LETRADO

El orden en la mesa del abogado

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Antes de que empieces  a leer lo que te voy contar, me gustaría que observes tu mesa de trabajo tal y como está. Con  tu móvil, hazle una foto y mírala.

Ahora dime: ¿Qué sensación te transmite la foto? ¿Te atreverías a publicarla?

¿Que hay en tu mesa de trabajo?

¿Necesitas tener todo eso en tu mesa, para trabajar?

Tu mesa de trabajo es como tu laboratorio. En ella pasas la tercera parte de tu vida. (al menos ocho horas de cada día) De ella dependen tus ingresos y tu prestigio. Si no te sientes a gusto trabajando, tarde o temprano sentirás ganas de abandonar la profesión o, peor aun, el desorden te pasará su factura, en forma de sanción por responsabilidad profesional, cuando pierdas un documento, se te pasen los plazos o te olvides recurrir esa sentencia que quedó olvidada debajo del desorden de tu vida.

KAOS DE PAPELESVer tu mesa, al comienzo de la mañana llena de papeles, ceniceros rebosantes de colillas, vasos vacíos y rodales de café, incluso restos de comida… es reflejo evidente de que algo dentro de ti funciona mal.

Hasta que el inconsciente no se haga consciente, el subconsciente dirigirá tu vida y tú le llamarás destino.” (Carl Jung )

Aunque me repita más que el ajo, el orden para el abogado, es un requisito esencial en el ejercicio de la profesión. Tan importante como el conocimiento.

No es un capricho o un aderezo que da brillo a tu trabajo. Sin orden no se puede ejercer la profesión de abogado.

El Desorden ralentiza tu trabajo, te hace sentir a disgusto contigo mismo sin saber por qué. Empolva tus alegrías.

Esto no lo enseñan en la facultad. Tampoco  sé de ningún seminario o curso que lo enseñe. Lo enseña el error. El perder una tarde de trabajo buscando un documento, mientras la amargura va desbordando tus emociones  y tus pensamientos no paran gritar que así no se puede funcionar.

No esperes a que el desorden te haga daño. Reacciona.

¿Que es necesario tener en la mesa?

LUZ: una lámpara que ilumine la zona de trabajo y no te dé sombras cuando escribas, para lo cual debe estar a tu izquierda si eres Diestro y a tu derecha si eres zurdo, para que la sombra de tu mano no te moleste al escribir, aunque esto, hoy en día,  es muy relativo dado que: a) la mayoría de las veces escribes en el teclado del ordenador, no a mano. Y b) puedes tener luz de ambiente o colgando sobre la mesa que ilumine suficientemente tu zona de trabajo, sin ocupar espacio en tu mesa.

ESCRITURA: Bote de lápices:  Bolígrafos y rotuladores para subrayar, que funcionen, lápices con punta. Etc.

Si no escriben tíralos. Hoy con el uso de la informática, los bolígrafos corrientes han bajado los precios estrepitosamente, un bolígrafo que no escribe no sirve para nada. La basura no  es un recuerdo. Los recuerdos no se guardan en el bote de lápices. (Yo tuve muchos años en el bote, un bolígrafo de Fátima que me regalo mi tía Carmen. Jamás funcionó, pero los pastorcitos seguían cayendo por la capsula de agua, junto a unas pelusas que imitaban la nieve.)

También venden unas bandejas muy útiles para guardar todo esto en el cajón de la mesa. Los clips, grapadora, taladradora, puedes tenerlos en la mesa, pero no es necesario que estén encima, sino guardados en un cajón. Piensa un momento: ¿cuantas veces al día, usas la grapadora o la taladradora?

COMUNICACIÓN: Un teléfono fijo, si es que aún lo utilizas, o tu teléfono móvil. El teléfono fijo, sigue siendo útil para comunicarte con las demás personas de tu despacho o de tu casa, cuando tienes el despacho en ella.

LA AGENDA: para anotar los señalamientos y próximas reuniones, aunque yo prefiero tener la agenda en el móvil y en el ordenador, sincronizadas ambas de forma permanente con el programa de gestión.

ALGO PARA TOMAR NOTAS: digo algo, por que puede ser un bloc de papel, tu IPad, o el portátil.

NADA MÁS.

Necesario para trabajar, no hay nada más. El ordenador, si es portátil, lo puedes poner y quitar, si es un pc, mi consejo es que lo ubiques en una mesa auxiliar. Puedes poner fotos de tu familia, macetas con flores… decora a tu gusto una vez limpies y ordenes tu mesa de trabajo con aquello te motive y te aporte ilusión en tu trabajo

Me dirás: ¿Donde guardo los papeles, los  expediente etc.… Encima de tu mesa de trabajo, NO, por supuesto. Encima de las sillas o las mesas auxiliares tampoco. ¿Entonces? En un archivador.

Tal vez te interese este artículo sobre  el orden de los expedientes.

Atrévete a ordenar tu mesa.

ANTES DE EMPEZAR A TRABAJAR: cómprate un montón de carpetas, un una bolsa grande de basura y un buen rotulador.

Vacía completamente tu mesa, siguiendo la regla de los tres montones: Coloca todo lo que hay en tu mesa en estos tres montones:

  1. ELIMINAR (basura)
  2. ALGUN DÍA (cosas que pueden ser necesarias en otro momento y que sea interesante guardar: una revista con un artículo de un asunto parecido a uno que llevas, una sentencia importante etc. )
  3. HACER (TODO LO QUE IMPORTA Y DEBES ARCHIVAR Y CONSERVAR, Expedientes documentos de asuntos etc.).

Ve colocando cada cosa que hay en tu mesa en su montón. Cuando la mesa este vacía, tendrás la bolsa de basura llena y dos montones. El montón de algún día, y el de hacer.

El montón de algún día, define tu forma de ser. Observa lo que has puesto en él y haz un ejercicio de honestidad contigo mismo. De todo ese montón, seguro que hay cosas que realmente nunca utilizaras.  Es el momento de ser exigente contigo mismo. Si guardas cosas inútiles, terminarás por no tener sitio. Mira la basura y, lo que no vayas a utilizar, TÍRALO.

Los papeles que realmente te interesen para algún día,  puedes guardarlos de dos maneras. Los referentes a asuntos concretos, (revistas con un artículo sobre clausula suelo, por ejemplo, o una fotocopia de una sentencia de caso similar), mi consejo es que lo archives en la carpeta del asunto que te puede ser útil y donde de verdad lo necesitarás.  Ademas, cuando tengas otro asunto similar, te será mucho mas fácil recordar que, en aquella carpeta del asunto similar, tienes esa sentencia o aquel artículo.

Las demás cosas, del montón de algún día, guárdalas en carpetas por materias  con el lema común: ALGÚN DÍA.

DURANTE EL TRABAJO

Cuando te pones a trabajar si, aun utilizas expedientes en papel, ten en cuenta estas sencilla reglas:

1º) Cuida el orden interno de  expediente.

2º) Si precisas consultar otro expediente, NUNCA lo abras nunca encima del anterior, cierra el primero para abrir el otro. Si no cuidas este detalle, los papeles de un expediente, acabarán mezclados en el otro y te volverás loco buscándolos.

3º) Cuando termines con un expediente, antes de  cambiar de asunto, ordena los papeles antes de cerrar la carpeta.

AL TERMINAR CADA DÍA:

RECOGE: Los papeles a su carpeta y ordenados. Los expedientes al archivador. Los lápices, bolígrafos, rotuladores etc. A su bote o a su cajón.

Deja tu mesa de modo que cuando vuelvas por la mañana,  la encuentres limpia y dispuesta para empezar de nuevo con ganas. Lograr que tu mesa de trabajo te haga sentir a gusto, depende de este pequeño detalle.

Recoger es la última tarea del día. Este pequeño esfuerzo es la ilusión del comienzo de mañana.

Se tú, el cambio que quieres ver en tu vida.

Que los disfrutes.

LA ACLARACIÓN DE SENTENCIA Y LA INTERRUPCIÓN DE LOS PLAZOS PARA RECURRIR

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Nota: al final del artículo puedes encontrar dos formularios de aclaración y completación.

Cuando se pierde una sentencia, te enfrentas a los siguientes retos:

  • proposicion de prebasTú y tu estado emocional alterado.
  • Tu cliente y su frustración por no obtener el resultado apetecido.
  • Las posibles consecuencias económicas del resultado adverso para tu cliente. No cobra y debe pagarte a ti y tal vez, también las costas del adversario.
  • Las dificultades que se presentan, de repente, para cobrar a tu cliente, al haber perdido el pleito
  • El estudio de lo actuado, del proceso, el análisis global de lo pedido y denegado.
  • El coste económico y de esfuerzo de un posible recurso.
  • Tu cansancio por la lucha con el mismo tema tanto tiempo y tener que seguir peleando.
  • El agobio y el estrés que supone añadir un plazo más a tu agenda.

Lo que a continuación te propongo no es una solución al pasado.

Si algo he aprendido es que el pasado solo existe en la mente como recuerdo. Nada más.

En esos momentos en que la cabeza se siente aturdida por el resultado adverso del pleito, lo que más falta hace es TIEMPO:

agenda-personal-aumentar-productividad-admini-T-xzirhqTiempo para serenar tu mente, ordenar tus ideas y plantear tu estrategia.

Tiempo para comunicar lo sucedido al cliente y compartir con él tu estrategia.

Tiempo para recuperar la esencia de ser objetivo y ver las cosas desde su centro.

Tiempo, en la jurisdicción social o en los desahucios, para que tu cliente pueda lograr un aval por el importe de la condena, y poder, así, anunciar el recurso dentro de plazo.

Por ello lo primero que debes saber es que al solicitar la aclaración de la sentencia, o de cualquier resolución judicial, se suspende los plazos para recurrir.

Ventajas e inconvenientes de la aclaración de sentencia

Entre las principales ventajas de la aclaración de sentencia, como ya te he dicho es que suspende los plazos para recurrir.

– Es un tramite rápido y sencillo

– Te permite aclarar dudas y omisiones de la sentencia, sin necesidad de interponer un recurso,

-La aclaración no tiene naturaleza de recurso, sino de acción declarativa, que completará lo omitido en la resolución judicial aclarada

-No tiene prevista la imposición de costas, en el derecho español.

Inconvenientes:

Puedes retrasar el asunto.

Puedes complicar un posible recurso contra la sentencia.

Suele tener un plazo muy corto (de dos días para la aclaración de errores materiales, (214 Lec), o de cinco días para solicitar la adición de aquellas cuestiones que, siendo objeto de las pretensiones de las partes, se han omitido en la resolución que se aclare. (215 Lec.).

SUSPENSIÓN DE LOS PLAZOS PARA RECURRIR.

El Art. 267 de la ley Orgánica del Poder Judicial en su nº 9 dice:

“Los plazos para los recursos que procedan contra la resolución de que se trate se interrumpirán desde que se solicite su aclaración, rectificación, subsanación o complemento y, en todo caso, comenzarán a computarse desde el día siguiente a la notificación del auto o decreto que reconociera o negase la omisión del pronunciamiento y acordase o denegara remediarla”.

Esto sucede, no solo en nuestro ordenamiento jurídico, sino también, en casi todas las legislaciones del derecho comparado. La razón de ser de esta paralización de los plazos procesales para recurrir es que, desde que se pide y hasta que se aclare, o no, la resolución, esta puede sufrir cambios o modificaciones y, por ello, la resolución que se pretende aclarar, no está completa. No alcanza la condición de resolución definitiva, si se trata de sentencias u otras resolución que resuelven, en último término, sobre las pretensiones de las partes, hasta que el órgano judicial que la dictó decida si procede o no su aclaración.

En este sentido puede verse Aclaración y corrección de Resoluciones Judiciales (Clarification and correction of judgments Juan Morales Godo Pontificia Universidad Católica del Perú).  Revista de la Maestría en Derecho Procesal, Vol. 5(1), 2014 (ISSN 2072-7976) [47]. O también El Art- 359 del código federal de procedimientos penales de México. “La aclaración propuesta interrumpe el término señalado para la apelación”. 

Tipos de aclaración de sentencia y plazos para pedirlas:

Aclaración de errores materiales: el artículo 214 de la ley procesal civil española (LEC) establece un plazo de 2 DÍAS HABILES para solicitarla, desde la notificación de la resolución. Indicando que los errores materiales, manifiestos y aritméticos, podrán rectificarse en cualquier momento.

La adición de extremos solicitados en la demanda o reconvención y no resueltos por la sentencia.

El art. 215 de la ley procesal española (LEC), y el 267 nº 5 de la Ley orgánica del poder judicial (LOPJ), establecen diversos supuestos en los que cabe plantear este trámite para remediar:

  1. Las omisiones o adición de cuestiones precisas para llevar a efecto estas resoluciones 2 días, sin traslado a la otra parte.
  2. la omisión de algún pronunciamiento debidamente planteado y sustanciado en el proceso. En este caso se puede solicitar la petición dentro de los 5 días desde la notificación, previo traslado de alegaciones a las demás partes.
  3. Del mismo modo procederán los secretarios (hoy letrados de la administración de justicia,) para aclarar decretos o Diligencias de ordenación.

Mediante esta posibilidad, se permite que el tribunal pueda remediar incongruencias omisivas de sus resoluciones sin necesidad de recurrirlas, pudiendo entrar a resolver el juez o tribunal, aquellas cuestiones que, habiéndose alegado en su momento por las partes, no se hubieran resuelto en la resolución del juez o tribunal.

Los límites de la aclaración:

El mismo art. 215 lec, y 267 nº 5 Lopj, establecen como limite de esta adición a la sentencia, la rectificación de cuestiones que afecten al fondo del asunto o cambien el sentido de lo ya resuelto, pero, si pueden adicionarse cuestiones omitidas y planteadas oportunamente por las partes, como por ejemplo, la condena en costas, la condena a determinado tipo de interés (como los del art. 20 de la Ley de contrato de seguro del 20%, para las compañías aseguradoras etc.).

Sobre la rectificación de errores materiales manifiestos, nuestro Tribunal Constitucional, ha considerado como tales aquellos errores cuya corrección no implica un juicio valorativo, ni exige operaciones de calificación jurídica o nuevas y distintas apreciaciones de la prueba, ni supone resolver cuestiones discutibles u opinables, por evidenciarse el error directamente al deducirse, con toda certeza, del propio texto de la resolución judicial, sin necesidad de hipótesis, deducciones o interpretaciones (SSTC 231/1991, de 10 diciembre, FJ 4 -EDJ 1991/11700-; 142/1992, de 13 octubre -EDJ 1992/9923-).

RECUERDA:

  • cualquier tramite procesal esta sujeto a la buena fe.
  • No pretendas cambiar el fallo de la sentencia mediante la aclaración.
  • La aclaración no de pretender resolver lo que va a ser un motivo de recurso.

RECURSOS: Contra la resolución que decida aclarar o no, una sentencia u otra resolución judicial, no cabe recurso alguno.

Ahora bien, los recursos que procedan serán los que, en su caso, se puedan plantear contra la resolución aclarada, impugnándose igualmente por esta vía, como parte integrante de la misma, la impugnación de la aclaración; es decir, se podrá recurrir, si procede, la resolución en su conjunto que ahora constará de dos partes, la sentencia o resolución primeramente dictada y también, la resolución aclaratoria, como adición a la misma, decida aclarar o no, la primitiva resolución.

De hecho cuando proceda aportar copia testimoniado de la resolución recurrida, como por ejemplo en algunos recursos de casación, deberás pedir al tribunal que te expida testimonio de ambas resoluciones, la primera y también de su aclaración.

Aquí te dejo una plantilla de solicitud de aclaración de sentencia, tanto para la rectificación de errores, como para la adición de cuestiones planteadas y omitidas. En ambos casos, mediante otrosí, se recuerda al tribunal que, según la ley orgánica, la solicitud de aclaración o completación, suspende los plazos para recurrir.

FORMULARIO ACLARACIÓN DE ERRORES MATERIALES 214 LEC

FORMULARIO ACLARACIÓN ADICIÓN COMPLETACIÓN DE PRETENSIONES 215 LEC

¡Sentencia perdida! No pierdas el juicio.

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LA GESTIÓN DE LA CONTRARIEDAD:  

2012060475Porno quema hombres estresado_IntHoy quiero hablarte del dolor, del sufrimiento que se siente cuando pierdes un pleito. Compartir el sufrimiento alivia. Aprender a evitarlo… es mi reto.

Déjame que comparta contigo mis emociones. Tal vez pueda aliviarte a ti también, entender esa parte oscura de nuestro trabajo, esas emociones de las que nadie quiere hablar públicamente, por cuanto supone admitir el fracaso.

Distinción entre el error y el fracaso

Lo primero que quisiera es distinguir entre el error y el fracaso:

El error surge de la reflexión humilde de la conciencia, tras un análisis sereno de tus actos. Cuando comparas tu proceder, con otro que terminas reconociendo más ajustado y correcto. En ese punto en el que admites que estabas equivocado, surge el aprendizaje más perfecto, el que ya no se olvida. Se crea así, la lección que forma parte de la vida: tu experiencia. Si…, eso que te pedían cuando empezabas a trabajar y no tenías y protestabas airado: “¡si nadie me contrata…, nunca conseguiré esa experiencia!” Pues eso, precisamente eso, es lo que surge del error: la experiencia.

Cuando aceptas el error sin juzgarte, sin reproches, te das cuentas de que estás en un escalón más alto de tu vida, te das cuenta de que ahora sabes lo que antes no sabías, para no olvidarlo jamás. El error es el camino de los que se atreven a probar lo nuevo y diferente. El error requiere audacia. El error enseña al que practica. El error es esencial para el éxito en la vida. Pero niégate a aceptar que tu error sea un fracaso.

El fracaso es la percepción social del error. Es el estribo en el que se apoyan los hipócritas (que nunca reconocerán haberse equivocado), para pisar tu cabeza y trepar por encima de ti, apartándote a un lado del camino.

El error te hará crecer, forma parte del éxito. El fracaso humilla y reprende. No enseña, solo riñe y desprecia.

Recuerda que en una carrera no es más fuerte el que llega primero. Ese, solo es el más rápido.

El más fuerte es el que cae y se levanta y si vuelve a caer, se levanta de nuevo y aun que la carrera haya terminado, llega a la meta.

Gestionar el error, tiene sus fases y reglas, sobre todo cuando tu ego lo interpreta como un fracaso.

Una sentencia perdida no tiene por qué ser un error y mucho menos un fracaso en tu vida. Pero cuando así lo interpretas, tiene las mismas fases que todos los eventos negativos en tu vida: negación, rabia, valoración, preocupación-depresión, aceptación-solución y olvido.

Vamos a ver como reacciona tu mente cuando se pierde un pleito y tú lo asume como propio.

Negación: El primer latigazo emocional:

Abres el correo y ves el mail de la procuradora en la bandeja de entrada, anunciando la noticia en el asunto: Sentencia… desestima con costas.

Notas en ese momento la descarga emocional: una mezcla de angustia, pinchazo en las extremidades, y mareo. Tu amígdala (la parte del cerebro que gestiona las emociones) acaba de encargarte un “chute” de adrenalina que te va a durar varios días.

Abres el mensaje y el documento adjunto. Bajas directo hasta el fallo… debo desestimar… con costas-

¡No es posible! Gritas.

Después tratas de leer desde el principio la sentencia, pero te cuesta: antecedentes…vas a los fundamentos y vuelven a contarte lo que ponía la demanda, la contestación, que si el recibimiento a prueba, ¡ARGUMENTOS! Gritan a voces tus neuronas irritadas. Generalidades de la acción que se ejercita, corta-pega de sentencias trasnochadas, al uso, hasta que llegas al párrafo: “aplicando la doctrina anterior al presente caso… no puede admitirse la demanda por no concurrir los citados requisitos doctrinales ya citados, por lo que procede desestimar la demanda, con imposición de las costas a la parte actora”.

Si en ese momento te hicieras un “selfie”, sabrías lo que es poner cara de gilipollas.

Tras la incredulidad inicial, comienza la rabia, las ganas de romper, de gritar. La adrenalina comienza a destruir tu serenidad. Sin darte cuenta los latidos de tu corazón se han disparado.

Es el momento de beber un buen vaso de leche e irte a correr o a hacer ejercicio, necesitas quemar toda esa adrenalina que te está haciendo daño.

No toleres que tu trabajo afecte a tu salud o a tu familia y a los que te rodean. Pon remedio.

La valoración: tras esa etapa inicial de angustia, de rechazo y rabia, comienza un proceso de análisis. Igual que la luz elimina la oscuridad, la certeza va eliminando el miedo.

Los pasos siguientes te ayudaran a ver el tema con más calma:

Antes de volver a leer la sentencia, lee tu escrito de demanda o contestación. Repasa tus notas y tus alegaciones del juicio.

Después vuelve a leer la sentencia y analiza sus fallos:

Errores de corta y pega y erratas mecanográficas.

Falta de motivación,

incongruencia con lo pedido o alegado.

Comienza a valorar si procede y si cabe recurrir.

-Pide aclaración de sentencia, si hay errores materiales, por insignificantes que sean. La aclaración de sentencia te dará algo muy preciado en esos momentos: TIEMPO. Tiempo para analizar despacio, tiempo para serenarte tú y comentar, con tranquilidad, la sentencia con tu cliente. Recuerda el art. 264 de la LOPJ: 9. “Los plazos para los recursos que procedan contra la resolución de que se trate se interrumpirán desde que se solicite su aclaración, rectificación, subsanación o complemento y, en todo caso, comenzarán a computarse desde el día siguiente a la notificación del auto o decreto que reconociera o negase la omisión del pronunciamiento y acordase o denegara remediarla”.

Ahora bien, piensa también que, en ocasiones, puedes estar impidiéndote, con tu aclaración, un motivo de recurso contra la sentencia, al permitir al juez subsanar, por esta vía, defectos de la sentencia que te permitirían impugnarla en apelación. Por ejemplo: en los asuntos penales, las costas de la acusación particular, se deben incluir en el fallo y, para no hacerlo, la sentencia debe justificarlo razonadamente. Ahora bien, si se limita a no imponerlas sin motivación y por vía de aclaración de sentencia, pides al juez que motive lo que debió razonar en la sentencia y lo hace, luego ya no podrás recurrir la sentencia por este motivo.

Analiza si procede recurrir al sentencia:

Su congruencia con lo pedido por las partes.

Si resuelve todas las cuestiones procesales planteadas.

Si hace una valoración completa y lógica de las pruebas.

Si omite valorar alguna prueba fundamental.

Si los hechos que se declaran probados se sustentan en pruebas practicadas de forma legitima y si puedes modificarlos.

Si aplica de forma correcta la doctrina y jurisprudencia  aplicable al caso.

Y sobre todo, analiza si se han vulnerado derechos fundamentales: si se te ha causado indefensión, si se ha vulnerado algún el derecho de defensa. Etc.

Valora los costes del recurso: tus honorarios y los del procurador, si procede y también, los de la parte contraria, por si se pierde de nuevo el recurso con costas.

La preocupación depresión: analizar la sentencia, te dará serenidad. Es posible que durante los días siguientes estés deprimido.

Evita entrar en ese bucle de pensamientos negativos. Tu cerebro ha interpretado ese hecho juzgándolo como algo terrible, ha disparado la secreción de hormonas que provocaran un estado emocional alterado. Ser consciente de ello te puede ayudar a superarlo. Ese ruido mental no eres tú, es consecuencia de la descarga emocional de tu cerebro, es lo que yo llamo el encendido de la emisora “radio onda preocupaciones: la emisora cerebral… que te llena de ansiedad y … te toca los cojones”

Apagar esa emisora, puedes lograrlo de varios modos. El primero es ocupar tu mente en cosas positivas y de entrega a los demás. Deja de lamerte las heridas y de quejarte que hay mucha gente peor que tú.

Durante los días siguientes, además de hacer más ejercicio, centra tu atención en ayudar a los demás, si eres voluntario de alguna organización, entrégate a tope esos días. Si no lo eres, es el momento de apuntarte. Ocupar tu mente y tu tiempo en ayudar a otros, evitará que tu cerebro se recree en hacerte daño, por algo que no vale la pena.

También es el momento de abrir la cajita de las ilusiones: Esos proyectos que tienes siempre aparcados y para los que nunca tienes tiempo. Me refiero a esas ideas que, con solo pensar en ellas te llenan de alegría: Programar ese viaje, organizar una fiesta con las amigas o amigos del cole, crear una empresa de servicios jurídicos on line… Necesitas sustituir los pensamientos de pre-ocupación, (ocuparte previamente de las cosas, solo causa dolor de cabeza y mal humor) y sustituirlos por ideas que te llenen de ilusión y de alegría.

Evita el agobio y los colapsos en tu agenda. Si a consecuencia de este suceso, centras toda tu atención y tu actividad profesional a resolverlo, dejando de lado todo lo demás, estarás generando obsesión y bloquearás tu trabajo y tu vida. Para evitarlo te propongo que enumeres y fracciones las tareas que debes realizar, para programarlas a lo largo de los días siguientes.

Por ejemplo: desde que abriste por primera vez la sentencia, hasta que presentes el recurso de apelación, vas a realizar, probablemente, todas o algunas de estas cosas:

Mandar la sentencia al cliente, quedar con él.

Valorar los costes del recurso.

Leer demanda y contestación de la demanda. (querella y escritos de acusación y defensa)

Repasar las pruebas practicadas, visionar grabaciones de los juicios

-Buscar jurisprudencia de cuestiones procesales y del fondo del asunto.

-Planificar los motivos del recurso.

-Comentar ideas con otro compañero.

Redactar el recurso.

-Repasar la redacción.

-Presentar el recurso.

Estas tareas las puedes planificar cada día e ir haciéndolas poco a poco, a lo largo del plazo, compaginándolas con el resto de tareas de tu agenda. De esta forma, tu trabajo y tu cabeza, se relajan, cuando saben que el problema está planificado y evitas de este modo que un recurso se convierta en una obsesión en tu vida y en un tapón en tu trabajo. Si pasas veinte días sin hacer otra cosa, cuando termines, tendrás montañas de tareas pendientes y tu vida será un agobio.

El olvido

Poco a poco este suceso ira pasando a segundo plano, hasta llegar al olvido. Es, en ese punto, donde se valora mejor, lo torpe que fuiste por sofocarte de esa manera, por un problema de tu trabajo. Ahí debes valorar el aprendizaje y forjar tu experiencia, para que, cuando te pase de nuevo, recuerdes que los tuyos, nunca deben sufrir por tu trabajo.

COMUNICACIÓN A TU CLIENTE:

Imagina que estas en casa cocinando y te cortas. Como la herida no para de sangrar, decides ir al hospital para que te la vean. ¿Qué sentirías tú si, cuando llegas al hospital, las enfermeras empezaran a gritar al ver tu herida y los médicos se llevaran las manos a la cabeza?

Esta escena surrealista puedes protagonizarla tú, si das la noticia a tu cliente, con el animo alterado. 

Si recibiste la noticia un viernes, evita amargar el fin de semana a tu cliente. Es su tiempo de descanso. Los plazos no comenzaran hasta el próximo lunes. Si lo comunicas el mismo viernes, tu cliente tiene todo el fin de semana para preocuparse inútilmente. Es preferible esperar al lunes. Pero el lunes por la mañana, localízalo sin falta y queda con él.

Cuando llames por teléfono a tu cliente, muéstrate tranquilo. Dile que has recibido la sentencia y que no es favorable. Si has solicitado aclaración de sentencia y los plazos no corren, díselo también cuando le llames, para que vea que ya has actuado, la diligencia, en ese momento, trasmite rigor y profesionalidad.

Lo importante en la primera comunicación no son los detalles, sino la noticia. Queda con él personalmente y mándale la sentencia por mail para que la lea.

Cuando quedes con él, procura tener analizada la sentencia y las consecuencias económicas y personales para tu cliente, así como las posibles opciones y recursos. Procura transmitir serenidad, para lo cual, tú debes estar tú tranquilo.

Debes saber que de todos los trabajos que realizamos los abogados, este es, con diferencia, el más complicado de todos. Requiere presencia de ánimo. Si el cliente te ve sofocado, se sofocará él también.

No le culpes del resultado negativo, si no quieres que él haga lo mismo contigo.

Cuando quedes con el cliente personalmente ten preparadas las diferentes opciones, desde los recursos, hasta los pasos de la ejecución de la sentencia y la ejecución provisional, analiza la posibilidad de hablar con él letrado contrario, para plantearle un fraccionamiento de pagos, ten calculadas las costas etc.

Recuerda que no es momento adecuado para hablar de tus honorarios. Si lo haces será como echar gasolina a una hoguera.

Tu cliente se sentirá contrariado, confundido y furioso. Necesita soluciones, no reproches. Tu actitud debe ser serena. Compartir en la distancia su preocupación, no es mostrar indiferencia. Tu profesionalidad exige, en este momento, la objetividad de tu independencia. Pero no te impide que muestres tu empatía, que comprendas como se siente y se lo digas.

Ayúdale a superar ese mal trago. Le puedes dar los mismos consejos que te he dado. El ejercicio, la ayuda a los demás y los nuevos proyectos que le ilusionen, son ideas que le harán ver a tu cliente que te interesas por él, ademas de por su asunto.

LO QUE DEBES APRENDER DE ESTA EXPERIENCIA:

. La cuantía del pleito. Ahora aprenderás a ser cauto, a la hora de fijar la cuantía del pleito. Si pones cuantías elevadas, las costas serán también elevadas. Tenlo presente la próxima vez. Impugnar sin razón la minuta del contrario no resuelve el problema, lo agrava.

2º La importancia de la hoja de encargo y el fraccionamiento del pago.

Si no hiciste hoja de encargo ni presupuesto. Si no has cobrado nada a tu cliente por este pleito, si pactaste tus honorarios solo a resultado (cuota Litis), seguramente te sentirás más agobiado en este momento. Si por el contrario hiciste tu presupuesto y le has ido cobrando poco a poco el importe pactado, lo más probable es que al notificarte la sentencia hayas cobrado ya tus honorarios. Esto, aun que pueda parecer un tema sin importancia, genera mucha tranquilidad a tu estado de ánimo. La percepción del problema, (perder el pleito), se agrava a nivel inconsciente, cuando no has cobrado tu trabajo

Eliminar en ese momento de tensión con tu cliente, el cobro de tus honorarios, te permitirá una relación más relajada y fluida. Serás más objetivo, podrás valorar mejor las opciones del recurso, sin que tu cerebro te empuje por razones espurias de índole económico, podrás decirle a tu cliente con mayor serenidad, si vale la pena recurrir. 

3º.- la experiencia del proceso. Antes de archivar el asunto, dale un último vistazo al expediente. Valora el trabajo que has hecho y anota lo que este asunto te ha enseñado. Con los años, tendrás una hermosa colección de aprendizajes. No lo olvides, los errores de tu vida, son la base de tu experiencia y de tus éxitos. No los desprecies. Cuando pasan los años te harán grande.

4º.- Prudencia en el consejo. Nunca garantices el resultado de un pleito. Los pleitos más ganados se pierden y los más perdidos se ganan. Recuerda que, para ganar un pleito hacen falta tres cosas: tener la razón, saberla demostrar y que te la quieran dar y por desgracia, de las tres, la única que cuenta… es la última. Alentar al cliente a que pleitee, se puede convertir  en algo terrible. Recuerda esto antes de empezar de nuevo.

.- Busca el lado positivo. Ten la certeza de que lo tiene, búscalo. Házselo ver a tu cliente, cambia tu perspectiva. Ahora es cuando debes ser más creativo. Como mínimo hay un aprendizaje, una experiencia tuya y de tu cliente. De los grandes errores han surgido los más importantes hallazgos. Tu trabajo no es ganar pleitos sino la defensa de los intereses de tu cliente y ten por seguro que eso lo has hecho.

Recuerda que cuando el abogado pierde el juicio, no puede volverse loco.

La emoción negativa, acabará en el olvido y el aprendizaje obtenido se transformará en tu experiencia que es tu mejor currículo.

La actitud ante el problema es esencial para resolverlo. El abogado se dedica profesionalmente a ello. Si conviertes tu trabajo en una fuente de amargura, tu vida será un continuo sufrimiento. Ser positivo, es ver siempre el lado interesante de las cosas, que no tienen por que ser malos o negativos. Convierte tu trabajo en un modo de aprender, de ayudar a los demás con sus problemas y disfruta. Que no te duela reconocerlo: si, he perdido muchos pleitos.

LAS COSTAS PROCESALES Y EL ENRIQUECIMIENTO INJUSTO

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costas-procesales-1Voy a tratar de responder algunas cuestiones confusas, sobre las costas procesales y a darte  mi opinión, sobre una realidad polémica que se produce cuando los bancos y grandes empresas, pretenden cobrar del contrario, condenado en costas, más importe de lo que ellos han pagado o van a pagar a sus profesionales.

La primera de estas cuestiones confusas es la siguiente:

¿El cliente, tiene que  pagar primero las costas procesales, para poderlas reclamar después al contrario?

El art. 242, 2º de la LEC,  establece:

  1. “La parte que pida la tasación de costas presentará con la solicitud los justificantes de haber satisfecho las cantidades cuyo reembolso reclame”.

Este párrafo originó, inicialmente, mucha jurisprudencia contradictoria sobre esta cuestión.

Ya comenté en el anterior artículo sobre las costas procesales que su naturaleza jurídica, es un derecho de resarcimiento de la parte, por los gastos ocasionados por el proceso. El diccionario de la RAE define resarcir como:  “Indemnizar, reparar, compensar un daño, perjuicio o agravio”, conceptos que, como ves, son diferentes del simple derecho de repetición o recobro.

En un accidente de tráfico, por ejemplo, se indemnizan los daños y perjuicios que surgen como consecuencia del accidente, tanto por las lesiones y secuelas,   como aquellos otros gastos que ha tenido que pagar la víctima durante el proceso de curación, como taxis o ambulancias para acudir a rehabilitación etc., y cuyo reembolso se reclama. Es decir, se indemnizan los daños y perjuicios que surgen como consecuencia del hecho causante, con independencia de que se hayan pagado, o no, previamente por el perjudicado, pero aquellos que se han pagado previamente y se reclama su reembolso, deben ser justificados.

Este es el sentido con el que, finalmente, ha interpretado la doctrina mayoritaria este párrafo del nº 2 del art. 242 LEC, al considerar que se refiere a aquellos gastos que se han tenido que pagar durante el pleito, como por ejemplo: depósitos, tasas judiciales, indemnizaciones de testigos, anotaciones de embargos, registros, impuestos, etc., pagos que realiza la parte, (normalmente a través de su procurador), durante el proceso, pero que no constan siempre, en las actuaciones judiciales, razón por la cual, se exige la acreditación del mismo.

Sin embargo, los honorarios del letrado, procurador, peritos y otros profesionales que hayan intervenido por cuenta del vencedor del pleito (y que pueden, o no, haberse pagado previamente por su cliente), no requieren acreditar su previo pago, pues su intervención consta acreditada en las actuaciones y no hay ningún inconveniente en que estos profesionales, esperen a que el pleito finalice, para cobrar sus honorarios de la parte contraria, si finalmente se gana con costas.

La A.P.Jaen en su AP Jaén, sec. 3ª, S 1-9-2004, nº 187/2004, rec. 187/2004 Pte: Molina Romero, Lourdes, matiza: “la alusión del art. 242.2 de la Ley de Enjuiciamiento Civil, ha de entenderse referida a los gastos anticipados por la intervención de peritos, indemnización a testigos, inscripciones en registros públicos, etc., pero no cuando se trata de gastos correspondientes a minutas de profesionales que han representado y defendido a la parte que aun no se han realizado, pero que necesariamente han de hacerse, y respecto de las cuales nada impide que puedan ser incluidas en la tasación de costas sin necesidad de previa factura, pues el devengo de las mismas queda acreditado por la intervención de estos profesionales documentada en autos. Téngase en cuenta que este criterio se infiere de la interpretación sistemática en relación con el apartado 3º del art. 242 de la Ley de Enjuiciamiento Civil, que permite a los abogados, procuradores, peritos y demás personas que han intervenido en el juicio, y sean titulares de algún crédito, que puedan dirigirse, no a la parte procesal por cuya cuenta hayan actuado para reclamarle el pago, sino directamente a la secretaría del Tribunal presentado minuta detallada de sus derechos y honorarios.

Constituye una doctrina consolidada por el T.S. en SS. de 31 de marzo de 2003, 10 de febrero de 2003 y 14 de octubre de 2002 la que considera que lo que se concede a la parte ganadora es un crédito frente a los obligados al pago de las costas procesales, y no un derecho de repetición o de reembolso de lo abonado por los acreedores a los abogados que los defienden y a los procuradores que los representan…”

Otra cuestión confusa se produce ante la sustitución profesional

Cuando, en una actuación judicial, un letrado o procurador, es sustituido por otro compañero de profesión,  ¿Quién reclama los honorarios?

Ya hemos visto que, una de las razones por las que no es preciso acreditar el previo pago de los honorarios del abogado y procurador, es por el hecho de estar acreditada su intervención profesional en las actuaciones.

También hemos visto que las costas procesales las paga la parte contraria para compensar los  gastos ocasionados por el proceso judicial. Por tanto al condenado al pago, lo único que le debe importar es que la cantidad que se le reclame, se ajuste a los baremos o aranceles que regulan esa actuación profesional, sin que le afecte qué abogado la realizó. Primero por cuanto esa sustitución, no debe suponer un incremento de las costas que debe pagar y segundo porque, esa actuación procesal, en la que se ha producido la sustitución, se ha realizado y consta acreditada en las actuaciones, por ello, siempre que se le cobre lo que marquen la tarifas profesionales o los aranceles, al condenado a pagar las costas, no le afecta quién fue el letrado que intervino.

En este sentido puede citarse las sentencias:

Tribunal Supremo Sala 3ª, sec. 3ª, S 8-7-2002, rec. 473/1996,  Pte: González González, Oscar. Tribunal Supremo Sala 3ª, sec. 3ª, S 14-12-2001, rec. 2989/1996, Pte: Menéndez Pérez, Segundo.

“Cabe añadir que esta Sala, en jurisprudencia más reciente y reiterada -sentencias de fechas 14 de diciembre de 2001 EDJ 2001/52142, y 23 y 30 de abril de 2002 EDJ 2002/10627, entre otras-, ha afirmado que:”la sustitución de la dirección letrada, desenvuelve sus efectos, en principio, en la relación contractual existente entre la parte y quién o quiénes le prestan sus servicios profesionales; pero no hace indebida para el deudor una partida incluida legalmente en las costas a cuyo pago ha sido condenado.

Más específicamente el Tribunal Supremo Sala 1ª, S 5-11-1996, nº 939/1996, rec. 3005/1991 Pte: Burgos y Pérez de Andrade, Gumersindo afirma claramente que:

“La jurisprudencia de esta Sala es pacífica al afirmar, que cuando un profesional actúa en auxilio o sustitución del compañero que ha llevado la dirección del proceso, no es indebida la minutación del acto sustituido, puesto que el tramite se ha realizado, y la actuación del sustituto ha estado revestida de todos los requisitos legales.

La parte condenada en costas no sufre ningún perjuicio, ya que no se efectúa una doble minutación, y sí por el contrario saldría beneficiada, si dejara de satisfacer la partida de un acto incluido legalmente en la tasación a cuyo pago ha sido condenada.

Hay que recordar, por último que la sustitución profesional, entre abogados esta prevista y regulada en el artículo 36, 2º del Estatuto general de la Abogacía española: 2. “Los honorarios a cargo del cliente se devengarán a favor del titular del despacho, aun en el caso de que las actuaciones fueren realizadas por otros Abogados por delegación o sustitución”.

En la tasación de costas, ¿hay que presentar factura a nombre del contrario? 

Una vez más, hay que recordar que, el beneficiario de las costas procesales, no es el abogado y procurador, sino el cliente que ha ganado el pleito, con imposición de costas a la parte contraria, por lo tanto, el documento que se presenta en el juzgado, para su inclusión en la tasación de costas, no tiene que ser una factura, con número de factura, etc. sino una minuta a nombre del cliente vencedor de las costas procesales. Esta minuta debe estar suficientemente detallada, de forma que puedan contemplarse los conceptos que se minuta y sus importes, así como el IVA, sobre el total de la minuta. Todo esto, lo incluye el secretario (letrado de la administración de Justicia) en la tasación de costas y la parte condenada al pago lo abona, como un gasto ocasionado al contrario, no como una factura que le emite el contrario o sus profesionales, pues está resarciendo a la parte vencedora,  del gasto ocasionado por el pleito que él ha perdido. No puede, por tanto, el condenado al pago, deducirse el iva, ni solicitar que la factura vaya a su nombre, pues aquellos profesionales no le han prestado, a él, ningún servicio.  Se limita, el condenado al pago, a resarcir del gasto que ha tenido el contrario, iva incluido, por el pleito.

Esta cuestión se ha resuelto por la Dirección General de Tributos en la Consulta vinculante número V-1870/07,entre otras, publicadas por el ICAB.

 ¿Puede, la parte vencedora en costas, cobrar más importe al contrario, de lo que tendría que pagar a su abogado y procurador?

En mi modesta opinión: NO. El derecho que se concede a través de las costas procesales, es un resarcimiento o indemnización por los gastos ocasionados en el proceso, pero nunca debe amparar el enriquecimiento injusto.

Para entender la causa de este hecho, hay que analizar la siguiente cuestión:

¿Cuál es la realidad del mercado jurídico en España?

La realidad económica del sector jurídico en España, supone una extraña paradoja:  los abogados y procuradores, generalmente, cobramos mucho más, cuando lo hacemos del contrario, condenado en costas que a nuestro propio cliente. ¿Cuál es la razón? Los aranceles y  baremos de los colegios profesionales de procuradores y abogados (aplicables, hoy en día, exclusivamente, para las tasaciones de costas), establecen unos precios muy superiores a la realidad del mercado.

Hay que reconocer que, como norma general, con el cliente se suele pactar un precio que está muy por debajo de los importes de las tarifas o baremos de los colegios profesionales. ¿Porqué hacemos esto? Por la libre competencia y la presión del mercado, es decir, para captar al cliente, retenerlo y que no se busque otro abogado, etc. Incluso las grandes empresas, en especial la banca y compañías de seguros, con estos aluviones de procesos judiciales, imponen unos precios miserables a sus profesionales, a modo de “tarifa plana”… (¡Y tan plana!) Y… ¿Qué sucede en estos casos? Que hay bofetadas entre los profesionales para hacer estos juicios.

Es decir,  fijamos con nuestro cliente un precio, en función de la libre competencia  y de la situación real del mercado, o incluso nos lo impone él y, sin embargo, en la tasación de costas, el contrario se ve obligado a pagar unos importes, calculados sobre los baremos y aranceles de los colegios profesionales,-muy por encima de los precios del mercado-, para determinar la tasación de costas. Esta es la razón por la cual, en el mercado judicial español, se termina cobrando mucho más, a la parte contraria que al cliente propio.

Sé que a lo mejor te molesta leer este comentario, sobre todo si hace poco, has ganado con costas algún proceso judicial de cuantía elevada. Pero sé también lo que se sufre, cuando ves la barbaridad que tiene que pagar tu cliente, cuando estas al otro lado.

Esta realidad vulnera los principios y la legislación de la libre competencia, ampara el enriquecimiento injusto en muchos casos y lo peor de todo, llega incluso a vulnerar el derecho a la tutela judicial efectiva, cuando el gobierno baja el listón para conceder la justicia gratuita, hasta los umbrales de la miseria y miles de ciudadanos se quedan sin reclamar, por ejemplo, los miles de expolios  realizados por la banca durante estos años, por miedo a perder sus pleitos, con la imposición de las costas procesales.

Vulneración de la libre competencia.

Según la normativa de libre mercado y de defensa de la competencia, los Colegios profesionales no puede fijar, en modo alguno, los precios de los servicios de sus colegiados. Así, en la actualidad, los baremos de honorarios profesionales, teóricamente, solo pueden emplearse para las tasaciones de costas, no para fijar los precios del mercado. Esta situación no termina de ser una realidad como lo demuestra el hecho de que recientemente el servicio de defensa de la competencia ha sancionado a algunos colegios profesionales, por contener, en sus haremos, autenticas instrucciones sobre precios.

La legislación que impone estas limitaciones a la fijación de precios son, por una parte la Directiva Bolkestein 2006/123/CE, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 12 de diciembre de 2006, relativa a los servicios en el mercado interior, (DOUEL 27 Diciembre 2006, serie L 376/36) que tiene como objetivo establecer las disposiciones generales necesarias, para facilitar el ejercicio de la libertad de establecimiento de los prestadores de servicios y la libre circulación de los servicios, manteniendo, al mismo tiempo, un nivel elevado de calidad en los servicios. Y en nuestro ordenamiento jurídico interno, la Ley 17/2009 de 23 de noviembre, se dictó para la adaptación de al anterior Directiva, junto a la Ley 25/2009 de 22 de diciembre, publicada igualmente para la adaptación del ordenamiento jurídico Español a aquella Directiva comunitaria y, pese a ello, aun después de tantos años, está pendiente de publicación la ley de servicios y colegios profesionales.

Pese a ello, aplicando la legislación vigente, la determinación de los honorarios profesionales, por los Colegios de Abogados, deben someterse a los siguientes criterios:

1º.- Los Colegios de abogados solo pueden tener unas tarifas de honorarios para las tasaciones de costas. No para determinar el precio del servicio de los abogados a sus clientes, según el servicio de defensa de la competencia y la citada  normativa.

2º.- Las tarifas de honorarios, en todo caso, deben reflejar los precios reales del mercado. También para las tasaciones de costas.

¿CÓMO SE PRODUCE EL ENRIQUECIMIENTO INJUSTO?

Al principio he comentado una sentencia de la AP de Jaén que termina indicando el criterio consolidado por el T.S. en SS. de 31 de marzo de 2003, 10 de febrero de 2003 y 14 de octubre de 2002 EDJ 2002/44026,  (todas anteriores a la legislación vigente) la cual considera que lo que se concede a la parte ganadora en costas, es un crédito frente a los obligados al pago de las costas procesales, y no un derecho de repetición o de reembolso de lo abonado por los acreedores a los abogados que los defienden y a los procuradores que los representan.

Con este criterio, se permite presentar, en la tasación de costas, minutas del letrado y procurador que, ni se han pagado, ni jamás se pagarán, ya que estos profesionales están en nómina de la parte vencedora, o tienen pactada una “tarifa plana” de sus honorarios, (como sucede  con los bancos y las grandes empresas). De esta forma el importe real del gasto, ocasionado por el pleito, es mucho menor que el importe que obtiene la parte vencedora, no sus profesionales,  de la tasación de costas, lo que supone un lucro o beneficio que carece de justificación en un derecho de resarcimiento, es decir, supone un autentico enriquecimiento injusto.

¿CUAL ES EL PROBLEMA PARA CONVERTIR ESTE ARGUMENTO EN UN MOTIVO DE IMPUGNACIÓN DE LOS HONORARIOS?: La prueba. Acreditar la tarifa plana, o el importe real de lo pagado, es decir, la dificultad estriba en  acreditar  que el titular del crédito,  la parte favorecida por la condena en costas, ha pactado unos honorarios inferiores a los que pretende reclamar a la parte condenada al pago, de forma que la parte, no sus profesionales, obtendrá un beneficio, con la tasación de costas, lo que no está amparado por un derecho de resarcimiento y supone un enriquecimiento injusto.

CONSEJO: Puedes pactar, si la otra parte lo acepta, en la audiencia previa,   o antes de que recaiga sentencia,  que no se impongan las costas a ninguna de las partes, incluso puedes pactar, también de mutuo acuerdo,  el importe máximo de las costas, en una cantidad concreta. En todo caso, a la hora de determinar la cuantía del proceso: sé prudente.

 

EL ORDEN EN EL TRABAJO DEL ABOGADO: EL ARCHIVO DE LOS EXPEDIENTES.

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KAOS DE PAPELES


El orden es un requisito esencial en el ejercicio de la profesión. Tan importante como el conocimiento.

No es un capricho o un aderezo que da brillo a tu trabajo. Sin orden no se puede ejercer la profesión de abogado.

Esto no lo enseñan en la facultad. Tampoco  sé de ningún seminario o curso que lo enseñe. Lo enseña el error. El perder una tarde de trabajo buscando un expediente. O peor aún, se aprende cuando el abogado se enfrenta a una imputación por negligencia profesional, al haber perdido un documento o habérsele pasado un plazo.

No esperes a que el desorden te haga daño. Reacciona.

El Desorden ralentiza tu trabajo, te hace perder eficacia, pero además puede ser el reflejo material de otro desorden más profundo: el desorden en tu vida. Ese que te hace sentir a disgusto contigo mismo sin saber por qué, que empolva tus alegrías. Pero te diré que igual que cuando te empeñas en mejorar tu trato con los demás, ese esfuerzo redunda en tu beneficio y terminas queriéndote de verdad a ti mismo. Cuando te empeñas en ser ordenado en tu trabajo y ves tu mesa ordenada y organizas tus papeles y tu tiempo; el orden, también trasciende a otros ámbitos de la vida. La satisfacción y la confianza en ti mismo crece enormemente, te sientes capaz, disfrutas, empiezas a mandar en tu vida.

Hay muchos mitos escritos sobre el orden. Yo voy a desvanecer aquí tres de ellos:

1º.- No es cierto que el orden solo se aprenda de pequeño y hasta los siete años. Eso lo cuentan en los cursos para padres de los colegios, para que los padres les enseñemos a nuestros hijos a ser ordenados y no la líen en clase.

El orden se enseña y se aprende mejor si te habitúas desde pequeño, pero el orden se aprende igual de mayor. (Yo lo sé por experiencia.)

2º.-El segundo mito es que no es cierto que en la mesa de todo abogado viva un enanito cabrón que lo esconde todo. (Bueno…, es cierto, pero cuando pones orden en la mesa se muere. De aburrimiento, pero se muere).

3º.- No es cierto que no se aprenda del error ajeno. Defender a compañeros imputados por negligencia profesional, por haber dejado pasar un plazo, o por haber perdido documentos, me ha enseñado muchísimo y me ha hecho ser más cuidadoso y ordenado.

Lo que seguidamente te expongo es el método que yo uso. Ni es el único, ni probablemente el mejor, pero a mí me da buen resultado.

Abrir un expediente:

– ¿Cuándo abres un expediente?, es decir, ¿cuándo coges del armario una carpeta nueva y rellenas en la tapa los datos del cliente, del asunto etc.?

– Dirás: Cuándo sé que tengo un asunto nuevo.

-¿Y cómo sabes eso? ¿Hay algún hito que defina el hecho de tener un asunto nuevo? Podrás decirme: Claro, cuando firmo la hoja de encargo, si es que la haces, (que se que no la haces).

¿Y mientras,… donde has guardado esa servilleta con el teléfono del cliente?, ¿El Whatsapp de tu amiga Carmen, contándote lo de su cuñado Manolo y su teléfono?

De todo este diálogo de besugos saco dos consecuencias:

  1.    Cuanto más cara sea la carpeta que utilices, más te costará abrir un expediente. (Lo sé por experiencia). Y mientras, el asunto de tu vida, el cliente que te puede hacer ganar miles de euros, vive pendiente de una servilleta que te puede arruinar un estornudo cuando acabes sonándote con ella… (También lo sé por experiencia.)
  2.    Abrir un expediente en el programa de gestión de despacho, no te cuesta dinero. Aunque solo pongas un nombre (Manolo cuñado de Carmelilla) y un teléfono, ya puedes tirar la servilleta, o… sonarte con ella.

Planteo aquí como guardar físicamente los expedientes en papel y como buscarlos. Y te lo planteo a nivel básico, es decir, como si no tuvieras ordenador, para que veas que el sistema funciona también “a pedales”.

El criterio de clasificación: Ordenar algo requiere un criterio para clasificarlo. Ordenas por número, por orden alfabético, por clientes, por juzgado etc.

El abogado trata clientes. (El asunto de fulanito o de menganito). El criterio, por tanto que yo utilizo para buscar un expediente, es el nombre del cliente. Pero gestionar un archivo físico, o sea, las carpetas de los expedientes,  por orden alfabético, es mucho más complejo que hacerlo por número.  (Saber que el expediente 1345 va antes que el 1368, se ve más rápido que si el expediente de  Vinuesa va antes o después que el de Vilata). Por eso lo mejor es coordinar ambos criterios. Es decir usar el nombre del cliente como criterio de búsqueda y para guardar y almacenar los expedientes en papel, el  numérico.

CÓMO COORDINAR AMBOS: Ponle a cada carpeta un número correlativo bien grande en una esquina.  Más abajo, el primer dato: el nombre del cliente. Etc. (Luego te hablaré de que datos pongo en la tapa del expediente.)

A la hora de ordenar los expedientes  hazlo por número y ordénalos correlativamente.

Cuándo no tenía ordenador, cogía un montón de carpetas nuevas y las numeraba correlativamente, siguiendo la numeración del último asunto vivo que había abierto.  Así, tenía preparadas ya, unas cuantas carpetas para no tener que hacerlo cada vez. Y dentro de cada carpeta metía una ficha, de esas apaisadas con unas rayitas rojas. Y ponía en la parte superior de cada una CLIENTE: ___________    y en la otra esquina superior escribía el mismo número que había puesto en la carpeta.

Cuando me entraba un asunto nuevo, cogía una carpeta ya numerada, escribía el nombre del cliente en la tapa de la carpeta, el asunto etc., sacaba la ficha de dentro de la carpeta, (numerada ya con el mismo número que la carpeta), ponía el nombre del cliente y guardaba: la ficha en un fichero por orden alfabético, y la carpeta por su número correlativo en el archivo.

Para localizar la carpeta, buscaba en el fichero la ficha del cliente por su nombre y miraba el número del expediente que estaba guardado en el archivo por orden numérico correlativo: Fácil y sencillo.

Este proceso de las fichas de cartón, hoy lo debes sustituir por una ficha informática, abriendo un asunto nuevo en el programa de gestión.

Porqué lo hacía de este modo:

1º.- Porque me lo enseñó mi mujer, que es la procuradora más ordenada del mundo.

2º.- Porque manejar las fichas ordenadas alfabéticamente, es más sencillo que buscar carpetas ordenadas alfabéticamente.

3º.- Porque además, como luego la vida de un asunto es diferente a la de otro, la numeración salteada es mucho más fácil de manejar que la alfabética.

4º.- Si de un mismo cliente tienes varios asuntos, tendrás en el fichero tantas fichas del cliente como asuntos vivos le estés llevando. En este caso, es necesario un segundo dato en la ficha, Contrario, segundo cliente: (asegurado en las Cias de seguro etc.)

Evidentemente la búsqueda del expediente con un programa de gestión, la puedes hacer de mil maneras y es muy sencillo, pero lo que trato aquí de exponer, es como guardar las carpetas y como buscarlas “a pedales”. Si no tienes un programa de gestión, puedes usar una hoja Excel para hacerte una lista de asuntos y clientes, y usar la función de filtrar para agilizar la búsqueda, (un icono con forma de embudo) o dentro de la pestaña de datos “filtrar” (según versiones). Así cuando buscas el cliente “Mutua la Caçola”, te aparecen en la lista, ordenados por número, todos los asunto de este cliente y su número:

EXP. Nº CLIENTE ASUNTO JUZGADO
1326 MUTUA LA CASÇOLA VERBAL TRAFICO 1ª INSTANCIA 21
1330 MUTUA LA CASÇOLA VERBAL TRAFICO 1ª INSTANCIA 3
1331 MUTUA LA CASÇOLA ATROPELLO INSTRUCCIÓN 10

Qué información poner en la tapa del expediente:

Imagínate que te llega un cliente contándote que a su hija la acosa sexualmente un adulto por internet. Tú abres la carpeta, pones el nombre del cliente: José Jacinto Jarrón y en el Asunto: Pederastia.

El día de la declaración, antes de ir al juzgado, te bajas a tomar un café y dejas la carpeta boca arriba en la barra de la cafetería. Mientras pides tu café, el cliente del bocata de calamares que tienes a tu lado, se entretiene leyendo mientras come: “Cliente: José Jacinto Jarrón, Asunto: PEDERASTIA”.

Y le oyes decir con la boca llena de calamares: “¡Coño, Jofe Jafinto ef un pededasta!”

La carpeta puede contener información muy delicada:

a)   NUNCA  lleves el expediente en la mano. Se ensucia de rodales de café y de grasa del bocata de calamares. Llévalo en la cartera o en el porta expedientes.

b)   Puedes quebrar tu obligación de secreto profesional.

c)    Cuida la información que pongas en la tapa. Usa abreviaturas. La protección de datos y el secreto profesional, también pasan por la portada del expediente.

d)   Los datos de la tapa, deben ser: útiles, pocos y suficientes. (Si usas tu impresora para imprimir los campos Cliente: Asunto: etc. queda mejor.)

  1. NÚMERO de referencia
  2. Cliente: nombre y apellidos
  3. Móvil y mail.
  4. Asunto: genérico (querella 189 CP etc.)
  5. Contrario:
  6. Letrado contrario: (nombre y teléfono)
  7. Remitido por: Nombre de quien te remite al cliente o persona a través de la cual te llega el asunto.

Este último dato es mucho más importante de lo que piensas, sobre todo al principio del asunto. Si te llama por teléfono Manolo García y te pregunta cómo va su asunto, muy probablemente no sepas quien es, ni cómo va su asunto, hasta que te diga “Soy er cuñao de la Carmelilla”. Ese, es el dato que debes poner también en la carpeta o en la ficha del programa de gestión.

Ese dato es igualmente imprescindible para iniciar tu gestión de Marketing profesional. Analizar la procedencia de tus asuntos, es imprescindible para crecer como abogado.  Y también  te permite valorar la procedencia de tus ingresos, es decir, cuánto dinero te ha dado a ganar al final del año, por ejemplo, tu amiga Carmen. Te asombrarás cuando lo hagas. De eso hablaré en un post sobre marketing.

COMO ARCHIVAR LOS EXPEDIENTES:

Dentro de un expediente guardas documentos confidenciales, declaraciones, pruebas insustituibles, la hoja de encargo…

El contenido de un expediente es de vital importancia para la gestión del asunto y por supuesto, para tu cliente y para ti.

Los expedientes son tus asuntos, de ellos proceden tus ingresos, vives de los expedientes…

Te cuento todo esto que ya sabes, para que los valores mejor.

Por eso ¿Crees que tenerlos amontonados en distintos estantes, sillas, mesa de juntas, en el suelo,… es un método correcto de almacenar lo que te da de comer?

MONTONES DE EXPEDIENTES

Amontonar no es ningún método de archivo. Yo amontonaba expedientes. Y pasaba la tarde buscando cada carpeta para meter una providencia o sacar un documento.

No me digas que son montones “clasificados”, porque tampoco es un sistema (montones por años, montones de asuntos del turno, el montón de pendientes de minutar, el montón de tráfico….)  Amontonar no es un sistema.

Piensa como trabajas con tus “Montones”: Si quieres sacar el penúltimo expediente de un montón que, POR FIN, has encontrado, coges los expedientes de encima y los pones en… a ver… bueno… en el suelo (es un momento). Coges el expediente que buscabas (solo voy a consultar una cosa y cuando lo deje en su sitio ya los “amontonaré” correctamente). MENTIRA. AHORA TIENES DOS MONTONES. Sales del despacho corriendo y ni te acuerdas. La próxima vez harás lo mismo y el caos, vive ya cerca de tus “montones”.

Pero, lo de levantar los montones para sacar el de debajo, lo haces las cinco primeras veces, cuando tus riñones aún responden. Pero cuando estás hasta el moño de buscar en distintos montones, tiras del penúltimo expediente, (lo sé por experiencia), momento en el que la fricción, la física y la ley de la gravedad, se encargan de “ordenar” definitivamente tus montones “clasificados”, haciendo un bonito y colorido abanico de papeles y documentos, mezclados entre sí que te auguran una tarde entretenida y de mal café. (También lo sé por experiencia).

Amontonar no es un sistema.

Cómprate un archivador de cajones que para eso los han inventado, invierte en uno de los elementos de mobiliario de oficina más útil y que te harán ganar más tiempo y dinero. Localizar los expedientes es rápido y comodísimo, así como guardar los documentos y providencias en cada expediente.

BUSCANDO EN EL ARCHIVO

Suele ser una excusa habitual para no guardar los expedientes en un archivador que si no los tienes a la vista, te olvidas de hacer lo que tienes que hacer con él: un escrito, un recurso, minutarlo etc. NO CUELA.

Si tienes que hacer muchas cosas con distintos expedientes lo que procede es que te hagas una  lista de tareas, tal y como te explico en LA GESTIÓN DEL TIEMPO DEL ABOGADO, PARTE II; pero no tengas  todos los expedientes encima dela mesa. Sacas el que vayas a utilizar y cuando  termines lo guardas en el archivador y tacha la tarea de la lista.

Yo hago, además, una revisión general de asuntos cada mes. Abro cada cajón y compruebo uno a uno, la situación en que esta cada expediente, haciéndome una lista de tareas de lo que hay que hacer con cada expediente que tenga alguna actuación pendiente. También compruebo si están anotados los señalamientos en la agenda.

Tener archivados los expedientes, te permitirá tener tu despacho ordenado y sin papeles. Convirtiéndolo en un lugar agradable para trabajar a gusto y disfrutar con tu trabajo. Dispondrás así de un lugar adecuado para recibir a tus  clientes y tratar mejor sus asuntos.