ORDEN TRABAJO ABOGADO

El orden en la mesa del abogado

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Antes de que empieces  a leer lo que te voy contar, me gustaría que observes tu mesa de trabajo tal y como está. Con  tu móvil, hazle una foto y mírala.

Ahora dime: ¿Qué sensación te transmite la foto? ¿Te atreverías a publicarla?

¿Que hay en tu mesa de trabajo?

¿Necesitas tener todo eso en tu mesa, para trabajar?

Tu mesa de trabajo es como tu laboratorio. En ella pasas la tercera parte de tu vida. (al menos ocho horas de cada día) De ella dependen tus ingresos y tu prestigio. Si no te sientes a gusto trabajando, tarde o temprano sentirás ganas de abandonar la profesión o, peor aun, el desorden te pasará su factura, en forma de sanción por responsabilidad profesional, cuando pierdas un documento, se te pasen los plazos o te olvides recurrir esa sentencia que quedó olvidada debajo del desorden de tu vida.

KAOS DE PAPELESVer tu mesa, al comienzo de la mañana llena de papeles, ceniceros rebosantes de colillas, vasos vacíos y rodales de café, incluso restos de comida… es reflejo evidente de que algo dentro de ti funciona mal.

Hasta que el inconsciente no se haga consciente, el subconsciente dirigirá tu vida y tú le llamarás destino.” (Carl Jung )

Aunque me repita más que el ajo, el orden para el abogado, es un requisito esencial en el ejercicio de la profesión. Tan importante como el conocimiento.

No es un capricho o un aderezo que da brillo a tu trabajo. Sin orden no se puede ejercer la profesión de abogado.

El Desorden ralentiza tu trabajo, te hace sentir a disgusto contigo mismo sin saber por qué. Empolva tus alegrías.

Esto no lo enseñan en la facultad. Tampoco  sé de ningún seminario o curso que lo enseñe. Lo enseña el error. El perder una tarde de trabajo buscando un documento, mientras la amargura va desbordando tus emociones  y tus pensamientos no paran gritar que así no se puede funcionar.

No esperes a que el desorden te haga daño. Reacciona.

¿Que es necesario tener en la mesa?

LUZ: una lámpara que ilumine la zona de trabajo y no te dé sombras cuando escribas, para lo cual debe estar a tu izquierda si eres Diestro y a tu derecha si eres zurdo, para que la sombra de tu mano no te moleste al escribir, aunque esto, hoy en día,  es muy relativo dado que: a) la mayoría de las veces escribes en el teclado del ordenador, no a mano. Y b) puedes tener luz de ambiente o colgando sobre la mesa que ilumine suficientemente tu zona de trabajo, sin ocupar espacio en tu mesa.

ESCRITURA: Bote de lápices:  Bolígrafos y rotuladores para subrayar, que funcionen, lápices con punta. Etc.

Si no escriben tíralos. Hoy con el uso de la informática, los bolígrafos corrientes han bajado los precios estrepitosamente, un bolígrafo que no escribe no sirve para nada. La basura no  es un recuerdo. Los recuerdos no se guardan en el bote de lápices. (Yo tuve muchos años en el bote, un bolígrafo de Fátima que me regalo mi tía Carmen. Jamás funcionó, pero los pastorcitos seguían cayendo por la capsula de agua, junto a unas pelusas que imitaban la nieve.)

También venden unas bandejas muy útiles para guardar todo esto en el cajón de la mesa. Los clips, grapadora, taladradora, puedes tenerlos en la mesa, pero no es necesario que estén encima, sino guardados en un cajón. Piensa un momento: ¿cuantas veces al día, usas la grapadora o la taladradora?

COMUNICACIÓN: Un teléfono fijo, si es que aún lo utilizas, o tu teléfono móvil. El teléfono fijo, sigue siendo útil para comunicarte con las demás personas de tu despacho o de tu casa, cuando tienes el despacho en ella.

LA AGENDA: para anotar los señalamientos y próximas reuniones, aunque yo prefiero tener la agenda en el móvil y en el ordenador, sincronizadas ambas de forma permanente con el programa de gestión.

ALGO PARA TOMAR NOTAS: digo algo, por que puede ser un bloc de papel, tu IPad, o el portátil.

NADA MÁS.

Necesario para trabajar, no hay nada más. El ordenador, si es portátil, lo puedes poner y quitar, si es un pc, mi consejo es que lo ubiques en una mesa auxiliar. Puedes poner fotos de tu familia, macetas con flores… decora a tu gusto una vez limpies y ordenes tu mesa de trabajo con aquello te motive y te aporte ilusión en tu trabajo

Me dirás: ¿Donde guardo los papeles, los  expediente etc.… Encima de tu mesa de trabajo, NO, por supuesto. Encima de las sillas o las mesas auxiliares tampoco. ¿Entonces? En un archivador.

Tal vez te interese este artículo sobre  el orden de los expedientes.

Atrévete a ordenar tu mesa.

ANTES DE EMPEZAR A TRABAJAR: cómprate un montón de carpetas, un una bolsa grande de basura y un buen rotulador.

Vacía completamente tu mesa, siguiendo la regla de los tres montones: Coloca todo lo que hay en tu mesa en estos tres montones:

  1. ELIMINAR (basura)
  2. ALGUN DÍA (cosas que pueden ser necesarias en otro momento y que sea interesante guardar: una revista con un artículo de un asunto parecido a uno que llevas, una sentencia importante etc. )
  3. HACER (TODO LO QUE IMPORTA Y DEBES ARCHIVAR Y CONSERVAR, Expedientes documentos de asuntos etc.).

Ve colocando cada cosa que hay en tu mesa en su montón. Cuando la mesa este vacía, tendrás la bolsa de basura llena y dos montones. El montón de algún día, y el de hacer.

El montón de algún día, define tu forma de ser. Observa lo que has puesto en él y haz un ejercicio de honestidad contigo mismo. De todo ese montón, seguro que hay cosas que realmente nunca utilizaras.  Es el momento de ser exigente contigo mismo. Si guardas cosas inútiles, terminarás por no tener sitio. Mira la basura y, lo que no vayas a utilizar, TÍRALO.

Los papeles que realmente te interesen para algún día,  puedes guardarlos de dos maneras. Los referentes a asuntos concretos, (revistas con un artículo sobre clausula suelo, por ejemplo, o una fotocopia de una sentencia de caso similar), mi consejo es que lo archives en la carpeta del asunto que te puede ser útil y donde de verdad lo necesitarás.  Ademas, cuando tengas otro asunto similar, te será mucho mas fácil recordar que, en aquella carpeta del asunto similar, tienes esa sentencia o aquel artículo.

Las demás cosas, del montón de algún día, guárdalas en carpetas por materias  con el lema común: ALGÚN DÍA.

DURANTE EL TRABAJO

Cuando te pones a trabajar si, aun utilizas expedientes en papel, ten en cuenta estas sencilla reglas:

1º) Cuida el orden interno de  expediente.

2º) Si precisas consultar otro expediente, NUNCA lo abras nunca encima del anterior, cierra el primero para abrir el otro. Si no cuidas este detalle, los papeles de un expediente, acabarán mezclados en el otro y te volverás loco buscándolos.

3º) Cuando termines con un expediente, antes de  cambiar de asunto, ordena los papeles antes de cerrar la carpeta.

AL TERMINAR CADA DÍA:

RECOGE: Los papeles a su carpeta y ordenados. Los expedientes al archivador. Los lápices, bolígrafos, rotuladores etc. A su bote o a su cajón.

Deja tu mesa de modo que cuando vuelvas por la mañana,  la encuentres limpia y dispuesta para empezar de nuevo con ganas. Lograr que tu mesa de trabajo te haga sentir a gusto, depende de este pequeño detalle.

Recoger es la última tarea del día. Este pequeño esfuerzo es la ilusión del comienzo de mañana.

Se tú, el cambio que quieres ver en tu vida.

Que los disfrutes.

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EL ORDEN EN EL TRABAJO DEL ABOGADO: EL ARCHIVO DE LOS EXPEDIENTES.

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KAOS DE PAPELES


El orden es un requisito esencial en el ejercicio de la profesión. Tan importante como el conocimiento.

No es un capricho o un aderezo que da brillo a tu trabajo. Sin orden no se puede ejercer la profesión de abogado.

Esto no lo enseñan en la facultad. Tampoco  sé de ningún seminario o curso que lo enseñe. Lo enseña el error. El perder una tarde de trabajo buscando un expediente. O peor aún, se aprende cuando el abogado se enfrenta a una imputación por negligencia profesional, al haber perdido un documento o habérsele pasado un plazo.

No esperes a que el desorden te haga daño. Reacciona.

El Desorden ralentiza tu trabajo, te hace perder eficacia, pero además puede ser el reflejo material de otro desorden más profundo: el desorden en tu vida. Ese que te hace sentir a disgusto contigo mismo sin saber por qué, que empolva tus alegrías. Pero te diré que igual que cuando te empeñas en mejorar tu trato con los demás, ese esfuerzo redunda en tu beneficio y terminas queriéndote de verdad a ti mismo. Cuando te empeñas en ser ordenado en tu trabajo y ves tu mesa ordenada y organizas tus papeles y tu tiempo; el orden, también trasciende a otros ámbitos de la vida. La satisfacción y la confianza en ti mismo crece enormemente, te sientes capaz, disfrutas, empiezas a mandar en tu vida.

Hay muchos mitos escritos sobre el orden. Yo voy a desvanecer aquí tres de ellos:

1º.- No es cierto que el orden solo se aprenda de pequeño y hasta los siete años. Eso lo cuentan en los cursos para padres de los colegios, para que los padres les enseñemos a nuestros hijos a ser ordenados y no la líen en clase.

El orden se enseña y se aprende mejor si te habitúas desde pequeño, pero el orden se aprende igual de mayor. (Yo lo sé por experiencia.)

2º.-El segundo mito es que no es cierto que en la mesa de todo abogado viva un enanito cabrón que lo esconde todo. (Bueno…, es cierto, pero cuando pones orden en la mesa se muere. De aburrimiento, pero se muere).

3º.- No es cierto que no se aprenda del error ajeno. Defender a compañeros imputados por negligencia profesional, por haber dejado pasar un plazo, o por haber perdido documentos, me ha enseñado muchísimo y me ha hecho ser más cuidadoso y ordenado.

Lo que seguidamente te expongo es el método que yo uso. Ni es el único, ni probablemente el mejor, pero a mí me da buen resultado.

Abrir un expediente:

– ¿Cuándo abres un expediente?, es decir, ¿cuándo coges del armario una carpeta nueva y rellenas en la tapa los datos del cliente, del asunto etc.?

– Dirás: Cuándo sé que tengo un asunto nuevo.

-¿Y cómo sabes eso? ¿Hay algún hito que defina el hecho de tener un asunto nuevo? Podrás decirme: Claro, cuando firmo la hoja de encargo, si es que la haces, (que se que no la haces).

¿Y mientras,… donde has guardado esa servilleta con el teléfono del cliente?, ¿El Whatsapp de tu amiga Carmen, contándote lo de su cuñado Manolo y su teléfono?

De todo este diálogo de besugos saco dos consecuencias:

  1.    Cuanto más cara sea la carpeta que utilices, más te costará abrir un expediente. (Lo sé por experiencia). Y mientras, el asunto de tu vida, el cliente que te puede hacer ganar miles de euros, vive pendiente de una servilleta que te puede arruinar un estornudo cuando acabes sonándote con ella… (También lo sé por experiencia.)
  2.    Abrir un expediente en el programa de gestión de despacho, no te cuesta dinero. Aunque solo pongas un nombre (Manolo cuñado de Carmelilla) y un teléfono, ya puedes tirar la servilleta, o… sonarte con ella.

Planteo aquí como guardar físicamente los expedientes en papel y como buscarlos. Y te lo planteo a nivel básico, es decir, como si no tuvieras ordenador, para que veas que el sistema funciona también “a pedales”.

El criterio de clasificación: Ordenar algo requiere un criterio para clasificarlo. Ordenas por número, por orden alfabético, por clientes, por juzgado etc.

El abogado trata clientes. (El asunto de fulanito o de menganito). El criterio, por tanto que yo utilizo para buscar un expediente, es el nombre del cliente. Pero gestionar un archivo físico, o sea, las carpetas de los expedientes,  por orden alfabético, es mucho más complejo que hacerlo por número.  (Saber que el expediente 1345 va antes que el 1368, se ve más rápido que si el expediente de  Vinuesa va antes o después que el de Vilata). Por eso lo mejor es coordinar ambos criterios. Es decir usar el nombre del cliente como criterio de búsqueda y para guardar y almacenar los expedientes en papel, el  numérico.

CÓMO COORDINAR AMBOS: Ponle a cada carpeta un número correlativo bien grande en una esquina.  Más abajo, el primer dato: el nombre del cliente. Etc. (Luego te hablaré de que datos pongo en la tapa del expediente.)

A la hora de ordenar los expedientes  hazlo por número y ordénalos correlativamente.

Cuándo no tenía ordenador, cogía un montón de carpetas nuevas y las numeraba correlativamente, siguiendo la numeración del último asunto vivo que había abierto.  Así, tenía preparadas ya, unas cuantas carpetas para no tener que hacerlo cada vez. Y dentro de cada carpeta metía una ficha, de esas apaisadas con unas rayitas rojas. Y ponía en la parte superior de cada una CLIENTE: ___________    y en la otra esquina superior escribía el mismo número que había puesto en la carpeta.

Cuando me entraba un asunto nuevo, cogía una carpeta ya numerada, escribía el nombre del cliente en la tapa de la carpeta, el asunto etc., sacaba la ficha de dentro de la carpeta, (numerada ya con el mismo número que la carpeta), ponía el nombre del cliente y guardaba: la ficha en un fichero por orden alfabético, y la carpeta por su número correlativo en el archivo.

Para localizar la carpeta, buscaba en el fichero la ficha del cliente por su nombre y miraba el número del expediente que estaba guardado en el archivo por orden numérico correlativo: Fácil y sencillo.

Este proceso de las fichas de cartón, hoy lo debes sustituir por una ficha informática, abriendo un asunto nuevo en el programa de gestión.

Porqué lo hacía de este modo:

1º.- Porque me lo enseñó mi mujer, que es la procuradora más ordenada del mundo.

2º.- Porque manejar las fichas ordenadas alfabéticamente, es más sencillo que buscar carpetas ordenadas alfabéticamente.

3º.- Porque además, como luego la vida de un asunto es diferente a la de otro, la numeración salteada es mucho más fácil de manejar que la alfabética.

4º.- Si de un mismo cliente tienes varios asuntos, tendrás en el fichero tantas fichas del cliente como asuntos vivos le estés llevando. En este caso, es necesario un segundo dato en la ficha, Contrario, segundo cliente: (asegurado en las Cias de seguro etc.)

Evidentemente la búsqueda del expediente con un programa de gestión, la puedes hacer de mil maneras y es muy sencillo, pero lo que trato aquí de exponer, es como guardar las carpetas y como buscarlas “a pedales”. Si no tienes un programa de gestión, puedes usar una hoja Excel para hacerte una lista de asuntos y clientes, y usar la función de filtrar para agilizar la búsqueda, (un icono con forma de embudo) o dentro de la pestaña de datos “filtrar” (según versiones). Así cuando buscas el cliente “Mutua la Caçola”, te aparecen en la lista, ordenados por número, todos los asunto de este cliente y su número:

EXP. Nº CLIENTE ASUNTO JUZGADO
1326 MUTUA LA CASÇOLA VERBAL TRAFICO 1ª INSTANCIA 21
1330 MUTUA LA CASÇOLA VERBAL TRAFICO 1ª INSTANCIA 3
1331 MUTUA LA CASÇOLA ATROPELLO INSTRUCCIÓN 10

Qué información poner en la tapa del expediente:

Imagínate que te llega un cliente contándote que a su hija la acosa sexualmente un adulto por internet. Tú abres la carpeta, pones el nombre del cliente: José Jacinto Jarrón y en el Asunto: Pederastia.

El día de la declaración, antes de ir al juzgado, te bajas a tomar un café y dejas la carpeta boca arriba en la barra de la cafetería. Mientras pides tu café, el cliente del bocata de calamares que tienes a tu lado, se entretiene leyendo mientras come: “Cliente: José Jacinto Jarrón, Asunto: PEDERASTIA”.

Y le oyes decir con la boca llena de calamares: “¡Coño, Jofe Jafinto ef un pededasta!”

La carpeta puede contener información muy delicada:

a)   NUNCA  lleves el expediente en la mano. Se ensucia de rodales de café y de grasa del bocata de calamares. Llévalo en la cartera o en el porta expedientes.

b)   Puedes quebrar tu obligación de secreto profesional.

c)    Cuida la información que pongas en la tapa. Usa abreviaturas. La protección de datos y el secreto profesional, también pasan por la portada del expediente.

d)   Los datos de la tapa, deben ser: útiles, pocos y suficientes. (Si usas tu impresora para imprimir los campos Cliente: Asunto: etc. queda mejor.)

  1. NÚMERO de referencia
  2. Cliente: nombre y apellidos
  3. Móvil y mail.
  4. Asunto: genérico (querella 189 CP etc.)
  5. Contrario:
  6. Letrado contrario: (nombre y teléfono)
  7. Remitido por: Nombre de quien te remite al cliente o persona a través de la cual te llega el asunto.

Este último dato es mucho más importante de lo que piensas, sobre todo al principio del asunto. Si te llama por teléfono Manolo García y te pregunta cómo va su asunto, muy probablemente no sepas quien es, ni cómo va su asunto, hasta que te diga “Soy er cuñao de la Carmelilla”. Ese, es el dato que debes poner también en la carpeta o en la ficha del programa de gestión.

Ese dato es igualmente imprescindible para iniciar tu gestión de Marketing profesional. Analizar la procedencia de tus asuntos, es imprescindible para crecer como abogado.  Y también  te permite valorar la procedencia de tus ingresos, es decir, cuánto dinero te ha dado a ganar al final del año, por ejemplo, tu amiga Carmen. Te asombrarás cuando lo hagas. De eso hablaré en un post sobre marketing.

COMO ARCHIVAR LOS EXPEDIENTES:

Dentro de un expediente guardas documentos confidenciales, declaraciones, pruebas insustituibles, la hoja de encargo…

El contenido de un expediente es de vital importancia para la gestión del asunto y por supuesto, para tu cliente y para ti.

Los expedientes son tus asuntos, de ellos proceden tus ingresos, vives de los expedientes…

Te cuento todo esto que ya sabes, para que los valores mejor.

Por eso ¿Crees que tenerlos amontonados en distintos estantes, sillas, mesa de juntas, en el suelo,… es un método correcto de almacenar lo que te da de comer?

MONTONES DE EXPEDIENTES

Amontonar no es ningún método de archivo. Yo amontonaba expedientes. Y pasaba la tarde buscando cada carpeta para meter una providencia o sacar un documento.

No me digas que son montones “clasificados”, porque tampoco es un sistema (montones por años, montones de asuntos del turno, el montón de pendientes de minutar, el montón de tráfico….)  Amontonar no es un sistema.

Piensa como trabajas con tus “Montones”: Si quieres sacar el penúltimo expediente de un montón que, POR FIN, has encontrado, coges los expedientes de encima y los pones en… a ver… bueno… en el suelo (es un momento). Coges el expediente que buscabas (solo voy a consultar una cosa y cuando lo deje en su sitio ya los “amontonaré” correctamente). MENTIRA. AHORA TIENES DOS MONTONES. Sales del despacho corriendo y ni te acuerdas. La próxima vez harás lo mismo y el caos, vive ya cerca de tus “montones”.

Pero, lo de levantar los montones para sacar el de debajo, lo haces las cinco primeras veces, cuando tus riñones aún responden. Pero cuando estás hasta el moño de buscar en distintos montones, tiras del penúltimo expediente, (lo sé por experiencia), momento en el que la fricción, la física y la ley de la gravedad, se encargan de “ordenar” definitivamente tus montones “clasificados”, haciendo un bonito y colorido abanico de papeles y documentos, mezclados entre sí que te auguran una tarde entretenida y de mal café. (También lo sé por experiencia).

Amontonar no es un sistema.

Cómprate un archivador de cajones que para eso los han inventado, invierte en uno de los elementos de mobiliario de oficina más útil y que te harán ganar más tiempo y dinero. Localizar los expedientes es rápido y comodísimo, así como guardar los documentos y providencias en cada expediente.

BUSCANDO EN EL ARCHIVO

Suele ser una excusa habitual para no guardar los expedientes en un archivador que si no los tienes a la vista, te olvidas de hacer lo que tienes que hacer con él: un escrito, un recurso, minutarlo etc. NO CUELA.

Si tienes que hacer muchas cosas con distintos expedientes lo que procede es que te hagas una  lista de tareas, tal y como te explico en LA GESTIÓN DEL TIEMPO DEL ABOGADO, PARTE II; pero no tengas  todos los expedientes encima dela mesa. Sacas el que vayas a utilizar y cuando  termines lo guardas en el archivador y tacha la tarea de la lista.

Yo hago, además, una revisión general de asuntos cada mes. Abro cada cajón y compruebo uno a uno, la situación en que esta cada expediente, haciéndome una lista de tareas de lo que hay que hacer con cada expediente que tenga alguna actuación pendiente. También compruebo si están anotados los señalamientos en la agenda.

Tener archivados los expedientes, te permitirá tener tu despacho ordenado y sin papeles. Convirtiéndolo en un lugar agradable para trabajar a gusto y disfrutar con tu trabajo. Dispondrás así de un lugar adecuado para recibir a tus  clientes y tratar mejor sus asuntos.