GESTIÓN DEL TIEMPO
5 Ideas para empezar online como abogado
Una de las formas de comenzar online como abogado consiste en prestigiar tu marca personal, en darte a conocer. Presentarte al mundo y decirles a todos que ahora, sí, por fin, y desde ahora, ya eres abogado.
Para ello puedes demostrar a los posibles clientes tus conocimientos en una determinada materia o, simplemente, hablarles de quien eres y lo que piensas de la vida.
Suena extraña esta idea, ¿verdad? Pero para captar clientes, el abogado debe provocar en ellos la esencia de nuestro trabajo: la confianza, y puedo asegurarte que la mejor manera de generar confianza en las personas, es darte a conocer tal y como eres. Confianza significa tener fe, creer en el otro. Nos empeñamos en vender nuestra ciencia con palabras rebuscadas y nos olvidamos que la esencia de las cosas está en la sencillez de la vida.
Hace años, los grandes despachos de abogados hacían su propaganda, esencialmente, de tres maneras: dando conferencias para clientes y empresarios que impartían sus socios. Mediante la publicación de artículos en prensa y revistas especializadas y concertando entrevistas en radio o televisión.
Esto suponía, para el abogado que comenzaba a ejercer, un reto imposible de alcanzar. Sin embargo, hoy en día, todo esto está a tu alcance en internet y a coste cero.
Estas son algunas sugerencias para comenzar como abogado en internet.
- Crea tu perfil, dándote de alta como profesional en las principales redes sociales. Facebook, Whatsapp, Youtube, Linkedin, Twitter, etc. Cuenta tus inquietudes. No se trata de escribir un “curriculum Mortis”, escrito en el pasado de quien no tiene nada que ofrecer en el futuro. Crea tu curriculum VITE. Di lo que eres capaz de hacer por los demás, lo que te ilusiona. Cuéntale al mundo porqué te levantas cada mañana, cual es tu ilusion ante la vida. Escribe sobre ti de tal manera que quien lo lea, sienta la necesidad de conocerte.
- Comparte. Las redes sociales están diseñadas para eso. No basta tener un perfil en una red social. Si no generas actividad, si no buscas nuevos contactos y compartes tus ideas y opiniones, no sirven de nada las redes sociales. Ten presente, a la hora de escribir, los 6 criterios que mueven a la gente a compartir en internet y que profesor de Marketing de la Universidad de Pensilvania, “Jonah Berger” resumió en su libro ‘Contagious’:
- Moneda social: La gente comparte las cosas para quedar bien ante los otros. Para regalarse un “me gusta”. Es triste pero es la verdad. Al compartir algo genial, novedoso, útil etc., se produce la percepción en los demás, de que tú también lo eres. Es la realidad de internet.
- ¿Cual es el tema de actualidad? Piensa ¿Qué hay en la mente de todos? Emplear palabras del tema candente, ayudará a que los demás compartan tus ideas. (Por ejemplo, titular un artículo con la palabra “Gol”, durante los mundiales etc.)
- Emoción: se trata de apelar a la emoción de quien lo lea. Recurrir a la música de las palabras para contar las cosas cotidianas de la vida, le dará brillo a tus ideas: diles por qué debería importarles lo que escribes, que emoción se esconde tras esa parte árida de la vida, enséñale al mundo a encontrar la parte noble de las cosas.
- Las modas: Copiamos a los demás. Es triste pero es humano. Entramos en el restaurante más lleno, compramos la ropa de moda. Piensa ¿Cómo puedo utilizar lo qué hace todo el mundo y destacar a la vez?
- Valor práctico: Si lo que compartes en las redes es es útil, ayudará a los demás y lo compartirán mucho antes. Lo útil genera valor.
- Historias: los cuentos encantan a los niños y todos llevamos uno dentro. Contar las cosas complejas en forma historia siempre es una buena opción.
3. Seguir para tener seguidores: Si quieres tener seguidores, debes seguir a los demás. Busca contactos, personas que puedan resultarte de interés y sígueles.
4. Hazte visible a las personas de tu interés.
- No te limites al simple “me gusta”. Hazles comentarios interesantes en sus publicaciones.
- Provoca su respuesta. Pídeles aclaraciones que aporten valor a su publicación: Incienso y pregunta (“Me ha parecido genial tu artículo… podrías decirme ¿qué opinas de ..? Al responder a tu pregunta, ya has logrado captar su atención, dejas de ser un seguidor más, para convertirte en un interlocutor.
5. Crea tu propio Blog.
Si quieres publicar en internet, la mejor forma de hacerlo es desde tu propio Blog. Hay plataformas gratuitas para empezar y es el modo más sencillo de empezar en serio.
Aquí te dejo algunos sitios que te ayudarán a hacerlo:
12 Plataformas para crear un blog gratis o una página web gratuita:
Las 5 mejores plataformas para crear Blogs.
Que disfrutes.
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5 PASOS PARA EVITAR AGOBIOS EN TU AGENDA
En las tareas del abogado surgen con frecuencia, determinadas actividades que, por su complejidad, requieren de un mayor esfuerzo y dedicación. Me refiero por ejemplo, a una demanda compleja, un recurso de casación o apelación complicado, o la creación de un despacho virtual entre varios compañeros.
Normalmente, las tareas sujetas a plazo, los abogados solemos ejecutarlas de golpe, siempre los últimos días, concentrando durante este tiempo, todo nuestra esfuerzo y dedicación a esta única tarea, por lo que se deja de atender todo lo demás, provocando el colapso de la agenda y un estrés considerable.
Para evitar esta situación, voy a comentarte la técnica del troceado o desmenuce que consiste, básicamente, en descomponer las tareas complejas en sus diversas partes, programando después su ejecución a lo largo del plazo concedido para ejecutarlo y realizarlo poco a poco, compaginando la ejecución de cada parte, con las demás actividades diarias.
Ventajas:
1. Evitas los tapones y el colapso de agenda que suelen ocurrir, cuando pasas una semana con una sola tarea.
2. El hecho pensar primero las partes de lo que vas a ejecutar, supone una labor de análisis que te genera una visión del conjunto, esencial para su posterior ejecución. Analizas serenamente todo el proceso, desgranando las partes del conjunto y logrando así una mayor eficacia en la ejecución.
Cuando descompones una tarea, comprendes mucho mejor la finalidad de cada parte, su importancia o intrascendencia. Enfrías el proceso de tu subjetividad profesional y das al resultado el impacto de la excelencia.
3. En tercer lugar, la perspectiva que alcanzas con esta técnica, te permite priorizar y delegar las partes del trabajo, dando al conjunto una mayor serenidad y eficacia.
4. Evitas la pereza o procrastinación inconsciente: procrastinar (del latín procrastirnare) es posponer, retrasar indefinidamente la ejecución de una tarea o actividad.
Cuando te enfrentas a una tarea que tu cerebro juzga descomunal o compleja, nunca hay tiempo para empezarla. Cada vez que te lo propongas, tu subconsciente te sugerirá mil excusas diferentes para que, eso que requiere todo tu esfuerzo y concentración, no lo hagas. Sin embargo, ejecutar una pequeña parte de ese “todo” (releerte la demanda por ejemplo), como primera parte del proceso, es algo sencillo y concreto que te resulta más fácil para empezar.
- Por último, con este método generas ilusión en momentos de bajón, al ver que es posible lo que ates te parecía inalcanzable.
LOS PASOS :
1º Enumera.
Descomponer las diferentes tareas que debes realizar es un proceso de análisis. Primero escribe en un papel todo lo que se te ocurre respecto a la ejecución de la tarea y, cuando digo todo, me refiero a eso: A TODO.
Luego vendrá el analizar cada parte en su importancia y urgencia, incluso suprimirla por su inutilidad, pero para ello, debes enumerarla primero.
Para que me entiendas cuando me refiero a TODO, te propongo como ejemplo las diferentes tareas que sueles hacer cuando te planteas recurrir una sentencia perdida.
- Leer el fallo de la sentencia, y ponerte de mal humor.
- Mandar la sentencia al cliente, quedar con él.
- Valorar los costes del recurso.
- Leer demanda y contestación de la demanda. (querella y escritos de acusación y defensa)
- Repasar las pruebas practicadas, visionar grabaciones de los juicios.
- Leer de nuevo la sentencia. Y detectar los posibles motivos para recurrirla.
- Pedir aclaración de sentencia
- Buscar jurisprudencia de cuestiones procesales y del fondo del asunto.
- Planificar los motivos del recurso.
- Comentar ideas con otro compañero.
- Redactar el recurso.
- Repasar la redacción.
- Presentar el recurso
Todas estas tareas y alguna más que podría añadirse, son las que debes enumerarte para seguir adelante.
2º Prioriza Cuando tienes la lista delante y sabes que tareas son más importantes, cuales te son más fácil y atractivas de ejecutar que las demás, puedes decidir y programar mejor su ejecución. Enumera cada parte por el orden que vas a acometer la ejecución,
1.- Leer el fallo de la sentencia y ponerte de mal humor.
3.- Mandar la sentencia al cliente, quedar con él.
2.- Valorar los costes del recurso.
4.- Leer demanda y contestación de la demanda. (querella y escritos de acusación y defensa)
7.-Repasar las pruebas practicadas, visionar grabaciones de los juicios.
5.- Leer de nuevo la sentencia. Y detectar los posibles motivos para recurrirla.
6.- Pedir aclaración de sentencia
8.- Buscar jurisprudencia de cuestiones procesales y del fondo del asunto.
9.- Planificar los motivos del recurso.
10.- Comentar ideas con otro compañero.
11.- Redactar el recurso.
12.- Repasar la redacción.
13.- Presentar el recurso
3º Planifica su ejecución. Es el momento de distribuir en la agenda la ejecución de cada parte del proyecto para acometerla cada día. Busca los días y horas en tu agenda que mejor te acomode para cumplir con cada tarea y CÚMPLELO.
4º Delega y adjudica cada tarea. Si estas solo, puedes entrar en los grupos de Fb, Twitter, linkedin y preguntar si alguien puede aportarte sentencias de casos similares, ideas o sugerencias: COMPARTIR es una de las grandezas de esta era de la comunicación. Seguro que en poco tiempo obtienes muchísimas sugerencias que te empujarán en la ilusión de tu proyecto. Cuando troceas primero, controlas mucho mejor su ejecución. Te sientes dueño de cada momento, el enfoque del conjunto crece en el trabajo, generando mayor concentración y eficacia, en lugar de trabajar con el estrés y la presión del último día.
5º Analiza, compara, diseña: PENSAR PARA ESCRIBIR, en lugar de escribir para pensar, (que es lo que hacemos la mayor parte de los abogados del mundo). La perspectiva que obtienes al ver las partes del conjunto, te permite planificar mejor las ideas y como estructurarlas. Después, cuando das forma con palabras a lo que primero surgió de las ideas, el texto goza del privilegio de la distancia. Surge así la elocuencia, la perspectiva que dará al conjunto, el valor de la eficacia.
Consejo: Seguimiento y control de ejecución: En los proyectos de larga duración, cuando delegas partes importantes del conjunto, es necesario planificar el seguimiento. Programa reuniones periódicas del equipo para analizar el conjunto de la ejecución, parar para ver donde estás, donde querías llegar y corregir, en su caso, el rumbo del proyecto. Esta tarea es imprescindible si quieres tener éxito.
Por cierto, el éxito, igual que el fracaso, son percepciones sociales del proceder humano. No te dejes engañar. Lo mejor de tu trabajo lo tienes en tu satisfacción personal de cada día. Si mantienes viva la ilusión por cada instante, tu trabajo se convertirá en una fuente inagotable de satisfacción personal.
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LA ACLARACIÓN DE SENTENCIA Y LA INTERRUPCIÓN DE LOS PLAZOS PARA RECURRIR
Nota: al final del artículo puedes encontrar dos formularios de aclaración y completación.
Cuando se pierde una sentencia, te enfrentas a los siguientes retos:
Tú y tu estado emocional alterado.- Tu cliente y su frustración por no obtener el resultado apetecido.
- Las posibles consecuencias económicas del resultado adverso para tu cliente. No cobra y debe pagarte a ti y tal vez, también las costas del adversario.
- Las dificultades que se presentan, de repente, para cobrar a tu cliente, al haber perdido el pleito
- El estudio de lo actuado, del proceso, el análisis global de lo pedido y denegado.
- El coste económico y de esfuerzo de un posible recurso.
- Tu cansancio por la lucha con el mismo tema tanto tiempo y tener que seguir peleando.
- El agobio y el estrés que supone añadir un plazo más a tu agenda.
Lo que a continuación te propongo no es una solución al pasado.
Si algo he aprendido es que el pasado solo existe en la mente como recuerdo. Nada más.
En esos momentos en que la cabeza se siente aturdida por el resultado adverso del pleito, lo que más falta hace es TIEMPO:
Tiempo para serenar tu mente, ordenar tus ideas y plantear tu estrategia.
Tiempo para comunicar lo sucedido al cliente y compartir con él tu estrategia.
Tiempo para recuperar la esencia de ser objetivo y ver las cosas desde su centro.
Tiempo, en la jurisdicción social o en los desahucios, para que tu cliente pueda lograr un aval por el importe de la condena, y poder, así, anunciar el recurso dentro de plazo.
Por ello lo primero que debes saber es que al solicitar la aclaración de la sentencia, o de cualquier resolución judicial, se suspende los plazos para recurrir.
Ventajas e inconvenientes de la aclaración de sentencia
Entre las principales ventajas de la aclaración de sentencia, como ya te he dicho es que suspende los plazos para recurrir.
– Es un tramite rápido y sencillo
– Te permite aclarar dudas y omisiones de la sentencia, sin necesidad de interponer un recurso,
-La aclaración no tiene naturaleza de recurso, sino de acción declarativa, que completará lo omitido en la resolución judicial aclarada
-No tiene prevista la imposición de costas, en el derecho español.
Inconvenientes:
Puedes retrasar el asunto.
Puedes complicar un posible recurso contra la sentencia.
Suele tener un plazo muy corto (de dos días para la aclaración de errores materiales, (214 Lec), o de cinco días para solicitar la adición de aquellas cuestiones que, siendo objeto de las pretensiones de las partes, se han omitido en la resolución que se aclare. (215 Lec.).
SUSPENSIÓN DE LOS PLAZOS PARA RECURRIR.
El Art. 267 de la ley Orgánica del Poder Judicial en su nº 9 dice:
“Los plazos para los recursos que procedan contra la resolución de que se trate se interrumpirán desde que se solicite su aclaración, rectificación, subsanación o complemento y, en todo caso, comenzarán a computarse desde el día siguiente a la notificación del auto o decreto que reconociera o negase la omisión del pronunciamiento y acordase o denegara remediarla”.
Esto sucede, no solo en nuestro ordenamiento jurídico, sino también, en casi todas las legislaciones del derecho comparado. La razón de ser de esta paralización de los plazos procesales para recurrir es que, desde que se pide y hasta que se aclare, o no, la resolución, esta puede sufrir cambios o modificaciones y, por ello, la resolución que se pretende aclarar, no está completa. No alcanza la condición de resolución definitiva, si se trata de sentencias u otras resolución que resuelven, en último término, sobre las pretensiones de las partes, hasta que el órgano judicial que la dictó decida si procede o no su aclaración.
En este sentido puede verse Aclaración y corrección de Resoluciones Judiciales (Clarification and correction of judgments Juan Morales Godo Pontificia Universidad Católica del Perú). Revista de la Maestría en Derecho Procesal, Vol. 5(1), 2014 (ISSN 2072-7976) [47]. O también El Art- 359 del código federal de procedimientos penales de México. “La aclaración propuesta interrumpe el término señalado para la apelación”.
Tipos de aclaración de sentencia y plazos para pedirlas:
Aclaración de errores materiales: el artículo 214 de la ley procesal civil española (LEC) establece un plazo de 2 DÍAS HABILES para solicitarla, desde la notificación de la resolución. Indicando que los errores materiales, manifiestos y aritméticos, podrán rectificarse en cualquier momento.
La adición de extremos solicitados en la demanda o reconvención y no resueltos por la sentencia.
El art. 215 de la ley procesal española (LEC), y el 267 nº 5 de la Ley orgánica del poder judicial (LOPJ), establecen diversos supuestos en los que cabe plantear este trámite para remediar:
- Las omisiones o adición de cuestiones precisas para llevar a efecto estas resoluciones 2 días, sin traslado a la otra parte.
- la omisión de algún pronunciamiento debidamente planteado y sustanciado en el proceso. En este caso se puede solicitar la petición dentro de los 5 días desde la notificación, previo traslado de alegaciones a las demás partes.
- Del mismo modo procederán los secretarios (hoy letrados de la administración de justicia,) para aclarar decretos o Diligencias de ordenación.
Mediante esta posibilidad, se permite que el tribunal pueda remediar incongruencias omisivas de sus resoluciones sin necesidad de recurrirlas, pudiendo entrar a resolver el juez o tribunal, aquellas cuestiones que, habiéndose alegado en su momento por las partes, no se hubieran resuelto en la resolución del juez o tribunal.
Los límites de la aclaración:
El mismo art. 215 lec, y 267 nº 5 Lopj, establecen como limite de esta adición a la sentencia, la rectificación de cuestiones que afecten al fondo del asunto o cambien el sentido de lo ya resuelto, pero, si pueden adicionarse cuestiones omitidas y planteadas oportunamente por las partes, como por ejemplo, la condena en costas, la condena a determinado tipo de interés (como los del art. 20 de la Ley de contrato de seguro del 20%, para las compañías aseguradoras etc.).
Sobre la rectificación de errores materiales manifiestos, nuestro Tribunal Constitucional, ha considerado como tales aquellos errores cuya corrección no implica un juicio valorativo, ni exige operaciones de calificación jurídica o nuevas y distintas apreciaciones de la prueba, ni supone resolver cuestiones discutibles u opinables, por evidenciarse el error directamente al deducirse, con toda certeza, del propio texto de la resolución judicial, sin necesidad de hipótesis, deducciones o interpretaciones (SSTC 231/1991, de 10 diciembre, FJ 4 -EDJ 1991/11700-; 142/1992, de 13 octubre -EDJ 1992/9923-).
RECUERDA:
- cualquier tramite procesal esta sujeto a la buena fe.
- No pretendas cambiar el fallo de la sentencia mediante la aclaración.
- La aclaración no de pretender resolver lo que va a ser un motivo de recurso.
RECURSOS: Contra la resolución que decida aclarar o no, una sentencia u otra resolución judicial, no cabe recurso alguno.
Ahora bien, los recursos que procedan serán los que, en su caso, se puedan plantear contra la resolución aclarada, impugnándose igualmente por esta vía, como parte integrante de la misma, la impugnación de la aclaración; es decir, se podrá recurrir, si procede, la resolución en su conjunto que ahora constará de dos partes, la sentencia o resolución primeramente dictada y también, la resolución aclaratoria, como adición a la misma, decida aclarar o no, la primitiva resolución.
De hecho cuando proceda aportar copia testimoniado de la resolución recurrida, como por ejemplo en algunos recursos de casación, deberás pedir al tribunal que te expida testimonio de ambas resoluciones, la primera y también de su aclaración.
Aquí te dejo una plantilla de solicitud de aclaración de sentencia, tanto para la rectificación de errores, como para la adición de cuestiones planteadas y omitidas. En ambos casos, mediante otrosí, se recuerda al tribunal que, según la ley orgánica, la solicitud de aclaración o completación, suspende los plazos para recurrir.
FORMULARIO ACLARACIÓN DE ERRORES MATERIALES 214 LEC
FORMULARIO ACLARACIÓN ADICIÓN COMPLETACIÓN DE PRETENSIONES 215 LEC
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Tres ideas para el descanso del abogado
Vacaciones. ¡Por fin!
Una vez instalados en reposo, solo falta poder desenchufar de la cabeza, esa voz permanente que no te deja descansar y te atormenta con agobios y recuerdos de lo que falta por hacer, de lo mal hecho, del pleito que se perdió…
Déjame que comparta contigo algunas ideas que utilizo para desconectar y disfrutar del descanso.
Tu trabajo te exige que descanses.
Si no logras desconectar por tu familia, por ti mismo o por tener paz durante tus vacaciones, piensa que es el mismo trabajo, el que te impone y te exige que desconectes que te olvides de todo, para que vuelvas al cien por cien a trabajar.
No hay escusa para no desconectar.
Es triste que no logremos hacerlo por nosotros mismos, por estar felices con los nuestros, pero a toda costa debes desconectar y si nada de todo esto, te da la fuerza necesaria para lograrlo, piensa que al igual que el trabajo te exige más horas, más esfuerzo y dedicación, ahora te impone el descanso que te olvides de todo que cierres la persiana mental de tu cabeza y te dediques a disfrutar.
Aprende a desconectar el ruido del pensamiento.
Han sido muchas las horas gastadas, la rutina de cada mañana, el esfuerzo empleado.
De repente todo se para, haces cosas diferentes. No hay que correr para llegar al autobús, ni a la parada del colegio de tus hijos, ni juicios, ni olvidos de cosas importantes.
Teóricamente no hay prisa, pero… sigues viviendo agobiado: si tus hijos se retrasan, si te quitan el ascensor, si no hay forma de aparcar. Siempre hay alguien o algo que te irrita.
Recuerda: tantas horas de estrés, tantos días de trabajo, te han dejado el ego alterado. La máquina que te sirve para tener la razón sigue encendida, haciendo ruido. Es como una emisora de radio, emitiendo siempre en frecuencia emocional alterada. Es lo que yo llamo “Radio onda preocupaciones: la emisora cerebral… que te llena de ansiedad y… te toca lo cojones”.
Debes saber que el ego alterado provoca un flujo constante de pensamiento. Que esa voz permanente de tus pensamientos, no eres tú y que puedes aprender a apagarlos. ¿Cómo?
Aprende a observar tus pensamientos. Trata de no identificarte con ellos. Simplemente déjalos pasar.
Al principio se hace complicado, tal vez, por la mañana, antes de levantarte, puedes practicar. Centra la atención en tu respiración. Trata de inspirar sintiendo pasar el aire por la nariz, profundamente. Observa como el aire llena primero tu estómago, luego tu pecho y luego los hombros. Después suéltalo lentamente por la boca, hasta vaciar todo el aire de tus pulmones. Hazlo varias veces y después, simplemente respira pausadamente con normalidad. Luego suelta todo tu cuerpo, siéntelo simplemente relajado. Ahora puedes empezar a divertirte observando esos pensamientos. Como desde arriba, como quien escucha la radio, procura observarlos, sin identificarte con ellos.
Poner distancia entre tú y los pensamientos, es lo que se llama la conciencia observada. Déjalos pasar, observándolos simplemente. No dejes que te atrapen en su elucubración, simplemente déjalos pasar. Te darás cuenta de que se desvanecen y cada vez serás más capaz de eliminarlos.
Si alguno te engancha, no te culpes por ello, es normal y vuelve a intentarlo.
A lo largo del día, procura repetir la experiencia, simplemente respira profundamente y observa: en la playa, paseando, en la siesta.
Tal vez te ayude hacer ejercicio y escuchar alguna relajación de YouTube.
Enfoca tu atención en algo nuevo: Crea una ilusión.
La mejor idea para descansar no es luchar contra lo malo, sino crear algo nuevo y diferente. Algo que te llene de ilusión y de alegría. Un proyecto capaz de motivarte enteramente, es la mejor forma de descansar.
Puede ser un proyecto profesional: compartir despacho, crear una página web, preparar una conferencia.
Pero también puede ser algo diferente y familiar, algo que te implique a ti y a los tuyos: organizar una fiesta, planificar un viaje, pintar la casa junto con tus hijos, organizar una gincana. Cualquier idea que te ilusione y sea capaz de ilusionar a los tuyos, será una magnifica idea para descansar. Sé es mucho más feliz, cuando haces felices a los otros.
¡Felices vacaciones!
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Características de un buen programa de gestión de despachos de abogados
Muchas veces me han preguntado por las características de un buen programa de gestión de despacho de abogado. Pues bien, estas son algunas de las características que yo considero esenciales en un buen programa de gestión:
Archivo: un expediente de cada asunto, en el que se incluyan todos los escritos, documentos y correos electrónicos, así como la ejecución, desde cada expediente, de los escritos personalizados a través de plantillas, con los datos del asunto: Juzgado, procurador, cliente, contrario, etc. También considero imprescindible, la localización del expediente desde el correo electrónico, de forma que al abrir un correo, con un Clik, se abra el programa de gestión, busque el expediente y te permita archivar ese correo o el documento adjunto, automáticamente. Ahorras muchísimo tiempo.
Comunicación: mandar desde el expediente los escritos a los procuradores, letrado contrario o al juzgado; por internet lexnet, o por fax, sin levantarte de tu mesa. Dejando constancia del envío automáticamente, Introducir directamente y de forma automática las providencias que recibas por internet en cada expediente etc.
Sincronización: transferir los datos del programa a otros programas o dispositivos (el móvil, el portátil tu Ipad etc.) De forma automática te debe permitir pasar todas las anotaciones de la agenda del programa, teléfonos de clientes y procuradores y juzgados, etc en tu móvil y otros dispositivos.
Administración: anotar, realizar y gestionar las llamadas, llevar la contabilidad del asunto: provisiones recibidas, devengo de actuaciones por horas, minutar, hacer listados de tareas. Y la contabilidad del despacho así como la gestión y confección de los impuestos IVA, retención de IRPF etc.
Agenda anotar los señalamientos y plazos en la agenda desde cada expediente, cuando se produzcan señalamientos o plazos que cumplir y la sincronización con el móvil, computando automáticamente las fechas de los vencimientos, etc.
compatibilidad: con los programas básicos más generalizados. Word, Excel, Outlook.
Personalización fácil: no solo poner tu logo, o cambiar los colores de la pantalla, me refiero a poder hacer tus plantillas de escritos de forma sencilla que te permita con un clic, tener hecho un escrito proponiendo prueba en un verbal, o pedir la tasación de costas, realizar tus minutas etc. Hay mucha labor rutinaria que puedes agilizar.
SENCILLEZ: El programa de gestión de despacho no es un capricho. Es esencial si quieres ser mínimamente eficaz. Un consejo: la sencillez en el manejo del programa es más importante que su complejidad. Los programas diseñados para hacer muchas cosas inútiles no sirven para nada, si, las que de verdad haces, son muy complejas de realizar.
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Las tareas del abogado
Estas son las primeras reflexiones para este nuevo año: te invito a analiza la actividad de tu negocio, para que puedas analizar mejor tu día a día y mejorar y cambiar lo que proceda.
En síntesis el abogado realiza tres tipos de tareas: producción, administración y promoción.
PRODUCCIÓN:
- Estudio de los casos, realizar actuaciones judiciales y extrajudiciales del caso.
- Estudio normas nuevas.
- Comunicación: con terceros y con el cliente para la gestión del asunto
ADMINISTRACIÓN:
- hacer presupuestos (hoja de encargo),
- facturar,
- archivar,
- revisión periódica de expedientes vivos,
- abrir expedientes nuevos,
- Confeccionar y pagar impuestos, nominas empleados etc: Iva, retenciones IRPF, Sociedades, renta etc.
PROMOCIÓN:
- Elaborar y remitir encuesta de satisfacción al cliente.
- Analizar resultados de las encuestas y concretar cambios y plan de ejecución de cambios.
- Quedar con clientes para comentar nuevas normas que le afectan
- Redactar y difundir artículos y Newsletters sobre nuevas normas y reformas legales.
- Networking: Presentar a los clientes entre si para crear y promover negocio.
De esta división se me ocurren estas ideas:
1º.- A medida que el tamaño del despacho crece, también lo hacen el tiempo de gestión y las tareas de administración que debe dedicar el abogado al mismo, en perjuicio de su capacidad de producción, ( que generalmente ceden a un abogado no gestor más “barato”).
Me dirás, probablemente, que tú no encargas un juicio a otro abogado, por archivar o facturar, pero lo que seguro que no delegas es tu facturación, o que te archiven tus providencias, cuando hay programas de gestión que lo hacen automáticamente: busca el mejor programa de gestión, ganaras mucho dinero y tiempo.
2º.- Cuando hay acumulación de tareas de producción (juicios, plazos etc) lo primero que dejamos de hacer es la promoción, lo segundo: facturar, lo que provoca esta paradoja: meses de mucho “trabajo” disminuyen los ingresos, meses de poca producción, aumentan los ingresos, si no, dime: ¿cuando llamas a ese cliente moroso que te debe dinero?, cuando tienes “un ratito”.
¡Cambia! facturar es imprescindible.
Idea: fracciona los pagos en tus presupuestos y automatiza la facturación, domiciliando los pagos.
3º.- Programa en tu lista de tareas, todos los días, tareas de administración y tareas de promoción. De esa manera mantendrás el ritmo de tu negocio.
4º.- Pasamos por la vida de forma reactiva ante los acontecimientos, nos limitamos a reaccionar ante lo que sucede. Raramente somos proactivos. Raramente somos dueños de cada acto de la obra de “nuestra vida”.
Tomar las riendas de tu vida requiere un acto de pensamiento y reflexión previo.
DEFINE TU PROYECTO:
A donde.
Por donde
Como llegar.
Ejecutar.
Volver a mirar nuestro avance.
Rectificar el rumbo
Avanzar.
Tu actitud frente a tu proyecto
- Deja de quejarte y de pensar en clave de limitaciones y empieza a pensar en términos de posibilidades: céntrate en lo que quieres, no en lo que temes.
- Descubrir nuevas necesidades es la base del talento y en cada reforma legal hay un reto por descubrir.
- STOP: Para de vez en cuando, sistemáticamente. Todo proyecto requiere seguimiento y corrección periódica.
- Seamos el cambio que queremos ver en el mundo.
Feliz año.
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TÉCNICAS PARA TRABAJAR CON EFICACIA.
Hace años, no muchos, vivía en un estrés permanente. Vivía mi profesión con tal agobio que llegué a pensar seriamente en abandonarla. Buscar acomodo en la cuenta ajena, o mejor: funcionario y … ¡que les den!
Cuando, por la mañana salía a la calle, era como si me tirase a un río bravo que me engullía y me llevaba a trompicones todo el día, de un lado a otro, sin rumbo fijo, sin un respiro. Llegaba a casa agotado, pero lo peor no era eso, era la sensación de malestar e impotencia que me causaba pensar que, en todo el día, no había podido hacer nada de lo que realmente tenía que haber hecho. Si a eso le añades un par de sentencias perdidas, discusiones y otros agobios… el malestar se había convertido, sin darme cuenta, en la rozadura permanente de mi vida.
Hace años, no muchos, decidí cambiar esta forma vivir. Decidí ser dueño de cada instante de mi vida. Comencé a vivir mi propia historia, en medio de los acontecimientos, a los que les doy el sentido que yo quiero darles.
Esto, además de una frase preciosa, hay que ponerlo en práctica. Por eso quiero compartir contigo algunas técnicas muy sencillas que he ido mejorando día a día, para llevar las riendas de la vida y que, tal vez a ti, también te puedan ayudar, siempre que quieras comenzar a vivir tu propia historia, claro.
Estas son algunas de las técnicas que empleo:
LA LISTA DE TAREAS:
La técnica consiste en los siguientes pasos: anotar, programa, ejecutar.
Anotar: La primera tarea del día, es confeccionar una lista de todas las cosas que tienes en la cabeza y sabes que tienes que hacer. Cuando te digo todas, me refiero a eso: A TODAS. Desde pasar por la tintorería, hasta hacer el recurso de apelación, pasando por minutar el juicio del otro día, o llamar a tu amiga Lola para quedar a comer: TODO.
Puedes hacerlo un papel, en tu agenda, o, mejor aun, en la lista de tareas de tu móvil. (búscala que seguro que tu móvil la tiene. También puedes anotarlo en la lista de tareas de outllook: si no sabes hacerlo, mira algún tutorial.)
La finalidad de esta lista, es visualizar de forma gráfica todas las tareas que tiene que hacer ese día, para programar mejor su ejecución.
Programar:
Numera las tareas que has puesto en la lista, por el orden en que las vas a ejecutar y CÚMPLELO.
Habrás oído la clásica distinción entre lo urgente y lo Importante. Recuerda que el valor de lo importante lo decides tú. Si no tienes claras las prioridades de tu vida, recuerda: Tu trabajo no te cuidará cuando estés enfermo. Tus amigos y familia sí.
Lo urgente viene de la mano del olvido, de una mala gestión de tu tiempo. Si no programas la ejecución de las cosas, los actos más insignificantes y rutinarios, de repente, se pondrán la chaqueta roja del olvido y se plantarán delante de tu vida reclamando toda tu atención. Dejarás de hacer lo importante para convertirte en abogado bombero: “apagando fuegos todo el día”.
Ejecutar:
Algunos criterios para priorizar la ejecución de las tareas:
Motivación: empieza por aquello que más te motive. La ilusión por hacer algo, se siente de forma tan clara que no dudarás en elegir lo que más te apetece. Pero recuerda que la motivación también se provoca, generando ilusión con tu mente antes de acometer una tarea.
La regla de los dos minutos: Si tienes varias cosas sencillas que hacer y otra más compleja o que requiera toda tu atención, es conveniente ejecutar primero aquello que puedes hacer rápido: en “dos minutos”. Los dos minutos no es algo literal, pero casi. Se trata de despejar la mente y de obtener esa sensación de relax que produce saber que en poco tiempo, has podido ejecutar casi todas las tareas de la lista.
Cuando acometas la tarea compleja, tu mente se sentirá más relajada y dispuesta, sabiendo que está todo hecho y solo queda eso por terminar, de forma que tu capacidad de concentración es mucho mayor.
Una vez ejecutada una tarea, TACHALA DE LA LISTA. Verás que satisfacción produce, ver como te cunde el trabajo.
DELEGA: En muchas ocasiones nos empeñamos en hacer tareas que podríamos delegar. No es escusa que tengas el despacho en casa, o que estés solo. Puedes pedirlo a la procuradora, meterte en algún grupo de Fb y pedir el favor a algún compañero, demorarlo al día siguiente que pasarás varias horas delante de la puerta de la sala de vistas “esperando para suspender el juicio…”
Una estrategia que me funcionaba muy bien cuando empecé y estaba solo era el “Tornallóm” (“tornar el llom”: devolver el lomo en valenciano) consiste en tener un grupo de dos o tres compañeros que recíprocamente nos hacíamos este tipo de favores. El origen procede del derecho foral valenciano entre los agricultores: quien pedía ayuda al vecino para recolectar la cosecha, quedaba obligado a “Tornar el Llom”, es decir a corresponder y devolver el favor, agachando el lomo, en la recolección de la cosecha del otro.
NO MANTENGAS ABIERTO EL CORREO.
Hoy nos llega el 90% de las cosas por correo electrónico. Si al llegar al despacho lo abres y lo dejas abierto, cada vez que te entre un nuevo correo querrás verlo y te distraerás en tu tarea.
La concentración en el trabajo es esencial para ser efectivo, si miras el móvil cada vez que alguien hace algún comentario en un grupo de Whatsapp, perderás tu concentración en tu trabajo y arruinarás tu eficacia. Si quieres ser efectivo: programa como una tarea más la consulta del móvil y del correo. Mientras haces otras cosas: ponlo en silencio o ciérralo.
DESMENUZA EN PARTES SENCILLAS LAS TAREAS COMPLEJAS.
El agobio que produce saber que te enfrentas a una tarea complicada, se resuelve desmenuzando esta tarea en todas sus partes, para ejecutarla mejor.
Por ejemplo, para hacer un recurso de apelación tendrás que: releer la demanda, la contestación, releer otra vez la mier… de sentencia, el “peñazo” de ver CD del juicio, transcribir lo importante, mirar jurisprudencia…
La tarea: “hacer el recurso de apelación”, parece terrible, pero es muy sencillo programar cada día una o dos de las tareas que comprende su total ejecución y hacerlas, a lo largo de los 20 días del plazo. De esta manera no tienes que bloquear toda tu actividad hasta terminar el recurso y lo podrás compaginar con las demás tareas de cada día.
Esto evita también esos tapones de trabajo que produce el “encerrarse con una tarea” y no hacer otra cosa hasta terminarla. Si la desmenuzas y programas, la podrás realizar poco a poco y sin el agobio de saber “la que te espera al terminar”.
Hace años, no muchos, recuperé la ilusión por aprender todos los días algo nuevo, por probar otras formas de hacer las cosas de manera diferente.
Pierde el miedo a equivocarte: forma parte del hecho de tomar tus decisiones. Atrévete a disfrutar con tu trabajo y poco a poco, recuperarás la ilusión, por vivir tu propia historia.
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