ORDEN EN EL TRABAJO Y EXPEDIENTES
El orden en la mesa del abogado
Antes de que empieces a leer lo que te voy contar, me gustaría que observes tu mesa de trabajo tal y como está. Con tu móvil, hazle una foto y mírala.
Ahora dime: ¿Qué sensación te transmite la foto? ¿Te atreverías a publicarla?
¿Que hay en tu mesa de trabajo?
¿Necesitas tener todo eso en tu mesa, para trabajar?
Tu mesa de trabajo es como tu laboratorio. En ella pasas la tercera parte de tu vida. (al menos ocho horas de cada día) De ella dependen tus ingresos y tu prestigio. Si no te sientes a gusto trabajando, tarde o temprano sentirás ganas de abandonar la profesión o, peor aun, el desorden te pasará su factura, en forma de sanción por responsabilidad profesional, cuando pierdas un documento, se te pasen los plazos o te olvides recurrir esa sentencia que quedó olvidada debajo del desorden de tu vida.
Ver tu mesa, al comienzo de la mañana llena de papeles, ceniceros rebosantes de colillas, vasos vacíos y rodales de café, incluso restos de comida… es reflejo evidente de que algo dentro de ti funciona mal.
“Hasta que el inconsciente no se haga consciente, el subconsciente dirigirá tu vida y tú le llamarás destino.” (Carl Jung )
Aunque me repita más que el ajo, el orden para el abogado, es un requisito esencial en el ejercicio de la profesión. Tan importante como el conocimiento.
No es un capricho o un aderezo que da brillo a tu trabajo. Sin orden no se puede ejercer la profesión de abogado.
El Desorden ralentiza tu trabajo, te hace sentir a disgusto contigo mismo sin saber por qué. Empolva tus alegrías.
Esto no lo enseñan en la facultad. Tampoco sé de ningún seminario o curso que lo enseñe. Lo enseña el error. El perder una tarde de trabajo buscando un documento, mientras la amargura va desbordando tus emociones y tus pensamientos no paran gritar que así no se puede funcionar.
No esperes a que el desorden te haga daño. Reacciona.
¿Que es necesario tener en la mesa?
LUZ: una lámpara que ilumine la zona de trabajo y no te dé sombras cuando escribas, para lo cual debe estar a tu izquierda si eres Diestro y a tu derecha si eres zurdo, para que la sombra de tu mano no te moleste al escribir, aunque esto, hoy en día, es muy relativo dado que: a) la mayoría de las veces escribes en el teclado del ordenador, no a mano. Y b) puedes tener luz de ambiente o colgando sobre la mesa que ilumine suficientemente tu zona de trabajo, sin ocupar espacio en tu mesa.
ESCRITURA: Bote de lápices: Bolígrafos y rotuladores para subrayar, que funcionen, lápices con punta. Etc.
Si no escriben tíralos. Hoy con el uso de la informática, los bolígrafos corrientes han bajado los precios estrepitosamente, un bolígrafo que no escribe no sirve para nada. La basura no es un recuerdo. Los recuerdos no se guardan en el bote de lápices. (Yo tuve muchos años en el bote, un bolígrafo de Fátima que me regalo mi tía Carmen. Jamás funcionó, pero los pastorcitos seguían cayendo por la capsula de agua, junto a unas pelusas que imitaban la nieve.)
También venden unas bandejas muy útiles para guardar todo esto en el cajón de la mesa. Los clips, grapadora, taladradora, puedes tenerlos en la mesa, pero no es necesario que estén encima, sino guardados en un cajón. Piensa un momento: ¿cuantas veces al día, usas la grapadora o la taladradora?
COMUNICACIÓN: Un teléfono fijo, si es que aún lo utilizas, o tu teléfono móvil. El teléfono fijo, sigue siendo útil para comunicarte con las demás personas de tu despacho o de tu casa, cuando tienes el despacho en ella.
LA AGENDA: para anotar los señalamientos y próximas reuniones, aunque yo prefiero tener la agenda en el móvil y en el ordenador, sincronizadas ambas de forma permanente con el programa de gestión.
ALGO PARA TOMAR NOTAS: digo algo, por que puede ser un bloc de papel, tu IPad, o el portátil.
NADA MÁS.
Necesario para trabajar, no hay nada más. El ordenador, si es portátil, lo puedes poner y quitar, si es un pc, mi consejo es que lo ubiques en una mesa auxiliar. Puedes poner fotos de tu familia, macetas con flores… decora a tu gusto una vez limpies y ordenes tu mesa de trabajo con aquello te motive y te aporte ilusión en tu trabajo
Me dirás: ¿Donde guardo los papeles, los expediente etc.… Encima de tu mesa de trabajo, NO, por supuesto. Encima de las sillas o las mesas auxiliares tampoco. ¿Entonces? En un archivador.
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Atrévete a ordenar tu mesa.
ANTES DE EMPEZAR A TRABAJAR: cómprate un montón de carpetas, un una bolsa grande de basura y un buen rotulador.
Vacía completamente tu mesa, siguiendo la regla de los tres montones: Coloca todo lo que hay en tu mesa en estos tres montones:
- ELIMINAR (basura)
- ALGUN DÍA (cosas que pueden ser necesarias en otro momento y que sea interesante guardar: una revista con un artículo de un asunto parecido a uno que llevas, una sentencia importante etc. )
- HACER (TODO LO QUE IMPORTA Y DEBES ARCHIVAR Y CONSERVAR, Expedientes documentos de asuntos etc.).
Ve colocando cada cosa que hay en tu mesa en su montón. Cuando la mesa este vacía, tendrás la bolsa de basura llena y dos montones. El montón de algún día, y el de hacer.
El montón de algún día, define tu forma de ser. Observa lo que has puesto en él y haz un ejercicio de honestidad contigo mismo. De todo ese montón, seguro que hay cosas que realmente nunca utilizaras. Es el momento de ser exigente contigo mismo. Si guardas cosas inútiles, terminarás por no tener sitio. Mira la basura y, lo que no vayas a utilizar, TÍRALO.
Los papeles que realmente te interesen para algún día, puedes guardarlos de dos maneras. Los referentes a asuntos concretos, (revistas con un artículo sobre clausula suelo, por ejemplo, o una fotocopia de una sentencia de caso similar), mi consejo es que lo archives en la carpeta del asunto que te puede ser útil y donde de verdad lo necesitarás. Ademas, cuando tengas otro asunto similar, te será mucho mas fácil recordar que, en aquella carpeta del asunto similar, tienes esa sentencia o aquel artículo.
Las demás cosas, del montón de algún día, guárdalas en carpetas por materias con el lema común: ALGÚN DÍA.
DURANTE EL TRABAJO
Cuando te pones a trabajar si, aun utilizas expedientes en papel, ten en cuenta estas sencilla reglas:
1º) Cuida el orden interno de expediente.
2º) Si precisas consultar otro expediente, NUNCA lo abras nunca encima del anterior, cierra el primero para abrir el otro. Si no cuidas este detalle, los papeles de un expediente, acabarán mezclados en el otro y te volverás loco buscándolos.
3º) Cuando termines con un expediente, antes de cambiar de asunto, ordena los papeles antes de cerrar la carpeta.
AL TERMINAR CADA DÍA:
RECOGE: Los papeles a su carpeta y ordenados. Los expedientes al archivador. Los lápices, bolígrafos, rotuladores etc. A su bote o a su cajón.
Deja tu mesa de modo que cuando vuelvas por la mañana, la encuentres limpia y dispuesta para empezar de nuevo con ganas. Lograr que tu mesa de trabajo te haga sentir a gusto, depende de este pequeño detalle.
Recoger es la última tarea del día. Este pequeño esfuerzo es la ilusión del comienzo de mañana.
Se tú, el cambio que quieres ver en tu vida.
Que los disfrutes.
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5 PASOS PARA EVITAR AGOBIOS EN TU AGENDA
En las tareas del abogado surgen con frecuencia, determinadas actividades que, por su complejidad, requieren de un mayor esfuerzo y dedicación. Me refiero por ejemplo, a una demanda compleja, un recurso de casación o apelación complicado, o la creación de un despacho virtual entre varios compañeros.
Normalmente, las tareas sujetas a plazo, los abogados solemos ejecutarlas de golpe, siempre los últimos días, concentrando durante este tiempo, todo nuestra esfuerzo y dedicación a esta única tarea, por lo que se deja de atender todo lo demás, provocando el colapso de la agenda y un estrés considerable.
Para evitar esta situación, voy a comentarte la técnica del troceado o desmenuce que consiste, básicamente, en descomponer las tareas complejas en sus diversas partes, programando después su ejecución a lo largo del plazo concedido para ejecutarlo y realizarlo poco a poco, compaginando la ejecución de cada parte, con las demás actividades diarias.
Ventajas:
1. Evitas los tapones y el colapso de agenda que suelen ocurrir, cuando pasas una semana con una sola tarea.
2. El hecho pensar primero las partes de lo que vas a ejecutar, supone una labor de análisis que te genera una visión del conjunto, esencial para su posterior ejecución. Analizas serenamente todo el proceso, desgranando las partes del conjunto y logrando así una mayor eficacia en la ejecución.
Cuando descompones una tarea, comprendes mucho mejor la finalidad de cada parte, su importancia o intrascendencia. Enfrías el proceso de tu subjetividad profesional y das al resultado el impacto de la excelencia.
3. En tercer lugar, la perspectiva que alcanzas con esta técnica, te permite priorizar y delegar las partes del trabajo, dando al conjunto una mayor serenidad y eficacia.
4. Evitas la pereza o procrastinación inconsciente: procrastinar (del latín procrastirnare) es posponer, retrasar indefinidamente la ejecución de una tarea o actividad.
Cuando te enfrentas a una tarea que tu cerebro juzga descomunal o compleja, nunca hay tiempo para empezarla. Cada vez que te lo propongas, tu subconsciente te sugerirá mil excusas diferentes para que, eso que requiere todo tu esfuerzo y concentración, no lo hagas. Sin embargo, ejecutar una pequeña parte de ese “todo” (releerte la demanda por ejemplo), como primera parte del proceso, es algo sencillo y concreto que te resulta más fácil para empezar.
- Por último, con este método generas ilusión en momentos de bajón, al ver que es posible lo que ates te parecía inalcanzable.
LOS PASOS :
1º Enumera.
Descomponer las diferentes tareas que debes realizar es un proceso de análisis. Primero escribe en un papel todo lo que se te ocurre respecto a la ejecución de la tarea y, cuando digo todo, me refiero a eso: A TODO.
Luego vendrá el analizar cada parte en su importancia y urgencia, incluso suprimirla por su inutilidad, pero para ello, debes enumerarla primero.
Para que me entiendas cuando me refiero a TODO, te propongo como ejemplo las diferentes tareas que sueles hacer cuando te planteas recurrir una sentencia perdida.
- Leer el fallo de la sentencia, y ponerte de mal humor.
- Mandar la sentencia al cliente, quedar con él.
- Valorar los costes del recurso.
- Leer demanda y contestación de la demanda. (querella y escritos de acusación y defensa)
- Repasar las pruebas practicadas, visionar grabaciones de los juicios.
- Leer de nuevo la sentencia. Y detectar los posibles motivos para recurrirla.
- Pedir aclaración de sentencia
- Buscar jurisprudencia de cuestiones procesales y del fondo del asunto.
- Planificar los motivos del recurso.
- Comentar ideas con otro compañero.
- Redactar el recurso.
- Repasar la redacción.
- Presentar el recurso
Todas estas tareas y alguna más que podría añadirse, son las que debes enumerarte para seguir adelante.
2º Prioriza Cuando tienes la lista delante y sabes que tareas son más importantes, cuales te son más fácil y atractivas de ejecutar que las demás, puedes decidir y programar mejor su ejecución. Enumera cada parte por el orden que vas a acometer la ejecución,
1.- Leer el fallo de la sentencia y ponerte de mal humor.
3.- Mandar la sentencia al cliente, quedar con él.
2.- Valorar los costes del recurso.
4.- Leer demanda y contestación de la demanda. (querella y escritos de acusación y defensa)
7.-Repasar las pruebas practicadas, visionar grabaciones de los juicios.
5.- Leer de nuevo la sentencia. Y detectar los posibles motivos para recurrirla.
6.- Pedir aclaración de sentencia
8.- Buscar jurisprudencia de cuestiones procesales y del fondo del asunto.
9.- Planificar los motivos del recurso.
10.- Comentar ideas con otro compañero.
11.- Redactar el recurso.
12.- Repasar la redacción.
13.- Presentar el recurso
3º Planifica su ejecución. Es el momento de distribuir en la agenda la ejecución de cada parte del proyecto para acometerla cada día. Busca los días y horas en tu agenda que mejor te acomode para cumplir con cada tarea y CÚMPLELO.
4º Delega y adjudica cada tarea. Si estas solo, puedes entrar en los grupos de Fb, Twitter, linkedin y preguntar si alguien puede aportarte sentencias de casos similares, ideas o sugerencias: COMPARTIR es una de las grandezas de esta era de la comunicación. Seguro que en poco tiempo obtienes muchísimas sugerencias que te empujarán en la ilusión de tu proyecto. Cuando troceas primero, controlas mucho mejor su ejecución. Te sientes dueño de cada momento, el enfoque del conjunto crece en el trabajo, generando mayor concentración y eficacia, en lugar de trabajar con el estrés y la presión del último día.
5º Analiza, compara, diseña: PENSAR PARA ESCRIBIR, en lugar de escribir para pensar, (que es lo que hacemos la mayor parte de los abogados del mundo). La perspectiva que obtienes al ver las partes del conjunto, te permite planificar mejor las ideas y como estructurarlas. Después, cuando das forma con palabras a lo que primero surgió de las ideas, el texto goza del privilegio de la distancia. Surge así la elocuencia, la perspectiva que dará al conjunto, el valor de la eficacia.
Consejo: Seguimiento y control de ejecución: En los proyectos de larga duración, cuando delegas partes importantes del conjunto, es necesario planificar el seguimiento. Programa reuniones periódicas del equipo para analizar el conjunto de la ejecución, parar para ver donde estás, donde querías llegar y corregir, en su caso, el rumbo del proyecto. Esta tarea es imprescindible si quieres tener éxito.
Por cierto, el éxito, igual que el fracaso, son percepciones sociales del proceder humano. No te dejes engañar. Lo mejor de tu trabajo lo tienes en tu satisfacción personal de cada día. Si mantienes viva la ilusión por cada instante, tu trabajo se convertirá en una fuente inagotable de satisfacción personal.
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Algunas ideas para empezar a trabajar de abogado.
Tu primer cliente: otro abogado.
Algunas de las preguntas más frecuentes de los comienzos del abogado son: ¿De donde saco los clientes? ¿Cómo busco nuevos asuntos? Por eso me he planteado dar una nueva respuesta, buscar un enfoque diferente ante los retos a los que se enfrenta esta maravillosa profesión.
La primera cuestión que quiero destacar es que el mundo laboral ha cambiado y también nuestra profesión. El nuevo paradigma laboral se sustenta en una nueva premisa que afecta tanto al empleador como al empleado:
“Quiero que trabajes conmigo, no para mi.”
“Quiero trabajar contigo, no para ti”.
Aceptar esta premisa requiere cambiar los roles tradicionales a ambos lados de la relación laboral.
Es necesario plantear una nueva realidad: la estabilidad en el empleo, ha dejado de ser un elemento esencial en la economía del trabajo. Dejemos ya de despreciar trabajos con adjetivos y pongámonos a trabajar.
La segunda cuestión es la actitud con la que te enfrentas al trabajo.
El trabajo ocupará, por lo menos, la tercera parte de tu vida (8 horas de cada 24) aunque puede que acabes empleando muchas más.
Si trabajas con miedo, con agobio y con estrés: vivirás angustiado la tercera parte de tu vida y amargarás la vida de los que te rodean.
Si conviertes tu trabajo en tu ilusión, vivirás feliz la tercera parte de tu vida y contagiarás tu alegría a los demás.
De tu actitud depende tu vida.
El trabajo es mucho más que una forma de ganarse la vida. Si trabajas por dinero, pagarás tus facturas pero no serás feliz.
El trabajo te tiene que ilusionar que motivar. El trabajo debe ser la expresión social de tus anhelos, de aquello que realmente te apasiona. Si logras hacer lo que de verdad te gusta y convertirlo en tu trabajo, te puedo asegurar que el dinero, no será una preocupación en tu vida.
Los cambios en la profesión.
El mercado legal ha cambiado drásticamente con las nuevas tecnologías. La estrategia de mercado por internet requiere un planteamiento muy distinto y también una formación y una práctica diferente, para la que muchos abogados, con muchos años de ejercicio y grandes despachos, no están mínimamente preparados. Por eso quiero proponerte una serie de ideas, si quieres comenzar a trabajar que pueden ser de gran utilidad para ti como abogado y para otros abogados. Algunas de estas actividades pueden hacerse online y ofertarse al mundo entero, otras han de hacerse de forma presencial.
ONLINE
BÚSQUEDA DE JURISPRUDENCIA.
Hay momentos de autentico agobio profesional. Hay profesionales extranjeros que necesitan conocer la jurisprudencia en España en algún asunto concreto. Ofertar tu tiempo para buscar determinada jurisprudencia puede ser un servicio de gran ayuda a profesionales en apuros. Se trata de concretar claramente con el compañero lo que debes buscar y acudir a las bases de datos que ofrecen los Colegios de abogados y las universidades, para recopilar un resumen de las mejores sentencias sobre el caso, hacer un breve resumen de los criterios jurisprudenciales, grabar las mejores sentencias en un Pen y confeccionar un pequeño informe jurídico con todo ello.
PRESENCIAL.
INSTALAR Y ENSEÑAR LA UTILIZACIÓN DEL SISTEMA LEXNET y los servicios de correo electrónico y firma digital
A muchos profesionales les está costando adaptarse a las nuevas tecnologías. El servicio de lexnet, la red oficial creada en España para las notificaciones judiciales, aun en una fase inicial, puede ser una herramienta que nos permita a los profesionales extender nuestra actividad profesional a otras partes del territorio, pero hoy por hoy, hay muchos abogados que solo ven un suplicio añadido al ejercicio de la profesión. Aprender a instalar y a utilizar el lexnet, no es complicado y ofrecer tu ayudar a otros profesionales, puede ser para ti una gran oportunidad profesional, que te puede convertir en pieza clave de grandes despachos.
Gestión del correo
Ten presente que hoy en día, el 90% de la información del asunto llega por internet, pero muchos profesionales aun no saben gestionar las bandejas de entrada de su correo electrónico. Aprender y enseñar a organizar los correos profesionales de los personales, enseñar a archivar cada correo en cada expediente, en el programa de gestión o en la carpeta virtual del asunto, permite ahorrar muchísimas horas de trabajo que se pierden buscando aquel correo fundamental que nuca encuentras cuando lo buscas.
PRESENCIAL:
ORGANIZAR E INFORMATIZAR DE LOS EXPEDIENTES DE UN DESPACHO:
Se de muchísimos despachos que siguen utilizando el sistema de “montones de expedientes” como método de archivo. Algunos llegaron a comprar un archivador donde, finalmente, acaban guardando zapatos, incluso alguna botella de licor de navidad. También sé de despachos que gastaron mucho dinero en un programa de gestión que no utilizan, porque nunca hubo nadie que metiera los datos de los expedientes.
Ofertar tus servicios para organizar los expedientes física e informáticamente requiere: Mínimo sentido del orden, aprender a manejar el programa de gestión.
El aprendizaje de los programas de gestión puedes obtenerlo gratis, asistiendo a los cursos que suelen organizar las empresas de los diferentes programas.
Si no usan un programa concreto, puedes utilizar una hoja de cálculo Excel, para crear una base de datos. Puedes entrar en YouTube y buscar Tutoriales para Excel. Aquí te dejo el enlace de uno de los tutoriales, muy claro y sencillo, pero hay muchísimos más.
Online
CONFECCIÓN DE ÍNDICES DE ASUNTOS PENALES
Hay asuntos, sobretodo sobre todo asuntos penales que alcanzan mucho volumen en papel. Para preparar y realizar el juicio, no basta tener las actuaciones fotocopiadas o escaneadas, es necesario disponer de un índice que permita saber al momento, el folio de una determinada actuación.
Ofertar tus servicios para hacer un índice de determinados asuntos, especialmente en los de mucho volumen, puede ser de gran utilidad para muchos despachos y una puerta de entrada, a nuevas formas de colaborar. Puedes hacerlo utilizando marcadores en acróbata o usar una hoja Excel para hacer el índice y poder usar la función filtrar para la búsqueda del folio y tomo que buscas.
Presencial/online
COMERCIAL DE DESPACHO JURÍDICO:
Tener buenas relaciones, saber cuando ofrecer los servicios jurídicos, incluso hacer ver la necesidad de asesoramiento legal en el momento adecuado, son aptitudes que se pueden aprender.
Desgraciadamente el marketing no forma parte de la titulación de derecho. Tampoco se estudia nada en los masters de postgrado, pero es un conocimiento esencial en esta profesión.
Cada vez es una práctica más frecuente en los despachos grandes, contar con un departamento comercial que proporcione y amplíe la cartera de clientes.
¿He dicho despachos grandes?… Si, lo he dicho. Y… ¿Porqué no en los despachos pequeños, que les hace mucha más falta?
Un poco de Marketing para hacer bien la labor comercial
Aprender a analizar la cartera de clientes de un despacho no es complicado, básicamente hay que averiguar la respuesta a estas preguntas:
1º cuantos asuntos nuevos entraron el pasado año en el despacho.
2º clasifícalos:
- judicial – extrajudicial
- jurisdicción: civil, penal, social, contencioso administrativo, etc.
- más concretamente por materias: Tráfico, matrimonial, turno etc.
3º cuanto dinero se ha facturado en cada grupo o materia.
4º anota en cada asunto su procedencia: (remitido por, quien remitió el asunto). Este dato es esencial, para analizar la cartera de clientes.
5º Clasifica a estos proveedores en grupos (abogados, clientes, amigos etc,)
6º Cuanto dinero ingreso por cada remitente.
Si un despacho recibe más de un 50% de sus ingresos de un solo cliente: PELIGRO. El día que el cliente deje de serlo, el despacho se hundirá. Hay que diversificar. Un montañero nunca apoya los dos pies en la misma piedra.
Con esta información concreta:
- ¿Cuál es la especialidad del despacho?
- ¿Cuantos profesionales hay de cada especialidad?
- ¿Cual es la procedencia de los asuntos?
- ¿Cuál es la rentabilidad de cada asunto? (Horas empleadas/ remuneración percibida)
- Planifica nuevas fuentes para captar asuntos.
- Concreta una cifra de ingresos a incrementar el próximo año.
ON LINE
CREAR Y MANTENER UNA ESTRATEGIA EN LAS REDES SOCIALES:
Con la información anterior, centra la especialización y planifica la estrategia del despacho en las redes sociales.
Hoy en día, un despacho profesional debe tener su posición en las redes sociales. Enseñar a utilizar Facebook para el cultivo de la diversidad, promover necesidades y crear y difundir la opinión respecto de noticias y novedades legislativas, puede ser un gran aporte de ayuda profesional. Compartir a cambio de nada, es la clave de esta red social. Te posiciona y define tu marca personal.
Para difundir los éxitos profesionales, Twitter puede ser una buena herramienta que te puede ayudar a posicionar tu marca personal y convertirte en líder de opinión en áreas específicas de la ley. LinkedIn es una red más profesional que puede venir bien para compartir artículos de sobre novedades y compartir eventos, conferencias, charlas etc.
Redactar artículos de contenido para publicarlos, es la clave para crear tu marca personal. ¿Como quieres que te vean? Escribe de lo que te apasione, de aquello que conoces por tu experiencia de tu día a día. Compartir es la clave de internet.
Presencial/online
Mediación
Si tienes la formación adecuada, puede ser un gran acierto ofertar tus servicios como mediador:
- Externos entre despachos: a veces los abogados nos pegamos tanto al problema de nuestro cliente que acabamos convirtiéndonos en parte del problema. Buscar un mediador que aporte objetividad a las posturas de ambas partes, puede ser un gran acierto para resolver el conflicto.
- Como servicio externo para empresas medianas y grandes para solución conflictos entre empresa y trabajadores.
- Entre empresas para resolver cuestiones comerciales de forma amistosa, rápida y económica.
Para difundir y captar clientela puedes escribir pequeños artículos sobre las ventajas de la mediación que apasionen al leerlos y difundirlos en los grupos de Facebook de comerciantes y profesionales a los que quieras hacer llegar tu oferta profesional.
Presencial/ online
Ofrecerse como litigadores para hacer juicios: Muchos letrados del turno, terminan teniendo más experiencia en el foro que muchos otros profesionales. Ofrecer tu experiencia puede ser una buena idea. Tus clientes pueden ser:
- Despachos de fuera de tu demarcación que tengan juicios en tu zona.
- Gestorías: hay muchísimas gestorías que gestionan muchas empresas, pero cuando tienen un juicio no saben hacerlo y necesitan un abogado litigador.
- Abogados de secano: dedicados solo a contratos, gestiones etc, pero no hacen juicios, bien porque no les gusta o porque no lo han hecho nunca, pero cuando se hace imprescindible, necesitan un abogado litigador.
- Despacho de abogados con exceso de trabajo:
- externalización de asuntos de bancos, seguros, etc.
- Administradores concursales: los economistas que son administradores concursales no pueden hacer juicios y van muy vendidos en este tema. Bridar tu colaboración puede ser también una buena colaboración.
¿Como difundo mi oferta?: en las redes sociales, personalmente. por mail. etc.
La forma jurídica:
Todas estas actividades las puedes desarrollar como profesional independiente. Bien como simple colaboración profesional, fijando previamente en una hoja de encargo, un precio cierto en un presupuesto y un forma de pago. También puedes utilizar cualquier otra formula (Trade: Contrato de trabajador autónomo económicamente dependiente, contratación temporal por obra o servicio). Mi recomendación, si estás dado de alta como abogado, es que uses la primera opción. En todo caso te recomiendo que concretes, antes de empezar y por escrito: precio y forma de pago.
Suerte y…. a trabajar.
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Características de un buen programa de gestión de despachos de abogados
Muchas veces me han preguntado por las características de un buen programa de gestión de despacho de abogado. Pues bien, estas son algunas de las características que yo considero esenciales en un buen programa de gestión:
Archivo: un expediente de cada asunto, en el que se incluyan todos los escritos, documentos y correos electrónicos, así como la ejecución, desde cada expediente, de los escritos personalizados a través de plantillas, con los datos del asunto: Juzgado, procurador, cliente, contrario, etc. También considero imprescindible, la localización del expediente desde el correo electrónico, de forma que al abrir un correo, con un Clik, se abra el programa de gestión, busque el expediente y te permita archivar ese correo o el documento adjunto, automáticamente. Ahorras muchísimo tiempo.
Comunicación: mandar desde el expediente los escritos a los procuradores, letrado contrario o al juzgado; por internet lexnet, o por fax, sin levantarte de tu mesa. Dejando constancia del envío automáticamente, Introducir directamente y de forma automática las providencias que recibas por internet en cada expediente etc.
Sincronización: transferir los datos del programa a otros programas o dispositivos (el móvil, el portátil tu Ipad etc.) De forma automática te debe permitir pasar todas las anotaciones de la agenda del programa, teléfonos de clientes y procuradores y juzgados, etc en tu móvil y otros dispositivos.
Administración: anotar, realizar y gestionar las llamadas, llevar la contabilidad del asunto: provisiones recibidas, devengo de actuaciones por horas, minutar, hacer listados de tareas. Y la contabilidad del despacho así como la gestión y confección de los impuestos IVA, retención de IRPF etc.
Agenda anotar los señalamientos y plazos en la agenda desde cada expediente, cuando se produzcan señalamientos o plazos que cumplir y la sincronización con el móvil, computando automáticamente las fechas de los vencimientos, etc.
compatibilidad: con los programas básicos más generalizados. Word, Excel, Outlook.
Personalización fácil: no solo poner tu logo, o cambiar los colores de la pantalla, me refiero a poder hacer tus plantillas de escritos de forma sencilla que te permita con un clic, tener hecho un escrito proponiendo prueba en un verbal, o pedir la tasación de costas, realizar tus minutas etc. Hay mucha labor rutinaria que puedes agilizar.
SENCILLEZ: El programa de gestión de despacho no es un capricho. Es esencial si quieres ser mínimamente eficaz. Un consejo: la sencillez en el manejo del programa es más importante que su complejidad. Los programas diseñados para hacer muchas cosas inútiles no sirven para nada, si, las que de verdad haces, son muy complejas de realizar.
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Las tareas del abogado
Estas son las primeras reflexiones para este nuevo año: te invito a analiza la actividad de tu negocio, para que puedas analizar mejor tu día a día y mejorar y cambiar lo que proceda.
En síntesis el abogado realiza tres tipos de tareas: producción, administración y promoción.
PRODUCCIÓN:
- Estudio de los casos, realizar actuaciones judiciales y extrajudiciales del caso.
- Estudio normas nuevas.
- Comunicación: con terceros y con el cliente para la gestión del asunto
ADMINISTRACIÓN:
- hacer presupuestos (hoja de encargo),
- facturar,
- archivar,
- revisión periódica de expedientes vivos,
- abrir expedientes nuevos,
- Confeccionar y pagar impuestos, nominas empleados etc: Iva, retenciones IRPF, Sociedades, renta etc.
PROMOCIÓN:
- Elaborar y remitir encuesta de satisfacción al cliente.
- Analizar resultados de las encuestas y concretar cambios y plan de ejecución de cambios.
- Quedar con clientes para comentar nuevas normas que le afectan
- Redactar y difundir artículos y Newsletters sobre nuevas normas y reformas legales.
- Networking: Presentar a los clientes entre si para crear y promover negocio.
De esta división se me ocurren estas ideas:
1º.- A medida que el tamaño del despacho crece, también lo hacen el tiempo de gestión y las tareas de administración que debe dedicar el abogado al mismo, en perjuicio de su capacidad de producción, ( que generalmente ceden a un abogado no gestor más “barato”).
Me dirás, probablemente, que tú no encargas un juicio a otro abogado, por archivar o facturar, pero lo que seguro que no delegas es tu facturación, o que te archiven tus providencias, cuando hay programas de gestión que lo hacen automáticamente: busca el mejor programa de gestión, ganaras mucho dinero y tiempo.
2º.- Cuando hay acumulación de tareas de producción (juicios, plazos etc) lo primero que dejamos de hacer es la promoción, lo segundo: facturar, lo que provoca esta paradoja: meses de mucho “trabajo” disminuyen los ingresos, meses de poca producción, aumentan los ingresos, si no, dime: ¿cuando llamas a ese cliente moroso que te debe dinero?, cuando tienes “un ratito”.
¡Cambia! facturar es imprescindible.
Idea: fracciona los pagos en tus presupuestos y automatiza la facturación, domiciliando los pagos.
3º.- Programa en tu lista de tareas, todos los días, tareas de administración y tareas de promoción. De esa manera mantendrás el ritmo de tu negocio.
4º.- Pasamos por la vida de forma reactiva ante los acontecimientos, nos limitamos a reaccionar ante lo que sucede. Raramente somos proactivos. Raramente somos dueños de cada acto de la obra de “nuestra vida”.
Tomar las riendas de tu vida requiere un acto de pensamiento y reflexión previo.
DEFINE TU PROYECTO:
A donde.
Por donde
Como llegar.
Ejecutar.
Volver a mirar nuestro avance.
Rectificar el rumbo
Avanzar.
Tu actitud frente a tu proyecto
- Deja de quejarte y de pensar en clave de limitaciones y empieza a pensar en términos de posibilidades: céntrate en lo que quieres, no en lo que temes.
- Descubrir nuevas necesidades es la base del talento y en cada reforma legal hay un reto por descubrir.
- STOP: Para de vez en cuando, sistemáticamente. Todo proyecto requiere seguimiento y corrección periódica.
- Seamos el cambio que queremos ver en el mundo.
Feliz año.
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TÉCNICAS PARA TRABAJAR CON EFICACIA.
Hace años, no muchos, vivía en un estrés permanente. Vivía mi profesión con tal agobio que llegué a pensar seriamente en abandonarla. Buscar acomodo en la cuenta ajena, o mejor: funcionario y … ¡que les den!
Cuando, por la mañana salía a la calle, era como si me tirase a un río bravo que me engullía y me llevaba a trompicones todo el día, de un lado a otro, sin rumbo fijo, sin un respiro. Llegaba a casa agotado, pero lo peor no era eso, era la sensación de malestar e impotencia que me causaba pensar que, en todo el día, no había podido hacer nada de lo que realmente tenía que haber hecho. Si a eso le añades un par de sentencias perdidas, discusiones y otros agobios… el malestar se había convertido, sin darme cuenta, en la rozadura permanente de mi vida.
Hace años, no muchos, decidí cambiar esta forma vivir. Decidí ser dueño de cada instante de mi vida. Comencé a vivir mi propia historia, en medio de los acontecimientos, a los que les doy el sentido que yo quiero darles.
Esto, además de una frase preciosa, hay que ponerlo en práctica. Por eso quiero compartir contigo algunas técnicas muy sencillas que he ido mejorando día a día, para llevar las riendas de la vida y que, tal vez a ti, también te puedan ayudar, siempre que quieras comenzar a vivir tu propia historia, claro.
Estas son algunas de las técnicas que empleo:
LA LISTA DE TAREAS:
La técnica consiste en los siguientes pasos: anotar, programa, ejecutar.
Anotar: La primera tarea del día, es confeccionar una lista de todas las cosas que tienes en la cabeza y sabes que tienes que hacer. Cuando te digo todas, me refiero a eso: A TODAS. Desde pasar por la tintorería, hasta hacer el recurso de apelación, pasando por minutar el juicio del otro día, o llamar a tu amiga Lola para quedar a comer: TODO.
Puedes hacerlo un papel, en tu agenda, o, mejor aun, en la lista de tareas de tu móvil. (búscala que seguro que tu móvil la tiene. También puedes anotarlo en la lista de tareas de outllook: si no sabes hacerlo, mira algún tutorial.)
La finalidad de esta lista, es visualizar de forma gráfica todas las tareas que tiene que hacer ese día, para programar mejor su ejecución.
Programar:
Numera las tareas que has puesto en la lista, por el orden en que las vas a ejecutar y CÚMPLELO.
Habrás oído la clásica distinción entre lo urgente y lo Importante. Recuerda que el valor de lo importante lo decides tú. Si no tienes claras las prioridades de tu vida, recuerda: Tu trabajo no te cuidará cuando estés enfermo. Tus amigos y familia sí.
Lo urgente viene de la mano del olvido, de una mala gestión de tu tiempo. Si no programas la ejecución de las cosas, los actos más insignificantes y rutinarios, de repente, se pondrán la chaqueta roja del olvido y se plantarán delante de tu vida reclamando toda tu atención. Dejarás de hacer lo importante para convertirte en abogado bombero: “apagando fuegos todo el día”.
Ejecutar:
Algunos criterios para priorizar la ejecución de las tareas:
Motivación: empieza por aquello que más te motive. La ilusión por hacer algo, se siente de forma tan clara que no dudarás en elegir lo que más te apetece. Pero recuerda que la motivación también se provoca, generando ilusión con tu mente antes de acometer una tarea.
La regla de los dos minutos: Si tienes varias cosas sencillas que hacer y otra más compleja o que requiera toda tu atención, es conveniente ejecutar primero aquello que puedes hacer rápido: en “dos minutos”. Los dos minutos no es algo literal, pero casi. Se trata de despejar la mente y de obtener esa sensación de relax que produce saber que en poco tiempo, has podido ejecutar casi todas las tareas de la lista.
Cuando acometas la tarea compleja, tu mente se sentirá más relajada y dispuesta, sabiendo que está todo hecho y solo queda eso por terminar, de forma que tu capacidad de concentración es mucho mayor.
Una vez ejecutada una tarea, TACHALA DE LA LISTA. Verás que satisfacción produce, ver como te cunde el trabajo.
DELEGA: En muchas ocasiones nos empeñamos en hacer tareas que podríamos delegar. No es escusa que tengas el despacho en casa, o que estés solo. Puedes pedirlo a la procuradora, meterte en algún grupo de Fb y pedir el favor a algún compañero, demorarlo al día siguiente que pasarás varias horas delante de la puerta de la sala de vistas “esperando para suspender el juicio…”
Una estrategia que me funcionaba muy bien cuando empecé y estaba solo era el “Tornallóm” (“tornar el llom”: devolver el lomo en valenciano) consiste en tener un grupo de dos o tres compañeros que recíprocamente nos hacíamos este tipo de favores. El origen procede del derecho foral valenciano entre los agricultores: quien pedía ayuda al vecino para recolectar la cosecha, quedaba obligado a “Tornar el Llom”, es decir a corresponder y devolver el favor, agachando el lomo, en la recolección de la cosecha del otro.
NO MANTENGAS ABIERTO EL CORREO.
Hoy nos llega el 90% de las cosas por correo electrónico. Si al llegar al despacho lo abres y lo dejas abierto, cada vez que te entre un nuevo correo querrás verlo y te distraerás en tu tarea.
La concentración en el trabajo es esencial para ser efectivo, si miras el móvil cada vez que alguien hace algún comentario en un grupo de Whatsapp, perderás tu concentración en tu trabajo y arruinarás tu eficacia. Si quieres ser efectivo: programa como una tarea más la consulta del móvil y del correo. Mientras haces otras cosas: ponlo en silencio o ciérralo.
DESMENUZA EN PARTES SENCILLAS LAS TAREAS COMPLEJAS.
El agobio que produce saber que te enfrentas a una tarea complicada, se resuelve desmenuzando esta tarea en todas sus partes, para ejecutarla mejor.
Por ejemplo, para hacer un recurso de apelación tendrás que: releer la demanda, la contestación, releer otra vez la mier… de sentencia, el “peñazo” de ver CD del juicio, transcribir lo importante, mirar jurisprudencia…
La tarea: “hacer el recurso de apelación”, parece terrible, pero es muy sencillo programar cada día una o dos de las tareas que comprende su total ejecución y hacerlas, a lo largo de los 20 días del plazo. De esta manera no tienes que bloquear toda tu actividad hasta terminar el recurso y lo podrás compaginar con las demás tareas de cada día.
Esto evita también esos tapones de trabajo que produce el “encerrarse con una tarea” y no hacer otra cosa hasta terminarla. Si la desmenuzas y programas, la podrás realizar poco a poco y sin el agobio de saber “la que te espera al terminar”.
Hace años, no muchos, recuperé la ilusión por aprender todos los días algo nuevo, por probar otras formas de hacer las cosas de manera diferente.
Pierde el miedo a equivocarte: forma parte del hecho de tomar tus decisiones. Atrévete a disfrutar con tu trabajo y poco a poco, recuperarás la ilusión, por vivir tu propia historia.
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LA AGENDA EN EL MOVIL DEL ABOGADO.
La agenda es una herramienta esencial para ejercer la profesión. Tan importante como los conocimientos. De su utilización dependen tu eficacia y, lo más importante, tu serenidad y capacidad profesional. Igual que el orden es algo esencial para el abogado. Un abogado sin agenda, no puede ser un buen abogado.
Una de las peores pesadillas que podrás tener en tu trabajo, es despertarte sobresaltado pensando que se te ha pasado un plazo.
El uso de la agenda es tan importante que he querido publicar este artículo extrayendo esta parte del Post la Gestión del tiempo parte II, y centrándome en la anotación de los eventos en la agenda del móvil.
Las ideas que te propongo están sacadas desde mi sobresalto, aprendidas de mis errores y pulidas con los años. Si con ellas logro un poco de paz en tu trabajo, me daré por pagado, con intereses y costas.
TIPOS DE AGENDA:
- Personal
- profesional
- otras.
Mi consejo es que emplees una sola agenda para todo. Si usas varias agendas, acabarás señalando reuniones profesionales el día de la fiesta de fin de curso de tu hija.
Por supuesto la agenda electrónica y en el móvil: La agenda la debes llevar siempre encima para anotarlo TODO. Por ello mi consejo es que uses la agenda del móvil.
Si estas en la parada del Bus y te llama un cliente, puedes consultar la agenda en el móvil quedar con él y anotar la cita. Cuando llegues al despacho y conectes el móvil al ordenador se sincronizará automáticamente la cita con la agenda del ordenador y quedará anotada.
Hay dos programas de agenda que se usan mayoritariamente: la agenda del programa Outlook y la de Gmail, ambas compatibles con la mayoría de las agendas de los dispositivos móviles.
En la segunda, la de Gmail, los datos se almacenan en “la nube” (es decir, en otro ordenador central más grande). Esto tiene sus ventajas y sus inconvenientes. La ventaja: que no hace falta sincronizar la agenda, pues todas las anotaciones se guardan directamente en el ordenador central que hace de “nube”. Pero tiene un inconveniente muy importante, hoy por hoy: solo funciona si tienes conexión a internet. Si estás en un lugar sin cobertura, no podrás anotar los eventos, ni consultar la agenda, ni te sonarán los avisos.
La sincronización con el programa de Outlook, para pasar tus contactos y anotaciones de la agenda del móvil al ordenador y viceversa, requiere que conectes tu móvil al ordenador, bien con un cable usb o por Wifi.
Vale la pena que dediques un tiempo a aprender el manejo del calendario de tu móvil. Mira tutoriales por internet buscando: “Tutoriales para el calendario del (modelo de tu móvil)” y obtendrás multitud de videos de youtube y artículos que te explican como anotar y cambiar señalamientos en tu calendario del móvil.
Si vas a cambiar de móvil una de las características que debes tener presente es la sencillez en el uso de la agenda, algunas funcionan ya con la voz, lo que te permite dictar la anotación del evento, en lugar de tener que escribirlo. Lo que es muy útil si estas fuera del despacho.
Por el contrario si aún usas la agenda de papel, para poder llevarla siempre encima, debe ser de bolsillo y estas agendas son de varios días por página. Donde no cabe nada. Y anotar una cita, de pie, en el autobús, con buena letra y pequeñita (para que te quepa), es una tarea muy, muy compleja. Además no te avisará con antelación de los juicios, ni tampoco te permite convocar una reunión, de forma automática, por correo electrónico.
Si te habitúas a usar la agenda del móvil y a sincronizarla (es decir, pasar automáticamente las anotaciones del móvil al ordenador y viceversa) llegaras a ser mucho más eficaz.
Si no te adaptas a las nuevas tecnologías, quedarás tan arrinconado que tendrás que dedicarte a otra cosa en poco tempo.
MUY IMPORTANTE: La copia de seguridad. Tan terrible como perder tu agenda de papel, o que alguien te la robe, es perder o que te roben tu móvil. Pero en el segundo caso, si mantienes actualizada tu copia de seguridad no tendrás ningún problema.
Normalmente, cada vez que conectas tu móvil al ordenador, se realiza una actualización de la copia de seguridad. Por eso te recomiendo que te habitúes a conectar tu móvil todos los días para mantener actualizada la copia de la agenda y de los contactos.
La gestión de la agenda tiene tres pasos:
Clasificar
Anotar
y revisar
CLASIFICAR:
Los eventos de tu vida son:
- a) Personales.
- b) Profesionales.
- A su vez estos eventos puedes ser:
1) Importantes.
2) Urgentes.
3) O Ambos.
Algunos consejos para clasificar los eventos:
El valor de lo importante lo defines tú. Para valorar lo realmente importante piensa: ¿Dentro de un año recordaré este evento? Y… dentro de diez años: ¿me acordaré? Si no tienes claro tu proyecto de vida, considerarás importante cosas que no lo son. Te agobiarás por las cosas del día a día y descuidarás a tu familia, a tus hijos y a ti mismo. Recureda esa máxima de la ilustre periodista Regina Brett al cumplir los 90 años: “ Tu trabajo no te cuidará cuando estés enfermo. Tus amigos y familia sí. Mantente en contacto”
2) Lo urgente viene de la mano del olvido, de una mala programación. Si no anotas los eventos, no programas su ejecución. Los actos más rutinarios, se pueden poner la chaqueta roja del olvido y plantarse en tu vida de repente, reclamando toda tu atención. Dejarás de hacer lo importante para convertirte en abogado bombero, (apagando fuegos todo el día).
3) Delegar. Muchas cosas del día a día, nos empeñamos en hacerlas nosotros, cuando las podemos delegar. Piénsalo cuando estés fotocopiando un expediente o haciendo escritos urgentes sin ninguna trascendencia o perdiendo la mañana en el juzgado para fotocopiar unos autos. Si estas solo pide ayuda, seguro que algún compañero pasará la mañana en el Juzgado, suspendiendo o esperando la vista de su juicio y te podrá ayudar.
4) La programación ha de ser rigurosa. Debes esforzarte por anotar TODOS los eventos. De ella depende tu tranquilidad y tu buen hacer profesional.
En cuanto te llegue la notificación de un señalamiento anótala en el móvil, más vale que la tengas dos vences anotada que ninguna.
5) La programación debe ser realista, es decir: de ejecución posible en el tiempo asignado.
6) La programación debe ser completa: debes anotar tanto los eventos profesionales como los personales de la vida.
7) todas las agendas móviles permiten resaltar en diferentes colores cada evento para facilitar su rápida identificación. Pero si usas muchos colores al final no recuerdas su significado. Mi consejo tres colores son suficientes: Juicios y señalamientos (P.ej rojo) reuniones (P.ej. amarillo) agenda personal (P.ej. verde)
II) ANOTAR- A) SEÑALAMIENTOS: 3 pasos.
1.-Anota en la agenda la fecha del Señalamiento: incluyendo la hora, el lugar, Juzgado dirección, nº procedimiento, teléfonos de juzgado, del cliente y del procurador. Si lo anotas desde el programa de gestión del despacho, estos datos se grabarán automáticamente. 
2.- Programar una alarma que suene en el móvil el día del evento con la holgura suficiente para: llegar al juzgado, aparcar, coger la toga, buscar al cliente etc. Si programas la alrma a la hora del evento llegarás siempre tarde. Un consejo: No apures, llegar con el tiempo justo da muy mala imagen profesional y es la principal causa de estrés en este trabajo. En estos casos anotar los teléfonos de contacto es muy útil para avisar de un retraso. 3.- Anota el aviso para preparar el Señalamiento. Cuanto más complejo más tiempo. Anota también si debes quedar con el cliente y programa la reunión. Casi todos los programas de gestión profesional, al anotar el evento, requieren al usuario para que anote también la fecha del aviso.
- Ten presente que hay plazos para proponer la prueba: en el verbal civil tres días desde la notificación del señalamiento (Art. 440.1 LEC); en social con al menos cinco días de antelación al juicio. (art. 90.3 LJS).
- B) PLAZOS: 2 pasos.
- Anotar el fin del plazo. (mi consejo es que anotes el fin del plazo del computo ordinario, no el día de gracia previsto en el 135 de la LEC.)
- Anotar el día o días para ejecutarlo. NUNCA EL ÚLTIMO DÍA. Y cumple su ejecución como si fuera un señalamiento. Busca el momento adecuado dentro del plazo y ¡CÚMPLELO!
- C) eventos necesarios:
Programar estos eventos es imprescindible. Muchas veces no lo hacemos confiando en nuestra memoria. Pero olvidar una actuación necesaria, puede comprometer tu responsabilidad profesional gravemente, o la salud de tu hijo, si olvidas darle el antibiótico.
Como anotar estos eventos:
1) Lugar y tiempo deben estar vinculados. Piensa lo que requiere el evento. Debes programar la hora cuando estés en el lugar apropiado: donde tengas todo le necesario para ejecutar el evento.
Por ejemplo: minutar un asunto, debes prográmalo cuando estés en el despacho y puedas acceder al expediente. Por eso debes anotarlo a la hora en que preveas que estarás en el sitio adecuado para ejecutar el evento. Si dejaste a tu hijo con tu suegra y quieres recordarle que le dé el antibiótico, programa un aviso a la hora e incluye el teléfono para llamarle. Cuando suene la alarma en tu móvil, tendrás también el número en el aviso y pulsando largo sobre el número, se realiza la llamada. (En casi todos los móviles).
Si esta tarea requiere varios días, búscalos en la agenda y anótalos a la hora que estés en el lugar adecuado con la información necesaria.
2) Hay tareas necesarias que se pueden ejecutar en tiempos muertos, con independencia del lugar.
Por ejemplo: leer una reforma legal o un artículo que te interesa, lo puedes hacer en el Autobús o en el metro. La anotación debe contener el enlace de internet, o descárgatelo en el móvil para poder leerlo.
Adaptarse a las nuevas tecnologías lo podrás hacer mejor si te ilusionas. Una buena gestión de tu agenda en tu móvil te convertirá en un abogado más eficaz. Te regalará mucho tiempo libre, pero sobre todo, te regalará mucha serenidad y paz en la gestión profesional y personal de tu vida.
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