ORDEN EN EL TRABAJO

3 COSAS QUE LOS ABOGADOS DEBERÍAMOS DEJAR DE HACER, Y COMO LOGRARLO.

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1º DEJAR DE ESCRIBIR PARA PENSAR,  EN LUGAR DE PENSAR PARA ESCRIBIR.

chica duda teclearLos abogados realizamos la  tarea  de pensar escribiendo.

Suena raro pero es verdad.

Es la forma común que tenemos muchas personas de obligarnos a pensar. Incluso para preparar un discurso oral, lo hacemos  escribiendo.

Claro, así hacemos escritos kilométricos, repitiendo la misma idea en diversas versiones y bajo diferentes puntos de vista. Tratamos de sacar lustre a las neuronas, a base de machacar las teclas del ordenador, mientras retorcemos el lenguaje con gerundios y frases subordinadas, porque no nos hemos parado a pensar antes lo que queremos decir.

Nadie nos ha enseñado a pensar. Los pasos elementales de este proceso orgánico ya no forman parte del contenido académico de ninguna titulación. Tampoco en la carrera de derecho, ni siquiera en el master de postgrado se estudia retórica o argumentación. Se da por supuesto de que todos nacemos sabiendo pensar.

Pensar es una función orgánica de tu cerebro, como la digestión lo es del aparato digestivo. Cuando te alimentas, piensas primero la comida que quieres comer, la compras, la concinas, la metes en la boca, la masticas y, después de todo esto, realizas un proceso de tragar y digerir. Cuando escribimos, sin embargo, queremos que nos surjan las  ideas de la nada que es como pretender hacer la digestión, sin todo el proceso previo.

SOLUCION:

Yo utilizo una pizarra de vinilo o una cuartilla de papel, donde me hago el esquema del asunto.

Si decides comprar una pizarra, procura que no sea muy grande. Igual que no te aconsejo que utilices un folio en blanco de papel. Si tu mente ve mucho espacio no esquematiza, redacta.  Acabarás escribiendo el recurso en la pizarra  o en el papel.

Se trata de anotar la idea central del asunto, los hechos relevantes y  su prueba a favor y en contra.

Las presunciones a favor,  que no las tienes que probar (como la presunción de inocencia de tu cliente),  y las que tiene la parte contraria y que tu debes rebatir; concretar lo que debes probar y lo que no, para ganar el asunto.

Anota también las cuestiones procesales; los derechos fundamentales que puedan afectar al asunto y el derecho positivo que regula la cuestión.

Tener el esquema a la vista, ayuda a gestionar las ideas.

Si la pizarra es pequeña y quieres conservar las ideas, antes de borrarla, haz una foto con el móvil para poder consultarla.

Con el esquema del asunto es más fácil plantear una lista de los argumentos y de las ideas. En los asuntos complejos, cuando te quedas sin ideas o estas agotado, mi mejor solución es comentar y debatir el asunto con otro compañero. No hay atasco que no disuelva un par de cervezas con otros compañeros, para hablar del asunto.

2º DEJAR DE AMONTONAR LOS EXPEDIENTES EN LUGAR DE ARCHIVARLOS.

KAOS DE PAPELESEl orden para el abogado, es tan esencial como el conocimiento y la experiencia. Un abogado no puede ser desordenado.

Cada asunto es un proyecto que te da de comer. No puedes tener la fuente de tus ingresos por los suelo.

Me sueles decir que los tienes ordenados. En montones, pero ordenados: El montón de asuntos del turno de oficio, en esa otra silla los asuntos pendientes de cobrar….

Cómo solucionarlo:

Si aún sigues tirando tu trabajo por el suelo, te recomiendo que leas este artículo sobre el orden en el trabajo del abogado y el archivo de los expedientes. Te ayudará.

Si no te da la vida, te propongo que sigas este sabio consejo inspirado en Sta. Teresa “La paciencia todo lo alcanza”: Ordena tus expedientes poco a poco. Cómprate un archivador y un programa de gestión y cada día ve introduciendo dos  o tres expedientes en el programa y en el archivador.

 

3º DEJAR DE VINCULARTE CON EL PROBLEMA DEL CLIENTE.
La abogacía, nos dice el artículo 1 del Estatuto de la abogacía española, es una profesión libre e independiente.

El abogado debe ser LIBRE E INDEPENDIENTE de los intereses del cliente, de las emociones del cliente y, por supuesto, libre de los intereses y de las emociones del asunto que defiende.

Voy a plantearte algunas situaciones frecuentes, en las que perdemos nuestra libertad y nuestra independencia.

VINCULACIÓN ECONÓMICA: la cuota litis:

ATADO AL DINEROSi cobras solo un porcentaje en función del resultado (“cuota Litis”) la remuneración de tu trabajo, que debes ejecutar de forma libre e independiente, dependerá del resultado del pleito. Perder o ganar el asunto, dejará de serte indiferente, para convertirse en la clave para cobrar tu trabajo  y te verás haciendo cosas  que deontológica y moralmente nunca deberías hacer. Ganar o perder  el pleito, deja de ser un acto de acto de la justicia, para convertirse en la clave de tus ingresos.

Pese a que esto es obvio, nuestro Tribunal supremo, en su sentencia de 4 de noviembre de 2008, en aras a garantizar la libre competencia del mercado interior,  permitió la cuota Litis, es decir cobrar solo si el asunto se gana;  criterio que en mi modesta opinión quiebra el derecho de defensa que es un derecho fundamental pues, si la defensa debe ser libre e independiente y la cuota Litis corrompe esa independencia, el derecho fundamental también se corrompe.

La defensa libre e independiente, como derecho fundamental de la persona, no pueden formar parte del comercio de las gentes. No es algo con lo que se pueda negociar. Tener una defensa que no sea libre e independiente, agrede no solo los derechos del cliente que lo acepta, sino que también afecta a los derechos de la parte adversa y de la propia administración de justicia, cuando soportan recursos y procesos, movidos por la codicia del letrado más que por la libertad e independencia que debe presidir la abogacía.

SOLUCIÓN:

Cobrar seguro del seguro. Pídele a tu cliente su póliza de su seguro de todo riego del hogar y comprueba la cobertura del derecho de defensa que la mayoría de los seguros contemplan. Prepara el escrito de libre designación del cliente dirigido a su seguro seguro conforme permite el art. el art. 76, d) de la Ley 50/1980 de 8 Oct. (Ley del contrato de seguro):El asegurado tendrá derecho a elegir libremente el Procurador y Abogado que hayan de representarle y defenderle en cualquier clase de procedimiento.”

Ten presente estas dos matizaciones:

                  1º Que el seguro pagará directamente a tu cliente la minuta que previamente este te haya abonado. Por ello en la carta que redactes en nombre de tu cliente para designarte como su abogado, no olvides pedir a la cia de seguro que abonen los honorarios directamente al letrado en la cuenta que al efecto designes. De este modo la Cia de seguro te abonara a ti directamente el pago de los honorarios.

Comprueba el límite de  la póliza para cada siniestro en ocasiones es muy bajo.

VINCULACIÓN EMOCIONAL:

Cuando las emociones dirigen las acciones: se pierde la razón, se exageran las Businessman with Head in Handconsecuencias, se alteran los hechos y se precipitan las acciones.

El contagio de las emociones

La inmensa mayoría de los problemas jurídicos, alteran el estado emocional del cliente.

El cliente contrata a su abogado  para que le dé un asesoramiento objetivo, libre e independiente.

Las emociones se contagian.

El cerebro dispone de neuronas espejo, que captan y copian las emociones ajenas.

Si en tu trabajo te contaminas con cada asunto y no eres consciente de ello: llenarás tu vida de angustia, convertirás tu trabajo en un suplicio, perderás la ilusión del comienzo y terminarás abandonando la profesión.

Cuando el agobio y la culpa te inunden y no puedas descansar, piensa que es también tu trabajo quien te exige que descanses que desconectes. Para seguir trabajando es imprescindible aprender a descansar, como ahora te explico.

El ego del abogado.

La libertad e independencia también incluyen al ego del abogado.

Cuando el abogado estudia un asunto y encuentra una idea genial que puede lograr que le den la razón a su cliente, el ego del abogado toma las riendas del proceso.

Cuando el ego del juez, desprecia al abogado. El ego del abogado toma las riendas del proceso.

Cuando el desorden del abogado, consagra el olvido en su proceder, el miedo del abogado se adueña del ego, y toman las riendas del asunto.

Recuerda: el ego del abogado no forma parte del problema jurídico, como la mancha en el cristal, no forma parte del paisaje que trasluce.

SOLUCIÓN:

meditar-en-el-trabajoPara,

Buscar el silencio.

MEDITA cada mañana.

Medita en silencio para conocerte a ti mismo y saber porqué reaccionas de ese  modo, cuando la vida te aprieta.

Medita para amarte a ti mismo.

Medita para amar  a los demás.

Medita para aprender a vivir.

Medita para disfrutar de la vida y actuar, en lugar de reaccionar.

Haz ejercicio y aprender a comer sano.

Disfruta cada día como si fuera el primer día de tu vida.

Estrena la vida cada mañana.

VIVE.

Aqui tienes del videos que te pueden ayudar:

¿Por qué meditar? ¿Cómo meditar?¿Que pasa cuando meditamos?

Meditación guiada para la liberación.

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El orden en la mesa del abogado

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Antes de que empieces  a leer lo que te voy contar, me gustaría que observes tu mesa de trabajo tal y como está. Con  tu móvil, hazle una foto y mírala.

Ahora dime: ¿Qué sensación te transmite la foto? ¿Te atreverías a publicarla?

¿Que hay en tu mesa de trabajo?

¿Necesitas tener todo eso en tu mesa, para trabajar?

Tu mesa de trabajo es como tu laboratorio. En ella pasas la tercera parte de tu vida. (al menos ocho horas de cada día) De ella dependen tus ingresos y tu prestigio. Si no te sientes a gusto trabajando, tarde o temprano sentirás ganas de abandonar la profesión o, peor aun, el desorden te pasará su factura, en forma de sanción por responsabilidad profesional, cuando pierdas un documento, se te pasen los plazos o te olvides recurrir esa sentencia que quedó olvidada debajo del desorden de tu vida.

KAOS DE PAPELESVer tu mesa, al comienzo de la mañana llena de papeles, ceniceros rebosantes de colillas, vasos vacíos y rodales de café, incluso restos de comida… es reflejo evidente de que algo dentro de ti funciona mal.

Hasta que el inconsciente no se haga consciente, el subconsciente dirigirá tu vida y tú le llamarás destino.” (Carl Jung )

Aunque me repita más que el ajo, el orden para el abogado, es un requisito esencial en el ejercicio de la profesión. Tan importante como el conocimiento.

No es un capricho o un aderezo que da brillo a tu trabajo. Sin orden no se puede ejercer la profesión de abogado.

El Desorden ralentiza tu trabajo, te hace sentir a disgusto contigo mismo sin saber por qué. Empolva tus alegrías.

Esto no lo enseñan en la facultad. Tampoco  sé de ningún seminario o curso que lo enseñe. Lo enseña el error. El perder una tarde de trabajo buscando un documento, mientras la amargura va desbordando tus emociones  y tus pensamientos no paran gritar que así no se puede funcionar.

No esperes a que el desorden te haga daño. Reacciona.

¿Que es necesario tener en la mesa?

LUZ: una lámpara que ilumine la zona de trabajo y no te dé sombras cuando escribas, para lo cual debe estar a tu izquierda si eres Diestro y a tu derecha si eres zurdo, para que la sombra de tu mano no te moleste al escribir, aunque esto, hoy en día,  es muy relativo dado que: a) la mayoría de las veces escribes en el teclado del ordenador, no a mano. Y b) puedes tener luz de ambiente o colgando sobre la mesa que ilumine suficientemente tu zona de trabajo, sin ocupar espacio en tu mesa.

ESCRITURA: Bote de lápices:  Bolígrafos y rotuladores para subrayar, que funcionen, lápices con punta. Etc.

Si no escriben tíralos. Hoy con el uso de la informática, los bolígrafos corrientes han bajado los precios estrepitosamente, un bolígrafo que no escribe no sirve para nada. La basura no  es un recuerdo. Los recuerdos no se guardan en el bote de lápices. (Yo tuve muchos años en el bote, un bolígrafo de Fátima que me regalo mi tía Carmen. Jamás funcionó, pero los pastorcitos seguían cayendo por la capsula de agua, junto a unas pelusas que imitaban la nieve.)

También venden unas bandejas muy útiles para guardar todo esto en el cajón de la mesa. Los clips, grapadora, taladradora, puedes tenerlos en la mesa, pero no es necesario que estén encima, sino guardados en un cajón. Piensa un momento: ¿cuantas veces al día, usas la grapadora o la taladradora?

COMUNICACIÓN: Un teléfono fijo, si es que aún lo utilizas, o tu teléfono móvil. El teléfono fijo, sigue siendo útil para comunicarte con las demás personas de tu despacho o de tu casa, cuando tienes el despacho en ella.

LA AGENDA: para anotar los señalamientos y próximas reuniones, aunque yo prefiero tener la agenda en el móvil y en el ordenador, sincronizadas ambas de forma permanente con el programa de gestión.

ALGO PARA TOMAR NOTAS: digo algo, por que puede ser un bloc de papel, tu IPad, o el portátil.

NADA MÁS.

Necesario para trabajar, no hay nada más. El ordenador, si es portátil, lo puedes poner y quitar, si es un pc, mi consejo es que lo ubiques en una mesa auxiliar. Puedes poner fotos de tu familia, macetas con flores… decora a tu gusto una vez limpies y ordenes tu mesa de trabajo con aquello te motive y te aporte ilusión en tu trabajo

Me dirás: ¿Donde guardo los papeles, los  expediente etc.… Encima de tu mesa de trabajo, NO, por supuesto. Encima de las sillas o las mesas auxiliares tampoco. ¿Entonces? En un archivador.

Tal vez te interese este artículo sobre  el orden de los expedientes.

Atrévete a ordenar tu mesa.

ANTES DE EMPEZAR A TRABAJAR: cómprate un montón de carpetas, un una bolsa grande de basura y un buen rotulador.

Vacía completamente tu mesa, siguiendo la regla de los tres montones: Coloca todo lo que hay en tu mesa en estos tres montones:

  1. ELIMINAR (basura)
  2. ALGUN DÍA (cosas que pueden ser necesarias en otro momento y que sea interesante guardar: una revista con un artículo de un asunto parecido a uno que llevas, una sentencia importante etc. )
  3. HACER (TODO LO QUE IMPORTA Y DEBES ARCHIVAR Y CONSERVAR, Expedientes documentos de asuntos etc.).

Ve colocando cada cosa que hay en tu mesa en su montón. Cuando la mesa este vacía, tendrás la bolsa de basura llena y dos montones. El montón de algún día, y el de hacer.

El montón de algún día, define tu forma de ser. Observa lo que has puesto en él y haz un ejercicio de honestidad contigo mismo. De todo ese montón, seguro que hay cosas que realmente nunca utilizaras.  Es el momento de ser exigente contigo mismo. Si guardas cosas inútiles, terminarás por no tener sitio. Mira la basura y, lo que no vayas a utilizar, TÍRALO.

Los papeles que realmente te interesen para algún día,  puedes guardarlos de dos maneras. Los referentes a asuntos concretos, (revistas con un artículo sobre clausula suelo, por ejemplo, o una fotocopia de una sentencia de caso similar), mi consejo es que lo archives en la carpeta del asunto que te puede ser útil y donde de verdad lo necesitarás.  Ademas, cuando tengas otro asunto similar, te será mucho mas fácil recordar que, en aquella carpeta del asunto similar, tienes esa sentencia o aquel artículo.

Las demás cosas, del montón de algún día, guárdalas en carpetas por materias  con el lema común: ALGÚN DÍA.

DURANTE EL TRABAJO

Cuando te pones a trabajar si, aun utilizas expedientes en papel, ten en cuenta estas sencilla reglas:

1º) Cuida el orden interno de  expediente.

2º) Si precisas consultar otro expediente, NUNCA lo abras nunca encima del anterior, cierra el primero para abrir el otro. Si no cuidas este detalle, los papeles de un expediente, acabarán mezclados en el otro y te volverás loco buscándolos.

3º) Cuando termines con un expediente, antes de  cambiar de asunto, ordena los papeles antes de cerrar la carpeta.

AL TERMINAR CADA DÍA:

RECOGE: Los papeles a su carpeta y ordenados. Los expedientes al archivador. Los lápices, bolígrafos, rotuladores etc. A su bote o a su cajón.

Deja tu mesa de modo que cuando vuelvas por la mañana,  la encuentres limpia y dispuesta para empezar de nuevo con ganas. Lograr que tu mesa de trabajo te haga sentir a gusto, depende de este pequeño detalle.

Recoger es la última tarea del día. Este pequeño esfuerzo es la ilusión del comienzo de mañana.

Se tú, el cambio que quieres ver en tu vida.

Que los disfrutes.