a trabajar con la mesa ordenada, es la mejor forma de empezar y esto solo se consigue si lo ordenas cada vez al terminar.

2º No comas en la mesa de trabajo. Tener el despacho en casa tiene ventajas e inconvenientes. Para mí, el peor inconveniente es el riesgo de mezclar tu vida con el trabajo, hasta el punto de hacer un amasijo deforme con ambas cosas. En la mesa de trabajo no se come. Lo llenaras de migas, tocas los papeles con las manos sucias del bocata de sobrasada y lo llenas todo de rodales de cerveza o de manchas de café. Disfruta parando para comer, cambia de escenario, separa tu vida del trabajo. Si tomas café, con posavasos y tazón grande con asa, es más estable.

3º.- El despacho no es el almacén, ni la despensa, ni el cuarto de jugar. Procura que en el despacho no haya nada que no sea de tu trabajo.

4º.- Cada papel es de una asunto y cada asunto tiene su carpeta. Recuerda que el asunto de tu vida, el que te puede hacer ganar mucho dinero, empieza con un teléfono en un post-it, un fax que no sabes dónde guardar, o el nombre del cliente en el papel de una servilleta. Cuanto antes abras una carpeta de cada asunto mejor. Y cuanto más cara sea la carpeta, más pereza te dará. Recuerda que debes mantener en orden tus expedientes.

5º.- No trabajes con varios asuntos a la vez. Salvo que sea preciso, estén vinculados o tengas que consultar algún dato, procura tener en la mesa SOLO, el expediente con el que estás trabajando. Si no lo haces, acabarás metiendo los papeles de un asunto en otra carpeta y esa es la causa por la que se pierden los documentos y se incurre en responsabilidad profesional.

6º.- Archiva los expedientes terminados y cobrados. No tengas danzando asuntos que ya has terminado y cobrado.

Es imprescindible que mantengas el orden de tus expedientes que no los amontones. Su contenido es confidencial, es de los clientes y además, es lo que te da de comer.

7º- Ordena tu ordenador. Trabaja con un buen programa de gestión de despacho. Si aspiras a crecer y vivir de tu trabajo, procúrate un buen programa de gestión de expedientes para abogados. Hay muchos programas, incluso algunos los regalan los colegios de abogados (al menos el de Valencia). Ten presente que hoy la mayoría de las resoluciones judiciales te llegan por correo electrónico y el orden de las carpetas hay que tenerlo tanto papel, como en el ordenador. Si no usas un programa para le gestión informática de los expedientes, perderás horas en encontrar cada escrito, providencia o documento.

Imprime lo justo, la naturaleza te lo agradecerá y el orden en tu mesa también.

En el siguiente artículo trataré de la informática y las comunicaciones. El uso del buzón de voz o el contestador puede ser una herramienta muy eficaz.