LA AGENDA EN EL MOVIL DEL ABOGADO.

La agenda es una herramienta esencial para ejercer la profesión. Tan importante como los conocimientos. De su utilización dependen tu eficacia y, lo más importante, tu serenidad y capacidad profesional. Igual que el orden es algo esencial para el abogado. Un abogado sin agenda, no puede ser un buen abogado.

Una de las peores pesadillas que podrás tener en tu trabajo, es despertarte sobresaltado pensando que se te ha pasado un plazo.

 El uso de la agenda es tan importante que he querido publicar este artículo extrayendo esta parte del Post la Gestión del tiempo parte II,  y centrándome en la anotación de los eventos en la agenda del móvil.

Las ideas que te propongo están sacadas desde mi sobresalto, aprendidas de mis errores y pulidas con los años. Si con ellas logro un poco de paz en tu trabajo, me daré por pagado, con intereses y costas.

 TIPOS DE AGENDA:

• Personal
• profesional
• otras.

Mi consejo es que emplees una sola agenda para todo. Si usas varias agendas, acabarás señalando reuniones profesionales el día de la fiesta de fin de curso de tu hija.

Por supuesto la agenda electrónica y en el móvil: La agenda la debes llevar siempre encima para anotarlo TODO. Por ello mi consejo es que uses la agenda del móvil.

Si estas en la parada del Bus y te llama un cliente, puedes consultar la agenda en el móvil quedar con él y anotar la cita. Cuando llegues al despacho y conectes el móvil al ordenador se sincronizará automáticamente la cita con la agenda del ordenador y quedará anotada.

Hay dos programas de agenda que se usan mayoritariamente: la agenda del programa Outlook y la de Gmail, ambas compatibles con la mayoría de las agendas de los dispositivos móviles.

En la segunda, la de Gmail, los datos se almacenan en “la nube” (es decir, en otro ordenador central más grande). Esto tiene sus ventajas y sus inconvenientes. La ventaja: que no hace falta sincronizar la agenda, pues todas las anotaciones se guardan directamente en el ordenador central que hace de “nube”. Pero tiene un inconveniente muy importante, hoy por hoy: solo funciona si tienes conexión a internet. Si estás en un lugar sin cobertura, no podrás anotar los eventos, ni consultar la agenda, ni te sonarán los avisos.

La sincronización con el programa de Outlook, para pasar tus contactos y anotaciones de la agenda del móvil al ordenador y viceversa, requiere que conectes tu móvil al ordenador, bien con un cable usb o por Wifi.

Vale la pena que dediques un tiempo a aprender el manejo del calendario de tu móvil. Mira tutoriales por internet buscando: “Tutoriales para el calendario del (modelo de tu móvil)” y obtendrás multitud de videos de youtube y artículos que te explican como anotar y cambiar señalamientos en tu calendario del móvil.

Si vas a cambiar de móvil una de las características que debes  tener presente es la sencillez en el uso de la agenda, algunas funcionan ya con la voz, lo que te permite dictar la anotación del evento, en lugar de tener que escribirlo. Lo que es muy útil si estas fuera del despacho.

Por el contrario si aún usas la agenda de papel, para poder llevarla siempre encima, debe ser de bolsillo y estas agendas son de varios días por página. Donde no cabe nada. Y anotar una cita, de pie, en el autobús, con buena letra y pequeñita (para que te quepa), es una tarea muy, muy compleja. Además no te avisará con antelación de los juicios, ni tampoco te permite convocar una reunión, de forma automática, por correo electrónico.

Si te habitúas a usar la agenda del móvil y a sincronizarla (es decir, pasar automáticamente las anotaciones del móvil al ordenador y viceversa) llegaras a ser mucho más eficaz.

Si no te adaptas a las nuevas tecnologías, quedarás tan arrinconado que tendrás que dedicarte a otra cosa en poco tempo.

MUY IMPORTANTE: La copia de seguridad. Tan terrible como perder tu agenda de papel, o que alguien te la robe, es perder o que te roben tu móvil. Pero en el segundo caso, si mantienes actualizada tu copia de seguridad no tendrás ningún problema.

Normalmente, cada vez que conectas tu móvil al ordenador, se realiza una actualización de la copia de seguridad. Por eso te recomiendo que te habitúes a conectar tu móvil todos los días para mantener actualizada la copia de la agenda y de los contactos.

La gestión de la agenda tiene tres pasos:

Clasificar

Anotar

y revisar

1. CLASIFICAR:

Los eventos de tu vida son: 

1. a)  Personales.
2. b)  Profesionales.
3. A su vez estos eventos puedes ser:

                                                  1) Importantes.

                                                  2) Urgentes.

                                                 3) O Ambos.

Algunos consejos para clasificar los eventos:

• El valor de lo importante lo defines tú. Para valorar lo realmente importante piensa: ¿Dentro de un año recordaré este evento? Y… dentro de diez años: ¿me acordaré? Si no tienes claro tu proyecto de vida, considerarás importante cosas que no lo son. Te agobiarás por las cosas del día a día y descuidarás a tu familia, a tus hijos y a ti mismo. Recureda esa máxima de la ilustre periodista Regina Brett al cumplir los 90 años: “ Tu trabajo no te cuidará cuando estés enfermo. Tus amigos y familia sí. Mantente en contacto”

2) Lo urgente viene de la mano del olvido, de una mala programación. Si no anotas los eventos, no programas su ejecución. Los actos más rutinarios, se pueden poner la chaqueta roja del olvido y plantarse en tu vida de repente, reclamando toda tu atención. Dejarás de hacer lo importante para convertirte en abogado  bombero, (apagando fuegos todo el día).

3) Delegar. Muchas cosas del día a día, nos empeñamos en hacerlas nosotros, cuando las podemos delegar. Piénsalo cuando estés fotocopiando un expediente o haciendo escritos urgentes sin ninguna trascendencia o perdiendo la mañana en el juzgado para fotocopiar unos autos. Si estas solo pide ayuda, seguro que algún compañero pasará la mañana en el Juzgado, suspendiendo o esperando la vista de su juicio y te podrá ayudar.

4) La programación ha de ser rigurosa.  Debes esforzarte por anotar TODOS los eventos. De ella depende tu tranquilidad y tu buen hacer profesional.

En cuanto te llegue la notificación de un señalamiento anótala en el móvil, más vale que la tengas dos vences anotada que ninguna.

5) La programación debe ser realista, es decir: de ejecución posible en el tiempo asignado.

6) La programación debe ser completa: debes anotar tanto los eventos profesionales como los  personales de la vida.

7) todas las agendas móviles permiten resaltar en diferentes colores cada evento para facilitar su rápida identificación. Pero si usas muchos colores al final no recuerdas su significado. Mi consejo tres colores son suficientes: Juicios y señalamientos (P.ej rojo) reuniones (P.ej. amarillo) agenda personal (P.ej. verde)

1. II) ANOTAR
2. A) SEÑALAMIENTOS: 3 pasos.

1.-Anota en la agenda la fecha del Señalamiento: incluyendo la hora, el lugar, Juzgado dirección, nº procedimiento, teléfonos de juzgado, del cliente y del procurador. Si lo anotas desde el programa de gestión del despacho, estos datos se grabarán automáticamente. 2.- Programar una alarma que suene en el móvil el día del evento con la holgura  suficiente para: llegar al juzgado, aparcar, coger la toga, buscar al cliente etc. Si programas la alrma a la hora del evento llegarás siempre tarde. Un consejo: No apures, llegar con el tiempo justo da muy mala imagen profesional y es la principal causa de estrés en este trabajo. En estos casos anotar los teléfonos de contacto es muy útil para avisar de un retraso. 3.- Anota el aviso para preparar el Señalamiento. Cuanto más complejo más tiempo. Anota también si debes quedar con el cliente y programa la reunión. Casi todos los programas de gestión profesional, al anotar el evento, requieren al usuario para que anote también la fecha del aviso.

1. Ten presente que hay plazos para proponer la prueba: en el verbal civil tres días desde la notificación del señalamiento (Art. 440.1 LEC); en social con al menos cinco días de antelación al juicio. (art. 90.3 LJS).

1. B) PLAZOS: 2 pasos.
2. Anotar el fin del plazo. (mi consejo es que anotes el fin del plazo del computo ordinario, no el día de gracia previsto en el 135 de la LEC.)
3. Anotar el día o días para ejecutarlo. NUNCA EL ÚLTIMO DÍA. Y cumple su ejecución como si fuera un señalamiento. Busca el momento adecuado dentro del plazo y ¡CÚMPLELO!

1. C) eventos necesarios:

Programar estos eventos es imprescindible. Muchas veces no lo hacemos confiando en nuestra memoria. Pero olvidar una actuación necesaria, puede comprometer tu responsabilidad profesional gravemente, o la salud de tu hijo, si olvidas darle el antibiótico.

Como anotar estos eventos:

1) Lugar y tiempo deben estar vinculados. Piensa lo que requiere el evento. Debes programar la hora cuando estés en el lugar apropiado: donde tengas todo le necesario para ejecutar el evento.

Por ejemplo: minutar un asunto, debes prográmalo cuando estés en el despacho y puedas acceder al expediente. Por eso debes anotarlo a la hora en que preveas que estarás en el sitio adecuado para ejecutar el evento. Si dejaste a tu hijo con tu suegra y quieres recordarle que le dé el antibiótico, programa un aviso a la hora e incluye el teléfono para llamarle. Cuando suene la alarma en tu móvil, tendrás también el número en el aviso y pulsando largo sobre el número, se realiza la llamada. (En casi todos los móviles).

Si esta tarea requiere varios días, búscalos en la agenda y anótalos a la hora que estés en el lugar adecuado con la información necesaria.

2)   Hay tareas necesarias que se pueden ejecutar en tiempos muertos, con independencia del lugar.

Por ejemplo: leer una reforma legal o un artículo que te interesa, lo puedes hacer en el Autobús o en el metro. La anotación debe contener el enlace de internet, o descárgatelo en el móvil para poder leerlo.

Adaptarse a las nuevas tecnologías lo podrás hacer mejor si te ilusionas. Una buena gestión de tu agenda en tu móvil te convertirá en un abogado más eficaz. Te regalará mucho tiempo libre, pero sobre todo, te regalará mucha serenidad y paz en la gestión profesional y personal de tu vida.