LA GESTION DEL TIEMPO DEL ABOGADO

Tres ideas para el descanso del abogado

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Vacaciones. ¡Por fin!

DESCANSAR DEL ABOGADOUna vez instalados en reposo, solo falta poder desenchufar de la cabeza, esa voz permanente que no te deja descansar y  te atormenta con agobios y recuerdos de lo que falta por hacer, de lo mal hecho, del pleito que se perdió…

Déjame que comparta contigo algunas ideas que utilizo para desconectar y  disfrutar del descanso.

Tu trabajo te exige que descanses.

Si no logras desconectar por tu familia, por ti mismo o por tener paz durante tus vacaciones, piensa que es el mismo trabajo, el que te impone y te exige que desconectes que te olvides de todo, para que vuelvas al cien por cien a trabajar.

No hay escusa para no desconectar.

Es triste que no logremos hacerlo por nosotros mismos, por estar felices con los nuestros, pero a toda costa debes desconectar y si nada de todo esto, te da la fuerza necesaria para lograrlo, piensa que al igual que el trabajo te exige más horas, más esfuerzo y dedicación, ahora te impone el descanso que te olvides de todo que cierres la persiana mental de tu cabeza y te dediques a disfrutar.

Aprende a desconectar el ruido del pensamiento.

desconectar-del-trabajoHan sido muchas las horas gastadas, la rutina de cada mañana, el esfuerzo empleado.

De repente todo se para, haces cosas diferentes. No hay que correr para llegar al autobús, ni a la parada del colegio de tus hijos, ni juicios, ni olvidos de cosas importantes.

Teóricamente no hay prisa, pero… sigues viviendo agobiado: si tus hijos se retrasan, si te quitan el ascensor, si no hay forma de aparcar. Siempre hay alguien o algo que te irrita.

Recuerda: tantas horas de estrés, tantos días de trabajo, te han dejado el ego alterado. La máquina que te sirve para tener la razón sigue encendida, haciendo ruido. Es como una emisora de radio, emitiendo siempre en frecuencia emocional alterada. Es lo que yo llamo “Radio onda preocupaciones: la emisora cerebral… que te llena de ansiedad y… te toca lo cojones”.

Debes saber que el ego alterado provoca un flujo constante de pensamiento. Que esa voz permanente de tus pensamientos, no eres tú y que puedes aprender a apagarlos. ¿Cómo?

Aprende a observar tus pensamientos. Trata de no identificarte con ellos. Simplemente déjalos pasar.

Al principio se hace complicado, tal vez, por la mañana, antes de levantarte, puedes practicar. Centra la atención en tu respiración. Trata de inspirar sintiendo pasar el aire por la nariz, profundamente. Observa como el aire llena primero tu estómago, luego tu pecho y luego los hombros. Después suéltalo lentamente por la boca, hasta vaciar todo el aire de tus pulmones. Hazlo varias veces y después, simplemente respira pausadamente con normalidad. Luego suelta todo tu cuerpo, siéntelo simplemente relajado. Ahora puedes empezar a divertirte observando esos pensamientos. Como desde arriba, como quien escucha la radio, procura observarlos, sin identificarte con ellos.

Poner distancia entre tú y los pensamientos, es lo que se llama la conciencia observada. Déjalos pasar, observándolos simplemente. No dejes que te atrapen en su elucubración, simplemente déjalos pasar. Te darás cuenta de que se desvanecen y cada vez serás más capaz de eliminarlos.

Si alguno te engancha, no te culpes por ello, es normal y vuelve a intentarlo.

A lo largo del día, procura repetir la experiencia, simplemente respira profundamente y observa: en la playa, paseando, en la siesta.

Tal vez te ayude hacer ejercicio y escuchar alguna relajación de YouTube.

Enfoca tu atención en algo nuevo: Crea una ilusión.

La mejor idea para descansar no es luchar contra lo malo, sino crear algo nuevo y diferente. Algo que te llene de ilusión y de alegría. Un proyecto capaz de motivarte enteramente, es la mejor forma de descansar.

Puede ser un proyecto profesional: compartir despacho, crear una página web, preparar una conferencia.

Pero también puede ser algo diferente y familiar, algo que te implique a ti y a los tuyos: organizar una fiesta, planificar un viaje, pintar la casa junto con tus hijos, organizar una gincana. Cualquier idea que te ilusione y sea capaz de ilusionar a los tuyos, será una magnifica idea para descansar. Sé es mucho más feliz, cuando haces felices a los otros.

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¡Felices vacaciones!

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Características de un buen programa de gestión de despachos de abogados

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Muchas veces me han preguntado por las características de un buen programa de gestión de despacho de abogado. Pues bien, estas son  algunas de las características que yo considero esenciales en un buen  programa de gestión:

BUSCANDO EN EL ARCHIVOArchivo: un expediente de cada asunto, en el que se incluyan todos los escritos, documentos y correos electrónicos, así como la ejecución, desde cada expediente, de los escritos personalizados a través de plantillas,  con los datos del asunto: Juzgado, procurador, cliente, contrario, etc. También considero imprescindible, la localización del expediente desde el correo electrónico, de forma que al abrir un correo, con un Clik, se abra el programa de gestión, busque el expediente y te permita archivar ese correo o el documento adjunto, automáticamente. Ahorras muchísimo tiempo.

redes sociales (1)Comunicación: mandar desde el expediente los escritos a los procuradores, letrado contrario o al juzgado;  por internet lexnet,  o por fax, sin levantarte de tu mesa. Dejando constancia del envío automáticamente, Introducir directamente y de forma automática las providencias que recibas por internet en cada expediente etc.

sincronizar-portatil-y-movil-2Sincronización: transferir los datos del programa a otros programas o dispositivos (el móvil, el portátil tu Ipad etc.) De forma automática te debe permitir pasar todas las anotaciones de la agenda del programa, teléfonos de clientes y procuradores y juzgados, etc en tu móvil y otros dispositivos.

presupuesto-app-2Administración: anotar, realizar y gestionar las llamadas, llevar la contabilidad del asunto: provisiones recibidas, devengo de actuaciones por horas, minutar, hacer listados de tareas. Y la contabilidad del despacho así como la gestión y confección de los impuestos IVA, retención de IRPF etc.

COLORES DE EVENTOSAgenda anotar los señalamientos y plazos en la agenda desde cada expediente, cuando se produzcan señalamientos o plazos que cumplir y la sincronización con el móvil, computando automáticamente las fechas de los vencimientos, etc.

cabecera-blog manos redes socialescompatibilidad: con los programas básicos más generalizados. Word, Excel, Outlook.

elección del destinatarioPersonalización fácil: no solo poner tu logo, o cambiar los colores de la pantalla, me refiero a poder hacer tus plantillas de escritos de forma sencilla que te permita con un clic, tener hecho un escrito proponiendo prueba en un verbal, o pedir la tasación de costas, realizar tus minutas etc. Hay mucha labor rutinaria que puedes agilizar.

freeSENCILLEZ: El programa de gestión de despacho no es un capricho. Es esencial si quieres ser mínimamente eficaz. Un consejo: la sencillez en el manejo del programa es más importante que su complejidad. Los programas diseñados para hacer muchas cosas inútiles no sirven para nada, si, las que de verdad haces, son muy complejas de realizar.

Aprender a buscar y gestionar el conocimiento: la otra formación del abogado

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EL COMPLEJO DE NO SÉ NADA:

EinsteinTus conocimientos memorizados… ¡Tan pronto olvidados en la primera, en la segunda, puede que…en la tercera cerveza después del examen!

–  ¡De verdad! Satur, (me dices), es que en mi caso es cierto, es que yo… ¡No sé nada!

Bienvenido al club. Esa percepción la hemos tenido todos. Si aprendes a controlarla te dará humildad y prudencia.

Humildad: si te sabes ignorante no presumirás de lo que ignoras. La humildad te ayudará saber donde están los lindes de tu conocimiento.

Prudencia: esa percepción te hará ser prudente en el consejo, condición esencial, si te quieres dedicar a ejercer como abogado.

El conocimiento que aprendiste durante la carrera no está olvidado, está almacenado en el hipocampo, una región de tu cerebro que gestiona la memoria. Volverá a estar presente cuando lo utilices para aplicarlo a algún supuesto concreto y ya no lo olvidarás.

LA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO:

gestion-del-conocimiento_1_1_2019193Con el acceso generalizado a internet, el conocimiento ha dejado de ser un privilegio social, para convertirse en una opción.

Hoy cualquier persona puede encontrar desde su móvil, la respuesta a lo que ignora y obtener, en segundos y gratis, más información  que hace solo veinte años buscando durante meses en una biblioteca. Por eso, con un ordenamiento jurídico tan cambiante, dedicar tu memoria a recordar leyes que mañana se derogan, es una inutilidad. Es preferible que aprendas a buscarlo, que sepas gestionar tu conocimiento, que aprendas a utilizar herramientas de búsqueda, para encontrar la regulación y la norma que asiste a la razón de tu cliente, pues ten por seguro que tu cliente ya habrá buscado en internet cuando acuda a tu despacho.

Quiero compartir contigo, algunas cosas que, a lo largo de los años, he comprobado, desde de mi experiencia personal que son de gran utilidad en este trabajo.

LA OTRA FORMACIÓN QUE NECESITAS: 

LUPA BUSCADORESAprender a buscar en Google: los motores de búsqueda tienen sus reglas y sus trucos. Raramente los empleamos, pero son muy efectivos. Por ejemplo: el uso de comillas para definir un resultado exacto, buscar dentro de un sitio Web un resultado concreto, impedir que en los resultados aparezcan ciertas palabras usando el signo menos,  etc.

Si quieres hacer una búsqueda especializada, teclea:  búsqueda avanzada en Google te aparecerá esta pantalla que te permite hacer una selección de lo que buscas de forma muy selectiva:

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En esta página  explica de una forma muy clara y Sencilla el uso de ciertos comandos,  para hacer mas efectivas las búsquedas en Google.

PONER ALERTAS EN GOOGLE:

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Poner alertas en Google sobre una noticia o sobre ti: para hacer un seguimiento en internet. Cuando te interesa una noticia, o quieres estar informado al instante de lo que se dice sobre ti en internet, puedes poner una alerta en los buscadores de internet. Esto te permitirá estar puntualmente informado de todo lo que salga en internet. Te dará una fuente de información automática, gratuita y de enormes proporciones.

Hay muchos otros blogs, que te dan ideas y sugerencias:

También puedes poner  las alertas en cualquier parte del mundo.

OTROS CONOCIMIENTOS  para tu formación actualizada.

MECANOGRAFÍA: Si sigues escribiendo con dos dedos, no acabarás nunca, es hora de cambiar. chica duda teclear

Aprender a escribir con rapidez y todos los dedos en el ordenador, es fundamental. Hay muchísimas aplicaciones que te pueden ayudar. Aquí tienes algunos sitios donde puedes aprender gratis que van bastante bien:

Este enlace es de una página sencilla y eficaz Te motivará a alcanzar más rapidez en tus dedos.

También puedes practicar aquí.

PROGRAMAS BÁSICOS

Debes aprender a utilizar en profundidad ciertos programas básicos:

Word: el tratamiento de texto por excelencia debes controlarlo a nivel experto. En especial funciones como “comparar documentos”, (aquí puedes ver un video muy sencillo que lo explica). Es importante que aprendas a crear plantillas; formatos de documentos, (Por ejemplo, convertir pdf en Word y viceversa). Puedes emplear esta técnica para analizar los cambio de una reforma legal una forma rápida para analizar los cambios de una reforma legal.

Excel: En este tutoría de YouTube, puedes aprender el manejo de una hoja de cálculo, Es imprescindible para cualquier manejo de cálculos repetitivos, formulas complejas, contabilidad y análisis de contabilidad, gestión de índices de procedimientos judiciales, es muy útil saber como filtrar información de texto, entre muchos datos voluminosos, es una herramienta imprescindible.

Manejo de bases de datos: aprender a utilizar, a nivel usuario avanzado o experto, las diferentes bases de datos de jurisprudencia y legislación, es un valor imprescindible para ejercer.

Los cursos suelen ser gratuitos. En los Colegios de abogados, estas empresas suelen ofrecer periódicamente estos cursos de formación. Las principales empresas del mercado son:

la ley (wolters Kluwer) el derecho: (Francis Lefebvre); Aranzadi, etc.

Es importante aprender los criterios de búsqueda, el manejo de los campos o apartados para filtrar la información.

(P.ej. si buscas la jurisprudencia sobre una reforma legal, tendrás que acotar la fecha, para que no salgan sentencias anteriores a la reforma)

Hay buscadores muy intuitivos, que tienen algoritmos y formulas para aplicar sinónimos jurídicos, conocerlos y saber utilizarlos, es un mérito que debes reflejar en tu curriculum.

Programas de gestión de despacho: Nivel usuario avanzado.

En los Colegios de abogados, suelen impartirse cursos gratuitos sobre  estos programas de gestión. Inscribirte, aunque no tengas intención de comprar el programa, te dará un conocimiento que te permitirá comparar con otros programas y saber manejarlos es un merito a incluir en tu currículum.

Recuerda: Tu actitud es clave para estar al día y tener una formación completa y diferente. Abre tu mente, aprender es siempre necesario.

TÉCNICAS PARA TRABAJAR CON EFICACIA.

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Hace años, no muchos, vivía en un estrés permanente. Vivía mi profesión con tal agobio que llegué a pensar seriamente en abandonarla. Buscar acomodo en la cuenta ajena, o mejor: funcionario y … ¡que les den!

imgp0657Cuando, por la mañana salía a la calle, era como si me tirase a un río  bravo que me engullía y me llevaba  a trompicones todo el día, de un lado a otro, sin rumbo fijo, sin  un respiro. Llegaba a casa agotado, pero lo peor no era eso, era la sensación de malestar e impotencia que me causaba pensar que, en todo el día, no había podido hacer nada de lo que realmente tenía que haber hecho. Si a eso le añades un par de sentencias perdidas, discusiones  y otros agobios… el malestar se había convertido, sin darme cuenta, en la rozadura permanente de mi vida.

Hace años, no muchos, decidí cambiar esta forma vivir. Decidí ser dueño de cada instante de mi vida. Comencé a vivir mi propia historia, en medio de los acontecimientos, a los que les doy el sentido que yo quiero darles.

Esto, además de una frase preciosa, hay que ponerlo en práctica. Por eso quiero compartir contigo algunas técnicas muy sencillas  que he ido mejorando día a día, para llevar las riendas de la vida y que, tal vez a ti, también te puedan ayudar, siempre que quieras comenzar a vivir tu propia historia, claro.

Estas son algunas de las técnicas que empleo:

Check-List-curricularLA LISTA DE TAREAS:

La técnica consiste en los siguientes  pasos: anotar, programa, ejecutar.

Anotar: La primera tarea del día, es confeccionar una lista de todas las cosas que tienes en la cabeza y sabes que tienes que hacer. Cuando te digo todas, me refiero a eso: A TODAS. Desde pasar por la tintorería, hasta hacer el recurso de apelación, pasando por minutar el juicio del otro día, o llamar a tu amiga Lola para quedar a comer: TODO.

Puedes hacerlo un papel, en tu agenda, o, mejor aun, en la lista de tareas de tu móvil. (búscala que seguro que tu móvil la tiene. También puedes anotarlo en la lista de tareas de outllook: si no sabes hacerlo, mira algún tutorial.)

La finalidad de esta lista, es visualizar de forma gráfica todas las tareas que tiene que hacer ese día, para programar mejor  su ejecución.

Programar:

Numera  las tareas que has puesto en la lista, por el orden en que las vas a ejecutar y CÚMPLELO.

Habrás oído la clásica distinción entre lo urgente y lo Importante. Recuerda que el valor de lo importante lo decides tú. Si no tienes claras las prioridades de tu vida, recuerda: Tu trabajo no te cuidará cuando estés enfermo. Tus amigos y familia sí.

Lo urgente viene de la mano del olvido, de una mala gestión de tu tiempo. Si no programas la ejecución de las cosas, los actos más insignificantes y rutinarios, de repente, se pondrán la chaqueta roja del olvido y se plantarán delante de tu vida reclamando toda tu atención. Dejarás de hacer lo importante para convertirte en abogado  bombero: “apagando fuegos todo el día”.

Ejecutar:

Algunos criterios para priorizar la ejecución de las tareas:

Motivación: empieza por aquello que más te motive. La ilusión por hacer algo, se siente de forma tan clara que no dudarás en elegir lo que más te apetece. Pero recuerda que la motivación también se provoca, generando ilusión con tu mente antes de acometer una tarea.

La regla de los dos minutos: Si tienes varias cosas sencillas que hacer y otra más compleja o que requiera toda tu atención, es conveniente ejecutar primero aquello que puedes hacer rápido: en “dos minutos”. Los dos minutos no es algo literal, pero casi. Se trata de despejar la mente y de obtener esa sensación de relax que produce saber que en poco tiempo, has podido ejecutar casi todas las tareas de la lista.

Cuando acometas la tarea compleja, tu mente se sentirá más relajada y dispuesta, sabiendo que está todo hecho y solo queda eso por terminar, de forma que tu capacidad de concentración es mucho mayor.

Una vez ejecutada una tarea, TACHALA DE LA LISTA. Verás que satisfacción produce, ver como te cunde el trabajo.

 

Cómo trabajar de manera inteligente en la oficinaDELEGA: En muchas ocasiones nos empeñamos en hacer tareas que podríamos delegar. No es escusa que tengas el despacho en casa, o que estés solo. Puedes pedirlo a la procuradora, meterte en algún grupo de Fb y pedir el favor a algún compañero, demorarlo al día siguiente que pasarás varias horas delante de la puerta de la sala de vistas “esperando para suspender el juicio…”

Una estrategia que me funcionaba muy bien cuando empecé y estaba solo era  el “Tornallóm” (“tornar el llom”: devolver el lomo en valenciano) consiste en tener un grupo de dos o tres compañeros que recíprocamente nos hacíamos este tipo de favores. El origen procede del derecho foral valenciano entre los agricultores: quien pedía ayuda al vecino para recolectar la cosecha,  quedaba obligado a “Tornar el Llom”, es decir a corresponder  y devolver el favor, agachando el lomo, en la recolección de la cosecha del otro.

redes sociales (1)NO MANTENGAS ABIERTO EL CORREO.

Hoy nos llega el 90% de las cosas por correo electrónico. Si al llegar al despacho lo abres y lo dejas abierto, cada vez que te entre un nuevo correo querrás verlo y te distraerás en tu tarea.

La concentración en el trabajo es esencial para ser efectivo, si miras el móvil cada vez que alguien hace algún comentario en un grupo de Whatsapp, perderás tu concentración en tu trabajo y arruinarás tu eficacia. Si quieres ser efectivo: programa como una tarea más la  consulta del móvil y del correo.  Mientras haces otras cosas: ponlo en silencio o ciérralo.

 

Divide-y-VencerasDESMENUZA EN PARTES SENCILLAS LAS TAREAS COMPLEJAS.

El agobio que produce saber que te enfrentas a una tarea complicada, se resuelve desmenuzando esta tarea en todas sus partes, para ejecutarla mejor.

Por ejemplo, para hacer un recurso de apelación tendrás que: releer la demanda, la contestación, releer otra vez la mier… de sentencia, el “peñazo” de ver  CD del juicio, transcribir lo importante, mirar jurisprudencia…

La tarea: “hacer el recurso de apelación”, parece terrible, pero es muy sencillo programar cada día  una o dos de las tareas que comprende su total ejecución y hacerlas, a lo largo de los 20 días del plazo. De esta manera no tienes que bloquear  toda tu actividad hasta terminar el recurso y lo podrás compaginar con las demás tareas de cada día.

Esto evita también esos tapones de trabajo que produce el “encerrarse con una tarea” y no hacer otra cosa hasta terminarla. Si la desmenuzas y programas, la podrás realizar poco a poco y sin el agobio de saber “la que te espera al terminar”.

DISFRUTAR EN EL TRABAJOHace años, no muchos, recuperé  la ilusión por aprender todos los días algo nuevo, por probar otras formas de hacer las cosas de manera diferente.

Pierde el miedo a equivocarte: forma parte del hecho de tomar tus decisiones. Atrévete a disfrutar con tu trabajo y poco a poco, recuperarás la ilusión, por vivir tu propia historia.

LA AGENDA EN EL MOVIL DEL ABOGADO.

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AgendaMovil1La agenda es una herramienta esencial para ejercer la profesión. Tan importante como los conocimientos. De su utilización dependen tu eficacia y, lo más importante, tu serenidad y capacidad profesional. Igual que el orden es algo esencial para el abogado. Un abogado sin agenda, no puede ser un buen abogado.

Una de las peores pesadillas que podrás tener en tu trabajo, es despertarte sobresaltado pensando que se te ha pasado un plazo.

 El uso de la agenda es tan importante que he querido publicar este artículo extrayendo esta parte del Post la Gestión del tiempo parte II,  y centrándome en la anotación de los eventos en la agenda del móvil.

Las ideas que te propongo están sacadas desde mi sobresalto, aprendidas de mis errores y pulidas con los años. Si con ellas logro un poco de paz en tu trabajo, me daré por pagado, con intereses y costas.

agenda-personal-aumentar-productividad-admini-T-xzirhq TIPOS DE AGENDA:

  • Personal
  • profesional
  • otras.

Mi consejo es que emplees una sola agenda para todo. Si usas varias agendas, acabarás señalando reuniones profesionales el día de la fiesta de fin de curso de tu hija.

agenda movilPor supuesto la agenda electrónica y en el móvil: La agenda la debes llevar siempre encima para anotarlo TODO. Por ello mi consejo es que uses la agenda del móvil.

Si estas en la parada del Bus y te llama un cliente, puedes consultar la agenda en el móvil quedar con él y anotar la cita. Cuando llegues al despacho y conectes el móvil al ordenador se sincronizará automáticamente la cita con la agenda del ordenador y quedará anotada.

Hay dos programas de agenda que se usan mayoritariamente: la agenda del programa Outlook y la de Gmail, ambas compatibles con la mayoría de las agendas de los dispositivos móviles.

En la segunda, la de Gmail, los datos se almacenan en “la nube” (es decir, en otro ordenador central más grande). Esto tiene sus ventajas y sus inconvenientes. La ventaja: que no hace falta sincronizar la agenda, pues todas las anotaciones se guardan directamente en el ordenador central que hace de “nube”. Pero tiene un inconveniente muy importante, hoy por hoy: solo funciona si tienes conexión a internet. Si estás en un lugar sin cobertura, no podrás anotar los eventos, ni consultar la agenda, ni te sonarán los avisos.

sincronizar-portatil-y-movil-2La sincronización con el programa de Outlook, para pasar tus contactos y anotaciones de la agenda del móvil al ordenador y viceversa, requiere que conectes tu móvil al ordenador, bien con un cable usb o por Wifi.

Vale la pena que dediques un tiempo a aprender el manejo del calendario de tu móvil. Mira tutoriales por internet buscando: “Tutoriales para el calendario del (modelo de tu móvil)” y obtendrás multitud de videos de youtube y artículos que te explican como anotar y cambiar señalamientos en tu calendario del móvil.

Si vas a cambiar de móvil una de las características que debes  tener presente es la sencillez en el uso de la agenda, algunas funcionan ya con la voz, lo que te permite dictar la anotación del evento, en lugar de tener que escribirlo. Lo que es muy útil si estas fuera del despacho.

ANOTACIONES ILEGIBLESPor el contrario si aún usas la agenda de papel, para poder llevarla siempre encima, debe ser de bolsillo y estas agendas son de varios días por página. Donde no cabe nada. Y anotar una cita, de pie, en el autobús, con buena letra y pequeñita (para que te quepa), es una tarea muy, muy compleja. Además no te avisará con antelación de los juicios, ni tampoco te permite convocar una reunión, de forma automática, por correo electrónico.

Si te habitúas a usar la agenda del móvil y a sincronizarla (es decir, pasar automáticamente las anotaciones del móvil al ordenador y viceversa) llegaras a ser mucho más eficaz.

Si no te adaptas a las nuevas tecnologías, quedarás tan arrinconado que tendrás que dedicarte a otra cosa en poco tempo.

copia seguridadMUY IMPORTANTE: La copia de seguridad. Tan terrible como perder tu agenda de papel, o que alguien te la robe, es perder o que te roben tu móvil. Pero en el segundo caso, si mantienes actualizada tu copia de seguridad no tendrás ningún problema.

Normalmente, cada vez que conectas tu móvil al ordenador, se realiza una actualización de la copia de seguridad. Por eso te recomiendo que te habitúes a conectar tu móvil todos los días para mantener actualizada la copia de la agenda y de los contactos.

La gestión de la agenda tiene tres pasos:

Clasificar

Anotar

y revisar

  1. COLORES DE EVENTOSCLASIFICAR:

Los eventos de tu vida son: 

  1. a)  Personales.
  2. b)  Profesionales.
  3. A su vez estos eventos puedes ser:

                                                  1) Importantes.

                                                  2) Urgentes.

                                                 3) O Ambos.

Algunos consejos para clasificar los eventos:

  • mafalda_urgenteEl valor de lo importante lo defines tú. Para valorar lo realmente importante piensa: ¿Dentro de un año recordaré este evento? Y… dentro de diez años: ¿me acordaré? Si no tienes claro tu proyecto de vida, considerarás importante cosas que no lo son. Te agobiarás por las cosas del día a día y descuidarás a tu familia, a tus hijos y a ti mismo. Recureda esa máxima de la ilustre periodista Regina Brett al cumplir los 90 años: “ Tu trabajo no te cuidará cuando estés enfermo. Tus amigos y familia sí. Mantente en contacto

2) Lo urgente viene de la mano del olvido, de una mala programación. Si no anotas los eventos, no programas su ejecución. Los actos más rutinarios, se pueden poner la chaqueta roja del olvido y plantarse en tu vida de repente, reclamando toda tu atención. Dejarás de hacer lo importante para convertirte en abogado  bombero, (apagando fuegos todo el día).

3) Delegar. Muchas cosas del día a día, nos empeñamos en hacerlas nosotros, cuando las podemos delegar. Piénsalo cuando estés fotocopiando un expediente o haciendo escritos urgentes sin ninguna trascendencia o perdiendo la mañana en el juzgado para fotocopiar unos autos. Si estas solo pide ayuda, seguro que algún compañero pasará la mañana en el Juzgado, suspendiendo o esperando la vista de su juicio y te podrá ayudar.

4) La programación ha de ser rigurosa.  Debes esforzarte por anotar TODOS los eventos. De ella depende tu tranquilidad y tu buen hacer profesional.

En cuanto te llegue la notificación de un señalamiento anótala en el móvil, más vale que la tengas dos vences anotada que ninguna.

5) La programación debe ser realista, es decir: de ejecución posible en el tiempo asignado.

6) La programación debe ser completa: debes anotar tanto los eventos profesionales como los  personales de la vida.

7) todas las agendas móviles permiten resaltar en diferentes colores cada evento para facilitar su rápida identificación. Pero si usas muchos colores al final no recuerdas su significado. Mi consejo tres colores son suficientes: Juicios y señalamientos (P.ej rojo) reuniones (P.ej. amarillo) agenda personal (P.ej. verde)

  1. ANOTAR EN EL MOVILII) ANOTAR
  2. A) SEÑALAMIENTOS: 3 pasos.

1.-Anota en la agenda la fecha del Señalamiento: incluyendo la hora, el lugar, Juzgado dirección, nº procedimiento, teléfonos de juzgado, del cliente y del procurador. Si lo anotas desde el programa de gestión del despacho, estos datos se grabarán automáticamente. alarma_movil2.- Programar una alarma que suene en el móvil el día del evento con la holgura  suficiente para: llegar al juzgado, aparcar, coger la toga, buscar al cliente etc. Si programas la alrma a la hora del evento llegarás siempre tarde. Un consejo: No apures, llegar con el tiempo justo da muy mala imagen profesional y es la principal causa de estrés en este trabajo. En estos casos anotar los teléfonos de contacto es muy útil para avisar de un retraso. 3.- Anota el aviso para preparar el Señalamiento. Cuanto más complejo más tiempo. Anota también si debes quedar con el cliente y programa la reunión. Casi todos los programas de gestión profesional, al anotar el evento, requieren al usuario para que anote también la fecha del aviso.

  1. Ten presente que hay plazos para proponer la prueba: en el verbal civil tres días desde la notificación del señalamiento (Art. 440.1 LEC); en social con al menos cinco días de antelación al juicio. (art. 90.3 LJS).
  1. B) PLAZOS: 2 pasos.
  2. Anotar el fin del plazo. (mi consejo es que anotes el fin del plazo del computo ordinario, no el día de gracia previsto en el 135 de la LEC.)
  3. Anotar el día o días para ejecutarlo. NUNCA EL ÚLTIMO DÍA. Y cumple su ejecución como si fuera un señalamiento. Busca el momento adecuado dentro del plazo y ¡CÚMPLELO!
  1. C) eventos necesarios:

Programar estos eventos es imprescindible. Muchas veces no lo hacemos confiando en nuestra memoria. Pero olvidar una actuación necesaria, puede comprometer tu responsabilidad profesional gravemente, o la salud de tu hijo, si olvidas darle el antibiótico.

Como anotar estos eventos:

concepto-de-tiempo1-300x3001) Lugar y tiempo deben estar vinculados. Piensa lo que requiere el evento. Debes programar la hora cuando estés en el lugar apropiado: donde tengas todo le necesario para ejecutar el evento.

Por ejemplo: minutar un asunto, debes prográmalo cuando estés en el despacho y puedas acceder al expediente. Por eso debes anotarlo a la hora en que preveas que estarás en el sitio adecuado para ejecutar el evento. Si dejaste a tu hijo con tu suegra y quieres recordarle que le dé el antibiótico, programa un aviso a la hora e incluye el teléfono para llamarle. Cuando suene la alarma en tu móvil, tendrás también el número en el aviso y pulsando largo sobre el número, se realiza la llamada. (En casi todos los móviles).

Si esta tarea requiere varios días, búscalos en la agenda y anótalos a la hora que estés en el lugar adecuado con la información necesaria.

2)   Hay tareas necesarias que se pueden ejecutar en tiempos muertos, con independencia del lugar.

Por ejemplo: leer una reforma legal o un artículo que te interesa, lo puedes hacer en el Autobús o en el metro. La anotación debe contener el enlace de internet, o descárgatelo en el móvil para poder leerlo.

7b58617549182f3ce70bf895c7226431_XLAdaptarse a las nuevas tecnologías lo podrás hacer mejor si te ilusionas. Una buena gestión de tu agenda en tu móvil te convertirá en un abogado más eficaz. Te regalará mucho tiempo libre, pero sobre todo, te regalará mucha serenidad y paz en la gestión profesional y personal de tu vida.

Diez ideas para trabajar mejor en casa.

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estres-en-el-trabajoLas ideas que comento a continuación, son sugerencias para adaptarlas a tu caso. Recuerda que en el día a día de cada uno, influyen muchas circunstancias personales y profesionales que solo tú debes valorar.

Mi primer consejo es que procures adaptar tu trabajo a tu familia. No al revés. Tu familia es antes que tu trabajo. 

Ten presente que al tener el despacho en casa, realizas dos tareas: tu familia y tu trabajo. Por eso es más preciso programar tu actividad.

3º Haz pequeñas pausas cuando cambies de actividad. Ayudar con los deberes a tus hijos y ponerte de inmediato a trabajar en el despacho o al revés, puede resultarte agotador. Por eso te recomiendo que cuando pases de una a otra actividad, te tomes un respiro: cinco o diez minutos bastan para descansar, relajarte, salir a la calle un momento, poner música a tope y bailar con tu hijo como una loca delante del espejo, cantar la canción utilizando la cuchara de micrófono…

Disfrutar unos instantes de la vida, te ayudará a interrumpir las dos tareas y te permitirá disfrutar de la nueva actividad. Tomar conciencia del descanso, aumenta la eficacia de tu rendimiento.

3º.- Haz ejercicio. Procura apuntarte a un gimnasio, salir a correr, hacer deporte es esencial cuando el trabajo y la familia se juntan. Te permitirá mantenerte en forma. El ejercicio y el deporte son la pilas de tu ánimo y de las ganas de vivir.

4º Sal a la calle. Cuando tienes el despacho en casa, corres el riego de pasar días enteros sin salir de casa, sobre todo te emperezas en invierno. Por eso queda, compra, pasea. SAL.

4º Programa tu día, tu semana, tu mes: Sobre este tema puedes ver con más detalle la gestión del tiempo del abogado II . El método que te propongo consiste en la planificación diaria, la planificación semanal y la planificación mensual.

Planificación diaria: Para mí, una de las cosas más satisfactorias del día es la revisión de la agenda con el primer café: antes de levantar a los enanitos del bosque, planifica tu día. Disfrutarás mucho más en su ejecución.

La planificación semanal: Los viernes por la tarde y los lunes por la mañana, son días muy importantes para la gestión de la agenda. Prever y anotar la preparación de cada evento y solucionar sus conflictos, te permitirá disfrutar de tu trabajo y de tu familia.

La planificación mensual: consiste en repasar los señalamientos y eventos que tendrás en el mes siguiente. Y programar con tiempo su ejecución.

5º La flexibilidad como norma. Te ayudará a vivir más feliz. Si conviertes el horario en un azote, pierde su finalidad: Ser más feliz en tu trabajo.

Si una circunstancia familiar interrumpe o retrasa tu trabajo, hay que buscar alternativas, remodelar tu horario, pedir ayuda. Lo mismo que si un evento de tu trabajo se retrasa y colapsa tu agenda personal. El horario es una herramienta que te ayuda a gestionar tu vida, no dejes que te atormente su cumplimiento.

A mí me resulta muy útil:

  • Prever los conflictos de agenda: Si tienes un juicio a las 12,30, debes prever que muy probablemente no llegarás a recoger a tu hijo a las 13,30 al colegio. Pide ayuda a tu pareja, abuelos etc. (No hay nada más falso que la hora de inicio de un señalamiento)
  • Las alarmas o avisos:
    • En cada evento importante debes programar una alarma.
    • La alarma debe avisarte con antelación suficiente. Ten presente donde estarás antes del evento y calcula lo que te costará llegar.
    • Si hay un cambio y suena con demasiada antelación retrasa la alarma con la opción “posponer”.
    • El sonido de la alarma debe ser agradable: se trata de recordar algo, no de que te dé un infarto.

6º La Agenda única: En “La gestión del tiempo parte I”, te explico la conveniencia de tener solo una agenda para todo. De lo contrario puedes programar una reunión importante el día de la fiesta del cole de tu hijo. Por eso también debes anotar los eventos familiares en la agenda única.

7º Pon tu horario semanal en la nevera: Es una forma visual y práctica de adaptar los señalamientos de tu trabajo con los eventos de la vida familiar.

8º Utiliza la agenda del móvil Te servirá para ser más eficaz y no olvidar los eventos. Si utilizas la agenda de Outlook, acuérdate de sincronizar la agenda del despacho conectándolo al Ordenador.

¡A ver quién gana!” Motiva a tus hijos para que ayuden en casa. Los críos son muy competitivos. Yo aprovechaba esta circunstancia para hacer carreras con ellos y lograr que hicieran deprisa aquellas tareas que más les cuesta. Por ejemplo: ponerse el pijama, recoger los juguetes o meterlos en la cama. Si solo tienes uno, compite tú con él, o juega a batir su propio record, cronometrándole el tiempo.

free10º Disfruta. No dejes que el estrés de tu trabajo se imponga en tu vida. Se consciente de las ventajas de poder trabajar en pijama.

Convierte en ilusión… cada mañana.

ACREDITAR LA COMUNICACIÓN ABOGADO – CLIENTE.

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La comunicación con el cliente del abogado ha de ser ágil y rápida. Pero también requiere, confidencialidad y seguridad.

No debes comunicar por ningún medio que pueda ser leído o interceptado por terceras personas ajenas a tu cliente. (Un comentario en Facebook o redes sociales, por ejemplo, pueden atentar al secreto profesional.)

Esto que parece evidente, puede producirse fácilmente cuando comunicas con el cliente a través de las redes sociales. Evita en estos foros cualquier comentario que puedan revelar ningún tipo de información confidencial.

La comunicación con el cliente por SMS o por Whatsapp, incluso por un mensaje privado de Facebook, también debe hacerse con mucha cautela. Ten presente que todos estos mensajes se acumulan en servidores que almacenan los contenidos de estas conversaciones.

Por eso no te recomiendo que emplees estos sistemas para cuestiones realmente confidenciales, pero puede ser muy útil para avisos y comunicaciones que te permitan mantener informado al cliente de una forma ágil y rápida.

Ahora bien, asegúrate de que este medio es aceptado por tu cliente y que tu aceptas, igualmente, recibir mensajes en tu móvil del cliente  que puede hacer un mal uso de este medio, utilizándolo  a deshora y de manera excesiva, por lo que debes limitarle el uso indicándoselo claramente.

Por ello te recomiendo que en tu hoja de encargo, hagas constar los medios de comunicación que podrán emplearse en la comunicación con tu cliente, indicando la cuenta de correo electrónico y el número de móvil para comunicara a través de mensajes de sms u otra herramienta de mensajería instantánea y las horas y días de la semana en que podrá utilizarse este medio. Reservándote, en todo caso, el derecho a suprimir su uso  en cualquier momento, en que consideres que se hace un mal uso del mismo.

Pero si delimitas claramente su uso,  la inmediatez que logras por estos medios da un gran valor a tu trabajo.

El cliente puede valorar tu eficacia en tiempo real, comprobando personalmente tus gestiones y sus frutos.

Imagina que presentas una conciliación laboral en nombre de tu cliente y la señalan para el día 22 de abril, a las 11,45. Puedes hacer una foto a la citación y mandarla por un mensaje de Sms, o Whatsapp, Télegram, Viber  etc.

 

Acreditar la comunicación.

Ahora bien,  ¿ como acreditas, si se hace necesario, esta comunicación?

Haz una captura de pantalla.

Al hacerlo, haces una foto de la pantalla de tu móvil que se guardará con las demás fotos en tu dispositivo. Cuando sincronices el móvil con tu ordenador, guarda esa foto en el expediente del asunto

¿Como hacer una captura de pantalla? Apretando a la vez el botón superior (de apagado) y el botón Home, en los teléfonos Iphone.

2captura pantallaPara la captura de imagen de otros móviles de android, puedes consultar múltiples páginas en google. Aquí te pongo el enlace de algún tutorial que lo explica en diversos modelos.

http://electronica.practicopedia.lainformacion.com/android/como-hacer-capturas-de-pantalla-con-tu-telefono-android-19027

 

De este modo, tendrás una imagen  en el expediente que te permite acreditar el envío por este medio, de la citación al cliente, pudiendo recordárselo la víspera, reenviando la imagen o, incluso, la captura de pantalla en la que consta que recibió anteriormente la citación.

CHAT DE Whatsapp comunicando fecha Smac a cliente

Este es un medio sencillo, aunque ni es el único, ni probablemente el mejor, pero te permite controlar tus comunicaciones con el cliente.