PRIMERA ENTREVISTA CLIENTE ABOGADO

Entrevista cliente – abogado: analiza la versión de tu cliente.

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mentirosoLos abogados partimos de la base de que nuestro cliente nos cuenta siempre la verdad. La aceptamos aunque cueste de tragar más que un bocadillo de escombros. Hay refranes que proclaman la necesidad de ser veraz con el letrado: “al confesor y al letrado, no los tengas engañados”.

Lo peor que te puede suceder en esta profesión, es enterarte de la verdad del asunto, durante el juicio. Por eso, te invito a que hagamos juntos esta reflexión sobre la verdad del relato del cliente.

Desde el punto de vista del abogado: ¿Para qué sirve la entrevista con el cliente?

Una primera respuesta sería: para conocer la historia del asunto, analizarla jurídicamente y buscar la mejor solución.

Esto sería correcto siempre y cuando:

a) La versión del cliente incluyera absolutamente toda la información.

b) La narración de los hechos no sufriera alteración emocional o subjetiva, de forma que fuera suficiente por sí misma para concretar los hechos.

c) Si el problema no le afectara emocionalmente al cliente y

d) Si el problema no tuviera ninguna repercusión en el entorno del cliente.

Cambia el chip. Volvamos a la percepción de la empatía. Simulemos por un momento que somos los clientes de un abogado. persona con problemas 

-“…Tengo un problema que me inquieta. No me deja dormir…”

– “Lo comento veladamente en casa (No quiero preocuparlos… Tengo vergüenza de que se enteren… Si se entera mi mujer me mata…”)

– “Quedo con algún amiga o amigo, lo cuento… Me alivia escucharme contando mi problema”.

Por fin alguien del entorno me habla de ti: abogada o abogado, joven, experta o experto, con empuje… “seguro que te puede ayudar” (me dicen). Todo se reduce a un número de teléfono”.

El primer contacto puede que sea del amigo del cliente (Un sms, un Whatsapp con su móvil).: “te llamará mi amigo fulanito…”

 

LA PRIMERA IMPRESIÓN:

  • ¿…a que huele?
  • ¡Que destartalado todo!
  • Llega tarde…
  • ¡Que desorden!
  • ¡Que incómodo el sillón!
  • Un poco anticuado…
  • ¡Que oscuro…!
  • Tiene prisa…
  • ¡Que ojeras…!
  • Pues eso no es lo que pone  en internet…

No siempre la primera impresión es lo que cuenta, pero el cliente se forma una primera impresión con los sentidos, en los primeros segundos de la entrevista, por eso es mejor seguir un protocolo, teniendo en cuenta algunas de estas cuestiones básicas:

 

PROTOCOLO DE LA PRIMERA ENTREVISTA:

1º No hagas esperar al cliente: yo procuro que no esperen nunca, pero en la primera visita menos. El cliente entra directamente a mi despacho. Si por cualquier razón van a esperar, procura que sea el menor tiempo posible y sal tú a disculparte y decirles que les atiendes enseguida.

2º Los olores: A veces la costumbre nos impide percibir ciertos olores de nuestro despacho. Ten presente que en edificios antiguos y, a veces, también en los modernos, desagües y frituras se cuelan por las ventanas. Tener un ambientador discreto y fresco en la entrada puede ser una buena idea, pero huye de los perfumes intensos. 

 El saludo: Muéstrate cordial y profesional. Como norma general, saluda estrechando la mano.

Si el cliente va acompañado, cuando te presente al acompañante, te indicará la relación que tiene con él, (es mi pareja, mi hija, mi madre etc). También debes preguntar por la persona que te ha recomendado como abogado. Qué relación tiene con esta persona, puede ser un dato importante.

4º El orden: Si tienes que quitar un montón de expedientes de las sillas, para que se puedan sentar los clientes, necesitas leer el orden en el despacho del abogado. La peor imagen del abogado es el desorden.

5º El asiento

Pídele que tome asiento en la silla “confidente” y siéntate en tu lado de la mesa.

Si son más de dos personas puedes utilizar una mesa de juntas.

Recuerda que donde se sienten la primera vez, lo harán en las sucesivas. Por eso, procurar sentarte de forma que observes cómodamente al cliente.

 

LA NARRACIÓN DE LA HISTORIA POR EL CLIENTE.

 -Deja que hable el cliente, sin interrumpirle. Puedes empezar, como te he dicho, preguntando por la persona que te ha recomendado, cual es su relación etc., terminada esta introducción puedes decirle “¿y… en que le puedo ayudar?”

-Ponte en “modo observador” y ve tomando notas: Mentalmente observa la escena como si estuvieras subido a una escalera, observándolo todo desde lo alto. Esta técnica te permitirá mantenerte objetivo frente al relato y analizar, desde la distancia, el contenido de la historia y analizar como actúa tu cliente: si está nervioso, si mira de reojo al acompañante, si este le interrumpe. Ve tomando nota de los hechos y también de tu percepción de la escena: (nervios, desorientación, consulta al acompañante, etc.) estas notas son muy útiles para analizar después el asunto.

-Lectura de documentos: es preferible hacer una lectura rápida, de lo fundamental, salvo que creas preciso hacer una lectura más detenida, para dar una opinión en el momento. En la primera entrevista lo importante es escuchar al cliente. Los documentos tendrás tiempo de analizarlos después.

Ve recopilándolos para escanearlos o fotocopiarlos al final. Nunca interrumpas la reunión, para ir a fotocopiar o escanear documentos, hazlo al finalizar la entrevista.

Si necesitas otros documentos que no ha traído el cliente, ve anotándolos y al final, entrégale una lista de todos los documentos que debe traer en la siguiente reunión. Pon la fecha y quédate una copia. Evitarás que te digan  “Pues ese papel no me lo pidió…”

-Centra jurídicamente el problema y ordena cronológicamente los hechos: Cuando haya terminado el relato, hazle ver al cliente que hechos tienen relevancia jurídica y trata de hacer un guión cronológico, a modo de esquema, de los hechos. Esto te permitirá centrarte en lo fundamental y conectar con la confianza del cliente. Si la historia del asunto es muy compleja, pídele a tu cliente que te mande por mail un resumen cronológico o que lo traiga para la siguiente entrevista.

– Al finalizar toma los datos personales del cliente. Te preguntarás porqué no hacerlo al principio. Yo lo hacía al principio pero quedaba frío. El cliente se siente incómodo, interrogado, dando toda esa información a quién apenas conoce, (Buenas tardes: su fecha de nacimiento…”).  Se siente “fichado”. Sin embargo, tras escuchar el relato, el cliente se habrá sincerado contigo, conocerás nombres y datos que habrás anotado y te resultará más sencillo y cordial hacerlo después de haber escuchado al cliente.

Entre los datos esenciales que debes anotar, es MUY IMPORTANTE tomar buena nota de los datos de contacto, recuerda que si vas a emplear un teléfono móvil o un correo electrónico de otra persona, para contactar con tu cliente, (Su hija, su esposo etc.) necesitas tener firmada una autorización del titular y del cliente, para contactar con él, por ese medio.

 

LA VERDAD DEL RELATO:

Ya hemos visto que raramente, el cliente, miente de forma deliberada a su abogado, pero hay muchos factores que distorsionan la narración objetiva de los hechos.

Estas son algunas de las circunstancias que, a lo largo de los años y muchas horas de entrevista, me han enseñado que influyen en la versión del cliente, alterando la realidad de los hechos, hasta convertir la verdad en su versión.

La percepción subjetiva: la historia del cliente es la que él ha vivido y te cuenta. Puede que no sea del todo cierta, pero es su versión. Tu misión como abogado consistirá en poner en valor lo relevante y descubrir la verdad del adversario, para analizar, de forma objetiva, la verdad de lo sucedido. Por el relato y las emociones que lo envuelven, sabrás como le afecta a tu cliente, cada uno de los hechos que te cuenta. Puede que no sean relevantes jurídicamente, pero saber que hechos le afectan emocionalmente, puede ser una variable esencial para resolver la ecuación del asunto.

El olvido: El tiempo empolva los recuerdos. Cada vez que recordamos un hecho pasado, nuestra mente lo crea, no es una ficha escondida en un anaquel de la memoria.(1) Esto hace que la evolución de los acontecimientos y la situación del cliente, distorsionen su relato, adaptándola a las conveniencias, circunstancias y disculpas.

-El miedo: El miedo se esconde. Es una emoción cobarde. Se viste de rabia, de escusa o de mentira.

No suele el cliente, decir abiertamente que tiene miedo de su problema jurídico.

Debes saber que el miedo lo causa la incertidumbre. Es la emoción que se tiene cuando no se sabe que va a suceder y la mente supone que el resultado será malo, dañino o peligroso.

El miedo se desvanece con la certeza del resultado, igual que la oscuridad se desvanece cuando enciendes la luz. Concretar cuales serán las consecuencias, desde la prudencia, ayuda a serenar esta emoción.

Respecto del problema jurídico hay diferentes tipos de miedo que afecta a la versión del cliente.

a) El miedo al recuerdo. Contar como fue violada tu cliente, revivir un accidente en el que perdió la vida su hijo de corta edad, son algunas situaciones de ejemplo que generan lo que se conoce como el síndrome de estrés postraumático. Recordar lo sucedido, puede aterrorizar y hacer mucho daño, por eso te recomiendo que, en esos casos, trates primero de documentándote por otros medios y busques el apoyo profesional de Psiquiatras y psicólogos que estabilicen las emociones y den serenidad a los hechos. Hurgar innecesariamente en el recuerdo, puede ser una crueldad innecesaria y dañina. La dignidad de tu cliente merece el mayor de los respetos. Por eso en estas circunstancias, desde el silencio y la comprensión, deja que fluya poco a poco, lo que el cliente te quiera contar. Necesitarás tiempo y mucha paciencia.

b) El temor a las consecuencias de los propios actos, es una de las circunstancia que más distorsiona el relato. La búsqueda inconsciente de la justificación, hace que el cliente termine creyéndose una verdad diferente de la ocurrida. Debes contrastar la versión con otros datos, para hacerla más objetiva. En estos casos, hazle ver a tu cliente, la necesidad de conocer la verdad desnuda, para poder defenderle y que tú, como su letrado, ya pondrás en valor lo relevante.

c) La vergüenza por contar conductas socialmente reprobables, distorsionan la verdad de lo ocurrido. En estos casos debes hacer un ejercicio de empatía más intenso: romper el hielo que cubre la distancia que hay entre la verdad y la confianza del cliente. Ten presente, en estos casos, que la vergüenza puede causarla el acompañante de tu cliente, sobre todo si es alguien vinculado familiar o emocionalmente con él: su padre o madre, su pareja, su jefe etc. Si es así y lo detectas, hazle ver al acompañante la necesidad de estar a solas con tu cliente, agradécele el esfuerzo por acompañarle, para que no se sienta desairado y explícale que la entrevista con el abogado, requiere absoluta confidencialidad para que el cliente este relajado y tranquilo y ruégale que tenga la amabilidad de esperar en la sala de espera o que vaya a tomar un café.

La rabia: es la peor de las emociones, porque en si misma es destructiva. No busca la verdad, solo quiere hacer daño, vengarse, romper, castigar. Pasa por encima de lo cierto y no le importa, solo quiere escuchar como machacar y hacer daño al adversario. Es necesario enfriar las emociones de rabia y suele ser muy elocuente, (tras dejar que exprese tu cliente lo que haría, si pudiera, al adversario), hacerle ver que pensarían sus hijos o sus padres si lo vieran; hacerle ver las consecuencias tremendas que el despropósito de proceder con rabia, acarrea a las vidas de las gentes. Dile que hacer ejercicio, es el mejor desahogo para enfriar la mente.

Estas y otras emociones, se asoman en la primera entrevista.  Para que puedas detectarlas, te comento algunas conductas del cliente durante la entrevista que el tiempo me ha ido enseñando a interpretar  y poder  analizar mejor, la versión de su relato.

“No sé por donde empezar…”

Cuando el cliente comienza el relato de esta manera, puede suponer cierta confusión y aturdimiento, pero a veces es una señal que evidencia la apatía, provocada por una fuerte depresión. El cliente no quiere hablar de su problema o la tensión le bloquea.

Pídele que te cuente lo primero que le venga a la cabeza, lo que más le inquiete y le agobie en ese momento, luego ya vendrán los detalles.

Exposición confusa, atolondrada, adelante y atrás: Cuando el cliente esta muy nervioso, los hechos pierden su cronología (te contará como recientes cosas que sucedieron hace tiempo y viceversa). Este nerviosismo detecta un estado de ansiedad evidente. Peligro. Los recuerdos se alteran. Hay algo en ese momento que le quita la serenidad. Puede ser el acompañante. Tiene miedo a las consecuencias o al entorno. Hacer una relación cronológica de los hechos, con la ayuda de documentos, serenará el ánimo de tu cliente y te permitirá conocer la verdad de su relato.

El cliente se enrolla, contando muchas cosas que nada tiene que ver con el asunto. Hay personas que viven solas, mayores que nadie escucha, personas que cuando van al abogado aprovechan para hablar. Son personas. Personas a las que  sentirse escuchados, es un regalo que la vida no les da. Ten paciencia. Hay asuntos que solo quieren un poco de afecto en forma de escucha atenta. Pero ten presente que el rodeo innecesario, es en ocasiones, señala que el cliente se está excusando contigo, como si tuviera que justificar su conducta ante su letrado. O, peor, ante su acompañante. Aquí es donde asoma la vergüenza, la necesidad de justificar su comportamiento. Detectarlo es tu misión para poner en valor lo relevante y separar la paja del grano.

 El acompañante: cuando el cliente acude a tu despacho con un acompañante, puede ser por diversas razones: es la persona que te a referido como letrado (persona de contacto) y va a hacer las presentaciones y se ausenta. Puede ser un Confidente de tu cliente: “Manolo es mi amigo y lo sabe todo…” (En ocasiones “Manolo” también lo mangonea todo, quiere manejarlo todo y resultar imprescindible para tu cliente). Esas personas no deben estar presentes durante la entrevista. Pero el acompañante puede ser es un familiar o tener algún ascendiente sobre tu cliente. En ocasiones pueden ser un serio obstáculo para que el cliente se sincere abiertamente, sobre todo si tiene miedo o vergüenza a desvelar la verdad ante el acompañante.

El cliente consulta con la mirada al acompañante, le mira de reojo. Se enrojece.

La verdad se esconde. Comprueba si su rostro se enrojece al mirar al acompañante y comentar ciertos temas. Si es así, procura decirle al acompañante que espere fuera y continúa la entrevista solo con tu cliente.

El acompañante le interrumpe, enmendando y corrigiendo su versión. Esto me ha sucedido, sobre todo, cuando el acompañante está afectado por el problema y es, además, hijo o hija del cliente. A veces, pueden ser los hijos muy poco comprensivos con los errores de sus padres. Debes analizar, por separado, como le afecta el problema al entorno y en particular al acompañante. Puede que el acompañante, termine siendo también  “cliente”.

Todas estas reflexiones que comparto contigo me han llevado a comprender a las personas.

Confiar en tu cliente, no impide que analices su versión de los hechos.  Escuchar no solo es percibir lo que el otro dice. Escuchar es compartir lo que te cuenta para ayudarle a resolver lo que le inquieta a tu cliente. Aprender a analizar lo que la gente dice, requiere saber escuchar observando y componer la verdad a veces cuesta, porque las emociones del cliente enmascaran la verdad de su relato y el polvo de los años, enturbian sus recuerdos. Hacerle ver estas dos realidades a tu cliente y ponerte a buscar junto a él la verdad objetiva, es la esencia que ayuda a generar  la confianza. Así, juntos, lograreis la mejor estrategia de defensa.

(1) notas:

En este video del programa redes, de  E. Punset, explican  como se forman los recuerdos en la mente

Aquí encontrarás un interesante artículo sobre la distorsión de los recuerdos con el paso del tiempo y como los altera la situación del momento de recordarlos.

http://www.smithsonianmag.com/science-nature/how-our-brains-make-memories-14466850/?no-ist=&fb_locale=sv_se&page=6

 

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ENTREVISTA CLIENTE – ABOGADO: ESTRUCTURA

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Quisiera compartir contigo lo que he ido aprendiendo a lo largo de estos añostrabajo-pareja al atender, por primera vez, a las personas que me han confiado sus problemas.

Para ser más eficaces vamos a emplear un poco de empatía: 

Ponte en la piel de tu cliente y contesta:

¿Qué busca el cliente que acude a la consulta un abogado?

1º Solución a un problema jurídico.

2º Consejo.

3º Que le escuchen y pueda exponer serenamente su problema.

4º Comprensión con su estado de ánimo y con su problema.

¿Que espera recibir?

Conocimiento y experiencia profesional.

Consejo profesional.

Soluciones.

Comprensión, ayuda.

¿Que le sorprendería?

Que el profesional se interese por su estado de ánimo, además de por su problema.

Que le den un presupuesto claro y que pueda pagarlo cómodamente.

Que se preocupen por él, además de por su problema.

Que la entrevista con el abogado le haya animado, a la vez que aclarado sus dudas y temores.

Obtener serenidad y seguridad por haber analizado contigo su problema.

He tenido que aprender todo esto por mi cuenta, porque no lo enseñan en ningún sitio.

La universidad te exige conocimientos. La vida quiere experiencia. Al comienzo la suples con ganas y, poco a poco, terminas vinculándote con el problema ajeno para compensar tu inexperiencia y de este modo pierdes objetividad que se convierte en vehemencia. En el foro te enfureces, te encolerizas y… pierdes.

Sin apenas darte cuenta te ves metido en una rueda de ansiedad y de miseria.

Estudiando por mi cuenta y aplicando lo aprendido a mi propia experiencia, he tratado de salir de esta rueda. Deja que te cuente algunas técnicas para comprender mejor al cliente, sin vincularte emocionalmente con su problema. 

Premisas:

1º El cliente no es abogado: no sabe que hechos que son relevantes jurídicamente, para resolver su problema. Definirlos y explicárselo a tu cliente, es misión tuya como abogado.

El problema jurídico altera emocionalmente al cliente y distorsiona la percepción de los hechos. Tu misión como abogado es poner objetividad en el relato, limpiando la versión subjetiva. Recuerda: muchas veces, la mitad de la verdad del asunto, la esconde la versión del adversario.

3º El entorno del cliente forma parte del asunto. A tu cliente le afecta la opinión de su familia, de sus amigos y del trabajo. Ten presente que muchas decisiones las toma el cliente pensando en el entorno.

ESTRUCTURA DEL PROBLEMA JURÍDICO:Divide-y-Venceras

A) DELIMITA LOS HECHOS:  la primera labor del abogado es la de recolectar los hechos y circunstancias del problema jurídico, a través de las diferentes fuentes de información:

  1. La versión del cliente: datos y hechos de la memoria del cliente: insisto, el cliente ignora lo que es o no relevante para su caso, enseñarle a distinguirlo es función tuya.
  2. Consulta de documentos: informes y atesados policiales, consultas registros oficiales: de la propiedad, registros civiles etc. Nominas, contratos etc.
  3. Hechos de terceros:
    1. Terceros Implicados (P. Ej. ocupantes del vehículo conducido por el cliente, Copropietarios afectados etc.)
    2. Testigos.
    3. Familia, amigos, trabajo. etc..
  4. La versión del adversario: La negociación con la parte contraria, no solo permite la solución amistosa del problema, también te permite obtener valiosa información. Recuerda que en muchas ocasiones, la mita de la verdad del asunto, se esconde en la versión del contrario.

B) ORDENA CRONOLÓGICAMENTE LOS HECHOS: es imprescindible para el análisis jurídico.

1º Te permite analizar las causas y los efectos de los hechos y conocer la justificación de cómo y porqué han ido sucediendo.

2º Te permite analizar la prescripción y la caducidad de conductas y hechos, para ejercer la acción o para defender a tu cliente de las que ejerzan contra él.

3º Te permite analizar conductas del entorno del cliente. Conductas de tolerancia, incluso de aceptación de lo que luego se le reprocha y que permiten justificar el proceder del cliente.

4º Podrás analizar el derecho vigente en el momento de producirse los hechos.

La defensa jurídica se sustenta no solo en el derecho, también en justificar los hechos que aislados parecen incomprensibles, pero cronológicamente pueden estar plenamente justificados.

C) CONCRETA LAS NORMAS O FUNDAMENTOS JURÍDICOS VULNERADOS Y APLICABLES AL CASO.

La forma más rápida de hacerlo es buscar jurisprudencia de casos similares: observa que normas aplicaron y toma nota de que hechos han sido relevantes para el análisis jurídico.

Valora la aplicación transitoria de las normas y la legislación vigente aplicable a los hechos.

D) INTERPRETACIÓN DEL DERECHO A LOS HECHOS DEL CASO:

  1. Enumera los hechos relevantes de tu caso. Explica al cliente que hechos tienen importancia jurídicamente, para que te los rescate de sus recuerdos.
  2. Que hechos vulneran o amparan las normas.
  3. Que hechos pueden tener la consideración de agravantes o atenuantes, si es un asunto penal. Etc.
  4. Que hechos anteriores y posteriores pueden justificar las conductas del cliente, o pueden producir consentimiento del contrario

E) LA PRUEBA DE LOS HECHOS RELEVANTES:

  1. Una vez enumerados los hechos relevantes del caso, plantea con el cliente, como acreditar uno a uno, aquellos hechos que, de iniciarse la contienda judicial, tendrás que probar al juez.
  2. Haz una lista con los hechos y anota en cada uno como vas a probarlo.

F) ESTRATEGIA:

1) Razonar y decidir suelen implicar que quien decide tiene conocimientos sobre:

  1. La situación que requiere una decisión.
  2. Las diferentes opciones de acción (Soluciones o alternativas).
  3. Sobre las consecuencias de cada una de estas opciones (resultados)

2) Enumera las diferentes soluciones al problema.

– opciones de negociación.

– Situaciones y circunstancias procesales.

Define el suelo y el techo de la negociación: desde la más rigurosa prudencia, plantea siempre la peor y la mejor opción indicando en cada caso las consecuencias que se derivan de la misma: Costas procesales, intereses, dilación del tiempo, deterioro de las relaciones etc.

3)Analiza y elije con tu cliente la mejor solución a su problema:

Ten presente las consecuencias de cada opción. Analiza las cuestiones procesales, los plazos de las acciones ( anota la prescripción y caducidad), prepara la negociación, si interesa demandar o esperar a ser demandado y reconvenir. Ten presente a quién debes demandar y las consecuencias que tendrá para tu cliente o para el contrario, meter en un pleito a ciertas personas, puede ser una cuestión a analizar, en la estrategia del asunto.

Ahora vamos a trasladar toda esta teoría, al trato con el cliente: Vamos a analizar el antes, durante, después, de la relación con el cliente.

En este artículo vamos a centrarnos en la primera parte:

chico trabajando en casaANTES: ¿COMO LLEGA EL ASUNTO?

Desde un simple Whatsapp, hasta un teléfono anotado en una servilleta, pueden ser el inicio de un asunto que te haga disfrutar como abogado y ganar mucho dinero. Por eso recuerda estas sencillas REGLAS:

A) RESPUESTA INMEDIATA:

El tiempo de respuesta en los primeros momentos es esencial para captar al cliente.

La diligencia profesional se percibe por el cliente en esos pequeños detalles y es tu mejor tarjeta de visita.

B) ABRE EXPEDIENTE: en el ordenador. Una pequeña base de datos para guardar nombre, teléfono y quién te remite al cliente y de que trata el asunto.

Si decides abrir expediente en una carpeta de papel, te diré que cuanto más cara sea la carpeta, más te costará abrir expediente. Terminarás borrando el Whatsapp o perdiendo la servilleta, cuando laves el pantalón y perderás el asunto y el cliente.

C) EL PRIMER CONTACTO: Casi nunca llega el cliente a tu despacho sin avisar o contactar previamente de algún modo.

Este primer contacto es útil para:

  1. Analizar la procedencia del cliente: quien te lo envía. Es un dato que debes anotar para analizarlo y considerarlo convenientemente en tu estudio de mercado.
  2. Preparar la primera entrevista: en la primera llamada, el cliente te explicará por encima su caso. Eso te servirá para centrar jurídicamente el asunto y podrás documentarte convenientemente. Pero no resuelvas la consulta por teléfono o perderás la consulta y el cliente.
  3. Pedir la documentación para la primera entrevista: en el primer contacto, según el tipo de asunto, pídele que te traiga a la primera entrevista los documentos necesarios: P. Ej. Si es un despido: Contratos de trabajo, 12 últimas nominas, carta de despido etc. Divorcio: Certificados de matrimonio,   nacimiento de los hijos , libro de familia, empadronamiento, declaraciones de la renta etc.

 EN EL SIGUIENTE POST, comentaré como analizar la versión del cliente, DURANTE la entrevista.