Tres hábitos esenciales del abogado: el orden, la agenda y la facturación.

Cuando empecé a escribir este post, no sabía de qué iba a tratar este artículo. Me he propuesto volver a escribir y compartir ideas en el blog, así que te toca aguantar estas divagaciones hasta que me centre en el tema.

Estoy leyendo el libro “hábitos atómicos” de James Clear, que plantea técnicas para generar hábitos saludables y eliminar malos hábitos. El libro analiza desde diversos prismas, la realidad de los hábitos, algo que me ha interesado siempre, pues he comprobado muchas veces que, desde que te levantas hasta que te acuestas, la mayor parte de las acciones que ejecutamos durante tu día, las hacemos mecánicamente.

Por ejemplo: te levantas como un zombi, vas al baño, te lavas la cara, te cepillas los dientes, vas a la cocina, coges un tazón, pones sacarina, abres la nevera, coges la leche, llenas el tazón, te arrastras hasta el microondas, metes el tazón con la leche, le das al botón, te quedas mirando el tazón dando vueltas en el microondas, le vuelves a poner sacarina, coges una capsula de café, la pones en la cafetera, ¡Mierda! me he puesto demasiada leche. Se va a salir el café. Das un sorbo, te quemas,….lo pruebas… ¡puaj, que dulce!

Nuestro comportamiento se convierte en un hábito cuando lo repetimos un número suficiente de veces, hasta que el cuerpo lo memoriza y es capaz de ejecutarlo sin necesidad de prestar atención consciente. Como cuando conduces sin prestar atención, mientras estas abstraído con tus preocupaciones.

Esto puede ser genial cuando se trata de un hábito positivo, como leer, hacer deporte o comer sano. Lo haces porque te consideras una persona que disfruta con la lectura, una persona deportista o una persona que sana. Lo haces y punto, no lo tienes que pensar, ni te cuesta hacer estas cosas, las haces de manera inconsciente.

El resultado es que terminas siendo una persona culta, en buena forma física y además de delgada, gozas de buena salud. (¡Que envidia! Quiero conocerte.)

Con los malos hábitos pasa lo mismo. Tampoco sabes que los tienes: Engulles sin masticar la comida, bebes en exceso, fumas un pitillo tras otro, te dejas llevar por tus impulsos ante la contrariedad, etc. El resultado es que eres un gordo, con complejo de culpa que tose sin parar y tiene muy mala leche.

LOS ELEMENTOS QUE COMPONEN TUS HABITOS

El autor desmenuza el proceso de un hábito en estas fases:

 1.Disparador, 2. Anhelo, 3.ejecución del hábito, y 4.recompensa.

Por ejemplo, fumar:

 1.Disparador:  algo que lo inicia. Para el fumador,  por ejemplo, el sabor de un buen café, una tertulia de sobremesa alrededor de un gin-tonic etc.

 2.Anhelo: el disparador provoca la ansiedad mental de ejecutar el acto que constituye el hábito.(Necesitas fumar tu cigarrillo).

 3.Ejecución: realizas el acto que constituyen el hábito.( sales a fumarte un cigarrillo.).

 4.Recompensa: tienes una sensación placentera como consecuencia de la ejecución del hábito, (al fumar te sientes relajado).

Lo mismo se produce con los buenos hábitos. Si te consideras una persona saludable, de forma inconsciente no entrarás en un restaurante de comida basura, pues sabes que pedir una ensalada, pescado o fruta es imposible. Cuando tienes la comida delante te relajas, comes despacio, dejando el cubierto en la mesa, después de cada bocado, y pones tu atención en el acto de masticar y disfrutar del baile de tu lengua en la boca al masticar, mientras saboreas lentamente la comida.

Lo Importante de los hábitos

Lo que importa de tus hábitos es, que con su repetición, determinas tu conducta. A su vez, tu conducta configura tu personalidad y tu personalidad termina creando tu destino. En palabras de Mahatma Gandhi: “Cuida tus pensamientos, porque se convertirán en tus palabras. Cuida tus palabras, porque se convertirán en tus actos. Cuida tus actos, porque convertirán en tus hábitos. Cuida tus hábitos, porque se convertirán en tu destino”.

Como crear un nuevo habito.

Para crear un hábito,  lo primero que plantea James Clear en su libro, respecto del disparador, es hacerlo obvio, hacerlo sencillo y hacerlo fácil. Para suprimir un hábito propone  hacerlo invisible, hacerlo complicado, hacerlo difícil.

Por ejemplo: si quieres empezar a ir al gimnasio por las mañanas, hacerlo obvio significaría dejarte la ropa de gimnasia preparada la noche anterior, en el lugar donde pones la ropa para vestirte cada mañana y no sacar la ropa de calle. De esta forma, lo primero y único que tendrás por la mañana para vestirte, será la ropa del gimnasio. De este modo, vestido de deporte… al juzgado no iras, ¿verdad? Obvio. Tu hábito no comienza vistiéndote con la ropa de deporte, tu hábito comienza por la noche del día anterior, preparando la ropa de deporte, para que te resulte más sencillo y fácil por la mañana ir al gimnasio.

Como suprimir un mal hábito.

Deja que te cuente una anécdota: hace años fui con un cliente a ver al alcalde de una capital de provincia. Cuando llegue, el cliente aún no habia llegado y estuve esperando en la puerta. Me fijé que la fachada del ayuntamiento, tenía un andamio pues estaban rehabilitando el edificio, y en el andamio habían muchas palomas.

Cuando llegó el cliente, entramos y, tras identificamos nos pasaron a una zona habilitada con sillas, a modo de sala de espera, donde nos sentamos a esperar al señor alcalde, junto con otras personas. Al rato llegó un hombre alto, con el pelo engominado, y un traje azul marino impecable. De muy malos modos se dirigió a la funcionaria que controlaba las visitas, increpándole que necesitaba hablar con el alcalde urgente. Cuando la mujer le dijo que tenia que esperar, pues habia más gente delante, se puso a gritar: ¡Usted no sabe quien soy yo! quiero ver al alcalde ¡AHORA! La funcionaria, con mucha paciencia, le pidió su documentación y le invitó a sentarse. Cuando el gritón pasó a la zona donde estábamos los demás esperando, se giró de nuevo para seguir gritando a la funcionaria, momento en el que todos los presentes, pudimos observar que llevaba en la espalda, una cagada de paloma que empezaba en el hombro y terminaba en el zapato. Algo descomunal. Lo curioso es que ninguno de los presentes le dijimos nada, por su altanería. Solo la funcionaria ultrajada, al ver la descomposición con la que las palomas le habían regalado, trató de limpiarle el traje con un folio, exclamando: ¡Hay! Jesús las palomas a lo que le espetó ¡Que hace! y se dio cuenta, en ese momento, de la monumental cagada que llevaba.

Te cuento esto porque, suele pasar el la vida algo muy parecido. Llevamos una cagada monumental en el hombro y nadie nos lo dice. Darse cuenta de un mal hábito, es la primera y más difícil tarea, para decidir cambiarlo o suprimirlo.

Para hacer invisible un disparador, como el sabor de un buen café por la mañana, yo me cepillaba los dientes tras desayunar, o tenía a mano siempre unos caramelos de menta muy fuertes que me quitaban el sabor a comida, si no estaba en casa, y no podía cepillarme los dientes, el sabor de menta  fuerte disipaba el disparador que me provocaba el anhelo de fumar. También dejaba el tabaco en casa, para hacerlo difícil.

Te recomiendo que trates de analizar cuales son tus disparadores, de aquellos hábitos que tratas de eliminar. Observa que estabas haciendo justo antes de empezar a sentir ese anhelo por hacer lo que constituye el hábito. Una vez sepas que dispara tu emoción, podrás comenzar a evitarlo.

TRES HÁBITOS PARA EMPEZAR EL AÑO.

Para empezar este año, te propongo que implementes en tu trabajo, tres hábitos que te ayudarán a disfrutar de tu profesión, disminuirán el estrés  y la harán más fácil y rentable.

1) ORDENA TU MESA DEL DESPACHO:

Cada vez que te levantes para finalizar tu jornada, sea a medio día, cuando sales al juzgado, o cuando cierras por la noche: haz estas dos cosas:

  1. Pon los bolígrafos, rotuladores etc. en su bote.
  2. Guarda los papeles y documentos que tengas en la mesa en su expediente y el expediente en su archivo. (QUE NO ES UN MONTON DE EXPEDIENTES; SINO SU ARCHIVO).

Cuando ves tu lugar de trabajo ordenado, tus neuronas sienten que la situación está controlada. Está demostrado que el orden reduce el estrés y, por el contrario, desorden acrecienta la inseguridad y aumenta el estrés.

Si tu mesa es un montón de escombros, sobre el que pones de manera inestable tu portátil, algo en tu cabeza siente inseguridad y falta desconfianza. Lo malo no es que lo sientas tú, lo mal es que también lo perciben tus clientes, cuando entran en tu despacho.

Si es este tu caso, haz esto:

1.- haz una foto a tu mesa con el móvil.

2. Ve a la papelería y compra cien carpetas donde archivar los papeles y un par de rotuladores.

3. Coge todo lo que hay en tu mesa. TODO… (me dirás, pero …..el portarretratos  de… TAMBIÉN. Y PONLO TODO EN EL SUELO. Y Haz otra foto con el móvil A TU MESA VACÍA.

4. Ve cogiendo una a una, cada cosa del suelo y clasifícalo en dos montones: Basura, no basura.

5.- Tira la basura.

6. El otro montón que te queda clasifícalo en  TRES MONTONES: algún día, hacer, referencia.

Algún día: una sentencia que te mando un colega hace meses y tu imprimiste para leerla y subrayarla y aun no has tenido tiempo de leerla, una revista con un artículo interesante etc. Abre una carpeta y pon ALGUN DIA. Si puedes, lo mejor es que lo escanees y lo tires después, si quieres conservar el soporte físico… Allá tú, pero tenlo en una carpeta y la carpeta en su archivo. Si esa sentencia o ese artículo es de interés para un caso concreto que ya tiene su expediente físico, busca la carpeta y mételo dentro.

Hacer:    Todo aquello que precisa de una acción por tu parte: si es urgente un montón, si no lo es, en otro, Si tiene su carpeta, ANOTA EN LA AGENDA EL DIA Y LA HORA QUE LO HARAS y archívalo en su expediente.

Referencia: Todo lo que debas conservar, y no tiene o no está en su sitio. Abre una carpeta, para cada asunto, ponle su referencia, el nombre del cliente y el asunto y  guárdalo en su archivo por el orden correlativo de numeración. Si es un documento traspapelado que tiene ya abierto  su expediente: ponlo en su carpeta. Tal vez te pueda interesar el post que escribí sobre el orden y el archivo de los expedientes del abogado.

Cuando hayas terminado, te quedaran los objetos de escritorio: (portarretratos, bote de lápices etc). Antes de volver a colocarlos, pasa un paño , limpia la mesa y  haz una foto.

Coge el bote de bolígrafos y comprueba los que van. Los que no van a la basura.

Si dispones de una mesa con cajones, puedes guardar en ellos cosas que, habitualmente se tienen encima de la mesa y que cada vez las usamos menos, como la grapadora, taladradora etc. En la era digital, todo esto se usa esporádicamente y no vale la pena tenerlo encima de la mesa.

Ordenar tu esa de trabajo te hará sentir seguridad y dominio de la situación y a tus clientes también. No me digas que si guardas los papeles no te acuerdas de hacer lo que tenías que hacer, porque para eso existen las agendas y las listas de tareas.

2) PON TU AGENDA EN EL MÓVIL:

utiliza el calendario de tu móvil como agenda, puedes sincronizarlo con tu ordenador.

Si utilizas  el calendario de Google, la sincronización es automática en todos tus dispositivos: Tablet, portátil, móvil etc.

            Si estas en la parada del metro y te llama un cliente para concertar una visita, si tienes la agenda en el móvil, podrás darle hora y quedar con él. Podrás anotarlo en el momento y, cuando llegues a tu despacho, la cita aparecerá en tu agenda de tu ordenador. Cuando sincronices el calendario o, directamente (si seleccionas la sincronización automática), aparecerá anotada la reunión con el cliente.

            Con tu programa de gestión puedes vincular esa reunión al expediente, incluso con un clik, facturar la visita.

            Si te llega una notificación de lexnet, con un plazo breve y no puedes resolverlo en ese momento, busca en la agenda el momento dentro del plazo, lo antes posible, para ejecutarlo y anótalo. Si te acostumbras a “obedecerte” cuando veas que mañana de 13:30 a 14:00 tienes un “señalamiento” para ejecutar ese plazo, lo cumplirás como si fuera un señalamiento judicial.

            Acostúmbrate, cuando uses la agenda del móvil, a anotar no solo los señalamientos el día y hora, sino un aviso para su preparación, incluso si es importante el asunto, anótate un evento, semanas antes, para quedar con el cliente y preparar el juicio. Lo mismo debes hacer con los plazos de escritos, busca unas horas para hacer ese recurso, escrito etc. y anota en la agenda del móvil cuando lo vas a realizar. Y CUMPLELO.

            Si fuera un señalamiento, no pasarías de él, estarías unos minutos antes de la hora prevista, con tu toga en la puerta de la sala dispuesta a perder la mañana. Lo mismo debes hacer cuando te impongas un día para redactar el recurso de apelación.

3) FACTURA TODAS LAS SEMANAS:

Busca un día fijo de la semana. Yo lo hago jueves o viernes por la tarde,  suelen ser los mejores días. Es el final de la semana y por las tardes no sueles tener señalamientos, estás en tu despacho y puedes bloquear tu tiempo.

            Si tu criterio de facturación es  “Cuando tenga tiempo”,  o “al montón de pendiente de Minutar” y en tu día a día tu eslogan es ¡Ahora no tengo tiempo! Cuando mires tu cuenta corriente, no tendrás saldo para pagar la luz.

Te propongo este método de bloqueo de tiempo para hacerlo sencillo:

            Abre tu calendario del móvil y programa la tarde del jueves o viernes “facturar despacho”. Haz clik en “más opciones” y selecciona “se repite todas las semanas”·. Si puedes pon un color rojo al evento. Aparecerán todas las tardes de jueves o viernes  «Facturar despacho» y te resultara fácil no programar otro evento ese día.

Recuerda que hacerlo fácil, sencillo y agradable, es la clave para que la repetición de tus actos. Si los repites, se conviertan en un buen hábito. Busca un rato que estés a gusto, ponte música y ponte a facturar.

2 Comments

  1. Excelente artículo como siempre!! Gran poder de Saturnino para describir la realidad tal cual es y aportando herramientas para mejorar la procrastinación! Gracias por el trabajo!!

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