Estas son las primeras reflexiones para este nuevo año: te invito a analiza la actividad de tu negocio, para que puedas analizar mejor tu día a día y mejorar y cambiar lo que proceda.
En síntesis el abogado realiza tres tipos de tareas: producción, administración y promoción.
PRODUCCIÓN:
- Estudio de los casos, realizar actuaciones judiciales y extrajudiciales del caso.
- Estudio normas nuevas.
- Comunicación: con terceros y con el cliente para la gestión del asunto
ADMINISTRACIÓN:
- hacer presupuestos (hoja de encargo),
- facturar,
- archivar,
- revisión periódica de expedientes vivos,
- abrir expedientes nuevos,
- Confeccionar y pagar impuestos, nominas empleados etc: Iva, retenciones IRPF, Sociedades, renta etc.
PROMOCIÓN:
- Elaborar y remitir encuesta de satisfacción al cliente.
- Analizar resultados de las encuestas y concretar cambios y plan de ejecución de cambios.
- Quedar con clientes para comentar nuevas normas que le afectan
- Redactar y difundir artículos y Newsletters sobre nuevas normas y reformas legales.
- Networking: Presentar a los clientes entre si para crear y promover negocio.
De esta división se me ocurren estas ideas:
1º.- A medida que el tamaño del despacho crece, también lo hacen el tiempo de gestión y las tareas de administración que debe dedicar el abogado al mismo, en perjuicio de su capacidad de producción, ( que generalmente ceden a un abogado no gestor más “barato”).
Me dirás, probablemente, que tú no encargas un juicio a otro abogado, por archivar o facturar, pero lo que seguro que no delegas es tu facturación, o que te archiven tus providencias, cuando hay programas de gestión que lo hacen automáticamente: busca el mejor programa de gestión, ganaras mucho dinero y tiempo.
2º.- Cuando hay acumulación de tareas de producción (juicios, plazos etc) lo primero que dejamos de hacer es la promoción, lo segundo: facturar, lo que provoca esta paradoja: meses de mucho «trabajo» disminuyen los ingresos, meses de poca producción, aumentan los ingresos, si no, dime: ¿cuando llamas a ese cliente moroso que te debe dinero?, cuando tienes «un ratito».
¡Cambia! facturar es imprescindible.
Idea: fracciona los pagos en tus presupuestos y automatiza la facturación, domiciliando los pagos.
3º.- Programa en tu lista de tareas, todos los días, tareas de administración y tareas de promoción. De esa manera mantendrás el ritmo de tu negocio.
4º.- Pasamos por la vida de forma reactiva ante los acontecimientos, nos limitamos a reaccionar ante lo que sucede. Raramente somos proactivos. Raramente somos dueños de cada acto de la obra de “nuestra vida”.
Tomar las riendas de tu vida requiere un acto de pensamiento y reflexión previo.
DEFINE TU PROYECTO:
A donde.
Por donde
Como llegar.
Ejecutar.
Volver a mirar nuestro avance.
Rectificar el rumbo
Avanzar.
Tu actitud frente a tu proyecto
- Deja de quejarte y de pensar en clave de limitaciones y empieza a pensar en términos de posibilidades: céntrate en lo que quieres, no en lo que temes.
- Descubrir nuevas necesidades es la base del talento y en cada reforma legal hay un reto por descubrir.
- STOP: Para de vez en cuando, sistemáticamente. Todo proyecto requiere seguimiento y corrección periódica.
- Seamos el cambio que queremos ver en el mundo.
Feliz año.
ABOGADOS DEL SIGLO XXI 
Saturnino,
Como siempre es un placer leer tus artículos. Enhorabuena por tu blog.
En cuanto al tema de «software para despachos de abogados» te agradecería que comentases si consideras alguno especialmente recomendable, para despachos pequeños.
Gracias
Saludos
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Estimado Juan Carlos: Muchísimas gracias por tu comentario. No te creas que hay tantos programas de gestión de despacho de abogados. En el artículo sobre Gestión del tiempo I, trato en general los requisitos que, bajo mi punto de vista, debe tener un programa de gestión. Como lamentablemente no los diseñan abogados en ejercicio, les suelen ir añadiendo cosas, como la opción de buscar y archivar automáticamente los mails en cada carpeta, de cada asunto, desde la bandeja de entrada de outlook, (lo hace la versión primitiva de infolex que es la que yo tengo, pero en la nueva lo quitaron y sin embargo es una herramienta fundamental). Hay versiones gratuitas que, para ser gratuitas, no están mal. La del Icav (veo que estas en Valencia como yo) es un buen ejemplo, le falta ese complemento pero tiene una magnifica asistencia técnica, la de Infolex es nefasta. y eso es un grave problema.
Un saludo y Feliz año.
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Buenas tardes, Saturnino y, ante todo, quería darle la enhorabuena por su excelente blog del que me he suscrito como seguidora. De hecho, quería sugerirle un tema sobre el que me gustaría conocer su opinión y, sobre todo, si a través de su blog nos podría dar sus sabios consejos. Es el siempre espinoso tema de como dar a los clientes malas noticias y como gestionar esa situación, sobre todo, para no perderle como cliente y que no ponga en duda nuestro buen hacer profesional: se ha perdido un juicio, le han condenado en costas, nos debe dinero, un juicio lo señalan para dentro de dos años. No sé qué le parece como tema a tratar y, lo dicho, si nos podría hacer alguna recomendación a través de su excelente blog. Muy atentamente,
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Estimada RGUEZGUERRERO: En primer lugar quiero agradecerte, muy sinceramente tu comentario y tu sugerencia, la comunicación con el cliente y sobre todo la comunicación de malas noticias, es un tema delicado que merece un artículo, tomo nota y te agradezco muchísimo tu sugerencia. Este blog ya no es solo cosa mía, lo vamos haciendo entre todos. Este tema, aunque lo he tratado ya de pasada en «lo que debe saber el cliente del abogado» «acreditar la comunicación abogado-cliente», lo trataré, gracias a tu sugerencia, en un próximo artículo. En esencia la posibilidad de perder el pleito la debe conocer el cliente desde el minuto 1. Mantenerle informado paso a paso de su pleito, le evitara sorpresas. Muchísimas gracias.
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Buenas tardes, Saturnino.
Antes de nada, he de decirte que me encanta tu blog. Tras la maternidad tengo necesidad de reestructurar mi despacho, acumulo mucho desorden (en mis expedientes, en los procesos, etc) y necesito impulso para que todo esto funcione redondo. Buscando, buscando me encuentro con tu blog y… eureka! montones de ideas bien estructuradas, justo lo que necesito, pero… por donde empiezo? Es evidente que no puedo empezar la labor comercial sin terminar asuntos retrasados con el cliente a punto de dejar de serlo… no puedo minutar sin tenerle al cliente todo lo prometido hecho, en fin… que tropiezo con cosas sin hacer y las horas, los días y las semanas van pasando y no veo que avanzo…
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Gracias Teresa por tu comentario y por elogios. Lo primero que yo haría es un listado de los asuntos y en cada uno el estado en el que se encuentran. Eso es lo que yo hago periódicamente, lo llamo REVISIÓN GENERAL miro uno por uno todos los asuntos vivos y me hago UNA LISTA anotando junto a cada número de expediente (sino tienen número es la ocasión de hacerlo) el estado en el que se encuentra y lo que hay que hacer. Con eso te confeccionas una lista de tareas y después, PRIORIZA lo urgente e importante, enumerando el orden por el que te vas a poner a ejecutar esa enorme lista de tareas. Lo segundo sería mandar un mail a cada cliente de cada asunto aunque solo sea para recordarle que sigues ahí y que su asunto está pendiente de … y lo que vas a hacer seguidamente. La comunicación con el cliente es clave para mantener la cartera de clientes. Luego ve facturando lo que se ha terminado.
Un saludo y Suerte.
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Hola,
Los felicito por el trabajo de subir información legal y hacer mas amable la profesión de abogado.
Sinceramente les deseo que sigan adelante.
Sdls. Fran.
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